午啪啪夜福利无码亚洲,亚洲欧美suv精品,欧洲尺码日本尺码专线美国,老狼影院成年女人大片

1、 外貿(mào)公司董事會秘書室秘書工作手冊 目 錄前言 3 第一部分 日常事務(wù)處理4 電話、傳真、郵件、文件管理、名片 第二部分 日程安排 7 總體日程安排 7 出差日程安排 8 會議安排14 大型活動 19 突發(fā)來訪接待 23 第三部分 溝通與協(xié)調(diào) 24 內(nèi)部溝通 24 外部溝通 25 秘書應(yīng)具備的禮儀 25 秘書禮儀素質(zhì)的要求 27 第四部分 文字支持 28 第五部分 會議支持 30前 言秘書工作總結(jié)起來用六個字就可以概括，即：辦文、辦會、辦事。看起來不起眼，但做不好卻會誤大事。要想把秘書工作干好，需要遵循四個原則，分別是準確原則、迅速原則、保密原則和實事求是的原則。為了將董事會秘書室的工作做好，2、參閱有關(guān)資料，撰寫了此秘書工作手冊，作為以后工作的指導(dǎo)性文件。第一部分：日常事務(wù)處理一、撥打/接聽電話的程序和標準1、 打電話前的準備l 準備好電話記錄本和筆l 把要與對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上，并逐一核對無遺漏。l 準備好通話時需要的文件資料。l 查閱對方電話號碼，確認無誤，開始撥打。2、 正式撥打電話： l 撥通電話后，確認對方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說：“你好！董事會秘書室*l 如需與有關(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達。l 如告知對方的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動提醒對方做好記錄l 逐一將事情說明，注意語言簡明、準確；l 通話結(jié)束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。3、3、接聽電話l 3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌的：“你好！董事會秘書室 l 判斷WHO，分以下幾種情況：來電人員處理標準內(nèi)部直接上級及平級記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)回電。直接下屬問清梗概，如不緊急，記錄下來轉(zhuǎn)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)如事情緊急，告知領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系方法。普通員工問清事由，如需要，轉(zhuǎn)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；其他可視情況處理外部重要且緊密記錄留言，向領(lǐng)導(dǎo)匯報如事務(wù)緊急，記錄電話，速聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)回電。重要但不緊密記錄留言，向領(lǐng)導(dǎo)匯報。不重要且不緊密問清概要，酌情處理l 若通話內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清楚的地方，最后應(yīng)當將要點重復(fù)一便，以免遺漏或有偏差。l 通話結(jié)束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。4、 通4、話技巧：l 日常禮貌用語：詢問對方時，可用：“請問您哪里？”、“請問您怎么稱呼？”“請問有什么事？”等l 對直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟悉，達到聞其聲知其人，并及時予以轉(zhuǎn)接。l 如對方有事需要你傳達，必要時需將對方姓名、單位、電話號碼以及需要傳達的事再重復(fù)一遍，以便必要時再與對方聯(lián)系。l 如不能把握領(lǐng)導(dǎo)是否要和對方通話的情況下，不能隨便回答領(lǐng)導(dǎo)“在”或“不在”，可說“請您稍等一下，我去看看*領(lǐng)導(dǎo)是否在？”，然后請示領(lǐng)導(dǎo)是否轉(zhuǎn)接。l 如遇總經(jīng)理不愿接聽對方電話，則可用委婉的語氣：“實在抱歉，*領(lǐng)導(dǎo)這是不知上哪去了，我見到他時再給您回個電話；如果您方便的話，能否讓我轉(zhuǎn)5、達您的事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。l 在知道身份但不告知事由的情況下，可詢問對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也可達到目的。l 在對方不肯告知身份及事由的情況下，經(jīng)反復(fù)詢問后未果，可委婉結(jié)束通話。l 如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或“對不起，我還有急事要辦”等結(jié)束通話。l 如一個未完又來一個，應(yīng)視電話內(nèi)容和對方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對方電話，稍侯打過去。l 整理電話留言，在領(lǐng)導(dǎo)回來后匯報相關(guān)信息。二、傳真1、 將傳真分類：1） 需要領(lǐng)導(dǎo)本人審閱的，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意處理2） 由秘書來代為處理的： A、6、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負責人B、 由秘書本人回復(fù)l 使用電腦公司標準CI格式l 遵守公文寫作規(guī)范l 保密文件需要傳真時，應(yīng)先與對方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機上，發(fā)送后再與對方確認。