電子科技有限責任公司總經理辦公室組織職能手冊.doc
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上傳人:職z****i
編號:1112648
2024-09-07
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1、x電子科技有限責任公司總經理辦公室組織職能說明手冊版本:1.0目 錄 l 組織職能履行承諾書l 公司組織結構圖l 崗位結構圖l 編制及職務說明書管理制度l 部門宗旨l 部門職能描述l 部門工作流程l 部門關鍵業績指標l 職位說明書組織職能履行承諾書XXXX電子科技有限責任公司,作為一家以致力于幫助他人“完善自我形象,創造美好生活”為己任的公司,始終堅持以誠信為本,服務于客戶,服務于員工的理念,在美容美體行業贏得了社會的認同與青睞。發展中的XXXX把“成為國際化的美容美體行業知名品牌”做為企業追求的目標,并堅信這一目標在不久的將來會成為現實。我們對此充滿信心,同時也清醒的認識到,這一切都要取決于2、企業能夠創造并一貫保持良好的經營業績,而良好經營業績的取得將有賴于組織成員的合理分工與高效合作。為此,制定做為人力資源管理及維系企業正常運營的基礎性文件組織職能說明手冊,并應確保其在企業內得到貫徹與執行。本人作為XXXX電子科技有限責任公司總經理辦公室負責人,代表部門全體員工,鄭重承諾:1、承擔總經理辦公室組織職能說明手冊中所規定的各項責任,履行各項義務,出色完成各項工作任務。2、對公司承擔本部門全部工作的最終責任。3、不斷優化與創新各項工作流程。4、不斷提高工作效率,降低運營成本5、營造良好的工作氛圍,建設高素質團隊。 總經理辦公室主任: 總經理: 人力資源部經理: .l 公司組織結構圖XX3、XX電子科技有限公司組織結構圖總 經 理行 政 部人力資源部市 場 部行政人事中心營 銷 中 心理 財 中 心財 務 部部物 流 部部直 銷 中 心部總 經 辦產品銷售部深圳分公司部信 息 中 心直營區域銷售部銷 售 部l 崗位結構及編制圖總經辦主任 計劃助理稽查助理審計助理法務助理總經理秘書l 編制及職務說明書管理制度編 制職位說明書管理制度職 位計劃現有l 職位說明書是企業人力資源管理的基礎性文件,也是人力資源管理的重要信息來源,保證企業在合適時間有合適的人在合適的崗位,達到崗有其人,人盡其才,人職匹配的目的。作為招聘與選拔、績效管理、薪酬管理、培訓等人力資源管理活動的依據。l 公司內的所4、有職位均需有職位說明書,做為工作指導性文件。在崗位設立之前,由職位所屬部門負責撰寫職位說明書的初稿,交由人力資源部門審核修訂,形成最終的職位說明書。l 公司內所有部門如需增加部門編制時,需事先以書面的形式提出申請,并撰寫新增編制人員的職位說明書初稿,報經人力資源部審核批準后,方可增加,增加人員由人力資源部負責招募。l 任何部門與人員無權直接修改職位說明書,需以書面形式提出職位說明書的修改申請,寫明修改理由及內容,報送人力資源部,職位說明書的修改權屬人力資源部。l 工作內容完全相同職位,可以數職位同時適用同一份職位說明書。l 職位說明書每年由人力資源部組織各部門,根據企業的實際情況,進行統一修訂5、。l 職位說明書一試三份;執行人、執行人上級、人力資源部三方共同簽字以后,對具體執行人生效,三方各留一份。總經辦主任 總經理秘書 法務助理 稽查助理 審計助理 計劃助理 1人1人1人0人0人0人l 部門宗旨督促、檢查總經理的各項指示和公司會議決議的落實情況,協調各部門的相互關系,溝通公司與社會各界的聯系,傳遞和整理公司經營管理信息,為總經理指定經營管理決策提供依據,做好總經理的參謀和助手。l 部門職能描述 起草公司各項計劃、總結、報告、通知、會議紀要等各種文件,并做好簽發前的審核和簽發后的打印、分發和存檔等工作。 組織公司各項管理會議,做好會議記錄,整理會議紀要和會議決議,檢查、督促各部門對辦6、公會議、總經理決定等重要工作任務的貫徹執行情況,并隨時將信息反饋給總經理。 接待總經理來訪客人,做好公司的對外聯系,建立公司與政府機構及相關公司的友好關系。 促進公司各部門的溝通協調,收集各部門的信息,掌握各部門的動態,及時向總經理反饋。 協調深圳分公司與x總部的工作溝通,并對深圳分公司的財務收支、設備及經濟效益進行審計、監督。 保管公司印章,管理印章的使用。 起草、審核及歸檔管理各類法律公文。 參與重大合同的談判工作,搜集相關法律信息,為總經理決策提供依據。 與政府職能部門協調溝通,辦理商標、專利等事項的申請、轉讓、許可使用、續展及相關知識產權維權事宜。