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1、牧業公司行政文件及商務公出管理制度手冊編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 行政工作手冊（目錄）編 號行政工作手冊目錄-頁 碼-001-行政部職權-頁-002-行政部職責-頁-003-行政部經理職責-頁-004-行政部主管職責-頁-005-行政部助理經理職責-頁-006-文件管理-頁-007-檔案管理-頁-008-會議管理-頁-009-協調管理-頁-010-辦公秩序管理-頁-011-采購管理-頁-012-物資管理-頁-013-辦公設備管理-頁-014-車輛管理-頁-015-印章證照管理-頁-016-商務公出管理-頁-012、7-工裝管理-頁-018-企業文化-頁-019-餐廳管理-頁-020-寢室管理-頁-021-重大疑難事項管理-頁【行政部門職權】 -001-行政部是負責企業行政事務，對企業行政進行監督、管理等工作的部門。企業和職能部門之間起協調作用的部門。行政管理部受營銷中心領導，直接向營銷中心經理報告工作。1. 依照制度，對稽查中發現的問題實施處罰的權力；2. 依照制度，按規定程序，實施其他單位提前的處罰建議；3. 部門每位員工考核的權利；4. 部門內部員工的聘任、解聘的建議權；5. 部門內部開展的自主權；6. 要求相關部門配合相關工作的權力；7. 其他相關權力。【行政部的職責】 -002-(一) 各職能部3、門的關系協調；(二) 建立各項規章制度并檢驗實施情況，促進各項工作規范化管理；(三) 負責公司資料、信息等管理，以及宣傳報道工作，溝通內外聯系和上下聯系；(四) 公司會議組織、記錄及記錄歸檔工作；(五) 公司印章管理；(六) 公司證照管理；(七) 員工入職離職過程中與行政部門相關的手續辦理；(八) 公司各類檔案的整理、歸檔、保管、借閱等；(九) 員工考勤、出勤統計、報表、分析等；(十) 員工暫住證、就業證等事項辦理；(十一) 保健管理：1) 員工保健章程管理的制定；2) 定期保健體檢的實施；3) 特約或等點醫院的選擇；4) 特約或等點醫院的聯絡；5) 辦理工傷事故。(十二) 福利管理1) 員工4、福利制度的制定，并經批準后實施；2) 福利制度的研究、修訂、改進等事項；3) 福利事宜的辦理4) 福利工作總結、分析和改進；(十三) 文件控制1) 發文制度及行文程序的擬定和實施；2) 公司文件的匯編、發放；3) 文件與資料的登記、編號、發行、保管、維護等；4) 過期文件的處理；5) 文件與資料的有效性控制。(十四) 公司公共關系維護和改善工作：1) 內部關系的建立和維護；2) 外部關系的建立和維護、包括政府、同行、社會、新聞等公共關系。(十五) 行政稽查；(十六) 行政開資預算的編制；(十七) 行政開支成本的控制；(十八) 其他相關職責。【行政經理的職責】 -003-(一) 全面負責企業的行5、政、后勤、總務、環境和保衛等工作；(二) 制定企業的行政管理方針、政策和制度；(三) 負責企業各系統思想、文化建設、統籌增強員工凝聚力的宣傳和教育；(四) 對員工進行公司規章制度等相關內容的培訓；(五) 負責本部門的考聘，培訓指導、人才選拔；(六) 收集企業各類信息，建立信息庫；(七) 負責對外接待、聯誼、公關事宜的組織、安排和實施；(八) 組織各類文體活動，豐富員工的業余文化生活；(九) 規范員工行為，實施行政稽查，并對稽查情況進行處理；(十) 組織企業會議管理、檔案文書管理；(十一) 負責員工食、宿等后勤服務工作；(十二) 組織車輛、保衛、勤務管理；(十三) 組織環境保護和職業健康管理；(6、十四) 其他相關工作。