l 需請對方協(xié)助抄送時，務(wù)必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍l 務(wù)必在傳真件首頁上標明總頁碼，并在每一頁文件上標注頁碼。2、 必要的傳真分類存檔三、郵件1、 根據(jù)郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報表、報告/總結(jié)、新聞/通報、私人郵件等等）或按具體項目設(shè)置子文件夾。2、 將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后分如下：1） 需要總經(jīng)理本人審閱的，存入相應(yīng)文件夾，部分根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意回復(fù)郵件，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)7、定時間內(nèi)處理相關(guān)事宜。l 以領(lǐng)導(dǎo)名義回復(fù)時，要在語氣上予以注意，并從領(lǐng)導(dǎo)信箱發(fā)出；l 以秘書名義發(fā)送時，要說明郵件內(nèi)容為領(lǐng)導(dǎo)授意。2） 由秘書來待為處理的：A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負責人; B、由秘書本人回復(fù)3、 如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認對方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對方未能及時查看，需電話說明。4、 需要領(lǐng)導(dǎo)審閱、批改的郵件打印出呈送，然后負責回復(fù)或傳達；5、 重要郵件及時進行存檔四、文件管理1、 閱讀文件，判斷是否應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清晰、完整。2、 對文件進行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要背景資料、審批原由），便于領(lǐng)導(dǎo)工作安排。3、 按8、領(lǐng)導(dǎo)批改意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參照文件管理規(guī)定）登記存檔，必要的事情進行追蹤，反饋結(jié)果。4、 文件進行登記存檔應(yīng)按不同的類別進行存檔。注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應(yīng)及時譯出五、名片1、 分類：可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)情況分類，如公司類型、客戶類型、地域等；2、 存放：l 名片盒l(wèi) 錄入到電子通訊錄中（更易查找）3、 應(yīng)準備一名片夾，存放與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查找時方便快捷。第二部分 日程安排一、 總體日程安排工作分為日常性工作，即事先有計劃的相對固定的工作（如會議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時安排的事情）兩類。將有計劃的事情預(yù)先填入擬好的日程表中，同時細致靈活地安排好突發(fā)9、隨機事件。（一）總體原則：了解領(lǐng)導(dǎo)的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點、作息習慣、身體狀況， -優(yōu)化工作方法，細心觀察總經(jīng)理的工作習慣與做事風格，主動適應(yīng)其工作節(jié)拍； -了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是業(yè)務(wù)進展情況，留意近期的工作興奮點；對計劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時整理日程表，以免安排沖突；明確事情的優(yōu)先級，在處理事務(wù)時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；定期與領(lǐng)導(dǎo)溝通，將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達成共識，以利工作開展；注意日程安排的時間松緊，適當安排；（二）日程安排工作標準周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務(wù)；在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給總經(jīng)10、理留出整理思路的時間；同時預(yù)留時間處理日常事務(wù)；根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)習慣留出適當固定時間閱讀報刊資料及其他信息；對于領(lǐng)導(dǎo)的各項安排熟記于心，及時提醒已定下來的安排，防止沖突；每周、 每月安排相對固定時間與領(lǐng)導(dǎo)核對日程，保證秘書與領(lǐng)導(dǎo)的日程表內(nèi)容一致；不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在領(lǐng)導(dǎo)的同意下針對其工作習慣和時間對各種預(yù)約酌情處理；控制約會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周計劃安排模版可使用NOTES日歷功能，填入相關(guān)安排，打印即可；也可按照領(lǐng)導(dǎo)習慣，自行制作日程表；二、出差日程安排（一）國內(nèi)出差J 出差前： 確定出差目的和日期；確認領(lǐng)導(dǎo)出差陪同人與出差地相關(guān)人員溝通，確定周11、到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時間、接待人員等信息。）