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1、紙業公司檔案保管、歸檔及借閱管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄第一章 檔案管理辦法1 附件1：文件材料的歸檔和不歸檔的范圍7 附件2：檔案分類大綱及編號方案11 附件3：檔案管理機制18 附件4：三級檔案管理網絡示意圖19 附件5：專、兼職檔案管理員職責20第二章 保密制度21第三章 檔案保管制度21第四章 檔案歸檔制度22第五章 檔案借閱制度22第一章檔案管理辦法一、總則1、為了加強和規范公司檔案管理工作有效地保護和利用好檔案，更好地服務于公司各項管理工作，根據國家檔案局企業檔案工作目標管理辦法及河南2、省企業檔案管理暫行規定的規定。結合公司實際，特制定本辦法。2、公司的檔案是公司在各項活動中形成的全部檔案的總和，其構成是以科技檔案為主體，包括計劃統計，生產技術、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動人事、教育衛生和黨、政、工、團工作等方面的檔案。3、公司檔案工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司經濟利益，合法權益和歷史真實面貌的一項重要工作，做好檔案工作是檔案人員和全公司干部職工的共同義務。4、任何部門和個人都有維護檔案完整和安全的義務，有權抵制和檢舉違反檔案法律、法規等的行為。5、公司的檔案管理工作實行集中統一的管理原則。二、管理體制及人員配備1、公司成立檔案工作領導小組，有主要領導任組3、長，行政部具體負責，負責協調解決檔案工作中存在的具體問題，組織檔案升級達標，自查考評等工作。2、成立綜合檔案室，實行三級管理網絡，配備專職檔案員，各部門設一名兼職檔案員。3、公司檔案工作由主要領導直接負責并納入企業目標管理和領導議事日程。三、綜合檔案室的職權和職責（一）職權：1、檔案室對各部門貫徹執行檔案法規和方針政策的情況進行監督、檢查、落實對違犯檔案法規的行為有權提出處理意見。2、檔案人員必須參加本公司新購進設備、儀器的開箱驗收，并填寫驗收單，對應該存檔的圖紙、資料，有權收取歸檔。3、檔案人員有權參加新設備投產、科研成果鑒定，基建工程竣工驗收，并填寫相應的驗收鑒證單，對文件材料不完整、不系4、統、不準確、不規范的，有權拒絕鑒定驗收。（二）職責：1、認真貫徹執行檔案法和省、市有關檔案工作的方針政策、規章制度。抓好公司的檔案管理工作，為生產經營服務。2、負責本公司檔案資料的收集、分類、編號、整理、裝訂、保管工作。負責制訂、修改補充檔案管理制度的辦法。3、嚴格執行檔案安全檢查保密制度，確保檔案的安全。4、加強檔案的各項基礎工作，負責制訂本公司檔案統籌發展規劃和工作的計劃安排，不斷調整總結經驗，改進工作，促進檔案達標升級。5、積極開展編研活動，搞好檔案的開發利用。6、負責指導各部門兼職檔案員的工作，正確及時的按規定歸檔。7、按照檔案保存價值的原則，保管期限的標準及銷毀檔案的程序和辦法定期鑒5、定，將重要檔案移交行政部檔案室。四、公司文件材料的形成與歸檔1、文件材料的形成是由公司各項管理和經營工作中形成的，形成的文件材料應由各部門按其業務范圍、規律，由兼職檔案員負責積累，整理后歸檔。2、公司生產制造部、項目發展部形成的有關文件材料，技術資料、圖紙等，必須由兼職檔案員負責整理后，經本部門負責人審核完整后，及時交行政部檔案室存檔。3、各部門凡經行政部蓋章生效的文件材料，行政部負責登記并負責留作一份存檔，對沒有留用存檔的，應注明限在辦理完畢后，由檔案管理員根據已登記的文件材料，向使用人追收入檔。4、為保證公司科技檔案的完整性，項目發展部應提前向檔案室提供技術資料、圖紙的來源情況及時間，以便6、行政部檔案室掌握和做好檔案資料的接收歸檔工作。5、文件材料歸檔的基本要求。（1）歸檔的文件材料必須完整。（2）歸檔的文件材料必須準確的反映公司生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。（3）歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規律。