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1、裝飾公司圖書、檔案及固定資產管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、圖書1制度的目的及適用范圍1.1 制度的目的：為了更好地利用圖書資源，方便員工借閱，也便于更好地管理圖書。1.2 制度的適應范圍：集團總部各部門、各設計分部、各外埠分公司。2.負責部門 公司行政部3.制度內容3.1部門如需要購買圖書，應事先向行政部提交購書申請書面報告，報告中須列明購書用途、書名、數量、價格等內容；3.2行政部根據購書申請審核圖書庫存，如無，在購書申請上注明后上報總裁，待總裁批準后，由行政部辦理購書事宜；3.3圖書購買后，行政部2、會同財務人員辦理入庫手續。依據入庫單據，行政部進行圖書登記工作；3.4行政部每月15日、30日對圖書進行盤點，并將盤點表上報總裁；3.5各部門借閱圖書必須有部門負責人簽字確認后方可借閱（借閱時間不超過十天）；3.6部門保管人對圖書負有保管責任，要認真記錄借閱登記手續；3.7圖書借閱者要愛惜圖書，到期歸還，并保證所借圖書的完整、干凈，若有損壞照價賠償。3.8所借圖書丟失，除照價賠償外，另外按圖書價格數額給予罰款。3.9借閱人如調動或離職，在交回所借圖書后方可辦理調動、離職手續。二、檔案1、項目歸檔要求：一個項目完成之后歸檔內容要有電子版與打印版各兩套其中各個版本中的內容要包括：目錄、合同、各個工3、作環節中的計劃書、調研報告、成果報告、驗收證明、作業過程中以時間為順序的所有往來的商務要約。填寫項目歸檔交接單，一式兩份，檔案交接人與資產管理員各執一份。2、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經相關主管批準。借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，因保管不慎丟失或毀損要及時追查，并報告主管部門及時處理。檔案手冊丟失一套處以5000元罰金，試用期員工查閱檔案只能在檔案室，不得借出。檔案分為電子版本及打印版本，不得4、外借電子版本，如有需要經公司常務副總批準方可借出，公司決策委員會領導除外，但應做好詳細的借閱登記。三、固定資產資產借用為正常上班時間，如遇節假日借用資產，應由借用人在前一個工作日借出。要借用投影儀、相機、錄音筆等請提前一天申請，也好提前做準備。歸還時要保證清潔、設備內文件都已導出，否則造成文件丟失概不負責。對所借用資產請仔細檢查有無缺損（失）情況，若發現應及時聲明，否則歸還時的資產缺失由借用人負責賠償。公司的檔案、照片檔案、攝影資料、幻燈片、攝影器材、投影儀等貴重物品要精心使用、妥善保存，發生損壞及丟失須按原價2倍賠償。 耐用品資產管理規定 耐用品資產為企業賴以營利的主要器具，在企業財產中占有5、相當大的比例，擁有一定規模的資產是開展生產經營活動的前提和基礎。資產結構是否合理，使用是否有效，管理是否嚴謹，直接關系到企業的經營成果。因此，加強資產的管理與監控，在企業的經營管理中具有非常重要的意義。 為了保證資產的安全和良好狀態，充分發揮其使用性能，本著既有利于公司業務的開展，又符合勤儉辦企業的原則，特制定本規定。 一、耐用品資產的范圍及標準 凡由公司出資購置的單位價值在200元以上，使用年限在一年以上的物資設備都列入公司耐用品資產（其中包括固定資產）的范圍。包括各種電子設備、儀器、通訊設備、運輸工具、辦公家具、機械設備等類別。 二、耐用品資產的管理職能 行政部為公司耐用品資產（實物）管理6、的職能部門，負責承辦資產的登記、購置、調配、使用管理、維護、更新處理、檢查等各項管理工作。 三、耐用品資產的監督職能 財務部對耐用品資產管理進行監督。負責對其中的固定資產購置進行預算控制，對已批準的購置項目進行款項劃撥，對固定資產購置實際支出費用的核準，對固定資產臺帳的整理與核查管理，以及對固定資產折舊的計算。 