確定行程，預(yù)定機票（注意選擇好航空公司、機型及班次）、酒店（選擇領(lǐng)導(dǎo)習慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機人員（明確接送機人的聯(lián)系方式）；完善細致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等）（見范例）。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的習慣，準備出差用物品（見物品攜帶表）。擬寫授權(quán)書并于領(lǐng)導(dǎo)出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財務(wù)部等）。（見范例）J 出差中 在第一時間掌握總經(jīng)理到達后的聯(lián)系方式，必要時通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)日程安排，隨時通報公司及領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的業(yè)務(wù)進展情況；配合領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人的工作，及時掌握公12、司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。根據(jù)情況及時與相關(guān)人員及領(lǐng)導(dǎo)溝通，及時調(diào)整日程安排；J 出差后 出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔；向領(lǐng)導(dǎo)認為有必要的合作方致感謝函。各種差旅費用報銷；跟進業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；（二） 國外出差出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點：機票購買時注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務(wù)，長途飛行選擇好的機型；注意準備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶；根據(jù)客人的級別和國家風俗習慣準備禮物；準備當?shù)氐膰绎L情資料；確認對方還是我方提供翻譯服務(wù)；回國后向邀請方致謝。（三）陪同出差 在出差前除了前面介紹的注意事項外，在出差13、過程中，要求秘書注意以下事項：登機前，為領(lǐng)導(dǎo)辦理保險費購買、機票換票及各種登機手續(xù)；并再次確認接車人；到達后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號碼及電話，并將秘書房號電話及時告知領(lǐng)導(dǎo)；每日及時核對本日及第二天的日程安排；提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐；根據(jù)當天的日程安排落實車輛；及時提醒并事先落實各項安排；攜帶領(lǐng)導(dǎo)名片、必要的會議資料（報告稿件、會面?zhèn)渫?、采訪提綱）；注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者）著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；出差返回后將領(lǐng)導(dǎo)與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤，并及時辦理費用報銷、資料整理。 附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護14、照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和存有必要的電子演示稿的U盤往返機票（將保險費保留在秘書手中）書面講話稿及素材活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常用藥品附件二：國內(nèi)出差日程范例*出差深圳日程安排（4月25-27日）時間日程地點備注 4月25日17：25北京深圳機場接機人：- 1360 入住新世紀酒店該車在深圳期間隨行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利會面及午餐新世紀酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、 鄧秉覺聯(lián)想：-、-議題：嘉利最新情況通報13：20出發(fā)前往EMC office、-陪同前往 14：15、00EMC會面深圳沙頭角保稅區(qū)21-23棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、-、-、 -、-EMC參加人： 總經(jīng)理 余昭信 副總經(jīng)理 陸楊 業(yè)管處經(jīng)理 張界楊 技術(shù)處協(xié)理 郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理 張濱 會面安排：14:00 15:00雙方公司介紹交流15:0016:00參觀工廠16:0017:00 產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）及未來業(yè)務(wù)合作磋商 17：20返回新世紀，梁青陪同18：00晚餐新世紀酒店餐廳美國國家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員聯(lián)想：-、-4月27日14：00東莞金和涂料有限公司會面深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)（地圖附后）金和參加人：總經(jīng)理 董合枝 生產(chǎn)經(jīng)理 董博霖嘉利廠參加人：采購部主管 黃寶球 工程總監(jiān) 鄧秉16、覺 聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、-、-議程安排：14：00-14：05雙方介紹14：05-14：25金和介紹（工廠歷史、油漆種類、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢等）14：25-14：55雙方討論14：55-15：25參觀金和新廠15：35瑞和塑膠五金電子廠深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15：35-15：40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹15：40-16：10參觀瑞和工廠16：10-16：25機動16：25前往機場，車程約30分鐘17：40 XX 深圳北京-安排接機隨行及重要聯(lián)系電話：- - - - 附件四：國外出差日程安排表范例-執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）訪問時間主要活動地點備注 7月14日17、 17：5020：40 21：0021：30北京漢城到達酒店辦理入?。ㄒ蛲ㄓ嵅槐?，LG商事提供一部手機在漢城期間使用，號碼為：0192335098KIMPO AirportHoliday inn SeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在機場左邊出口舉牌接 (Tel: 0193367896)下榻處: Holiday in Seoul(佳樂) Tel: 82027179441 Fax:82027159441 7月15日 8：009：00 9：0012：30 12：3013：20 13：2014：40 14：4016：40 16：4018：00與LG LCD部B.Kwon/V.President18、 及LG商事K.M.Ahn / Sr.MGR 、J.S.Park 共進早餐及會談前往LG 位于龜尾的LCD廠 與LG LCD負責人午餐參觀及會談（陪同及參加者:LG LCD 廠總經(jīng)理）前往LG電子位于平澤的CD ROM 廠LG商事:XX）Holiday inn SeoulorLG Twin Towers龜尾 路程：3小時中餐 路程：3小時訪問時間主要活動地點備注 7月15日18：0019：3019：3021：00與LG電子人員共進晚餐回酒店平澤7月16日 8：009：20 9：3010：00 10：3010：50 10：5011：20 11：2011：50 11：5013：00 13：001419、：00自酒店前往三星電子LCD工廠所在地高層領(lǐng)導(dǎo)見面（、崔敏洙先生等）-作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹針對相關(guān)問題進行會談參觀與會者共進午餐乘車前往LG總部七星（Kiheung）Tel:82027507313 14：3017：00 17：0017：30 19：0021：00 LG電子 等)回酒店休息LG總部Holiday inn Seoul訪問時間主要活動地點備注7月17日10：0018：0018：0019：0021：4022：40參觀韓國電子市場/漢城市區(qū)及近郊觀光游覽酒店結(jié)帳、乘車前往金浦機場漢城北京漢城市區(qū)及近郊陪同人：導(dǎo)游、 LG商事XX （17日為韓國國慶日）自酒店到機場約40分鐘路程三20、會議安排 會議分內(nèi)部會議與外部會議，現(xiàn)進行分別介紹。（一） 內(nèi)部會議安排l 領(lǐng)導(dǎo)主持的會議注意事項：會前與領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負責人明確會議內(nèi)容、議程和參加人；綜合考慮各種因素（如領(lǐng)導(dǎo)全天日程安排），安排會議地點及時間；下發(fā)會議通知后，確認參會人是否已收到通知，對特別重要的參會人，可通過電話確認；會中協(xié)助放映PPT，并時刻關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機應(yīng)變；對會中達成的決議及時跟蹤，并反饋給領(lǐng)導(dǎo)；l 領(lǐng)導(dǎo)參加的會議 （二）外部會面安排l 總經(jīng)理主持的外部會面注意事項：l 綜合考慮各種因素，選擇合適的會面地點、預(yù)定會議室；l 注意準備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；l 會前與對方溝通是否需準備翻譯，如需要，提前確21、認；l 根據(jù)來訪公司的習慣及來訪者的級別準備禮物；l 在與來訪公司溝通中確認是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時間，并通知對方確切的會面時間及地點；l 考慮是否需要在會面時錄音或拍照，并提前準備；l 如需安排參觀，提前與企劃部聯(lián)系，填寫參觀申請，安排參觀陪同人；l 會前給領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)背景材料，如需要請相關(guān)部門負責人與領(lǐng)導(dǎo)溝通洽談事宜；l 在會前擬制meeting agenda（見模版）l 在制作PPT時根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容的及時更新，并根據(jù)來訪者需求制作中/英文；-初次會面PPT應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹；-再次會面應(yīng)注意：有針對性的業(yè)務(wù)回顧（可請22、相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資料）。