6、文件材料的歸檔范圍和不歸檔范圍（見附件1）。7、歸檔時間。（1）基建工程、設備安裝、產品試制、課題研究或其它技術項目，在任務完成后或告一段落后，要及時將應歸檔的文件材料組成保管單位，由兼職檔案員負責整理，經部門負責人審定后，向行政部檔案室歸檔。（2）對在各項管理工作中形成的文件材料，在次年第一季度（2-3月），要將應歸檔的文件材料組成保管單位，7、經部門負責人審定后，由兼職檔案員負責整理，交行政部檔案室歸檔。（3）新購進的重要設備儀器和引進的技術項目的文件材料、資料到貨時，有關部門應首先會同檔案人員參加驗收，并做好檔案資料的及時歸檔。8、公司各類文件材料一般歸檔一式二份，比較重要的和利用頻繁的文件材料適當增加歸檔份數，歸檔時文件材料的原稿、修改稿，簽發搞一同向檔案室歸檔。五、檔案管理1、行政部檔案室要建立健全各項管理制度。2、檔案的分類。（1）根據國家和檔案部門檔案分類編號的規定，編制企業檔案分類大綱和編號方案（見附件2）。（2）本公司檔案的分類方法，由檔案管理員負責制定，要遵循文件材料的形成規律，遵循全面反映情況，便于保密和提供利用，8、便于查找的原則制定。3、檔案編目與編制檢索工具。（1）編制檔案總目錄，分類目錄，底圖目錄保管單位目錄。（2）根據需要編制必要的檔案檢索工具，編制檔案著錄卡，積極創造條件，采用微機管理，逐步實現企業檔案管理現代化。4、檔案保管。（1）接收檔案，必須認真驗收登記，同時辦理交接手續。（2）存放檔案要科學，便于查找。（3）底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，要認真檢查其修改補充等情況，底圖存放以平放為宜。（4）縮微膠片、照片、磁帶的保管要嚴格按照檔案保護規定保管。（5）每季度要定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損和變質的檔案要及時修補復制。（6）檔案庫房是存放公司全部檔案9、的重要地方，管理員要有高度的責任心，落實防火、防盜、防潮、防塵，防有害生物和防污染等安全措施，確保檔案的安全。六、檔案鑒定1、公司專門成立檔案鑒定領導小組。行政部檔案室要根據有關規定編制檔案保管期限表，檔案保管期限分永久、長期、短期三種，其基本原則是：（1）對企業有長遠利用價值的檔案永久保存。（2）對企業在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。（3）凡介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限本公司文件從長、上級文件從短。2、對已到保管期的檔案，由檔案員提出鑒定意見，鑒定工作由鑒定小組組織，每次鑒定要寫出鑒定報告，在保管單位備查表中注明鑒定意見，由小組負責人簽名且注明鑒定日期。3、銷毀檔10、案必須嚴格掌握，銷毀前要編造清冊，寫出銷毀報告，經公司領導審批，并報送有關檔案管理機關備案，銷毀檔案要嚴格執行保密規定，有兩人以上監銷。七、檔案的借閱（領用）程序（1）技術資料、圖紙的借閱（領用）。辦理借閱（領用）技術資料、圖紙，必須事先填寫“借閱（領用）審批單”，本部門負責人簽字后，經公司有關領導或總工程師批準后，方可借閱（領用）。（2）一般文件材料的借閱，需經行政部經理批準，然后辦理借閱手續。（3）重要文件材料的借閱，需經總經理批準，然后辦理借閱手續。八、處罰1、檔案管理人員應忠于職守，遵守保密制度和各項管理制度，因檔案人員玩忽職守，造成檔案損失的，應追究其責任并處罰。2、凡損毀檔案，擅自11、提供、抄錄、公布、涂改、偽造檔案的，依照中華人民共和國檔案法追究刑事責任。3、對于私自藏匿檔案資料，一經查出，公司除追究其行政責任外，并給予經濟處罰。4、對于借閱檔案到期不還者，由檔案管理員通知催還，仍不還者，除限時通知其歸還外并處以罰款50元；歸檔時，發現損壞圖紙應由借閱人負責整理完好，對遺失圖紙和技術資料，追究借閱人的責任并根據情況給予50-200元的經濟處罰。5、檔案資料到公司后，經辦人應及時向行政部檔案室辦理交接手續，如有特殊情況，經領導批準，并通知檔案管理員辦理延遲交檔手續。除外，每超一天罰款20-100元。6、檔案員未按借閱程序辦理手續，私自向他人提供檔案資料的，根據所造成的后果，12、對檔案員給予批評，警告行政處分或經濟處罰。