【行政主管的職責】 -004-(一) 組織辦好會議接待、娛樂等各項活動；(二) 協助制定、監督、執行公司行政規章制度；(三) 組織公司辦公室的費用計劃、辦公用品的購買、管理和發放工作；(四) 管理公司非技術資料、計算機磁盤、光盤等資料；(五) 政府機關來文、其他單位來文及函件的處理；(六) 做好辦公室人員的考勤和處理各種假期；(七) 管理公司的公共衛生、食堂就餐工作；(八) 發放日常福利、節日福利；(九) 購買、管理和維修公司固定資產；(十) 調本部門各小組之間的關系，做好人員培養集團隊建設、營造積極主動的工作氛圍；(十一) 制定年度工作計劃、人員計劃；(十二) 完成直屬7、上司交辦的臨時性工作。【行政助理的職責】 -005-1. 協助承辦公司相關律師務；2. 參與公司經營事務的管理和執行工作；3. 負責為公司管理層提供支持、并負責跟蹤落實總經理辦公室的決議；4. 負責公司形象推廣、公關活動；5. 公司企業文化建設；6. 依據印章管理規定實施印章管理；7. 安排商務旅行，做好預訂工作；8. 撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告；9. 負責檔案、機要、印章、文印等項目的管理工作；10. 草擬、審核公司對外行文、函件及報告；11. 完成上級交辦的其他工作。【文件管理】 -006-（一） 發文1 對外發文a、各部門撰寫，部門經理審稿b、人事行政部復核c、分管領導審8、核d、總經理簽發e、人事行政部登記存檔，經辦部門分發f、填寫文件審批單g、來文再次分發需填寫文件分發登記表2 集團內發文a、 通過OA上報b、 各部門撰寫、部門經理審稿c、 人事行政部復核d、 提交分管領導審核e、 提交總經理簽批提交上級公司相關領導審批流程發起部門歸檔注意事宜:1. 所有發文必須按年、月、日的先后順序進行編號。2. 對外文件必須經總經理簽字同意后由人事行政部統一發傳真，對方無傳真的，可由文件發起部門送達。3. 涉及費用的文件，須經分管財務副總及總經理共同簽字后方可發文。4. 集團內發文有區域公司的需經區域分管副總及區域總經理簽批后方可上報。涉及機密的文件，由總經理親自督辦。(9、二)收文1. 所有外來文件由人事行政部統一簽收、登記，并填寫收文登記表，其它部門不能接收外來文件。2. 填寫文件審批單，逐級審批，人事行政部根據領導批示意見轉至相關領導或部門傳閱，并對承辦部門（人員）進行督辦。3. 各部門收到文件后根據總經理批示承辦。4. 執行后人事行政部負責與相關記錄同時歸檔。5. 對OA文件，根據實際情況，填寫文件審批單，經相關部門確認后，呈總經理批示。程序同注意事宜：1. 對上級公司文件、重要文件須立即進行公文處理，當日內處理完畢。2. 收文后由人事行政部應在當日呈辦或將文件下發到相關部門并告知相關人員。【檔案管理】 -007-（一）歸檔1 凡涉及公司工作形成的一切文字10、實物、圖片、音像等資料都須歸檔保存，需要刻制光盤存檔的，及時刻錄存檔。2 各部門檔案管理員每月5日前將上月的檔案收集、整理、立卷、歸檔，公司檔案管理員對各部門檔案進行抽查，將檢查發現的問題，及時記錄在檔案檢查報告中。3 其它相關規定根據萬達商業地產股份有限公司管理制度執行。注意事宜：1. 人事行政部負責配合部門檔案整理歸檔，保證檔案的完整。2. 對光盤存檔的要有檢索目錄、標簽、編號等。（二） 保管1 根據檔案年度、種類進行分類保管。2 建立電子文件目錄。3 設立專用檔案室，每月將分類好的檔案存入檔案室集中保管。注意事宜：人事行政部負責做好檔案的防火、防潮及防蟲工作，保證檔案安全。（三） 檔案11、借（查）閱1. 查閱檔案需填寫借閱申請，普通檔案需人事行政部經理批準。2. 查閱公司重要檔案的需經公司總經理同意，并在檔案借閱（復印）審批表上簽字，方可進行查閱。