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1、能源開發(fā)有限公司檔案管理制度及違規(guī)罰款規(guī)定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 湖南xx能源開發(fā)有限公司QES體系文件版本號文件類別A/O作業(yè)文件檔案管理制度共5頁第1頁文件編號生效日期書面分發(fā)部門公司領導份技術中心份財務中心份內(nèi)部網(wǎng)張貼總裁辦份工程建設中心份分/子公司份綜合管理中心份市場開發(fā)中心份其他份起草部門綜合管理中心編制譚燕初審顧直會審王彩娥、李杰、批準1、 目的為加強本公司檔案管理工作，保障檔案安全，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務，特制定本制度。2、 適用范圍本制度適用于湖南xx能源2、開發(fā)有限公司（以下稱總公司）以及所管理轄的各分、子公司對檔案管理的控制。3、職責和權限3.1總公司檔案管理員負責長沙本部資料歸檔的保管、登記、更新發(fā)布及保密管理。3.2各地區(qū)子公司檔案管理員負責本部資料的保管、登記、更新發(fā)布，配合總公司檔案管理員做好檔案管理工作。3.3各部門負責人按要求及時將有關資料送檔案管理員進行登記歸案管理。3.4 OA管理員嚴格按密級要求設置好檔案的各種權限。4.活動的描述4.1檔案的分類技術、科研檔案資料歸檔包括：記述和反映公司生產(chǎn)技術項目、科研活動、等具有保存價值的檔案資料，如：產(chǎn)品專利、項目資料、產(chǎn)品標準、試驗報告、鑒定證書、成果證書。公司資質(zhì)、基建類檔案包括：公3、司證件、基建驗收證明、建設和環(huán)保批復等。4.1.3生產(chǎn)過程檔案歸檔包括：生產(chǎn)規(guī)章制度、產(chǎn)量報表、生產(chǎn)過程記錄。4.1.4產(chǎn)品質(zhì)量檔案歸檔包括：檢驗和試驗記錄、產(chǎn)品質(zhì)量報表、質(zhì)量檢驗標準、質(zhì)量信息處理記錄等。4.1.5行政檔案資料的歸檔包括：員工的個人檔案、培訓考核記錄、人事通知、通報、勞動合同、公司規(guī)章制度。4.1.6業(yè)務檔案資料的歸檔包括：客戶檔案、市場開拓信息、報價單、客戶反饋信息、招投標文件、合同等。設備技術檔案歸檔包括：設備安裝、驗收記錄、設備圖樣、使用說明書、操作規(guī)程，歷次大修記錄、設備運行記錄及設備事故報告單等。4.2密級分類及權限公司根據(jù)檔案受控類型檔案密級可分為：一般、保密、絕4、密。密級的規(guī)定由起草文件或涉及密級資料的部門承辦人員提出密級意見。密級的調(diào)整，應根據(jù)公司發(fā)展狀況和保密時限，由檔案管理部門會同有關部門進行調(diào)整，文件資料和密級變更或解密后應及時通知有關部門，規(guī)定有保密期的文件期滿自動解除密級。一般檔案查看權限為全體員工，指：公司員工都可知道但不可告知外界的公司情況及文件，包括：公司體系文件、公司規(guī)章制度、部門規(guī)定，一般性通知通告、總結計劃、產(chǎn)值、技術作業(yè)指導等。保密級檔案查看權限為總裁、各部門負責人，指：公司秘密中比較重要的部分，一旦泄密，將給公司造成嚴重的損失，主要包括：公司經(jīng)營戰(zhàn)略和規(guī)劃、財務賬簿和報表、銷售網(wǎng)絡、報價資料、招投標文件、反映公司生產(chǎn)能力的方5、案、產(chǎn)品試驗報告、檢驗報告、工藝方案、公司資質(zhì)、及公司發(fā)生的重大質(zhì)量問題。絕密性檔案查看權限為總裁、總裁特批人員，指：極少數(shù)人知悉的事項，一旦泄密會使公司利益遭受危害和重大損失。主要包括：經(jīng)營決策、管理訣竅、策劃文書、市場調(diào)查與預測報告、促銷方案、產(chǎn)品計劃、投資計劃等。4.3 檔案保管范圍需公司檔案管理員統(tǒng)一歸檔的資料有：各類科研技檔案資料、設備技術檔案資料、公司資質(zhì)、基建類檔案、銷售合同、采購合同及各類資質(zhì)的原件資料、各種受控文件和制度等。