本制度自公布之日起執行，原檔案管理暫行辦法相應廢止。附：1、文件材料的歸檔范圍和不歸檔范圍。 2、檔案分類大綱及編號方案。3、檔案管理機制。4、三級檔案管理網絡示意圖。5、專、兼職檔案管理員職責。駐馬店市xx紙業有限公司xx年四月附件1：文件材料的歸檔和不歸檔的范圍為了完整系統地保存本公司在生產經營活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像等各種門類和各種載體的檔案，提高歸檔文件材料的質量，為領導決策科學化及公司各項工作的需要，同時為國家積累門類齊全，結構合理的檔案史科，根據國家檔案局國檔發（87）27號機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍文件要求，特制定我公13、司文件材料的歸檔與不歸檔范圍：一、歸檔的文件材料范圍。凡是反映本機關工作活動、生產經營，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。1、上級機關的文件材料。（1）上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料。（2）上級機關頒發的屬于本企業主管業務并要求執行的文件以及普發的、非本機關主管業務但需要貫徹執行的法規性文件。（3）上級有關領導等視察、檢查，考查本單位工作的重要指示、講話、題詞，照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。（4）上級機關轉發本公司的文件（包括報紙、刊物轉載）。2、本公司的文件材料。（1）本公司召開的各種形式的具有存檔價值會議形成的全部文件以及聲像材料（由召開部門負責收集歸檔）。14、（2）本公司頒發的（包括轉發及與其它單位聯合頒發的）各種文件的簽發稿，重要文件的修改稿。（3）本公司的請示與上級機關的批復文件。（4）本公司及各部門形成的工作計劃、安排、總結報告。（5）反映本部門業務活動和科技管理的專業文件材料。（6）本公司檢查、調查研究工作形成的重要文件材料。（7）本公司各種統計報表、統計分析資料（包括計算機盤片等）。（8）本公司形成的財務報表、憑證、帳薄、審計等文件材料。（9）本公司黨政工青婦工作活動中形成的文件材料。（10）內容重要的人民來信、來方材料、領導的指示和本公司對此處理情況的報告等材料。（11）有關區域變化，解決房、地、水等糾紛，征用土地及基本建設工程施工、竣15、工、購置大中型設備的文件材料，本公司科研、生產、革新建設項目的科技文件材料。（12）本公司機構成立，更改名稱，啟用印信及組織簡則，人員編制等文件材料。（13）本公司制定的工作條例、章程、規定、制度及各種實施方案等文件材料。（14）本公司的歷史沿革、大事記、年鑒，反映本公司重要活動事件的剪報、聲像材料、榮譽證書，有紀念意義的實物和展覽照張、錄音、錄像等材料。（15）本公司干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員、團員、干部、職工、報表、紀律檢查、治安保衛、職工的錄用、轉正定級、調資、退職、離休、傷殘撫恤，死亡等文件材料。（16）本公司干部職工轉移工資，行政、黨團、工會組織介紹信及存根。16、（17）本公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊。（18）本公司編印情況反映、信息、簡報等刊物和印本，編輯出版物的定稿、樣本。（19）本公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書、委托書等文件材料。（20）本公司與外國簽訂的條例、議定書、協定、合同、換文（正、副本）和外事活動中形成的請示、報告、計劃考察總結、重要簡報、會議紀錄、聲像材料、有參考價值的資料，工作來往文件等。（21）招、投標工作中形成的全套文件材料。（22）各種普查工作中形成的文件資料。（23）同級機關和非隸屬機關與本單位的聯系、協商等工作的重要來往文件。（24）本公司在申報項目及審批項目中形成的文件材料。3、下級單位的文件材料。（1）17、下級單位報送的重要的工作計劃、報告、總結典型材料、統計報表、財務預、決算等文件。