3. 查閱人需復制檔案時，需經人事行政部經理同意后方可進行，重要檔案經總經理同意方可復制。4. 借閱出去的檔案由檔案管理員負責催收，原則上當日回收,重要及保密檔案原則不許借閱。注意事宜：1. 歸還檔案時，檔案保管人員應認真審查、核對，看是否有損壞，污染和遺失。2. 保密檔案未經總經理同意，不得查閱。保密檔案包括（但不限于）：人事、財務、薪酬以及集團或總經理指定的文件資料。（四） 檔案銷毀1. 超過保管期限的檔案，各部門檔案由檔案管理人12、員填寫檔檔案銷毀清冊，由人事行政部經理審核后，報總經理審批后，方可執行銷毀。2. 總經理審批同意后，由人事行政部負責與監銷人員一起將超過保存期限的檔案銷毀。3. 監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。注意事宜：檔案銷毀必須由人事行政部檔案管理員與2名以上的監銷人員一起銷毀。【會議管理】 -008-（一）公司辦公例會1 公司辦公例會分為周例會、月例會、季度例會、半年總結會及年終總結會。2 會議由總經理負責召集主持，人事行政部組織、布置，與會人員在會議簽到表上簽字。3 人事行政部負責完成會議記錄，并于會議結束后1個工作日內形成會議紀要，報總經理審批后發與會部門及按要求上報上級公司。13、注意事宜：1 因特殊情況經總經理批準后可以臨時取消。2 參會人員必須在會議簽到表簽字，不能參加的人員必須提前向總經理請假。3 人事行政部負責根據會議紀要的工作安排進行督辦。（二）部門工作例會1 部門工作例會由各部門經理主持召開，每天必須一次碰頭會，每周召開一次工作小結會。2 參會人員在會議簽到表上簽字。注意事宜：1 部門例會由部門負責人進行組織布置。2 部門負責人應指定專人進行記錄，并對安排的工作進行督辦。（三）專題會議1 由總經理組織的公司專題會議，人事行政部負責組織、布置。2 集團及商管總部組織的專題視頻會議。3 指定專人負責進行會議記錄，會議結束后按要求形成會議紀要，報總經理審批后下發參14、會人員。注意事宜：1 參會人員必須在會議簽到表簽字，不能參加的人員必須提前向總經理請假。2 人事行政部負責根據會議紀要工作安排進行督辦。（四）會議室管理1 會議室日常使用與管理由人事行政部負責。2 使用會議室需提前一天OA審批或填寫會議室使用登記表，經人事行政部經理批準后方可使用。3 各使用部門在使用完畢后，將會議室設備，照明關閉后鑰匙交還人事行政部。4 人事行政部通知保潔員對會議進行清潔。注意事宜：1 人事行政部負責安排會議室的規范使用。2 未經人事行政部同意，任何人不能擅自使用會議設備。3 使用部門及個人應自覺維護會議室設備的完好與環境衛生。【協調管理】 -009-內部協調1 需協調部門填15、寫內部聯絡單，經主管領導批示后交相關部門進行協調解決。2 相關部門在接到內部聯絡單后，在規定的時間內進行協調解決，并及時進行反饋。注意事宜：需協調部門負責跟蹤協調事項的完成情況。【辦公秩序管理】 -010-員工行為規范、辦公環境、辦公紀律1 部門負責人負責本部門的日常規范管理，對不符合規范的員工視其情節輕重，進行口頭警告或向人事行政部提起書面通報、處罰,并記錄在辦公秩序/衛生檢查報告中。2 人事行政部負責對辦公環境和辦公紀律進行不定期抽查，每月匯總一次,并在月例會中向總經理匯報。3 根據萬達商業地產股份有限公司管理制度之商業管理公司制度執行。注意事宜：1 各部門負責人負責本部門辦公秩序的管理。16、2 人事行政部負責公司辦公環境和辦公紀律的監督與檢查。3 總經理是員工獎懲的負責人。【采購管理】 -011-（一）合格供方管理1 合格供方選擇：人事行政部負責組織相關部門尋找供應商，填寫供方現場考察記錄表，收集供方的相關資質，對供方的基本信息進行審查，同時填寫供方基本信息審查表。