各部門日常工作中形成的活動檔案資料，應按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分類地進行整理歸檔以便于查詢。4.4檔案接收及保管各部門按照要求及時將檔案資料送公司檔案管6、理員處進行登記入檔，文件送歸案時，由送件人在文件接收登記表上進行登記，檔案管理員應對核對資料及登記情況無誤簽字確認后分類歸案。公司所有歸案的檔案資料需建立檔案目錄，由檔案管理員及時更新檔案目錄，并在OA系統(tǒng)內(nèi)同步更新，以便使用人員隨時查閱有關資料。4.4.3 OA上傳相關規(guī)定：一般、保密性檔案需掃描上傳至OA，絕密性檔案不予OA上傳。4.2檔案保管人必須妥善保管所管轄檔案，對檔案進行分類歸案，應確保檔案資料的完整性、保密性，如有遺失或損壞的，須立即向直屬領導報告，盡快采取相應的補救措施降低損失。4.5檔案的查閱、借閱管理4.5.1公司所有檔案原則上不得借出，只能就地查閱。如需借出，根據(jù)檔案密級7、受控權限，在文件借閱登記表上做好登記，按照密級權限要求，經(jīng)審批后，可予以借閱。4.5.2檔案只能以復印件形式借出，如因工作需借出原件時，需在文件借閱登記表特別注明并經(jīng)總裁批準或總裁授權人批準后方可以借出，除檔案保管員本人外，其他人員一律不能私自復印或掃描公司檔案。檔案借閱時間不得超過一個月，借閱人應在借閱有限期內(nèi)及時歸還檔案，如因工作需要繼續(xù)使用的，借閱人應重新辦理借閱手續(xù)再次申請借閱。4.6檔案資料的保存期限檔案資料的保存期限規(guī)定如下：a) 各類科研技檔案資料、公司資質(zhì)、基建類檔案的保存期限為永久性保存當超過文件標明的有效期時，由檔案管理員申請列入歷史資料保存；b) 設備技術檔案資料應長期保8、存直到設備報廢為止，由檔案管理員申請銷毀；c) 人事資料及勞動合同的保存期限為人員離職之后的3年，由保管部門申請銷毀；d) 銷售合同、采購合同及各類資質(zhì)的原件資料的保存期限為5年，由保管人員申請列為歷史資料或銷毀；e) 各種受控文件和制度的保存期限按文件與資料管理程序規(guī)定要求執(zhí)行。4.6.2保管的檔案資料超過保存期限后，由檔案管理員填寫文件與資料處理申請單報總裁或總裁授權人審批后按審批結果進行處理。對于已過期，但具有保留和參考價值的文件，經(jīng)批準為歷史資料時，由檔案管理員建立歷史資料目錄并在文件的正面標識為“歷史資料”。當文件批準為銷毀時，由檔案管理員負責對資料進行銷毀。4.7 OA上傳規(guī)定4.9、7.1一般、保密性檔案須進行OA上傳，根據(jù)公司檔案類別，由綜合管理中心在OA公共文件柜中設置好檔案類別，設置好可查閱人權限，所有檔案除公司總裁、上傳者本人、總裁特批人員外，其他權限內(nèi)人員一律只有查閱沒有下載、編輯、刪除權限。4.7.2絕密性檔案因牽涉到公司重大機密，不予OA上傳，但須保留好紙質(zhì)檔案，非總裁特批情況，一律不予外借、移交或損毀。為了便于查閱，所有上傳到OA的文件應建立檔案目錄并根據(jù)檔案目錄的編號要求進行編號管理以便于快速查閱和管理。4.8 違規(guī)處理4.8.1違反本制度的規(guī)定，給公司造成損失須承擔全部賠償責任，造成嚴重損失或情節(jié)嚴重的，除承擔賠償責任外，公司將追究其法律責任；4.8.10、2員工私自復印或掃描公司檔案每次罰款200元； 4.8.3員工泄密或者損壞檔案根據(jù)情節(jié)嚴重處理如下：a) 一般級檔案處以罰款100元；b) 保密級檔案處以罰款300-500元；c) 絕密級檔案處以罰款500-2000元。4.8.4各部門未及時遞交歸檔資料的，處以部門負責人罰款200元，責任人100元；4.8.6未及時歸還檔案或辦理續(xù)借手續(xù)（超過3天）的，處以罰款200元。5相關文件5.1文件與資料管理程序5.2文件接收登記5.3檔案目錄5.4文件借閱登記表5.5文件與資料處理申請單5.6歷史資料目錄6. 說明本制度的解釋權和修改權屬綜合管理中心，本制度自審批之日起執(zhí)行。更改記錄更改日期標記更改單編號更改內(nèi)容更改人更改后版次