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乳業(yè)公司危機(jī)事件操作流程及監(jiān)測(cè)管理手冊(cè)31頁(yè)
乳業(yè)公司危機(jī)事件操作流程及監(jiān)測(cè)管理手冊(cè)31頁(yè).doc
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上傳人:職z****i 編號(hào):1105460 2024-09-07 30頁(yè) 280.04KB

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1、乳業(yè)公司危機(jī)事件操作流程及監(jiān)測(cè)管理手冊(cè)編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): 目錄目錄2乳業(yè)危機(jī)管理手冊(cè)21 目的42 適用范圍43 文件換版說(shuō)明44 公共關(guān)系中心職責(zé)45 危機(jī)事件管理4 5.1 危機(jī)事件定義45.2 危機(jī)管理的目標(biāo)55.3 危機(jī)處理、匯報(bào)流程65.4 危機(jī)事件分類75.5 危機(jī)管理團(tuán)隊(duì)86 危機(jī)管理制度 116.1 危機(jī)事件管理責(zé)任人 116.2職責(zé) 116.3 危機(jī)管理流程 127危機(jī)管理操作流程218危機(jī)事件管理的基本原則219危機(jī)管理獎(jiǎng)懲制度 22乳業(yè)危機(jī)管理手冊(cè)1 目的 為了明確在危機(jī)處理過(guò)程的2、責(zé)任部門及責(zé)任人,以規(guī)范危機(jī)管理的全過(guò)程,使危機(jī)處理過(guò)程中有法可依,特制度本手冊(cè)。 2 適用范圍集團(tuán)公司各本部、中心、室3 文件換版說(shuō)明本制度對(duì)乳業(yè)危機(jī)管理制度(營(yíng)字200731號(hào))進(jìn)行了修訂,自本制度實(shí)施日起,原制度自行作廢。4 公共關(guān)系中心職責(zé)集團(tuán)公共關(guān)系中心全面負(fù)責(zé)集團(tuán)危機(jī)管理工作。對(duì)危機(jī)管理過(guò)程中反應(yīng)迅速、表現(xiàn)出色、在捍衛(wèi)品牌的過(guò)程中做出重大貢獻(xiàn)的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰,并對(duì)在危機(jī)管理過(guò)程中處理失當(dāng)、給品牌造成損失的部門與個(gè)人進(jìn)行處罰。5 危機(jī)事件管理5.1 危機(jī)事件定義本制度所指的危機(jī)事件為正常運(yùn)營(yíng)中潛在的或突發(fā)性的,危害到公司品牌形象和業(yè)務(wù)發(fā)展等方面,需要立即做出反應(yīng)并緊急處理的事件。3、主要表現(xiàn)形式為:消費(fèi)者投訴媒體曝光或者意圖曝光的采訪政府部門執(zhí)法檢查或處罰其他對(duì)公司品牌與市場(chǎng)造成重大影響的事件,比如投毒、高層人事變動(dòng)導(dǎo)致的資本市場(chǎng)動(dòng)蕩、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手進(jìn)行的惡意攻擊、嚴(yán)重的產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題等等。5.2 危機(jī)管理的目標(biāo)危機(jī)管理是危機(jī)監(jiān)測(cè)、危機(jī)預(yù)防、危機(jī)處理和危機(jī)公關(guān)以及危機(jī)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與分享的全過(guò)程。 危機(jī)管理的第一目標(biāo):捍衛(wèi)品牌捍衛(wèi)品牌就是避免危機(jī)事件的發(fā)生,并在危機(jī)發(fā)生時(shí)進(jìn)行快速、妥善的處理,從而減少品牌因此而遭遇的風(fēng)險(xiǎn),降低對(duì)各方面業(yè)務(wù)的負(fù)面影響。5.2.2危機(jī)管理的第二目標(biāo):建設(shè)品牌任何一個(gè)公司或組織都不可能不發(fā)生危機(jī),妥善應(yīng)對(duì)危機(jī),不僅是一個(gè)被動(dòng)的行為,更是一個(gè)主動(dòng)向公眾展示“以4、用戶為中心、以誠(chéng)信為立業(yè)之本”美好形象的過(guò)程。良好的危機(jī)處理手段,不僅不會(huì)讓用戶走開(kāi),而且有可能把用戶徹底變成我們的忠誠(chéng)支持者、提升品牌的美譽(yù)度。從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō),一個(gè)好的危機(jī)管理團(tuán)隊(duì),必然是一個(gè)既能夠捍衛(wèi)品牌,又能夠建設(shè)品牌的團(tuán)隊(duì)。5.3 危機(jī)處理、匯報(bào)流程(一)危機(jī)處理、匯報(bào)流程 危機(jī)處理、匯報(bào)流程示意圖發(fā)現(xiàn)危機(jī)經(jīng)銷商城市經(jīng)理省經(jīng)理銷售中心經(jīng)理因產(chǎn)品引發(fā)的汲及媒體、政府執(zhí)法檢查抽查等危機(jī)報(bào)公共關(guān)系中心本部營(yíng)銷系統(tǒng)本部危機(jī)處理部門報(bào)事業(yè)本部總經(jīng)理涉及政府協(xié)調(diào)的危機(jī)報(bào)對(duì)外聯(lián)絡(luò)中心在發(fā)現(xiàn)危機(jī)信息后,首先由當(dāng)?shù)爻鞘薪?jīng)理或經(jīng)銷商出面協(xié)調(diào)解決,當(dāng)問(wèn)題不能妥善解決時(shí),要逐級(jí)上報(bào),分級(jí)處理,不得越級(jí)上報(bào)。