（2）下級單位報送的科技技術革新、改造項目及特別重要問題等的材料。二、不歸檔的文件材料范圍。1、上級機關的文件材料。（1）上級機關任免、獎懲非本公司工作人員的文件、普發參閱不辦的文件材料。（2）上級機關發來供工作參考的抄件。（3）上級機關征求意見未定稿的文件2、本公司的文件材料。（1）重份文件。（2）無查考價值的事務性、臨時性文件。（3）未經會議討論、領導審閱簽發的未生效的文件、一般性文件的歷次修改稿（重要法規性文件、定稿除外）。（4）從正式文件、電報、傳真上摘錄的供工作參閱的非證明性材料。（5）無特殊保存價值的信18、封、一般性表態，詢問一般性問題，建議或意見等。（6）公司內部互相抄送的文件材料，不應履行公文的行文、介紹信等。（7）本公司領導兼任外單位職務形成的與本公司無關的文件材料。（8）為參考用的從各方面收集的文件材料。3、同級機關和非隸屬機關的文件材料。（1）參加非主管機關召開的會議不需要貫徹執行和無價值的材料。（2）非隸屬機關抄送的不需要辦理的文件材料。4、下級單位的文件材料。（1）下級單位送來的參閱的簡報，不應抄報或不應備案的文件材料。（2）各部門及下級單位報送的一般性業務、問題的材料均不歸檔，由相關處室等自行妥善保存。附件2：檔案分類大綱及編號方案為進一步加強公司檔案業務建設，提高公司檔案綜合管19、理水平和信息的開發利用能力，更好地服務于公司生產經營管理中。根據國家檔案局檔發（1991）20號、河南省檔案局豫檔（1992）1號文件關于實施工業企業檔案分類試行規則的通知和意見，結合我公司實際情況，特制定本分類大綱及編號方案。一、檔案分類原則。以本公司的全部檔案為對象，依據公司管理職能，結合公司檔案內容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯系，便于科學管理和開發利用。二、檔案的分類。根據規則要求，公司檔案分類設置分為兩級類目，即：一級類目和二級類目。（一）一級類目設置。公司檔案分類共設置為十個一級類目，即：黨群工作類、行政管理類，經營管理類、生產技術管理類、基本建設類，設備儀器類，產品類，科學技20、術研究類、會計檔案類、干部職工檔案類。（二）二級類目的設置。二級類目按照公司的管理職能和檔案的形成特點設置，其設置方法：1、黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類的二級類目按問題或組織機構設置。2、產品、設備儀器類的二級及二級以下類目按產品和設備儀器品種或型號設置。3、科學技術研究類的二級類目按課題性質或課題設置。4、基本建設類的二級類目按工程性質或建筑項目設置。5、會計檔案、干部職工檔案二級分類目依照現行的有關規定組織保管單位。6、針對本公司的實際情況，本著既便于保管，又便于查找利用的原則，對設備儀器、基本建設類作適當的分類方案調整。（三）聲像、照片或其它非紙質載體形成的檔案不再單獨設21、置類目，按反映哪一類職能活動歸到哪一類，由于保管條件的限制，按單柜保存。三、案卷組織，類目填寫、檔案排放、檔號編制的原則。1、公司檔案中的黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類的檔案，應按照GBa705-88文書檔案案卷格式組織保管單位；產品、科研、基本建設、設備儀器類檔案，應按GB/T11822-89科學技術檔案卷構成的一般要求組織保管單位。會計、干部職工檔案類的案卷分別依照現有規定組織保管單位。2、因二級類目一般按問題或組織機構設置，“類目名稱”亦反映問題或組織機構，上述按文書檔案案卷格式組織的四類案卷，應在案卷封面，“類目名稱”一欄中填寫該類檔案的二級類目。3、按文書檔案案卷格式組22、織的案卷排放，采用“年度結合類別的辦法。即：1999年 2000年黨群工作類 黨群工作類行政工作類 行政工作類經營工作類 經營工作類 四、編號方案。公司檔案的編號由分類號，案卷順序號（保管單位號）和隔離符號組成，具體編號方法如下：1、公司檔案一級類目標識符號的選擇：一級類目先擇用“代號”形式作標識符號，用每類類名關鍵字的漢語拼音字頭。即：DQ黨群工作類 XZ行政管理類 JY經營管理類 SJ生產技術管理類CP產品類 KY科學技術研究類JJ基本建設類 SB設備儀器類KJ會計檔案類 GZ干部職工檔案類2、二級類目標識符號的選擇。二級類目標識符號采用“代號”形式，在每個一級類目中的二級類目前，按順序給23、以數字代號。即：DQ黨群工作類1、 黨務2、 組織3、 宣傳4、 紀檢 5、工青婦工作6、3、案卷號的編寫。（1）黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理等類檔案案卷號的編寫，應在案卷順序號前冠以一級和二級類目代號，一級類目和二級類目之間用“”分開，順序號與二級類目之間用“/”分開。即：DQ1/1；DQ1/2；DQ1/3。其編號結構形成為：X X / X X 案卷號 二級類目代號 一級類目代字（2）聲像、照片、底圖等特殊載體形式的檔案，可視其內容特征與紙質檔案對應分類編號，單獨保管。檔案分類表一級類目名稱二級類目名稱代號基本范圍DQ黨群工作類黨務工作1綜合性工作，支部有關會議，黨員代表大會，24、支部辦公室其它事務性工作，會議紀要等。組織工作2組織建設，整黨建黨，黨員和黨的干部管理，黨費管理等。宣傳工作3理論教育，各種宣傳活動，政治思想工作與精神文明建設等。紀檢工作4黨風治理，黨紀檢查，案件審理工作，政紀監察，違紀案件審理工作等。工青婦工作5職代會，民主管理，勞動競賽，勞保福利，女工工作，文體活動，組織建設，會費管理，政治思想教育，團員管理，團費管理，青年活動等。協會工作6各專業學會，群眾團體工作，協會工作等。XZ行政管理類政務工作1綜合性工作，總經理辦公會，文秘工作，機要保密工作，會議紀要。人事管理2人事事務綜合管理，干部工人考核任免、調配、錄用、聘用、獎懲，專業技術職務聘任，離退休25、工作等。勞動管理3勞資業務綜合管理，機構設置、編制定員，勞動工資，勞動保護等。教育工作4教育業務綜合管理，干部職工進修培訓，職業教育，文化技術考試等。保衛工作5安全保衛工作，案件管理，內保消防等。法紀監工作6法律事務，政紀監察，違紀案件審理。后勤工作7職工生活福利，房產管理，食堂，衛生監督與管理，防病治病，計劃生育等。外事工作8企業涉外活動。JY經營管理經營決策1企業改革，發展規劃，經營方針，目標管理，經營戰略決策等。計劃管理2綜合計劃管理，中、長期計劃，年（季）計劃，各項專業發展計劃，進出口計劃及進口設備審查工作等。統計工作3各種統計報表，企業綜合性分析等。財務管理4資金管理，固定資產管理，26、收入成本管理，價格管理，會計管理，稅收財務物價檢查管理等。物資管理5物資供應，倉庫管理，廢舊物資回收與修舊利廢等。產品銷售6市場分析，用戶調查，產品銷售，廣告宣傳，售后服務，商務糾紛處理等。企業管理7企業普查，企業整頓和企業升級，經濟責任制管理，企業管理現代化工作等。SJ生產技術管理生產調度1生產組織，調度指揮。質量管理2企業全面質量管理，產品質量檢測和質量控制工作等。能源管理3能源消耗定額管理，節能降耗工作等。安全管理4安全生產，工傷事故處理，職工安全教育等?？萍脊芾?新產品開發，科技成果管理，技術引進，技術革新，合理化建議等。環境保護6環境保護檢測與控制，污染治理工作等。計量工作7各種計量27、檢測工作等。標準化工作8企業標準化管理工作，各種計標準檔案。檔案管理9公司檔案工作，圖書資料工作等。CP產品類產品檔案二級類目按產品種類或型號設置同一產品型號內，包含產品從開發，設計工藝，工裝，加工制造，檢驗，包裝商標法和產品評優的全過程。KY科學技術研究類科研檔案二級類目按課題設置同一科研項目內，包含課題立項，研究準備，研究試驗，總結鑒定，成果報獎，推廣應用等項目研究和管理的全過程。JJ基本建設類基本建設檔案二級類目按工程項目或建筑項目設置同一工程項目內，包含工程的勘探測繪設計，施工，竣工驗收工程創優的全過程。SB設備儀器類設備儀器檔案二級類目按設備種類或型號設置同一設備儀器內，包含設備購置28、，安裝調試，運行，維護修理和設備管理等全過程。KJ會計檔案類憑證1各種會計憑證帳簿2各種財務帳簿報表3各種財務報表其它4GZ干部職工檔案類干部檔案1工人檔案2離退休職工（干部）檔案3死亡職工（干部）檔案4附件3：檔案管理機制為確保公司檔案管理工作有效的開展，使各門類檔案資料得到完整和系統的保護，且有利于檔案資料的廣泛收集和有利于提高公司檔案管理工作的整體水平。公司檔案管理工作實行三級管理網絡運行機制，即：在總經理的領導下，行政部經理具體負責，下設綜合檔案室，配備專職檔案管理員，各單位指定一人為兼職檔案員，在行政部的統一領導下開展工作。行政部定期或不定期的組織專職檔案員和兼職檔案員進行檔案業務知29、識學習和活動。健全和完善各自職責，使公司檔案資料不但能充分得到利用，而且能層層的得到保護和有效的管理，從而實現管理方法科學化，管理機構高效化，管理活動計劃化，管理手段現代化的目標要求。為公司的快速發展服務。附件4：三級檔案管理網絡總經理行政部綜合檔案室行政部企管部生產部財務部市場部技術部項目部造紙一車間造紙二車間制漿車間堿回收車間中段水車間水汽車間原料制備車間1234567891011121314附件5：綜合檔案室管理員職責一、認真學習和執行檔案法，貫徹執行檔案工作的法律、法規和方針政策。二、建立健全各項規章制度，并組織實施。三、堅持以法管理好各類檔案，嚴格執行檔案管理制度，對各單位的檔案工作30、，進行監督和指導。四、負責各類檔案材料的收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、接收、保管、移交、統計、銷毀等工作。五、歸檔的各類文件材料力求齊全完整，質量符合標準。六、做好安全保密和“七防”工作。保持檔案室內清潔，保持庫溫濕度，科學管理檔案和庫房。七、對檔案管理中存在的問題，及時提出修改和補充完善意見。八、完成領導臨時交辦的任務。兼職檔案員職責一、認真學習、執行檔案法和檔案管理規定及各項檔案管理制度，不斷提高工作水平。二、負責本單位檔案資料的收集，整理工作，按照綜合檔案室的要求，按規定時間向綜合檔案室移交歸檔。三、經常了解本單位文件材料，技術資料管理狀況，發現有違反歸檔規定的現象要加以制止，并及時向公31、司領導匯報。四、按照歸檔范圍，確保本單位文件材料和技術資料的收集齊全和完整。五、做好檔案的安全保密工作，杜絕檔案資料的丟失、損毀和其它意外事故的發生。第二章保密制度一、認真執行國家保密法，做好保密工作，防止失密、泄密的事故發生。二、加強對文件的保管，無關人員不得隨意進入檔案庫房。三、文書、科技機密文件材料，不經制發單位批準，任何人不準抄錄、翻印、拍照。四、不準在公共場所或家屬親友面前談論機密事宜，不準在私人通訊電話中涉及有關機密。五、不得在不利于保密地方存放機密文件。六、機要文件資料柜要隨時上鎖，無關人員不得出入室內。七、各類機要文件、圖紙、資料和內部刊物，不準當廢紙出售。第三章檔案保管制度一32、綜合檔案室接收各部門交來的各類檔案，必須逐份、逐頁認真驗收，并按規定辦理移交手續。二、經常檢查檔案保管狀況，對磨損和退色的檔案材料要及時進行修補、復制。三、盡力改善檔案的保管條件，延長檔案壽命。結合不同載體的檔案特點，經常調劑庫房溫濕度，保持清潔衛生。做好防光、防塵、防潮、防霉、防高溫、防污染、防蟲蛀等。以免檔案損壞變質。四、落實以防火、防盜為主要內容的五防措施，檔案室內嚴禁煙火，不準堆放易燃、易爆及有損檔案的化學藥品、食品等。配置適宜的消防器材，并使之經常處于良好的狀態。第四章檔案歸檔制度一、文書、科技、專業等檔案資料統屬黨和國家所有，任何人不得分散保管。檔案人員要負責地協助、督促有關人員33、把屬于歸檔范圍的，具有保存價值的材料收集齊全，按照要求整理歸檔。二、歸檔時間：文書檔案在下年第一季度，整理歸檔，科技和專業檔案按照不同特點和要求或有關規定向綜合檔案室歸檔。三、歸檔時，檔案管理人員對案卷質量要認真檢查，對不符合要求的堅決退回，重整后歸檔。四、歸檔時，文書等處理人員與檔案管理人員對交接檔案數量要清點無誤，并在案卷目錄備注欄內簽注雙方姓名與日期。向檔案館移交時，應按規定辦理移交手續。第五章檔案借閱制度一、本公司所有檔案原則上不經領導批準不準借閱。二、借閱檔案資料，未經允許，不準抄錄和復制，不準帶出閱覽室，不準對檔案資料有任何的損壞和作任何標記等。三、人事、財務檔案，重要的科技檔案，原則上不得借閱，確因工作需要，須總經理簽字批準。四、查閱檔案資料，須經主管領導同意并辦理登記簽字手續。五、科技檔案資料以及保密性較強的檔案資料原則上只允許相關部門人員借（查）閱，但須經部門主管領導審批。其他部門人員借閱時須經總經理批準。六、檔案資料需外出使用，必須辦理外出使用借閱手續，并經總經理批準。七、檔案借閱使用后，必須按時辦理歸還手續。八、外單位人員一律不準借（查）閱公司檔案。