l 幫總經(jīng)理準備名片，并提醒會面時攜帶；l 提前30分鐘進行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙和有禮的態(tài)度；l 提醒總經(jīng)理參會，在GM同意后陪同參會，參會中協(xié)助放映ppt，并關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機應(yīng)變，靈活處理各種情況； l 會面結(jié)束后，待領(lǐng)導(dǎo)或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備；l 總經(jīng)理參加的外部會面總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。并關(guān)注以下幾點：注意事項：l 會前為總經(jīng)理準備詳細的背景材料；l 會前了解會議的具體地點，如在不同辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會時間；l 對會中決議，23、總經(jīng)理希望詳細了解的，及時跟進并反饋四、大型活動（一） 陪同領(lǐng)導(dǎo)參加的大型活動： 部門時序秘書領(lǐng)導(dǎo)活動后活動當天活動前一天預(yù)定車輛安排日程Y征求領(lǐng)導(dǎo)意見了解活動議程N接受活動邀請結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)需要，為領(lǐng)導(dǎo)擋駕帶好活動議程、名片等資料提醒領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參與哪幾項活動開始陪同領(lǐng)導(dǎo)參加的大型活動流程說明：1、 接受活動邀請l 得到活動議程，判斷重要程度，征詢領(lǐng)導(dǎo)意見；l 對于領(lǐng)導(dǎo)同意參加的活動事先安排日程；2、 活動前一天的準備工作l 做好準備工作，如預(yù)定車輛等；l 提醒領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該參與活動的那幾項；3、 活動當天l 著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡；l 帶好活動議程、名片等24、資料；l 活動中關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的需要，注意保持在領(lǐng)導(dǎo)的視線內(nèi)，在必要時為領(lǐng)導(dǎo)擋駕；4、 活動后l 整理業(yè)務(wù)資料和名片。（二）參與支持的大型活動： 部門時序秘書領(lǐng)導(dǎo)征求領(lǐng)導(dǎo)理意見總經(jīng)理審閱Y活動后活動當天活動前三星期接受活動邀請根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意跟進工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)準備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程NY了解活動議程開始參與支持的大型活動流程說明：1、 接受活動邀請l 得到活動議程，判斷重要程度，征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見；l 如果領(lǐng)導(dǎo)同意參加活動，安排好日程；2、 活動前三星期l 參加分工會，明確總經(jīng)理和自己的職責，25、了解其他人職責，將總經(jīng)理日程細化落實； 如果講話稿、PPT是由秘書準備的，要給自己留出修改時間；l 幫助領(lǐng)導(dǎo)準備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會議組織者；l 參加彩排；對重大活動中需要配合演示的PPT一定要反復(fù)演練；3、 活動當天l 參加外部活動時，秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡；l 帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機、磁帶、麥克風、紙巾、潤喉片等；l 活動中配合演示PPT，做好錄音；l 活動中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動期間要保持在領(lǐng)導(dǎo)的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己領(lǐng)導(dǎo)26、需求的同時也關(guān)注其他領(lǐng)導(dǎo)的需求；l 在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己領(lǐng)導(dǎo)的需求或部署，可能情況下主動分擔會務(wù)人員的工作；4、 活動后l 整理業(yè)務(wù)資料和名片；l 根據(jù)錄音整理講話稿；l 領(lǐng)導(dǎo)在活動中往往會遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書參會后跟進落實。五、突發(fā)來訪接待 部門時序秘書領(lǐng)導(dǎo)征求領(lǐng)導(dǎo)意見N NNNYNNN總經(jīng)理方便接待結(jié)束根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意進行后續(xù)安排安排領(lǐng)導(dǎo)同來訪者見面為對方安排會議室，告訴對方需要等待的時間領(lǐng)導(dǎo)方便時告知來訪情況記下對方聯(lián)系方式，留下對方資料征求對方意見，幫助安排其他負責人見面主動另約見面時間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門負責人處理留下來訪者的聯(lián)系方式和介紹資料27、告知來訪者相關(guān)部門負責人的聯(lián)系方式NY與部門業(yè)務(wù)有關(guān)？禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)有關(guān)？NY對來訪者熟悉？