l 部門關鍵業績指標指 標定 義考核標7、準備 注工作計劃完成率階段工作計劃的完成程度工作計劃實際完成數量/工作計劃計劃數量信息處理文件資料收集、整理、傳遞、反饋的及時、準確、保密參見考核表檔案管理文檔收集的及時性、立卷歸檔的規范性參見考核表團隊建設部門工作氛圍,員工主動流失率,員工滿意度,群體效率參見考核表內部運營工作流程的時效性與資源的最佳配置參見考核表職 位 說 明 書編號:ZJB001 版本:1.0職位名稱:總經辦主任所屬部門:總經辦職位等級:直屬上級:總經理直屬下級:總經理秘書、法務助理職位目標全面負責總經理辦公室的運行和管理工作職責描述1、依據公司各項工作實際情況,按照總經理的要求,組織和起草計劃、總結、報告、通知、會議紀8、要等各種文件,并做好簽發前的審核和簽發后的打印、分發和存檔等工作。2、參加公司各項管理會議,組織做好會議記錄,整理會議紀要和會議決議,檢查、督促各部門對辦公會議、總經理決定等重要工作任務的貫徹執行情況,并隨時將信息反饋給總經理。3、接待總經理來訪客人,做好公司的對外聯系,建立公司與政府機構及相關公司的友好關系。4、促進公司各部門的溝通協調,收集各部門的信息,掌握各部門的動態,及時向總經理反饋。5、管理總經理辦公室的日常工作,制定部門規章制度及工作計劃,對下屬員工進行培訓和督導,提高工作效率。6、組織協調深圳分公司與x總部的工作溝通,并對深圳分公司的財務收支、設備及經濟效益進行審計、監督。7、完9、成總經理交辦的其他工作。考核內容1、 公文擬定(完成時間、質量)2、 文件資料整理3、 客戶滿意度(公司客人評價)4、 內部流程(工作流程改進)5、 團隊建設(學習、考核投訴、合作精神)溝通關系內部:公司各部門外部:政府機構、業務合作伙伴任職資格知識:正規院校、本科以上學歷、英語六級 經濟管理、英語技能:1、公文寫作能力 2、溝通能力 3、管理能力 4、英語口語交流能力性格特征:熱情、條理性、親和力、工作經驗:3年以上辦公室管理經驗權限知 情建 議決 策財 務1、企業發展策略,市場策略及管理變革,產品生產及研發計劃的知情權。1、公司內部各項管理制度的制定有建議權。2、對公司各項發展計劃的制定有10、建議權。1、對下屬人員的獎懲與任免權。2、對人員招募的決策權。1、預算內費用使用與核定權。執行人簽字:上級簽字:人力資源部簽字: 職 位 說 明 書編號:ZJB002 版本:1.0職位名稱:總經理秘書所屬部門:總經辦職位等級:直屬上級:總經辦主任直屬下級:無職位目標負責總經理辦公室的各項日常具體工作職責描述1、 按照總經理或總經辦主任的要求,起草公文函件,處理總經理辦公室的日常事務2、 協助總經辦主任組織和安排各種會議,做好會議記錄、整理會議紀要和會議決議,以書面形式上報總經理3、 對各種會議資料、公文資料、往來信件傳真、圖書、光盤進行歸類整理4、 協助做好上傳下達、催辦等工作5、 代表總經理11、或總經辦主任接待一般來訪客人6、 維護總經理、會客室辦公環境,確保環境整潔7、 完成總經理和總經辦主任交辦的其他工作考核內容1、 公文擬定(完成時間、質量)2、 文件資料整理溝通關系內部:公司各部門外部:媒體、政府職能機構、培訓機構、來訪客人任職資格知識:正規院校、本科以上學歷、英語六級 文秘、管理技能:1、公文寫作能力2、溝通能力3、筆譯能力性格特征:熱情、親和力、條理性、工作經驗:一年以上相關工作經驗權限知 情建 議決 策財 務1、企業發展策略,市場策略及管理變革,產品生產及研發計劃的知情權1、部門工作流程改進有建議權執行人簽字:上級簽字:人力資源部簽字: 職 位 說 明 書編號: ZJB12、 003 版本:1.0職位名稱:法務助理所屬部門:總經辦職位等級:直屬上級:總經辦主任直屬下級:無職位目標處理公司法律相關事務,保障公司權益職責描述1、草擬、審核、歸檔管理各類合同及法律文書,確保其合法并最大限度保障公司權益。2、負責公章、合同章、介紹信的使用與保管。3、辦理知識產權相關事項,具體包括:商標的申請、轉讓、許可使用、續展等;專利的申請、費用的交納;及相關知識產權維權事宜。4、處理公司與政府職能部門的相關事項。5、參加與法律有關事項及重大合同的談判,記錄、整理談判內容,為總經理決策提供相關法律注意事項。6、負責公司所有產品的質檢與認證的申請工作7、總經理、總經辦主任交付的其他工作考13、核內容1、 單項任務完成效果2、 合同歸檔管理溝通關系內部:銷售部、深圳工廠、市場部、財務部、物流部、直銷中心、行政人事部、信息中心外部:國家政府職能機構、咨詢機構、經營合作伙伴等任職資格知識:正規院校,本科以上學歷、英語六級 法律、英語、經濟管理、電子類產品技術常識技能: 1、溝通協調能力 2、學習與創新能力 3、解決問題能力 4、公文寫作能力5、應變能力 6、筆譯能力性格特征:熱情、親和力、條理性、魄力工作經驗:一年以上公司法律事務工作經驗權限知情建議決策財務1、企業發展策略,產品生產及研發計劃的事先知情權。1、部門工作流程改進有建議權2、對各類合同的簽訂有建議權3、各項相關法律事宜的決策有建議權執行人簽字:上級簽字:人力資源部簽字: