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1、行政前臺流程管理執行手冊 日清流程管理一、 目的規范管理人員工作日志的格式和發送對象，充分發揮工作日志的功效二、 范圍本流程管理適用于一級以上管理人員，智能化工程開發部另行填寫工程日志。三、 職責(一)、人力資本部是管理人員工作日志的歸口管理部門，負責制定日志格式、確定發送對象和發送要求等。(二)、管理人員按照本辦法的要求編寫和發送日志。四、 管理內容（一）、工作日志的編寫要求1、工作記錄者按照統一格式編寫日志，格式見（附表一），工作日志正文應統一為宋體五號字，有需要特別注明的地方，可以進行加粗處理。保存日志的文件名稱統一為“工作日志+日期”，例：工作日志030101.2、日志記錄著首先將前一2、天擬定的工作計劃粘貼到“本月計劃事項”欄，后逐項回顧、檢查當日計劃完成情況，填寫“完成情況”欄。3、本月臨時發生的重要事項，填寫到“本月臨時事項”欄。4、管理者應不斷反思、不斷檢討、不斷總結、不斷提煉，每月至少有五篇工作日志中須寫感悟，感悟內容填寫在“感悟（工作/生活）”欄。5、編寫工作計劃的目的是將工作引向重點，聚焦季度KPI和月度GS。日工作計劃可分為：GS、月計劃、日常工作和其他，編寫工作計劃須在相應的欄中打“”。GS指月度重點工作GS；月計劃指當月月度計劃中除以列為GS的工作計劃；日常工作指屬于崗位職責所應承擔的日常常規工作；其他指GS、月計劃、日常工作以外的工作。6、如有需要上級協調3、的事項，可填寫“需要上級協調的事項”欄并注明協調人（二）、工作日志的發送和流轉要求1、工作日志應于次日早上9:00前直接發給指定人員，發送名單見（附表二）。如遲于此時間發送，應在日志中注明原因，并接受行政處罰實施細則相關處罰。2、工作日志發送流程：發送 上級主管 各部門人員 抄送發送 前臺行政 各中 各中心總經理 3、為方便發送，日志發送人可將需要發送的人員在OA系統中建立信息資料。日志發送人如有內容想單獨與他人交流，不方面群發的，可以郵件形式發送特定的人員。4、一人兼任多個崗位，可分別提交日志，如填寫一份日志的，則發送給兼任崗位要求發送的所有人員。5、無論群發還是單獨發送，發送者在發送日志的4、同時必須同時發送給行政前臺一份，由行政前臺統計管理人員發送日志的及時性。（三）工作日志的應用要求1、作為上級，應認真審閱下屬工作計劃，必要時提供支持與輔導。2、每月行政前臺將日志中典型的感悟歸類、整理，提交上級部門經理進一步整理、提煉、公示、宣傳，必要時列入“知識經驗交流計劃”推廣。（四）、附件：1、 附表一：工作日志格式附表（一） 日 清 單 當日事，當日畢。 每天進步一點點！姓名天氣日期星期本日完成計劃情況序號本日計劃事項完成情況12345本日臨時事項12345感悟（工作/生活）明日工作計劃序號工作計劃GS月計劃日常工作其他12345 需要上級協調（ 注明協調人） 的事項 說明：編寫日記時5、根據內容自行調整行數，不夠可以添加，多余則應刪除。日常工作流程管理一、 目的規范行政前臺的日常工作細則，確保行政工作井然有序。二、 范圍本流程管理適用行政前臺文員。三、 職責(一)、人力資本部經理是行政前臺的上級管理部門，負責安排、制定、修訂、指導行政前臺的日常工作細則等。(二)、行政前臺嚴格按照公司管理手冊、行政前臺流程管理手冊規范本崗職。四、 日常管理內容（一）、日常工作要求1、每天早上及時查看公司信箱，將信件記錄后及時發放給收件人。2、每天早8:30分前到崗，打開打印機、傳真機、電腦，并把布簾疊放整齊，播放十分鐘開場音樂。3、8:40分前經理室、前臺打掃完畢。做到干凈、整潔無死角。4、每6、周三澆一次花，每盆澆三小桶，每月竹子清洗根部、剪根、換水。5、8:45分檢查每天值日情況，按照每天辦公環境檢查表進行檢查，如實填寫后需值日組長簽字確認，如有扣款在員工當月工資中扣除。6、8:50分提取每日考勤情況，填寫員工考勤表，并做好遲到、未打卡記錄。未打卡人員要及時與員工出行單及所屬上級核對，確認考勤準確性，每月1號（如遇節假日順延）以郵件形式發各部門經理并抄送各中心總經理，標題為月康XX網考勤記錄，出現差異請與人力行政經理核實。