2 合格供方審查及建立：人事行政部組織財務部、安全品質部等相關部門對供方現場考察，填寫合格供方評定審批表，通過比價或招標方式確定合格供應商候選名單，逐級報至總經理審批后，建立合格供方名錄。3 合格供方評估：人事行政部負責定期組織財務部、安全品質部、使用部門對和各供應商進行評估，及時更新合格供方名錄。4 對于符合要求的合17、格供方需與其簽訂合格供方供貨協議，期限一年；約定供貨要求、產品、服務價格等具體事宜。5 人事行政部負責每季度（根據提供產品及服務的特點）對合格供方價格表進行更新，作為合格供方供貨協議附件存檔，采購人員按照新的價格表進行采購。6 其它相關規定根據萬達商業地產股份有限公司管理制度執行。注意事宜：1 同一品類供應商選擇不得少于三家以上。2 每半年，由人事行政部負責組織對供貨商進行評審，對不符合要求的合格供應商取消供貨資格。3 當地有區域公司，由區域公司負責合格供方管理。4 建立的合格供方名錄須提交商管總部人力資源行政部備案，如屬集中采購優先選擇商管總部集中采購合格供方（二）采購1 各部門結合公司預算18、情況按要求制定月度采購計劃表。2 由人事行政部負責核對庫存數量，配合各部門進行詢價，各部門按要求每月25日前完成采購計劃表審批，報負責采購部門進行采購。3 采購計劃經總經理審批后采購員方可進行采購。采購員根據合格供方名錄選擇價格最低的供方進行采購。4 非合格供方采購單價超過200元或總價超過1000元的物資需進行三方比價采購。同一供應商當月累計超過5000元需簽訂采購協議，低于5000元按財務要求執行。5 其它相關規定根據萬達商業地產股份有限公司管理制度執行。注意事宜：1 人事行政部負責對各部門采購物品的合理性進行審核。2 人事行政部經理根據庫管員核定的實際庫存量對采購計劃進行復核。3 常規物19、資采購原則上一周內完成，特殊物資按需求協商在最短時間內完成。加急采購計劃在接到采購計劃的次日完成。4 當地有區域公司，由區域公司負責采購管理。5 大宗采購需進行招標的，按集團招投標管理辦法進行招標。（三）驗收1 采購物品到貨后，采購人員、庫管員、使用人員進行驗收，驗收包括但不限于質量、數量、型號、規格等。2 參與驗收人員需對貨品提出明確意見，庫管員將驗收合格的貨品入庫，不合格貨品不予接收。3 其它相關規定根據萬達商業地產股份有限公司管理制度執行。注意事宜：1 采購人與入庫驗收人不能為同一個人。2 必須認真核對所購物品的質量與數量是否相符，由參與驗收人員共同簽字確認。【物資管理】 -012-（一20、）入庫1 物料驗收后填寫材料入庫單。2 辦理完入庫手續后登記物資臺賬。3 物料入庫后歸類存放，做好標識。4 危險化學品、辦公用品單獨倉庫存放，確保安全。注意事宜：1 有毒有害化學物資必須隔離存放。2 材料入庫單的內容要真實完整，必須有庫管員及經手人簽字。（二）出庫1 工程物料憑借工程作業單及材料出庫單領取，其它物料出庫憑借材料出庫單領取，經相關負責人審批后，辦理出庫。2 緊急物資出庫由使用部門負責人電話通知庫管員，并在緊急物資領用登記表上簽字，再補辦出庫手續。3 在材料出庫單注明領料用途。如屬維修更換，應將拆卸后的物料退庫，并作相應處理。4 辦公用品每月由人事行政部按需發放，并做相應登記。5 21、其它相關規定根據萬達商業地產股份有限公司管理制度執行。注意事宜：1 夜間遇緊急情況需領料的，由總值班人員負責發料，并做好領料記錄。2 物料出庫由使用部門負責人、領料人和行政經理共同簽字確認。3 材料的出庫，原則上采用先進先出法。（三）管理1 盤點時，財務部和人事行政部各派1人共同進行；2 每月27日對庫存物料進行盤點；3 固定資產、低值易耗品一年盤點兩次；4 每月28日將庫存盤點表交財務部核查。