問清對方來訪目的開始接待突發(fā)來訪流程說明：l 問清對方來訪目的；l 對于領(lǐng)導(dǎo)熟悉且非常重要的客人，如果領(lǐng)導(dǎo)當時有時間接待，應(yīng)該盡量安排，可以把來訪者帶到會議室，為對方準備飲料和報紙，并告訴對方大概要等多久，同時禮貌地暗示對方領(lǐng)導(dǎo)的下一個約會何時開始，請對方注意時間；l 對于領(lǐng)導(dǎo)熟悉且非常重要的客人，如果領(lǐng)導(dǎo)當時不愿接待或不在辦公室，由秘書對情況做出解釋，讓來訪者覺得他隨時都會受到歡迎，同時征詢來訪者意見，主動和來訪者另約一個見面時間，或幫助他安排和相關(guān)負責人見面；留下來訪者的聯(lián)系方式和資料，待領(lǐng)導(dǎo)28、方便時轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)，如果需要可進行后續(xù)安排；l 對于與公司和部門毫不相關(guān)的來訪者，有禮貌地回絕；但如果自己不能確定，一定要征詢相關(guān)負責人的意見；l 對于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來訪，可以告訴對方相關(guān)部門的聯(lián)系方式，留下對方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理；l 對于確實應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)分管的來訪記下對方的聯(lián)系方式，告訴對方領(lǐng)導(dǎo)不能立刻接待他，并做出解釋。如果對方愿意，可以推薦對方與部門其他負責人聯(lián)系，同時告訴對方可以先把想法以寫信或寄email的方式告訴領(lǐng)導(dǎo)； 在領(lǐng)導(dǎo)方便時告知來訪情況，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意進行后續(xù)安排。注意事項：l 有些來訪者聽不進秘書所做的任何解釋，死纏著非見領(lǐng)導(dǎo)不可，對這種人一定要毫不妥協(xié)但要注29、意禮貌反復(fù)進行解釋并提出建議。同時一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā)email給總經(jīng)理，而且領(lǐng)導(dǎo)一定會看。第三部分溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通l 秘書要與所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)建立經(jīng)常性的溝通，了解領(lǐng)導(dǎo)近期的工作重點、業(yè)務(wù)要點及管理方面的思想。準確理解領(lǐng)導(dǎo)的授意、做好上情下達的工作。l 秘書應(yīng)以主動謙虛的態(tài)度與領(lǐng)導(dǎo)所領(lǐng)導(dǎo)的部門人員充分溝通，盡可能及時了解各項業(yè)務(wù)的進展情況，并將信息及時整理反饋給領(lǐng)導(dǎo)，有效地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)推進工作l 作為秘書，在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，要把對方看作是自己的資源，通過一點一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，對任何部門、任何一位同事都應(yīng)有極強的客戶意識，尊敬對方、尊重對方，注意30、及時向那些給予你支持的部門和人員表達謝意。二、外部溝通 外部溝通會大量使用電話、電子設(shè)備、書信等媒介，因此要特別注重在這些方面的商務(wù)禮儀。（見電話禮儀、書信規(guī)范）（一）業(yè)務(wù)合作：l 作為領(lǐng)導(dǎo)與外界溝通的窗口，秘書應(yīng)以熱忱的態(tài)度與合作廠商建立起真誠信任的關(guān)系，但在處理事務(wù)時注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈活處理。l 尊重合作伙伴和供應(yīng)商，要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準確理解對方的意圖、幫助進行有效的溝通與傳達。l 在代領(lǐng)導(dǎo)進行有關(guān)業(yè)務(wù)的推進工作時，要與合作廠商達成理解，為總經(jīng)理的決策創(chuàng)造良好的合作環(huán)境，輔助總經(jīng)理推進。（二）禮尚往來：l 答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣31、誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀念日等）秘書應(yīng)在征求領(lǐng)導(dǎo)意見之后，以禮品或賀信及時致意，維護與合作廠商的友好關(guān)系。l 在業(yè)務(wù)合作中，適時提醒總經(jīng)理并為其安排與供應(yīng)商或戰(zhàn)略合作伙伴建立經(jīng)常性的溝通。以促進彼此的了解與進一步的合作。三、秘書作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)具備的禮儀 秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的輔助人員，除完成日常業(yè)務(wù)事宜外，更多的精力是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。一個好的秘書既是領(lǐng)導(dǎo)的助手又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進行決策，同時還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的公眾形象。（一） 作好助手和參謀的工作1、 參與決策調(diào)研，提供有份量的信息。