5、5.4 危機(jī)事件分類54.1 危機(jī)事件按照發(fā)生時(shí)間分類可分為預(yù)知潛在危機(jī)事件和不可預(yù)知危機(jī)事件1)可預(yù)知潛在危機(jī)事件:是指已經(jīng)預(yù)知到的將對(duì)品牌形象及集團(tuán)業(yè)務(wù)發(fā)展帶來(lái)負(fù)面影響的潛在危機(jī)事件。2)不可預(yù)知危機(jī)事件:是指不可預(yù)知的、突發(fā)性的對(duì)品牌形象及集團(tuán)業(yè)務(wù)發(fā)展帶來(lái)負(fù)面影響的危機(jī)事件。54.2 危機(jī)事件按照內(nèi)容重要性分類危機(jī)事件按照內(nèi)容重要性分為特級(jí)、一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)(內(nèi)容分類表見(jiàn)附件1)1)特級(jí)危機(jī)事件:是指危害程度非常嚴(yán)重,對(duì)集團(tuán)可能造成全局性影響,對(duì)媒體具有強(qiáng)烈吸引力的危機(jī)事件;2)一級(jí)危機(jī)事件:是指危害程度較為嚴(yán)重、可能造成大范圍影響的; 3)二級(jí)危機(jī)事件:是指危害的影響范圍小、對(duì)媒體有一6、定吸引力,可能是在多區(qū)域曝發(fā)的危機(jī),亦或是執(zhí)法部門的檢查不合格的危機(jī)事件; 4)三級(jí)危機(jī)事件:是指危害的影響范圍小、對(duì)媒體吸引力弱或是不構(gòu)成吸引力,僅在單一區(qū)域發(fā)生,沒(méi)有跨區(qū)擴(kuò)散的趨勢(shì)的危機(jī)事件; 55 危機(jī)管理團(tuán)隊(duì)集團(tuán)全體員工都是危機(jī)管理團(tuán)隊(duì)的一分子。作為品牌和業(yè)務(wù)的捍衛(wèi)者,任何員工一旦發(fā)現(xiàn)可預(yù)知和不可預(yù)知危機(jī)事件,必須按照公司規(guī)定和流程上報(bào)相關(guān)部門,并配合進(jìn)行危機(jī)處理和危機(jī)公關(guān)。5.5.1 危機(jī)管理核心團(tuán)隊(duì):危機(jī)管理小組危機(jī)管理小組是集團(tuán)危機(jī)管理的核心團(tuán)隊(duì),是全面參與危機(jī)管理操作,并承擔(dān)相應(yīng)具體責(zé)任與義務(wù)的工作人員組成的集體。一旦發(fā)現(xiàn)危機(jī)事件,危機(jī)管理小組即可投入工作,對(duì)危機(jī)進(jìn)行有效管理。7、5.5.11 危機(jī)管理小組職責(zé)定義:可預(yù)知危機(jī)事件和不可預(yù)知危機(jī)事件發(fā)生后,危機(jī)管理小組作為集團(tuán)唯一有權(quán)進(jìn)行危機(jī)處理的團(tuán)隊(duì),應(yīng)立即行動(dòng),全權(quán)部署、執(zhí)行危機(jī)應(yīng)對(duì)方案,在緊急情況下,經(jīng)集團(tuán)總裁授權(quán),有權(quán)協(xié)調(diào)和組織公司范圍內(nèi)各方資源,確保控制事態(tài)和危機(jī)應(yīng)對(duì)方案的順利貫徹執(zhí)行。5.5.12 危機(jī)管理小組組建原則:?jiǎn)T工一旦發(fā)現(xiàn)可預(yù)知或不可預(yù)知危機(jī)事件,必須在第一時(shí)間按照流程上報(bào)相關(guān)受理部門,受理部門牽頭召集咨詢部門組建危機(jī)管理小組,并由小組共同制定危機(jī)應(yīng)對(duì)方案(包括客戶端的危機(jī)處理方案和針對(duì)媒體等外部危機(jī)的公關(guān)方案)、協(xié)調(diào)公司資源執(zhí)行。全部危機(jī)處理措施以危機(jī)受理部門為主來(lái)執(zhí)行。在危機(jī)事件涉及到媒體的情況8、下,無(wú)論危機(jī)由哪一個(gè)部門受理,危機(jī)管理小組的組織者和領(lǐng)導(dǎo)者均為公共關(guān)系中心,海駿協(xié)助工作。5.5.13 危機(jī)管理小組成員:由受理部門牽頭,組織咨詢部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人共同組成。以下為各級(jí)危機(jī)事件管理小組成員,僅供參考,特殊情況特殊對(duì)待:1)特級(jí)危機(jī)事件管理小組成員:總裁、營(yíng)銷副總裁、行政副總裁、公共關(guān)系中心經(jīng)理、危機(jī)所屬本部營(yíng)銷總監(jiān)、經(jīng)銷商、城市經(jīng)理及相關(guān)咨詢部門負(fù)責(zé)人。2)一級(jí)危機(jī)事件管理小組成員:危機(jī)所屬本部營(yíng)銷總監(jiān)、危機(jī)處理部長(zhǎng)、銷售總監(jiān)助理、銷售中心或區(qū)域分公司經(jīng)理、省經(jīng)理、經(jīng)銷商、城市經(jīng)理及相關(guān)咨詢部門負(fù)責(zé)人。3)二級(jí)危機(jī)事件管理小組成員:危機(jī)發(fā)生地的銷售中心經(jīng)理、省經(jīng)理、經(jīng)銷商、城市經(jīng)9、理及相關(guān)咨詢部門人員。4)三級(jí)危機(jī)事件管理小組成員:危機(jī)發(fā)生地的經(jīng)銷商、城市經(jīng)理、省經(jīng)理及相關(guān)咨詢部門人員。