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銀行分理處信貸與會計檔案管理制度
銀行分理處信貸與會計檔案管理制度.doc
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檔案管理
上傳人:職z****i 編號:1105126 2024-09-07 15頁 45KB

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1、銀行分理處信貸與會計檔案管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: xx分理處檔案管理領導小組組長:成員: xx分理處檔案管理責任人分工信貸檔案管理責任人:會計檔案管理責任人:xx分理處檔案室管理制度一、認真貫徹“以防為主、防治結合”的原則,切實加強檔案室的各項安全措施。二、按時進行檢測和紀錄,認真做好檔案室房溫濕度記錄,搞好檔案室的衛生。定期檢查檔案保管情況,堅持做到防盜、防火、防潮、防蛀、降鼠、防塵、防光、防有害氣體等各項工作。三、對檔案室做到經常檢查、掌管保管情況,發現問題,及時報告,并采取措施予以處理。四、檔案2、室設專人負責管理,非保管接待人員未經領導準許不得擅自進入檔案室,違者追究責任。五、檔案出入庫要及時登記,借出的檔案要定期清退。六、定期對檔案室的案卷及保管條件進行檢查。xx分理處檔案管理員崗位責任制度一、認真貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針、政策和檔案主管部門的各項規定、辦法,結合本單位實際情況,制定檔案工作計劃和管理制度。二、集中統一管理本單位全部檔案,按照檔案業務建設規范要求,做好檔案收集、整理、歸檔等工作。三、負責指導、檢查、督促兼職檔案人員做好本部門檔案的形成、積累、歸檔工作,確保檔案的完整、準確。四、加強檔案室管理,做好溫濕度記錄,定期檢查檔案保管情況,發現問題及時向有關領導匯報,3、積極采取措施,保護檔案安全。五、按照“檔案保管期限”和“檔案鑒定、銷毀制度”,定期做好檔案的保管鑒定、銷毀工作。六、做好檔案統計工作,及時、準確地上報各類檔案統計表,對本單位檔案和檔案管理情況做到心中有數。七、檔案人員要忠于職守,自覺遵守檔案制度,保守機密,認真做好檔案管理工作。xx分理處信貸檔案的主要內容一、農戶小額信用貸款管理檔案1、借款人身份證明,(戶口簿、身分證復印件)。 2、村基本情況表。 3、農戶基本情況表。 4、農戶資信等級評定及信用額度確認表。 5、農戶資信等級評定及信用額度調整表。 6、農戶資信等級及授信額度初評結果公示表。 7、農戶借款申請及調查確認表。 8、其他有關材料。4、二、農戶聯保貸款管理檔案 1、借款人、聯保人身份證明(戶口簿、身分證復印件)。 2、村聯保小組設立情況統計表。 3、設立聯保小組申請書及聯保協議。 4、農戶資信等級及授信額度初評結果公示表。 5、聯保小組成員借款申請及審批表。 6、農戶聯保貸款合同。 7、其他有關材料。三、抵(質)押貸款管理檔案。(其中包括企事業單位) 1、客戶及擔保人的身份證明(戶口簿、身分證復印件)。 2、營業執照、特殊行業生產經營許可證,企業資質等級證書,組織機構代碼復印件。 3、客戶家庭收入及資產證明。 4、客戶財務報表、報告及其他財務資料。 5、貿易購銷合同、承包協議書、合資、合作的合同。 6、項目可行性研究報告。 5、7、公司組織章程、客戶、擔保人、董事會成員擬機構的決議。 8、客戶及擔保人的征信系統查詢記錄。 9、建立信貸關系申請書,建立信貸關系協議書。 10、借款申請書、貸款調查、審查、審議及有權人審批記錄。 11、合同及合同補充文本。 12、抵(質)押協議書、抵(質)押公證書。 13、抵(質)押權利證書。 14、共有人同意抵(質)押證明。 15、抵(質)押物產權證明。16、貸款到期通知書、逾期貸款催收通知書。17、貸款展期申請書,展期協議書。18、貸后檢查記錄。19、有價單證止付、查詢書。20、其他有關資料。xx分理處信貸檔案的管理制度一、信貸檔案是xx分理處提供管理收回貸款全過程的真實記錄。主要包括6、客戶及擔保人資料檔案和信貸操作檔案。