秘書要做好決策參謀，就要積極參與決策的調(diào)查研究。首先是廣泛收集信息，多提供32、真實情況。其次是超前搞好調(diào)研，多提供決策預(yù)案。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多提供有份量的文稿。其中要把握三點：第一、 要有觀察力，跟蹤了解領(lǐng)導(dǎo)的思維軌跡，敏于捕捉領(lǐng)導(dǎo)的思想火花。才能及時預(yù)測領(lǐng)導(dǎo)在想什么，準備什么。第二、 要站在領(lǐng)導(dǎo)工作的角度思考問題，才有一定的高度、廣度和深度。第三、 主動與領(lǐng)導(dǎo)交流思想，通過聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見不斷調(diào)整自己的思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫中更好地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的思想。2、 參與實踐，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)推進工作。（1） 積極介入有關(guān)工作，及時掌握相關(guān)情況，適時提出建議。（2） 經(jīng)常了解全局情況，取得按時保質(zhì)完成各類任務(wù)的主動權(quán)。3、 參與要有度，參謀要有方（1） 參與決策調(diào)研，注重“多謀”，33、切忌“擅斷”。（2） 參與督促檢查，工作要“到位”，不能“越位”（3） 參與工作實踐，要當好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)的工作。（二） 輔助總經(jīng)理塑造良好的形象。1 語言形象 領(lǐng)導(dǎo)在正式場合發(fā)表講話，秘書要事先準備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時做好語言標識。公務(wù)活動之前，提供廣泛適用的背景資料（包括活動內(nèi)容、所要解決的基本問題及與此相關(guān)的人文等知識）供領(lǐng)導(dǎo)參考準備。 2協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)樹立行為合作形象。要在事務(wù)安排中，尤其是公司內(nèi)部活動中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸普通員工，了解情況，融于員工之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。3 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)樹立行為激勵形象。要尊重別人，幫助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道，多協(xié)商，多征求34、大家意見，在堅持原則的前提下，盡量滿足下屬及部門的需求，增強合力。4 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)樹立行為感化形象。領(lǐng)導(dǎo)者要通過自身的行動影響他人，秘書是領(lǐng)導(dǎo)對外界面的口，必須協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好以下幾項工作：（1） 要待人熱情，例如在領(lǐng)導(dǎo)開展某項活動之前，詳細了解該項活動所涉及的人員情況，包括姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對方的信息，為開展熱情友好的交際活動創(chuàng)造條件。（2） 對外交往要真誠情切，秘書要很好地領(lǐng)會和把握總經(jīng)理的處事原則，并在對外交往中很好地運用，必要時提醒總經(jīng)理率先垂范，以身作則。以感化、教育和鼓舞他人。四、 秘書禮儀素質(zhì)的要求（一） 培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng)禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會令人自然35、展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。1、 公正客觀。要公正地評價他人，不要以自己的好惡來評說他人，也不用自己的好惡要求他人。在處事中，不能感情用事，要以是非標準而不能以職務(wù)的高低論曲直，提批評、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠心”。2、 忠誠守信。要忠誠老實，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到他人的諒解。3、 擺正站位。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責，而不能超越權(quán)限，既要積極地配合工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和下屬或其它部門的工作。（二） 培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度 謙虛是指正確地看待自己，也36、正確地看待別人。不過高估計自己，不過低估計別人， 善于發(fā)現(xiàn)自己的缺點并改正，善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點欣賞和學習。恭敬就是尊重對方的人格，誠懇待人，和藹熱情，不驕橫。謙虛而恭敬的態(tài)度往往是一個人的神態(tài)、語言、動作和行為的綜合表現(xiàn)。1、 表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。它們可以表現(xiàn)出對對方的欣賞、理解和歡迎。