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1、煙草專賣公司文件檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.產生目的為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計等工作，市煙草專賣局（公司）特制定本制度。2.基本要求2.1建立文件管理的制度，規(guī)定需受控的文件范圍、編制、評審、編號、發(fā)放、修改和作廢等要求，并明確各類各級文件的批準權限、管理職責；其中應包括對需受控的外來文件的控制職責和要求；2.2各類文件應有編制人和批準人，文件發(fā)布前應經過評審；并保存評審和批準記錄；2.3各類文件應編號，并標明文本的版本；應有發(fā)布和實施日期，其中專項應急2、預案和現(xiàn)場處置方案應以紙質文本發(fā)布；2.4應確定各類各級文件的發(fā)放部門，建立各類各級受控文件的發(fā)放記錄臺帳或清單；2.5文件發(fā)放時應編制并記錄發(fā)放號，以便于以后文件的回收。3.管理內容3.1文件資料的收集凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查找、考核利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖標薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：.1上級文件材料（1）上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機關頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（2）上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。.2公司文件材料（1）會議文件，包括本公3、司重要會議形成的文件和領導的講話稿等；（2）公司發(fā)布（包括轉發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的請示與上級批復文件，下級單位的請示與公司的批復文件；（4）公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（5）反映公司業(yè)務活動和科學技術管理的專業(yè)文件材料；（6）公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料；（7）公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機盤片等）、財務報表、憑證、賬簿、審計等文件材料；（8）公司黨、團和內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；（9）公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄；從外單位帶回公司有關的未經文書處理登記的文件材4、料；（10）公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（11）公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料；（12）公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（13）公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料；（14）公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、黨員、團員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料；（15）公司員工轉移工資、行政、黨、團組織介5、紹信及存根；（16）公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（17）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；（18）公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料；（19）公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（20）各種普查工作中形成的文件材料。收集中應注意的問題.1公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。.2正文和附件要同時收集。.3一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件除外。.4作者、時間、數字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經發(fā)現(xiàn)要補充完整后再立卷歸檔。.5有領導重要批示意見6、的文件處理單，應隨文件一起存檔。.6有請示無批復的文件，應當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應注明情況，并加蓋公章。.7用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位復制。.8經多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，說明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。3.2立卷歸檔公文立卷應根據其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。文件材料的分類應先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應的措施進行分門別類。立卷分工.1各單位形成的文件，自7、行立卷；.2下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷；.3上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷；非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。歸檔.1各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔（人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理）。.2各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄。.3不同價值、不同性質的文件資料應當區(qū)別管理，單獨立卷。.4卷宗必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。3.3檔案保管檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷8、貝要分別存放。底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。庫藏檔案要定期核對，做到賬物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質及時修補或復制。3.4檔案借閱借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。借閱時間最長不得超過一個月，確因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。底圖一般不予外借。3.5檔案銷毀對于過期并失去保存價值的文件材料，經公司領導9、批準，可以定期銷毀。3.6檔案統(tǒng)計銷毀秘密公文，應進行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷 。要及時對檔案數量、監(jiān)定情況、利用情況進行統(tǒng)計。除按上級主管部門的要求及時填報統(tǒng)計資料外，還應做好檔案統(tǒng)計的基礎工作。統(tǒng)計數字要準確真實。對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統(tǒng)計，以便反映檔案的不同價值和庫存發(fā)展趨勢。3.7檔案保密檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。不得傳播、議論有關機密問題。檔案資料不準帶到公共場所。企業(yè)應嚴格執(zhí)行文件和檔案管理制度，確保安全規(guī)章制度和操作規(guī)程編制、使用、評審、修訂的效力。企業(yè)應建立主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全記錄檔案，并加強對安全記錄的有效管理。3.8評審、更新和作廢應確定各類各級文件的定期評審要求，其中應規(guī)定當內外部環(huán)境發(fā)生變化時，應及時評審；文件評審應針對文件的適宜性、充分性和有效性進行，并保存記錄；文件需更新時，應辦理審批手續(xù)，按原批準權限重新批準；并保存審批記錄；涉及較多內容的更改，宜進行文件審核；文件如作廢，應由主管部門回收，保持回收記錄；作廢文件如需保留，應對其進行標識。