四、耐用品資產使用管理責任制 耐用品資產管理實行部門經理負責制。各部門經理對本部門資產的數量、質量、管理制度落實情況需經常進行監督檢查。 五、耐用品資產管理內容 資產的登記 本公司所有耐用品資產都必須進行登記，填寫公司耐用品資產登記表,對每一項資產按使用部門分類保存，并統一編號、張貼標7、記。 資產臺帳的建立 1、根據公司現有的耐用品資產情況，由行政部組織有關人員進行清查，填寫公司資產清查匯總表，整理后存檔。每半年按財務部固定資產臺帳，逐一對公司的固定資產進行對照核查。 2、根據需要并經領導批準配發的各類辦公設備，有關人員必須做到精心愛護、正確使用，保證機器設備處于良好的工作狀態。當各部門經理及相關負責人發生工作變動時，必須按耐用品資產登記表對所負責管理資產進行清點，準確無誤后，交接雙方在登記表上簽字確認，對資產的管理權利與職責同時發生轉移，若帳物不符，則由原負責人對不符事項作出解釋，并辦理相關賠償、登記工作然后交接。 資產的購置 1、公司各部門應根據實際工作情況，需要購置資產8、時，須填寫公司資產購置審批表。由行政部審核情況、確認價格，上報總裁審批簽字后方可購置。 2、購置權限：行政部為資產的購置部門。原則上其他部門無權購置，遇特殊情況時可由其他部門購置，但必須由行政部派人監督執行。 3、購置程序：行政部在總裁批準后的三個工作日內，按要求進行購置。購置的設備由行政管理部門負責驗收，審核實物與發票所列數量是否相符，設備性能、質量是否符合技術要求，是否與申報內容相符。審驗合格后由經手人及驗收人在原始單據上簽字，報至財務。財務部按單據結算。 4、資產購置后，行政部應及時將新購資產登記至公司耐用品資產登記表并編號備案。 資產的維修、更新和報廢 1、耐用品資產在使用過程中，由于9、磨損會發生故障或局部損壞。為了恢復和保持資產的良好使用性能，必須經常保養及時修理。凡對保養修理有明確規定的機器設備，則按規定執行。使用部門應及時向行政部提出設備維修申請，由行政部負責檢修，對于發生費用的報請領導批準后進行。 2、當資產使用到一定程度時，就喪失了使用價值，使用部門要及時提出更新申請，由行政部核實情況，提出審批意見報有關領導批準后方可進行更新重置。 3、對報廢資產的處置。資產的報廢由行政部提出申請，報財務部審核，報總裁審批。報廢資產的變賣收入統一交財務部門按會計制度處理，不得挪作它用。行政部在公司耐用品資產登記表中進行注銷。 資產的調配 資產的調配由行政部協助使用部門負責辦理。對調10、入、調出的資產，使用部門與主管部門互相配合，確保正常移交。 資產的盤點 每半年對公司所有的耐用品資產進行清查盤點。由行政部負責實施，匯總報表由財務部進行審核，呈報總裁審閱。 對資產非正常損壞的處置“非正常損壞”是指除正常磨損和自然力作用以外的原因使資產造成的損壞，一般是由于使用人的過失造成的。當發生資產非正常損壞后，責任人必須寫出詳細的書面報告，所屬部門根據責任人過失的性質，造成損壞的嚴重程度，提出具體處理意見，包括行政處分、經濟賠償、辭退、追究刑事責任等，報公司領導審批后執行。 資產的保險保險只針對固定資產，為了在固定資產遭到意外損壞時減輕公司的損失，對那些易受意外損壞的（例如汽車）必須到保11、險公司投保。辦公用品1、資產管理員應及時檢查辦公用品，以每月集中采購一次為原則，將購買計劃匯總交采購主管，由采購主管負責將所需辦公用品購回。2、公司新聘工作人員的辦公用品，由行政部根據人員崗位需求配備辦公用品并提供辦公用品清單及文件柜鑰匙，以保證新聘人員的正常工作,離職時如不能歸還，扣除100元。3、除不能回收的一次性辦公用品可以繼續領取外，其他辦公用品因個人丟失或其他原因（非正常使用壽命的）不再發放，由個人自己負責解決。 4、資產管理員要做到辦公用品庫存適當、開支適當、庫存完好，要建立賬單，嚴格執行出入庫手續，每月定期與財務對帳保證帳實相符。物品出庫必須填寫“辦公用品領用單”，由領取人員簽字。5、各種小件（如訂書針、裝訂條、裝訂頁、膠水、回形針、筆芯、剪刀等）將在指定地點放一個專用柜子直接用就可以了，用完之后請放回原位。