5 計劃外物資的管理，包括：廣場拆改物資；其它單位贈予物資、物品;主力店或商戶遺留物資；公司代為保管物資等。注意事宜：1 盤點時由人事行政部與財務部各派一人共同進行。2 有毒有害化學物資必須隔離存放3 22、退庫物料根據情況做相應處理。4 計劃外物資由庫管員單獨建帳保管理，按照公司物資管理規定進行管理。（四）調撥、報廢1 各部門根據工作需要提出物資使用申請。2 人事行政部根據物資實際使用狀況，由庫管員填寫物資調撥申請單，經相關部門簽字后，報主管副總經理，（區域）總經理審批。3 對不能繼續使用的物資做報廢處理，并填寫物資報廢申請單（不含固定資產），經總經理審批后方可處理。注意事宜：1 報廢物資需由使用部門、人事行政部、財務部現場確認。2 報廢物資由使用部門發起報廢流程。3 有區域公司的需審批至區域公司總經理。【辦公設備管理】 -013-（一）電話、傳真1 公司為各崗位按需求配置電話。2 原則上公司部23、門副經理以上管理人員開通國內長途，因工作需要開通，另行申請；公司總經理辦公室及人事行政部開通國際長途權限，各部門撥打國際長途需事先登記。3 原則上傳真機設置在總經理辦公室、人事行政部、營運部各一臺，分別由各自負責進行管理，其它各部門統一在人事行政部收發傳真，并在收發傳真登記表進行登記。4 其它相關規定根據萬達商業地產股份有限公司管理制度執行。注意事宜：1 撥打私人電話應控制在3分鐘以內。2 嚴格控制電話費，人事行政部每月核查電話清單，超標準部分由各部門自行承擔。3 傳真人應在傳真發送3分鐘內與對方確認是否收到。（二）電腦1 根據工作需要給員工配備專用電腦。2 使用人負責對電腦進行保養。3 人事24、行政部負責公司電腦的編號和檢查工作。4 其它相關規定根據萬達商業地產股份有限公司管理制度執行。注意事宜：1 公司電腦由人事行政部統一管理。2 人事行政部每月至少對電腦的使用情況抽查一次。公司需設置專（兼）網絡維護人員，負責對電腦故障進行處理。（三）復印機1 各部門復印文件，需指定專人操作，不允許其他人操作復印機，以免由于操作不當而造成設備損壞。2 非本公司人員嚴禁使用復印機，如有需要，經人事行政部同意后給予復印，必要時按市場價收費。3 其它相關規定根據萬達商業地產股份有限公司管理制度執行。注意事宜：1 復印機一般情況下每天開機、關機一次，盡量避免頻繁開關。2 為節約紙張，不重要的文件應使用二次25、紙復印。3 辦公設備發生故障由人事行政部負責維修。【車輛管理】 -014-（一）出車1 司機在接到車輛使用情況申請單后方可出車。2 司機出車前記錄起始里程，按規定的路線行駛，辦完事情后及時返回。3 在公司車輛安排不開的情況下，可到行政部填寫03-38車輛使用情況申請單。4 行政部根據實際情況進行審批。5 回程后，憑有效發票填寫報銷單，經行政部、財務部審核后報銷。注意事宜：1 司機須安全駕駛，遵章守紀，如因違規造成的罰款由駕駛人承擔。2 每月出租車費統一報銷一次，報銷額度不得過1000元；（二）油耗司機出車前檢查油料表，根據情況如需加油，及時登記車輛使用情況申請單，經人事行政部經理批準后方可加油26、。注意事宜：1 車輛加油務必由公司辦理燃油卡，燃油務必與固定車輛進行綁定使用，嚴禁一卡多車使用。2 請務必做好記錄。（三）維修保養1 根據車輛每運行5000公里即需正常保養，在保養之前通過OA流程進行車輛維修申請，待總經理批準后方可進行維保。2 根據萬達商業地產股份有限公司管理制度執行。注意事宜：1 車輛的維修保養要與定點修理廠簽訂維修保養合作協議書2 嚴格按照車輛維修申請中的維保項目進行保養。【印章證照管理】 -015-（一）印章1 使用印章需辦理用章手續，填寫用印申請單，經部門負責人、人事行政部經理、主管副總經理、總經理批準后方可使用印章。