5)咨詢部門:集團(tuán)公司各中心、室及各事業(yè)部所設(shè)相關(guān)部門。其職責(zé)是根據(jù)危機(jī)事件的緊急需求,無(wú)條件地提供法律、戰(zhàn)略資源、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)技術(shù)等相應(yīng)的咨詢和服務(wù)。6)特級(jí)危機(jī)事件處理完畢后,危機(jī)管理小組整理總結(jié)報(bào)告上報(bào)營(yíng)銷中心辦公室、總裁辦公室。危機(jī)管理過(guò)程中,若出現(xiàn)爭(zhēng)議或無(wú)法協(xié)調(diào)配合的問(wèn)題,或需要更大范圍的支持,危機(jī)管理小組將相關(guān)問(wèn)題直接上報(bào)公共關(guān)系中心,由營(yíng)銷中心總監(jiān)協(xié)調(diào)。在惡性的、涉及到公司利益重大損失的危機(jī)情況下,集團(tuán)總裁成為危機(jī)管理小組的負(fù)責(zé)人,協(xié)調(diào)和組織集團(tuán)各方資源,確保控制事態(tài)和危機(jī)應(yīng)10、對(duì)方案的順利貫徹執(zhí)行。5.5.2 危機(jī)受理部門及負(fù)責(zé)人:危機(jī)受理部門采取分級(jí)處理的的原則:1) 三級(jí)危機(jī)事件:受理部門為危機(jī)發(fā)生地的經(jīng)銷商、城市經(jīng)理,第一責(zé)任人為當(dāng)?shù)亟?jīng)銷商和城市經(jīng)理。2) 二級(jí)危機(jī)事件:受理部門為當(dāng)?shù)厥〗?jīng)理、銷售中心,第一負(fù)責(zé)人為省經(jīng)理、銷售中心經(jīng)理。3)一級(jí)危機(jī)事件:受理部門為所屬各事業(yè)部的營(yíng)銷系統(tǒng)或是危機(jī)處理部門,第一責(zé)任人為營(yíng)銷總監(jiān)或是危機(jī)部負(fù)責(zé)人。4)特級(jí)危機(jī)事件:受理部門為公共關(guān)系中心,第一責(zé)任人為公共關(guān)系中心經(jīng)理。受理部門負(fù)責(zé)危機(jī)處理的具體實(shí)施,有效降低負(fù)面影響,在處理危機(jī)過(guò)程中要積極主動(dòng),不得推諉,在逐級(jí)處理危機(jī)時(shí),一定要各盡其責(zé),不得在有能力解決或是未采取任何11、措施的情況下,就將危機(jī)上報(bào),如最終危機(jī)處理費(fèi)用小于受理部門上報(bào)費(fèi)用,要酌情對(duì)受理部門進(jìn)行考核。5.5.3 危機(jī)咨詢部門及職責(zé):1)咨詢部門:各本部銷售部、市場(chǎng)部、質(zhì)量技術(shù)管理中心、人力資源中心、財(cái)務(wù)部、對(duì)外聯(lián)絡(luò)中心、董事會(huì)辦公室、法務(wù)中心等。2)職責(zé):根據(jù)危機(jī)事件的緊急需求提供法律、戰(zhàn)略資源、財(cái)務(wù)等相應(yīng)的咨詢和服務(wù)。6 危機(jī)管理制度6.1危機(jī)事件管理責(zé)任人 全體員工6.2 職責(zé)集團(tuán)全體員工都必須建立高度的危機(jī)防范意識(shí),在工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)危機(jī)管理規(guī)定,積極規(guī)避危機(jī)、及時(shí)發(fā)現(xiàn)危機(jī)、勇敢面對(duì)危機(jī)。6.3 危機(jī)管理流程 危機(jī)事件管理的流程共有五個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié):1) 危機(jī)監(jiān)測(cè)程序:對(duì)危12、機(jī)事件進(jìn)行全面監(jiān)測(cè)。2) 危機(jī)預(yù)防程序:包括采取危機(jī)預(yù)防的制度性措施和對(duì)可預(yù)知危機(jī)所采用的危機(jī)預(yù)防程序。3) 非媒體危機(jī)處理程序:發(fā)現(xiàn)不可預(yù)知危機(jī)事件,進(jìn)行甄別、通報(bào);成立危機(jī)管理小組,制定應(yīng)對(duì)行動(dòng)方案;實(shí)施危機(jī)處理;效果總結(jié)等過(guò)程。具體來(lái)說(shuō),就是對(duì)涉及到消費(fèi)者投訴、政府執(zhí)法部門監(jiān)督檢查等方面的、不牽涉到媒體的危機(jī)事件進(jìn)行妥善處理的程序。4)媒體危機(jī)公關(guān)程序:在危機(jī)事件可能或者已經(jīng)引起了媒體的反應(yīng)和參與,可能會(huì)導(dǎo)致媒體曝光的情況下,根據(jù)危機(jī)管理小組提出應(yīng)對(duì)方案,設(shè)計(jì)公關(guān)行動(dòng)并付諸實(shí)施。5)危機(jī)管理總結(jié):包括相關(guān)人員撰寫(xiě)危機(jī)處理總結(jié)報(bào)告、危機(jī)管理小組根據(jù)報(bào)告每季度進(jìn)行一次危機(jī)經(jīng)驗(yàn)匯總和分享、以及13、根據(jù)實(shí)踐中的新經(jīng)驗(yàn)對(duì)危機(jī)管理機(jī)制進(jìn)行完善和調(diào)整等。 危機(jī)管理流程示意圖1 危機(jī)監(jiān)測(cè)程序危機(jī)監(jiān)測(cè)的對(duì)象不僅包括事件性危機(jī),也包括媒體端危機(jī)。公司每一個(gè)部門都應(yīng)該針對(duì)本部門所涉領(lǐng)域可能出現(xiàn)的危機(jī)實(shí)施危機(jī)監(jiān)測(cè)。