特別在與人交談時，眼神要能顯示你在傾聽對方的談話，使對方感到你能理解他、尊重他，才能贏得對方的信任，從而產(chǎn)生愿意同你交往。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密，真誠的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。2、 舉止。手勢和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛而恭敬的態(tài)度。秘書經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)出現(xiàn)于各種場合，更應(yīng)注意禮節(jié)。在社交37、場合要主動、大方地與對方接觸、遞送名片、自我介紹。讓對方盡快了解自己，言談中注意語言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。3、 牢記別人的姓名，稱呼恰當親切。一般人對于自己的姓名特別在意，如果記得對方的姓名，會使對方對你產(chǎn)生莫大的好感。即使忘記了對方的姓名，也要委婉地“套”出或不動聲色地處理。切忌直白對方“記不起了”或“我忘記了”等讓對方難堪。4、 培養(yǎng)溫文而雅的儀表風度。 衣著儀表是個性的表征，反映一個人的文化修養(yǎng)和格調(diào)，顯示自己的職業(yè)和職位。秘書正式場合應(yīng)著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。第四部分 文字支持秘書文字支持應(yīng)達到的要求：l 針對性強文檔處理要直接、明確地去解決某個具38、體問題，提出意見和辦法。在擬制中，要針對一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進去。比如寫一個準備開展一項活動的通知，就要圍繞為什么要開展這一活動和怎樣開展等來寫；從收文范圍來看，需明確收文對象，對需要了解而不需要直接處理事情的人可采用抄送形式；對于保密文件，一定要有明顯的保密標識符。l 具體真實具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實是指實事求是。l 條理性強文字工作具有明確的指導(dǎo)作用，可操作性強，因此對擬制文稿的條理性要求尤為突出。l 時限性強文字工作是解決隨時發(fā)生的問題或?qū)⒁霈F(xiàn)的問題。要寫得及時，否則會延誤時機，嚴重時會造成公司的損失。l 有固定的格式格式為內(nèi)容服務(wù)，要有相對的穩(wěn)定39、性。秘書文字支持的種類：l 傳真和郵件（詳細處理流程見前）l 業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報告、總結(jié)、PPT制作等）l 一般信件、感謝信、邀請函等程序：準備撰擬審核修改、發(fā)布l 準備 明確行文要求。秘書應(yīng)事先了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容，在與領(lǐng)導(dǎo)相互溝通中，準確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，并據(jù)此進行寫作。 確定主題。主題一般是說明事物、匯報工作、闡明政策中所表述的基本觀點和主張。 選擇正確的文種。如向上級請示批示或批準宜用“請示”而不用“報告”，因為“報告”不要求批復(fù)而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息、提供參考。 調(diào)查研究收集材料。在接受領(lǐng)導(dǎo)授意后，秘書應(yīng)進行深入的調(diào)查研究，收集標志著材料。l 撰擬文稿合理安排正文的表40、述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。寫好開頭與結(jié)尾。開頭用以喚起收文者注意，引導(dǎo)閱讀，通常采用下述形式：（1） 簡明交代擬文根據(jù)與目的（2） 概述有關(guān)情況，使收文人了解發(fā)文背景（3） 以簡要文字提示全文主題，引起收文人注意（4） 闡明基本觀點，使收文人在開頭處即獲得明確認識（5） 直接點明結(jié)論，以啟發(fā)收文人思考，增強文件的鮮明性（6） 表明批準或轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度，多用于發(fā)布規(guī)章制度的通知（7） 表示祝賀、敬意、謝意等，多用于函與講話稿 結(jié)尾通常采用下述形式：（1） 使用文件詞語，強調(diào)行文目的，如“特此報告”（2） 概括與深化主題，幫助收文人進一步理解全41、文（3） 陳述具體要求，如“上述要求，請予批準”（4） 發(fā)出號召，提出希望與要求（5） 說明文件生效、施行時間 書寫文稿，文檔中的人名、地名、時間、引文必須準確、具體。 日期應(yīng)當寫具體的年、月、日。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。 用詞用字應(yīng)準確、規(guī)范，應(yīng)正確標明標點符號。 文內(nèi)使用簡稱時，一般應(yīng)當先用全稱，再注明簡稱。l 審核修改、發(fā)布文檔擬好后，應(yīng)認真、嚴肅地反復(fù)進行審核與修正。審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復(fù)推敲修改，對于重要的文檔還要組織討論，最后提交主管的領(lǐng)導(dǎo)人審核批準、發(fā)布。 第五部分 會議支持1. 董事會會議、董事會擴大會議l 根據(jù)議題充分了解情況、搜集整理資料，明確要解決的問題，及時將信息提供給領(lǐng)導(dǎo)l 確定需參加的人員、時間、地點。l 做詳細的會議紀錄、l 整理會議紀要（會議紀要需要特別明確對事件的處理結(jié)果或工作推進計劃。以供領(lǐng)導(dǎo)和參會人員參考）l 根據(jù)紀要在限定的任務(wù)時間內(nèi)進行跟蹤推進，及時向總經(jīng)理通報進展，并將推進結(jié)果或進展在下一次例會開始向參會人員進行通報。