客戶及擔保人資料檔案主要是客戶及擔保人的基本情況。其中包括小額信用貸款管理檔案,農戶聯保貸款管理檔案,抵質押貸款管理檔案。信貸操作檔案主要包括信貸業務調查、審查、貸審會(貸審組)審議、有權人審批及信貸業務發生后經營管理過程中的有關資料。二、本分理處按客戶逐戶建立信貸檔案,責成專人進行管理,(檔案管理員由客戶經理擔任),以確保信貸資料的完整、安全和有效利用。三、本分理處的信貸人員是信貸檔案資料收集整理的責任人。要按規定將信貸業務所涉及的全部資料進行整理,按類別、按戶分類歸檔。交由檔案管理員管理。四、信貸檔案由檔案管理人員專門管理,要設立單獨檔案專柜和檔案室,信7、貸人員要定期將所收集到的材料移交給檔案管理人員,由信貸管理人員整理、登記、歸檔。xx分理處信貸檔案的調閱制度一、實行檔案資料查詢登記制度,相關人員需要查閱檔案資料時,應向檔案管理人員借閱,并建立借閱登記簿,在登記簿上簽字。閱畢要及時歸還。歸還時信貸檔案管理人員要認真核對,核對無誤后簽收歸檔。如檔案管理不規范、丟失、鼠咬,要嚴肅追究相關人員的責任。二、嚴格信貸檔案的調閱管理。信貸檔案一律不準外借,內部調閱信貸檔案,應由調閱人提出申請,經分理處負責人批準,由檔案管理人員協同查閱,但不得調離本分理處查閱。三、公安、司法、檢查機關和有關單位處理案件或特殊需要查閱信貸檔案時,必須持有縣級(含)以上主管部8、門的正式公文;有權機關根據需要可以抄錄、復制、照相,但不得帶走原件。分理處信貸檔案管理員應對查閱情況進行記錄,并由查閱人簽字確認。四、內部和外部查閱信貸檔案均應登記“調閱信貸檔案登記簿”,并做出詳細記錄,查閱信貸檔案的人員應進行簽字。xx分理處會計檔案的分類制度會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報表(報告)及其他會計資料。 (一)會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證; (二)會計賬簿類:總賬、各種分戶明細賬、日記賬、固定資產卡片賬,低值易耗品管理賬、附注賬簿、其他賬簿; (三)財務會計報表(報告)類:月度、季度、年度財務會計報表(報告),包括各種報表、余額表、附表、附注9、及文字說明、其他財務會計報表(報告); (四)其他類:銀行對賬單、各種登記簿、會計檔案移交(保管、銷毀)清冊、機構撤銷(合并)交接清冊、房屋購建的契據、計算機運行日志、客戶掛失申請書、聯行查詢、查復書等。(五)會計檔案分為紙質檔案和電子檔案,紙質檔案是以紙為介質保存的會計檔案;電子檔案指以磁盤(帶)、光盤、縮微膠片等電子信息載體為介質保存的會計檔案。xx分理處會計檔案的歸檔制度一、凡是分理處在各項活動中形成的具有查閱利用價值的各種文件資料均屬歸檔范圍。二、會計檔案應依據歸檔要求,整理立卷,裝訂成冊,按照保管期限進行分類,以內容和形成時間進行分類索引,編制會計檔案保管登記簿,以便查閱。采用非紙介10、質存儲會計檔案的,應能滿足閱讀及打印要求。 三、會計檔案歸檔的基本要求: (一)分類組卷。 會計檔案立卷應采用“年度保管期限檔案類別”的分類方法。即先將同一年度形成的會計檔案按照保管期限分類,再將同一期限的報表、賬簿、憑證等按類分開組卷,并形成分類索引。 (二)整理與裝訂。 1、會計憑證的整理與裝訂。憑證應每日整理裝訂,憑證過少的可將同一月份若干日憑證(不得超過5日)按日順序合并裝訂,并用封面隔開;憑證過多的可分若干冊裝訂。裝訂成冊的憑證應在傳票冊封面上填明要素,編寫順序號,注明日期、保管期限及檔案號,由裝訂人員和會計主管人員在加封處簽章。 2、會計賬簿的整理與裝訂。總賬按月分科目順序整理裝訂11、,活頁分戶賬分科目、賬號按年整理裝訂,賬頁過多可分冊整理裝訂。各種登記簿應分類別、科目按年整理裝訂。各種銷訖卡片賬按照銷賬日期按月或季整理裝訂。在年度中間更換或結清賬頁,應按照賬號順序分科目妥善保管,待年度終了統一整理裝訂。整理裝訂成冊的賬頁,要填寫“賬首”和“賬頁目錄”,另加封面、封底,在裝訂處加封并登記封面,注明名稱、年度、保管期限、檔案號,由裝訂人員和會計主管人員在加封處簽章。 3、會計報表的整理與裝訂。月計表、季報表、(半)年報按年整理裝訂,另加封面、封底,在裝訂處加封,登記封面,注明名稱、年度、保管期限、檔案號,由裝訂人員和會計主管人員在加封處簽章。 (三)保存會計檔案資料的磁盤或其12、他介質,也應按照檔案資料的“年度保管期限類別”加以分類、編號、張貼標簽并加裝介質封套,注明檔案資料名稱、年度、保管期限及檔案號,由經辦人員在標簽及介質封套上簽章。 (四)會計檔案可采用紙、磁、光盤、縮微膠片等方便實用、易于保管的介質保存。原始憑證、票據、合同、股金證等具有法律效力的資料,應保存紙質檔案。 (五)其他會計檔案的整理與裝訂,按有關規定執行。xx分理處會計檔案的保管制度 一、分理處應建立檔案室,委派會計兼任會計檔案管理員,對本分理處的會計檔案實行管理,并按規定建立健全各類檔案管理登記簿。 檔案室應具備“五防”、“五無”的標準,即:防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物;無火患、無蟲蛀、無13、霉爛、無鼠咬、無失竊。磁介質檔案保管應具備防磁條件,每年翻錄一次,實行雙備份異地分別保管。磁介質檔案應打印出書面檔案裝訂保管。檔案室應排列有序,按照保管期限或類別,項目以及項目內保管單位順序,依次從左到右,從上到下排列,便于管理和查找。二、會計檔案的保管期限分為3年、5年、15年和永久保管。會計檔案保管期限從會計檔案形成的次年1月1日算起,如有必要可以延長,但不能縮短。三、存款人開設的銀行結算賬戶管理資料、會計電子化系統開發和修改的文檔資料應作為會計檔案進行管理。銀行結算賬戶管理資料保管期限為該賬戶銷戶后10年,會計電子化系統開發和修改的文檔資料保管期限為該系統停止使用或重大修改后5年。 四、14、會計檔案管理人員應按照檔案規定保管期限對會計檔案分類管理,逐項編號、登記,并及時入庫(柜)保管,確保檔案的完整無缺。檔案管理責任人調動需辦理交接手續。出納人員不得兼管會計檔案。 五、會計檔案管理人員要定期檢查會計檔案,及時對破損、變質會計檔案進行復制、修復或其它技術處理。 六、會計檔案交接應編制移交清冊,經合行財務會計部審批后辦理交接手續,交接應在經辦人員清點,分理處負責人、合行委派監交人簽章后進行。xx分理處會計檔案的調閱制度 一、嚴格遵守會計檔案調(查)閱登記制度,防止會計檔案丟失和泄密。 二、內部查閱會計檔案,應由查閱人提出申請,經合行財務會計部或本分理處主任批準后方可查閱。采用網絡形式15、查閱的,應嚴格執行有關控制制度。法律、法規授權部門調(查)閱會計檔案時,應持有效證件和縣以上主管部門的正式公函(文件),經在專人陪同下調(查)閱。 三、調(查)閱人可以抄錄、照相、復印或復制,但不得涂改、圈劃會計檔案,不得將會計檔案拆封和借出。會計檔案管理責任人應對調(查)閱情況進行記錄,并由查閱人簽字確認。 四、調(查)閱會計檔案的申請及公函應由經辦人員和會計檔案管理責任人共同簽章,專門保管,以備查考,并做好相關的查閱記錄。xx分理處會計檔案的銷毀制度一、保管期限屆滿的會計檔案,應在合行統一領導下,按照下列程序銷毀: (一)由本分理處會同合行財務會計部編制會計檔案銷毀清冊; (二)合行行長在16、會計檔案銷毀清冊上簽署意見: (三)合行稽核監察部清查、核對會計檔案銷毀清冊; (四)報請自治區聯社財務會計部門審批(銷毀清冊、監察審計部門意見、合行行長意見作為附件); (五)自治區聯社財務會計部門、合行財務會計部、稽核監察部和本分理處共同派人現場監銷,并在銷毀清冊上簽章確認。 會計檔案銷毀清冊應注明要銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止時間、檔案號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容;對會計憑證及附件要詳細抄列憑證記載主要事項;采用磁盤或其他介質保存的會計檔案,還應注明保存介質的檔案編號、名稱等內容。 合行銷毀會計檔案,應將檔案信息與其保存介質一同銷毀。對銷毀用磁盤或其他介質保存的會計檔案,應會同合行科技信息部有關技術人員共同進行。 二、保管期限屆滿但涉及未結清債權債務關系或其他未了事項的原始會計資料,不得銷毀,應單獨保管到未了事項完結為止。
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