2 危機(jī)監(jiān)測(cè)流程1)監(jiān)測(cè):各部門對(duì)自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)可能發(fā)生的危機(jī)進(jìn)行監(jiān)測(cè),發(fā)現(xiàn)可預(yù)知潛在或不可預(yù)知已發(fā)生危機(jī)事件,則相關(guān)部門應(yīng)在第一時(shí)間(2小時(shí)內(nèi))按照流程進(jìn)行通報(bào),啟動(dòng)危機(jī)事件管理程序。各事業(yè)本部處理危機(jī)必須有書(shū)面的溝通和問(wèn)題解決過(guò)程記錄,每月5號(hào)前,將事業(yè)本部上月所發(fā)生的危機(jī)記錄,以郵件形式發(fā)至危機(jī)管理小組郵箱內(nèi)(OK1004),對(duì)其它相關(guān)信息則每季度匯總一次,按照既定流程每月5號(hào)前匯總給危14、機(jī)管理小組。2)總結(jié)與分析:危機(jī)管理小組每季度對(duì)匯總的信息進(jìn)行分析,并根據(jù)這些情況,針對(duì)下一步的危機(jī)管理工作拿出具體調(diào)整的舉措。3)調(diào)整與預(yù)防:危機(jī)管理小組根據(jù)分析的結(jié)果,有針對(duì)性地安排預(yù)防危機(jī)的各種措施,比如發(fā)出預(yù)警、加強(qiáng)有針對(duì)性的培訓(xùn)等等。國(guó)家法規(guī)動(dòng)態(tài)和行業(yè)法規(guī)變動(dòng)資本市場(chǎng)政策動(dòng)向與波動(dòng)行業(yè)動(dòng)態(tài)各終端市場(chǎng)本地媒體監(jiān)測(cè)各終端市場(chǎng)執(zhí)法部門動(dòng)向監(jiān)測(cè)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手動(dòng)向跟蹤城市經(jīng)理以上人員市場(chǎng)部省公司經(jīng)理專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)銷售中心經(jīng)理銷售部銷售行政危機(jī)管理小組全國(guó)性媒體監(jiān)測(cè)發(fā)現(xiàn)潛在危機(jī)進(jìn)入危機(jī)管理程序政府部委動(dòng)向跟蹤定期匯總分析拿出具體預(yù)防措施,進(jìn)行危機(jī)預(yù)防危機(jī)監(jiān)測(cè)流程示意圖 危機(jī)預(yù)防程序危機(jī)預(yù)防程序,指的是做15、好日常性危機(jī)預(yù)防工作,建立高效的危機(jī)預(yù)防規(guī)范,針對(duì)可預(yù)知危機(jī)事件在潛伏期作好預(yù)防工作都可以避免危機(jī)事件的惡化,危機(jī)預(yù)防在危機(jī)管理過(guò)程中起到關(guān)鍵作用。 可預(yù)知潛在危機(jī)預(yù)防流程1)通報(bào)階段:相關(guān)部門在危機(jī)監(jiān)測(cè)中發(fā)現(xiàn)可預(yù)知危機(jī)事件,第一時(shí)間填寫(xiě)危機(jī)事件通報(bào)表(見(jiàn)附件2)并通報(bào)相關(guān)部門。2)成立危機(jī)管理小組:公共關(guān)系中心召集相關(guān)受理部門組建成立危機(jī)管理小組并制定危機(jī)應(yīng)對(duì)方案。3)公關(guān)預(yù)防:危機(jī)管理小組重點(diǎn)制定公關(guān)預(yù)防方案,準(zhǔn)備對(duì)外統(tǒng)一口徑及指定統(tǒng)一發(fā)言人。4)媒體監(jiān)測(cè):針對(duì)可預(yù)知潛在危機(jī)事件進(jìn)行重點(diǎn)媒體監(jiān)測(cè)。 可預(yù)知危機(jī)預(yù)防流程示意圖 非媒體危機(jī)處理流程非媒體危機(jī)處理流程,就是在危機(jī)事件發(fā)生后的第一時(shí)16、間了解危機(jī)根源,采取措施直接處理掉危機(jī)事件,有效防止危機(jī)擴(kuò)散的整個(gè)工作流程。它分為三個(gè)階段:1)事件通報(bào)階段本階段,發(fā)現(xiàn)危機(jī)、或者發(fā)生危機(jī)的部門應(yīng)完成以下工作:危機(jī)事件發(fā)生的2小時(shí)內(nèi),填寫(xiě)危機(jī)事件通報(bào)表(見(jiàn)附件2),通過(guò)電子郵件或傳真發(fā)送給相關(guān)受理部門;特別緊迫情況下,危機(jī)發(fā)現(xiàn)人員在第一時(shí)間口頭向受理部門或公共關(guān)系中心進(jìn)行通報(bào);就危機(jī)事件的發(fā)展進(jìn)行事態(tài)密切跟蹤,隨時(shí)通報(bào)事態(tài)發(fā)展情況。2)決策及應(yīng)對(duì)方案制定階段受理部門接到危機(jī)事件通報(bào)并經(jīng)甄別后,應(yīng)立即緊急組建危機(jī)管理小組。這一過(guò)程需要在發(fā)現(xiàn)危機(jī)、或者發(fā)生危機(jī)的4小時(shí)(半個(gè)工作日)之內(nèi)完成。危機(jī)管理小組在發(fā)現(xiàn)危機(jī)、或者發(fā)生危機(jī)的當(dāng)天(或一個(gè)自然日17、)內(nèi)制定明確的應(yīng)對(duì)方案,為確保執(zhí)行的速度,方案可以口頭方式傳達(dá)。每個(gè)危機(jī)管理小組成員都必須對(duì)危機(jī)事件的管理負(fù)責(zé)到底。如果發(fā)現(xiàn)危機(jī)事件24小時(shí)內(nèi)沒(méi)有進(jìn)展,必須主動(dòng)推進(jìn)。