2 用印人到人事行政部在用印登記表登記。注意事宜：27、1 公司用印分為合同類及非和同類用印，需分別登記。2 公司印章需入保險柜上鎖保管，不得帶到辦公區域以外使用，如需使用，須由公司總經理批準，并由兩人以上同時辦理。（二）證照1 使用證照需辦理借用手續，經主管領導、總經理審批后方可借用。2 借用后原則在1天內返還。注意事宜：平日需入保險柜上鎖保管，如有丟失，保管人應立即報告公司總經理，按規定進行通報作廢。【商務公出管理】 -016-（一）要求1 因公出差的員工在公出前需按規定經公司主管領導批準后方可出行。2 員工出差應周密安排行程，不得隨意訂票和退票。注意事宜：1 出差前要申報OA流程。2 集團明確下發OA通知，無需單獨申報OA。（二）差旅費管理根28、據萬達商業地產股份有限公司管理制度執行。注意事宜：高管（不含）以下人員住宿用餐標準400元/天，如出差至北京、上海，報銷限額上浮200元。【工裝管理】 -017-（一）工裝制作1 公司編制內員工予以制作工裝，由人事行政部按總部要求統一安排。2 各部門負責提供員工所需工裝明細，并寫明使用人工種。3 人事行政部負責制定各工種的工裝配備明細。注意事宜：1 管理人員工裝2套/人/2年；2 基層人員工裝根據工作需要由各公司制定制作方案及費用標準。3 各公司工裝制作方案需報總部人力資源行政部審批。（二）工裝使用1 人事行政部負責監督、檢查各工種工裝的使用情況。2 人事行政部負責離職人員工裝的回收。注意事宜29、：1 工作時間內必須按規定穿著工裝。2 工裝只限于工作時間或按要求穿著，不準外借、送給他人使用（含親屬、朋友等）。3 凡在使用期限內工裝無故丟失、損壞的應自費購置。【企業文化】 -018-（一）黨建服務企業管理、促進工作創新、引導思維模式。注意事宜：1 充分發揮黨組織在企業中最大限度的職能作用。2 協助商管系統各項經營管理工作有序開展。（二）月刊各公司通訊員負責每月向內刊投稿。注意事宜：1 各公司須有1名以上通訊員。2 各公司每月投稿不少于一篇。（三）員工活動開展形式多樣、豐富多彩的員工活動。注意事宜：1. 通過一系列的員工活動，以“塑造思維模式”為主題，提高廣大員工對“企業文化也是核心競爭力30、”的認識。2. 使企業文化理念深入人心，員工自覺遵守。（四）義工活動開展形式多樣、富有意義的愛心活動。注意事宜：1 秉承萬達集團的優良傳統，向社會奉獻愛心。2 積極實踐萬達集團“創造財富，公益社會”的使命。【餐廳管理】 -019-日常管理1 餐廳需按政府部門管理要求辦理衛生許可證并定期年檢。2 保證食堂人員的健康衛生，所有食堂人員需在體檢合格后方能持證上崗，并且每年最少體檢一次。3 食堂設備、餐具要潔凈無毒，餐后立即進行清潔。注意事宜：1 人事行政部負責監督食堂的衛生管理。2 餐廳需符合消防安全管理要求。【寢室管理】 -020-1 員工應根據實際情況向所在部門負責人申請住宿并到寢室管理部門辦理31、相關入住手續。2 所有人員入住和搬出時，需辦清鑰匙、用具交接手續，離職人員需在離職日起一天內搬出宿舍；非住宿人員不得在寢室留住。注意事宜：1 住宿人員必須嚴格遵守寢室管理規定。2 夜不歸宿的，需提前報寢室管理人員、部門經理審批。3 人事行政部不定期對宿舍進行抽查，對屢次違規不改者，將取消住宿資格。【重大疑難事項管理】 -0210-重大疑難事項上報1 集團所屬公司遇有重大疑難問題必須上報。2 由公司總經理負責對本公司事項進行基本判斷，分為重大事項與疑難事項兩類；3 在時間允許的情況下，通過OA上報，如事項緊急可通過電話上報上級對口部門，逐級上報；對上報3日內沒有有效解決或無法解決的問題可報至主管副總裁，10天內仍未解決的問題報集團辦公室，統一向總裁匯報。4 如事項非常緊急可直接報副總裁，同時報總裁。