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1、科技有限公司檔案借閱復印、銷毀管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度1. 總則1.1 為了規范公司檔案管理，確保信息安全，便于信息共享和有效的利用檔案，特制訂本管理辦法。1.2 所有相關公司工作活動中形成的，記述和反映本公司職能活動的，具有查考利用價值的文件、音像資料均屬歸檔范圍。2. 范圍2.1 公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；2.2 公司股東會、董事會形成的文件材料；2.3 公司章程、公司制度體系、內部發文；2.4 公司有效證照、證件、印章；2.5 公司獲得的榮譽資料；2.6 公2、司年度工作計劃及資金計劃；2.7 會計憑證、報表、財務分析；2.8 各項計劃、檢查、總結；2.9 公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、會議記錄、相關照片等；2.10 各種人事材料；2.11 工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料；2.12 各種合同、契約、協議、招投標系列文件；2.13 電子文檔及聲像資料；3. 要求3.1. 編制檔案卷內目錄，應包括以下幾個內容：部門代碼、檔案編號、文件名稱、金額（如果涉及）、經手人、入檔時間、頁碼及備注等。3.2. 檔案編號的設置方法可參考如下:行政部、財務部、技術部、市場部的名稱代碼可分別設置為XZ/CW/JS/3、SC.其中各部門下屬的各項分類可按照阿拉伯數字分別命名，或者按照事項的中文名稱的首寫字母或漢字來代替，具體代碼可列表說明。3.3. 所有文件歸檔裝訂時，應統一在文件首頁正面的右上角標明檔案編號。如漏頁等有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備注欄內。在每頁目錄下注明立卷人姓名和日期。3.4. 立卷的質量標準：a) 歸檔文件完整齊全；b) 分類清楚；c) 標題確切易查找；d) 卷內排列系統、條理；e) 保管期限準確；f) 卷皮書寫工整；g) 裝訂整理結實、美觀。3.5. 以電子方式存檔的文件，文件名必須含部門代碼、撰寫人名字、文件名、存檔人名字及入檔日期（如：張三于2011年1月1日，將市場4、部商務李四交管的2010年下半年下單統計表存檔，其存檔文件名應該為：SC李四2010年6-12月下單統計表張三20110101）。3.6. 公司的電子文檔一般情況下存在公司專用電腦的指定區域，但由于電子文檔的特殊性，在存檔時應該用移動硬盤或者光盤進行備份。3.7. 文件類以電子文檔形式存檔時，應盡量以PDF格式存放。4. 期限4.1 永久保存：公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會、董事會形成的文件材料；公司章程、公司制度體系、內部發文；公司有效證照、證件、印章；公司獲得的榮譽資料；4.2 10年保存：公司年度工作計劃及資金計劃；各項計劃、檢查、總結；4.3 5年保存：公5、司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、會議記錄、相關照片等；各種人事材料；工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料；各種合同、契約、協議、招投標系列文件；電子文檔及聲像資料；4.4 1年保存：結案后無長期保存必要者；4.5 財務類檔案按照會計相關法律規定存檔。5. 歸檔各部門檔案管理人員應本著認真、負責、保密的態度，認真整理、保存、管理公司各項檔案資料。5.1 行政部為涉及檔案管理的第一責任人，對確保檔案的完整性、及時移交和保密負責。技術部、銷售部、行政部、財務部及市場部，各自整理保管內部檔案，除財務部外，其他部門在每年1月1日和7月1日以前向行政部負責管6、理檔案的人員提交之前半年的檔案，由行政部統一備案管理，財政部的檔案由自己備案保管。5.2 公司檔案資料按部門分類，檔案管理制度由行政部制定。收集、整理、鑒定、統計、保管、編目、檢索、利用等管理工作由各部門指定檔案管理員負責。5.3 各部門檔案管理人員的職責：應及時將應歸檔文件進行整理、保存，保證資料不遺失、不泄密，及時按要求向行政部移交檔案。5.4 一項工作同時由幾個部門參與辦理時，由主辦部門負責收集形成的文件資料。5.5 各部門需歸檔的文件5.1.1 行政部門a) 公司文件：公司章程、董事會及股東會紀錄、政府機關核準文件、不動產所有權及其他債權憑證、公司有效證照、證件、印章、公司發布的各類文7、件（電子文檔）；b) 人事類文件：員工勞動合同、保密協議、培養和服務協議書、員工入職表、員工離職表、員工轉正申請及考核評價表、員工入職體檢表、員工簡歷、員工身份證復印件、員工學歷證明復印件；c) 行政類文件：各種會議記錄及會議紀要（電子文檔）、以行政部門名義簽訂的合同、公司各類照片（電子文檔）、快遞單、社保相關的各類單據、公積金相關的各類單據、員工保險單。5.1 銷售部門標書、下單統計表（電子文檔）、總代理合同、銷售合同、銷售清單（包括軟件成交記錄、品種、序列號等信息）（電子文檔）、貨物簽收單、發票簽收單5.2 財務部門會計憑證、財務報表、匯帳憑證、會計報表、總分類賬、庫存商品明細賬、明細分類8、賬、審計報告、抵扣聯、已作廢的發票及紅字發票、發票存根聯、原始憑證、銀行存款余額調節表、入庫單、出庫單、請款單、員工銷售卡、員工銷售業務季度卡、貨物簽收單、訂貨單（電子文檔）、結算表（電子文檔）、用戶報表（電子文檔）、物料領用登記表、PKPM升級記錄表（電子文檔）、PKPM新購記錄表（電子文檔）、借鎖登記表（電子文檔）、PKPM用戶升級清單（電子文檔）、代理退鎖清單（電子文檔）5.3 技術部門工程設計圖5.4 市場部客戶資料（電子文檔）、滿意度調查表及結果、廠商活動簽到表、廠商活動申請資料（電子文檔）、廠商活動資料（電子文檔）、廠商活動總結資料（電子文檔）6. 借閱6.1. 各部門建立檔案借閱9、復制登記簿，主要內容：借閱單位或部門、借閱人、借閱理由、借閱起止時間、批準人、歸還時間、歸還時檢查情況、經手人。6.2. 借閱檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記，由各部門經理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理借閱。6.3. 借閱人必須愛護檔案，不得轉借、抽取、折卸、調換、污損、摘抄所借檔案，不得在文件上圈點、劃線和涂改，閱后及時歸還。6.4. 借閱檔案歸還時，檔案管理人員應認真檢查冊數、頁數，是否有遺失損壞等情況，如有問題及時通知借閱人說明原因及補救并報主管高管及審批人員。6.5. 各部門如有撤銷、合并情況以及人事變動情況時，所有相關資料要做到移交清楚，保持資料的完整10、無缺。6.6. 人事檔案除總經理、副總經理、人事部負責人以外任何人不準借閱。7. 復印7.1 檔案原則不準復印，若各部門因工作需要可以制作復件。復制檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記，由各部門經理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理復制。7.2 復件管理部門負責人及相關人員參照檔案管理辦法實施管理，并對復件的保密性負責。8. 銷毀8.1 檔案銷毀時，由保管人員提出并整理造表，報部門經理核準呈報總經理批準銷毀。8.2 檔案銷毀一般采用碎紙機，由各部門檔案管理人員和綜合管理部負責人同時執行。9. 相關記錄9.1 I-01-05公司檔案借閱登記表9.2 I-01-06公司檔案借閱申請表9.3 I-01-07公司檔案銷毀申請表本文件由辦公室負責解釋本文件主要起草人：本文件審批人：