3)危機(jī)應(yīng)對(duì)方案實(shí)施階段危機(jī)應(yīng)對(duì)方案出臺(tái)后最遲需在8小時(shí)內(nèi)全面實(shí)施。應(yīng)對(duì)方案實(shí)施由危機(jī)管理小組統(tǒng)一部署;其中,要求發(fā)生危機(jī)的相關(guān)部門應(yīng)直接參與危機(jī)事件處理,并由危機(jī)管理小組啟動(dòng)媒體危機(jī)公關(guān)程序。進(jìn)入非媒體危機(jī)處理程序后,危機(jī)管理小組就危機(jī)事件的發(fā)展態(tài)勢(shì)進(jìn)行跟蹤,隨時(shí)向小組成員通報(bào)發(fā)展情況,并在一個(gè)工作周內(nèi)小結(jié)危機(jī)處理情況。如果在一個(gè)工作周后,危機(jī)處理不能達(dá)到理想結(jié)果,或者危機(jī)事件仍然存在,危機(jī)管理小組應(yīng)重新評(píng)估當(dāng)前的危機(jī)狀態(tài),決定18、是否修正方案,重新部署實(shí)施,直到危機(jī)事件妥善解決。媒體危機(jī)公關(guān)流程組織的公共關(guān)系人員利用公共關(guān)系學(xué)原理,通過(guò)有效的公關(guān)手段,減少危機(jī)負(fù)面影響的擴(kuò)散,并與公眾保持良好的和諧度,規(guī)避品牌風(fēng)險(xiǎn)。這中間的核心工作,就是妥善應(yīng)對(duì)各類媒體對(duì)危機(jī)事件的關(guān)注和參與,積極謀求與媒體的正面溝通,爭(zhēng)取媒體的理解與支持。 6.3.51 媒體危機(jī)公關(guān)成員公共關(guān)系中心和銷售中心經(jīng)理,各城市經(jīng)理為危機(jī)公關(guān)的執(zhí)行人員,統(tǒng)一制定和實(shí)施對(duì)媒體的危機(jī)公關(guān)策略。6.3.52 媒體危機(jī)事件分級(jí)及公關(guān)策略媒體危機(jī)公關(guān)策略的制定,取決于對(duì)媒體危機(jī)公關(guān)環(huán)境的甄別。一般而言,基于媒體危機(jī)事件的內(nèi)容重要性和媒體分級(jí),可分為三種情形,各自應(yīng)對(duì)策略19、不同1)輕度危機(jī)(藍(lán)色危機(jī))二級(jí)、三級(jí)危機(jī)危機(jī)事件有可能在二,三級(jí)媒體上進(jìn)行報(bào)道。策略:對(duì)于此類危機(jī)的處理,首先應(yīng)由當(dāng)?shù)胤殖鞘薪?jīng)理在公共關(guān)系中心指導(dǎo)下與媒體進(jìn)行快速的單獨(dú)溝通,針對(duì)出現(xiàn)危機(jī)的情節(jié)或方面,對(duì)媒體作出完整、誠(chéng)懇的解釋,將危機(jī)消除在萌芽期。其次,危機(jī)管理小組應(yīng)該密切注意事態(tài)的發(fā)展,在適當(dāng)時(shí)刻果斷介入,切斷危機(jī)可能向其他媒體傳播的途徑。2)中度危機(jī)(橙色危機(jī))一級(jí)危機(jī)事件有可能在二,三級(jí)媒體上報(bào)道,或二級(jí)、三級(jí)危機(jī)事件可能在一級(jí)媒體上報(bào)道。策略:對(duì)于此類危機(jī)的處理,除做出與上述輕度危機(jī)相應(yīng)的處理外,危機(jī)管理小組的工作重點(diǎn),應(yīng)放在預(yù)防其它媒體尤其是二、三級(jí)媒體的跟進(jìn)采訪上。3)重度危機(jī)(20、紅色危機(jī))特級(jí)危機(jī)事件可能在一級(jí)媒體上報(bào)道,而且其它媒體也在保持高度關(guān)注。此類危機(jī)發(fā)生時(shí),事態(tài)演變非常快,如不能果斷應(yīng)對(duì),將可能導(dǎo)致品牌的災(zāi)難性損失。策略:首先應(yīng)采取果斷措施,在第一時(shí)間與該媒體高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行誠(chéng)懇溝通,避免該媒體的報(bào)道,從而避免事態(tài)的進(jìn)一步惡化。其次,針對(duì)危機(jī)盡快發(fā)布關(guān)于非常積極的、有建設(shè)性的新聞,在相關(guān)媒體上盡可能多地進(jìn)行傳播。根據(jù)情況需要,正式聲明、媒體溝通會(huì)等措施可以迅速實(shí)施。啟動(dòng)媒體危機(jī)公關(guān)流程與媒體進(jìn)行一對(duì)一的單獨(dú)溝通預(yù)防其它媒體刊登或網(wǎng)絡(luò)傳播在其他媒體傳播針對(duì)性正面消息中度危機(jī)與媒體進(jìn)行一對(duì)一的單獨(dú)溝通甄別危機(jī)程度輕度危機(jī)重度危機(jī)發(fā)表正式談話發(fā)布正式聲明舉行媒體溝通說(shuō)21、明會(huì)統(tǒng)一對(duì)外口徑(FAQ)統(tǒng)一的發(fā)言人處理媒體采訪妥善處理媒體主動(dòng)采訪媒體危機(jī)公關(guān)小結(jié)媒體危機(jī)公關(guān)流程示意圖 媒體危機(jī)公關(guān)的必要準(zhǔn)備:?jiǎn)?dòng)媒體危機(jī)公關(guān)程序,在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部要做以下準(zhǔn)備工作:在危機(jī)出現(xiàn)前,對(duì)外,相關(guān)部門按照集團(tuán)的精神,加強(qiáng)與媒體的合作,建立良好的媒體溝通渠道和健康的媒體關(guān)系,對(duì)內(nèi)則應(yīng)有完善的危機(jī)管理制度和培訓(xùn);當(dāng)危機(jī)事件出現(xiàn),準(zhǔn)備好統(tǒng)一的對(duì)外發(fā)言策略,制定FAQ(常見(jiàn)問(wèn)題回答);指定公司統(tǒng)一的發(fā)言人,授權(quán)其對(duì)危機(jī)的問(wèn)題進(jìn)行解釋和闡述,并設(shè)立專人或?qū)>€電話,配合發(fā)言人處理媒體采訪需求,在非工作時(shí)間也應(yīng)設(shè)立媒體可以聯(lián)絡(luò)到的電話或其他聯(lián)系方式;針對(duì)危機(jī)問(wèn)題準(zhǔn)備必要的新聞背景資料,以備媒體索22、取;7 危機(jī)管理操作流程一級(jí)危機(jī)事件、特級(jí)危機(jī)事件及全部與媒體相關(guān)聯(lián)危機(jī),必須二小時(shí)內(nèi)通報(bào)至公關(guān)中心。省經(jīng)理未能解決的二級(jí)事件上報(bào)銷售中心經(jīng)理處理。城市經(jīng)理、經(jīng)銷商未能解決的三級(jí)事件,上報(bào)省經(jīng)理處理。三級(jí)危機(jī)事件,以危機(jī)發(fā)生地的城市經(jīng)理、經(jīng)銷商來(lái)解決,并將總結(jié)報(bào)銷售中心危機(jī)監(jiān)測(cè)程序城市經(jīng)理及經(jīng)銷商填寫(xiě)危機(jī)事件通報(bào)表,甄別特級(jí)、一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)四類危機(jī)事件,分別處理。省經(jīng)理處理二級(jí)危機(jī)事件及城市經(jīng)理、經(jīng)銷商上報(bào)的事件,并將一級(jí)危機(jī)事件及全部與媒體相關(guān)聯(lián)危機(jī)上報(bào)銷售中心。銷售中心將一級(jí)事件、特級(jí)危機(jī)事件及全部與媒體相關(guān)聯(lián)危機(jī)上報(bào)銷售部,處理省經(jīng)理和城市經(jīng)理及經(jīng)銷商未能解決問(wèn)題,并指導(dǎo)他們展開(kāi)危機(jī)處23、理工作。銷售部將一級(jí)危機(jī)事件及特級(jí)危機(jī)事件及全部與媒體相關(guān)聯(lián)危機(jī)通報(bào)公共關(guān)系中心,共同成立危機(jī)管理小組,統(tǒng)一進(jìn)行危機(jī)處理和危機(jī)公關(guān)。危機(jī)管理小組銷售中心未能解決的危機(jī)事件,上報(bào)銷售部處理。二小時(shí)內(nèi),三級(jí)危機(jī)上報(bào)省經(jīng)理8 危機(jī)事件管理的基本原則:及時(shí)溝通、注重預(yù)防全體員工、尤其是直接參與危機(jī)管理團(tuán)隊(duì)的員工應(yīng)提高危機(jī)意識(shí),及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn),并協(xié)同把這些潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行化解。在危機(jī)事件發(fā)生時(shí),及時(shí)的信息溝通更是采取妥善對(duì)策的必要條件;快速反應(yīng)、分工合作對(duì)發(fā)生的危機(jī)事件,各級(jí)危機(jī)管理的責(zé)任人應(yīng)盡快作出分級(jí)判斷,快速啟動(dòng)相關(guān)非媒體危機(jī)處理流程或制定媒體危機(jī)公關(guān)方案;為了兼顧效率與成本,必須貫徹實(shí)施嚴(yán)格的分級(jí)24、應(yīng)對(duì)制度,由相應(yīng)的層級(jí)為主應(yīng)對(duì)某一類型的危機(jī)。與此同時(shí),協(xié)助進(jìn)行危機(jī)處理的其他部門和層級(jí)的人員,都應(yīng)該全力以赴、爭(zhēng)分奪秒地處理每項(xiàng)相關(guān)工作,在很多情況下,短時(shí)間的延遲往往會(huì)導(dǎo)致危機(jī)的爆炸性擴(kuò)散;統(tǒng)一口徑、嚴(yán)肅紀(jì)律:在所有危機(jī)事件發(fā)生時(shí),危機(jī)管理負(fù)責(zé)人應(yīng)快速制定統(tǒng)一口徑,明確對(duì)外統(tǒng)一信息披露的接口,確保危機(jī)期間對(duì)外信息傳播的高度一致,任何人接到媒體問(wèn)詢,均應(yīng)轉(zhuǎn)由統(tǒng)一接口回應(yīng);重視總結(jié)、舉一反三要充分重視危機(jī)事件后的總結(jié)、分析工作,一方面舉一反三,解決危機(jī)所暴露出來(lái)的內(nèi)部問(wèn)題,另一方面要對(duì)在危機(jī)實(shí)踐處理過(guò)程中所積累的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)和分享,提升整個(gè)隊(duì)伍應(yīng)對(duì)危機(jī)的能力;9 危機(jī)管理獎(jiǎng)懲制度集團(tuán)公共25、關(guān)系中心全面負(fù)責(zé)集團(tuán)危機(jī)管理工作。對(duì)危機(jī)管理過(guò)程中反應(yīng)迅速、表現(xiàn)出色、在捍衛(wèi)品牌的過(guò)程中做出重大貢獻(xiàn)的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰,并對(duì)在危機(jī)管理過(guò)程中處理失當(dāng)、給品牌造成損失的部門與個(gè)人進(jìn)行處罰。具體獎(jiǎng)懲措施如下:任何部門、區(qū)域、員工在發(fā)現(xiàn)危機(jī)或危機(jī)隱患時(shí),必須在2小時(shí)內(nèi)按照危機(jī)管理制度的規(guī)定上報(bào)到指定部門。情況特別緊急時(shí),可先通過(guò)電話進(jìn)行口頭匯報(bào),12小時(shí)內(nèi)將書(shū)面材料逐級(jí)上報(bào)有關(guān)部門。在危機(jī)處理過(guò)程中,各相關(guān)部門要嚴(yán)格遵循規(guī)程、積極、迅速進(jìn)行危機(jī)處理。不得相互推諉、拖延回避。對(duì)不受理、不按規(guī)定及時(shí)上報(bào)、不積極配合其他部門進(jìn)行危機(jī)管理工作,從而導(dǎo)致媒體曝光或其他重大損失的部門負(fù)責(zé)人與直接責(zé)任人,處以526、005000元不等的罰款,情節(jié)嚴(yán)重者,公共關(guān)系中心將上報(bào)集團(tuán)進(jìn)行處理。同時(shí),公共關(guān)系中心還將通過(guò)OA平臺(tái)、足跡等渠道,在集團(tuán)內(nèi)部予以通報(bào)批評(píng)。對(duì)在危機(jī)管理工作中信息反饋及時(shí)、工作積極迅速,成績(jī)突出、幫助集團(tuán)避免了重大的品牌與經(jīng)濟(jì)損失的部門負(fù)責(zé)人與員工,公共關(guān)系中心將視情節(jié)予以100010000元的獎(jiǎng)勵(lì),并通過(guò)OA平臺(tái)、足跡等渠道,在集團(tuán)內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)表彰。附件:1. 危機(jī)事件內(nèi)容分類表 2. 危機(jī)事件通報(bào)及處理表 二OO八年二月壹拾伍日附件1:危機(jī)事件內(nèi)容分類表內(nèi)容級(jí)別危機(jī)事件受理部門咨詢部門舉例特級(jí)(危機(jī)程度非常嚴(yán)重,對(duì)集團(tuán)可能造成全局性影響,對(duì)媒體具有強(qiáng)烈吸引力的危機(jī)事件)集團(tuán)重大經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)27、及管理危機(jī):1、財(cái)報(bào)發(fā)布:業(yè)績(jī)下降、某項(xiàng)業(yè)務(wù)明顯下降; 2、重大財(cái)務(wù)支出引起的危機(jī); 3、業(yè)務(wù)變更帶來(lái)的負(fù)面影響:合資、收購(gòu)、兼并、資產(chǎn)重組、重要業(yè)務(wù)合作信息; 4、其他與公司業(yè)務(wù)有關(guān)構(gòu)成顯著負(fù)面影響的信息危機(jī)管理小組公司全體人員招股說(shuō)明書(shū)規(guī)定目標(biāo)未完成某地新設(shè)生產(chǎn)基地環(huán)保不達(dá)標(biāo)“航天牛奶”“運(yùn)動(dòng)員牛奶”概念遭外界質(zhì)疑重大產(chǎn)品危機(jī):1、大批量召回;2、惡性事件;3、國(guó)家有關(guān)部門進(jìn)行嚴(yán)厲查處危機(jī)管理小組及各事業(yè)本部銷售中心各事業(yè)本部銷售部、市場(chǎng)部、研發(fā)部、技術(shù)管理部、法務(wù)中心等某區(qū)域大面積牛奶苦包導(dǎo)致收回威脅或已經(jīng)實(shí)施的投毒導(dǎo)致的恐慌等后果國(guó)家工商局對(duì)“奧運(yùn)”宣傳的查處缺乏危機(jī)意識(shí)引起的重度危機(jī)28、:泄密、與事實(shí)不符、評(píng)論敏感事件或競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手危機(jī)管理小組集團(tuán)各事業(yè)本部、中心、室公司新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)計(jì)劃等提前泄密重大人事危機(jī):公司高層管理人員或董事會(huì)成員變動(dòng)、大規(guī)模裁員引起的危機(jī)危機(jī)管理小組集團(tuán)人力資源中心所謂“人力資源總監(jiān)”離職事件信譽(yù)危機(jī):承諾無(wú)法兌現(xiàn)危機(jī)管理小組承諾部門牛奶包裝箱中宣傳材料與實(shí)際不符重大法律危機(jī)危機(jī)管理小組各事業(yè)本部市場(chǎng)部、質(zhì)量管理中心、法務(wù)中心綠標(biāo)事件外部環(huán)境變化引起的危機(jī):1、不可抗力;2、政策法規(guī);3、核心競(jìng)爭(zhēng)廠商主動(dòng)挑釁;4、股市、合作伙伴、客戶等劇烈變化危機(jī)管理小組董事會(huì)辦公室、集團(tuán)營(yíng)銷中心和事業(yè)本部市場(chǎng)部、銷售部、法務(wù)中心等相關(guān)部門SARS競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手利用公關(guān)公司組織29、的攻擊一、二級(jí)(危機(jī)程度相對(duì)較為嚴(yán)重、對(duì)的某一區(qū)域市場(chǎng)可能造成影響的危機(jī)事件)特殊產(chǎn)品危機(jī):1、省級(jí)或區(qū)域較大政府部門進(jìn)行查處;2、多個(gè)消費(fèi)者對(duì)同一產(chǎn)品問(wèn)題進(jìn)行投訴,可能釀成較大的社會(huì)影響各事業(yè)本部銷售部、銷售中心、公共關(guān)系中心、對(duì)外聯(lián)絡(luò)中心公共關(guān)系中心、對(duì)外聯(lián)絡(luò)中心和各事業(yè)本部銷售部、市場(chǎng)部、技術(shù)管理部、法務(wù)中心等市場(chǎng)出現(xiàn)數(shù)量較多壞包牛奶媒體惡意攻擊:少數(shù)媒體從業(yè)人員以謀求利益為目的,進(jìn)行以曝光相威脅的采訪。危機(jī)管理小組、各事業(yè)本部銷售部、銷售中心、對(duì)外聯(lián)絡(luò)中心理小組集團(tuán)營(yíng)銷中心、法務(wù)中心等湖南當(dāng)代商報(bào)的攻擊三級(jí)(危機(jī)的范圍只局限在一個(gè)局部市場(chǎng)對(duì)媒體吸引力弱的危機(jī)事件。)服務(wù)危機(jī):服務(wù)不滿引30、起的投訴類危機(jī)事件危機(jī)發(fā)生所在城市經(jīng)銷商及城市經(jīng)理公共關(guān)系中心、對(duì)外聯(lián)絡(luò)中心和各事業(yè)本部銷售中心、銷售部、市場(chǎng)部、法務(wù)中心等遼寧奶農(nóng)對(duì)代理商停止收奶的不滿一般產(chǎn)品危機(jī):1、單個(gè)產(chǎn)品質(zhì)量等投訴問(wèn)題;2、終端城市政府部門進(jìn)行的查處危機(jī)發(fā)生所在城市經(jīng)銷商、城市經(jīng)理公共關(guān)系中心、對(duì)外聯(lián)絡(luò)中心和各事業(yè)本部銷售中心、銷售部、市場(chǎng)部、質(zhì)量技術(shù)管理中心、法務(wù)中心等南京投訴事件鄭州等地的衛(wèi)生部門查處事件附件2:危機(jī)事件通報(bào)及處理表危機(jī)事件管理表說(shuō)明: 1 一個(gè)危機(jī)自發(fā)生到處理結(jié)束,所有情況都需填入本文件的表一至表三中。2 危機(jī)發(fā)生的第一時(shí)間,即口頭告知省經(jīng)理、中心經(jīng)理及危機(jī)管理小組。危機(jī)發(fā)生兩小時(shí)內(nèi),必須將表一31、填寫(xiě)完上報(bào)至省經(jīng)理、中心經(jīng)理及危機(jī)管理小組。3 危機(jī)處理過(guò)程中,各級(jí)主管決議及整個(gè)實(shí)際處理過(guò)程,及時(shí)填入表二。表二每三天上報(bào)一次,上報(bào)給省經(jīng)理、中心經(jīng)理及危機(jī)管理小組。4 危機(jī)處理結(jié)束后一日內(nèi),將表一、表二、表三全部填寫(xiě)完整提交至危機(jī)管理小組。5 表四由該危機(jī)責(zé)任人的上轄一級(jí)主管人員填寫(xiě)。如:此危機(jī)事件由城市經(jīng)理處理,表四則由中心經(jīng)理填寫(xiě)。此危機(jī)事件如由中心經(jīng)理填寫(xiě),表四則由危機(jī)管理小組填寫(xiě)。6 表四應(yīng)在收到表三后的3個(gè)工作日內(nèi)填寫(xiě)完并發(fā)到此危機(jī)事件處理的第一責(zé)任人。表一:危機(jī)情況通報(bào)發(fā)生時(shí)間:(預(yù)警但未發(fā)生不必填)發(fā)生地:(預(yù)警但未發(fā)生不必填)危機(jī)事件概述:(背景、起因及內(nèi)容):可另附相關(guān)文32、件說(shuō)明已采取的應(yīng)急措施:當(dāng)前事態(tài)發(fā)展方向:年月日媒體名稱/姓名/職務(wù)/電話/采訪內(nèi)容概述/是否已經(jīng)進(jìn)行過(guò)前期采訪、是否已經(jīng)與消費(fèi)者進(jìn)行了溝通?/是否已經(jīng)曝光?/曝光內(nèi)容哪個(gè)執(zhí)法機(jī)構(gòu)/具體受理部門/受理當(dāng)前情況中毒/群體性消費(fèi)者退貨/競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手惡意攻擊 年 月 日 年 月 日 年 月 日建議采取的措施或急需的支持: 年 月 日 年 月 日 年 月 日危機(jī)分級(jí):媒體政府事件填表時(shí)間: 年 月 日 時(shí) 分城市或部門:填表人:表二:危機(jī)處理過(guò)程 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日表三:危機(jī)事件管理總結(jié)媒體應(yīng)對(duì)情況 c未曝光 c已曝光媒體報(bào)道情況危機(jī)處理結(jié)果:1支出費(fèi)用: 年 月 日 年 月 33、日 年 月 日合計(jì)2危機(jī)所帶來(lái)的影響:(給公司帶來(lái)的損害,給其他相關(guān)單位或人員帶來(lái)的捐害,定量與定性表述相結(jié)合)危機(jī)管理總結(jié):下一步工作計(jì)劃:填表日期: 年 月 日部門:填表人:表四:危機(jī)事件處理結(jié)果評(píng)估危機(jī)處理過(guò)程中,危機(jī)級(jí)別是否升級(jí)(在相應(yīng)括號(hào)中打?qū)矗海?)是 ( )否危機(jī)處理結(jié)果評(píng)定:1 危機(jī)處理過(guò)程中關(guān)鍵點(diǎn)的控制:2 相關(guān)資源整合利用情況:3 費(fèi)用控制:4 結(jié)果評(píng)定:說(shuō)明:對(duì)以上4項(xiàng)進(jìn)行打分,1分為最差,5分為最好,總分填在此處: 對(duì)于此次危機(jī)處理的改進(jìn)意見(jiàn)與建議:1.2.3.4.對(duì)于此次危機(jī)處理中相關(guān)人員的獎(jiǎng)懲意見(jiàn):填表日期: 年 月 日部門:填表人:審核批準(zhǔn)(集團(tuán)總裁或事業(yè)部總經(jīng)理或危機(jī)管理小組組長(zhǎng)): 聯(lián)系人:集團(tuán)公共關(guān)系中心:張瑞霞 劉鳳艷 王春玲電話:010-61521004 010-61520158 010-61520198手機(jī):
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