7、9:45分收取各部門工作日志，審核工作日志的提交及時性，對于未按時提交日志人員按照行政處罰條例細則進行核實匯總，每月末提交上級所屬主管及各部門經理，相應扣款在7、員工當月工資中扣除。8、11:00分負責統計在崗人員訂餐事宜，收集公司附近訂餐電話，保證員工選餐多樣性，送餐及時、衛生，收齊餐費并及時付賬。9、12:00播放3分鐘午休音樂，盡量選擇舒緩、輕柔的音樂緩解員工上午的工作疲勞，及時關閉辦公區電源等。10、13：00檢查午后值日、在崗人員情況，并及時做好記錄。查看經理室衛生，清倒煙缸，必要時打掃。11、接聽電話、接待來訪人員做到主動熱情，使用標準接待禮儀話述。詳見來電、來訪人員執行手冊，并做好相應記錄。12、每日及時收取傳真，做好記錄分發給接收人并確認簽字。13、做好各部門人員打印、復印記錄，有效做好每月易耗品預算。14、各部門人員要求掃描文件、證照8、需及時辦理，做好備案并以郵件形式發送給申請人。15、管理好前臺應用的各類表單，填寫人員及時填寫完整，需上級領導簽字的及時簽批，及時送回。16、各部門使用會議室，需安排相關事宜，詳見會議室流程管理執行手冊。17、每天檢查飲水機，做到安裝水桶及時，送水及時。18、每周五進行公交IC卡充值，并索要發票。19、下午13:00后為員工提供代繳電話費，預定火車票、機票事宜。20、每月更新通訊錄，并與每月1日以郵件形式發全體員工（必要時即時更新并發全體員工）。21、每月月末統計做名片人數，統計當日與指定名片制作單位精印堂確定樣稿及名片內容，初稿完成后與申請名片的同事簽字確認名片內容信息無誤，確認后與精印堂確9、定取名片時間并通知申請名片同事。22、17:00分檢查值日、在崗人員考勤情況，做好相應記錄。23、18：00分播放3分鐘下班音樂，記錄好加班人員名單，交待加班注意事項，檢查離崗人員辦公位是否有遺漏，根據行政處罰條例細則進行相應處罰，整理好前臺，切斷電源離崗。（二）、行政前臺工作標準要求1、作為后臺服務部門，行政前臺工作瑣碎雜亂，工作人員應以認真負責的態度服務好前線，提高內部服務質量，同時各項檢查、監督工作做到以公司制度、規定為準繩，不偏袒不包庇，嚴格按照公司規章制度執行，如發現瀆職，失職，按公司相關規定進行處罰。2、每月行政前臺將各類表單歸類、整理，提交上級部門經理進一步整理、提煉、公示、宣傳10、，確保準確、及時。（三）、附件：1、附表二：辦公環境檢查表2、附表三：員工考勤表3、附表四：員工出行單4、附表五：行政處罰條例附表（二）： 辦公環境檢查表值日要求：1、 當班值日人員對整個辦公環境負責，如值日人員不能到崗，自行替補，值日不合格扣罰當班值日人員。2、 每天早8：30前負責將公共地面區域清掃、窗臺、洗手間、前廳清掃一次，8:40分結束，行政前臺進行檢查3、 特殊范圍周一儲物間 周二飲水機 周三微波爐 周四冰箱 周五拖布清洗綁定值日時段檢查項目標 準完成情況上午大廳地面地面保持干凈 無紙屑垃圾 無污跡 無堆放雜物值日生： 檢查人： 窗 臺窗臺無灰塵 無花盆底座污跡前 廳門廳雜物整齊堆11、放 地面保持干凈特殊范圍每日值日特殊范圍保持清潔干凈魚 缸魚缸表面保持干凈 無水跡 魚缸內水質保持干凈清亮會 議 室會議桌桌面干凈整潔 彩頁夾無灰塵 白板無灰塵、無字跡衛 生 間蹲位干凈無異味 墻面無灰塵 鏡面無水跡 手臺面保持干凈值日時段檢查項目標 準完成情況中午大廳地面地面保持干凈 無紙屑垃圾 無污跡 無堆放雜物值日生： 檢查人： 前 廳門廳雜物整齊堆放 地面保持干凈衛 生 間蹲位干凈無異味 墻面無灰塵 鏡面無水跡 手臺面保持干凈值日時段檢查項目標 準完成情況下午工 位辦公用品電源關閉 桌椅歸位 工作臺無雜物 值日生： 檢查人： 前 廳門廳雜物整齊堆放 地面保持干凈電 源燈源關閉 飲水機電12、源關閉 魚缸電源正常 衛 生 間蹲位干凈無異味 墻面無灰塵 鏡面無水跡 手臺面保持干凈 沖便器沖水正常值日人員： 日期： 年 月 日星期 加班人員： 加班注意事項：走時關好水、電、門窗。在檢查過程中，發現不符合值日標準，嚴格按照行政處罰條例細則進行處罰，罰款在當月薪資中扣除。附表（三）： 月份辦公室考勤表月份出勤天數天部門姓名出勤天數遲到/次請假/h加班/h加班費出差未打卡次數值日次數財務部關微王海平謝琳張清雪行政部田紅偉商務部劉連群李艷麗李林劉文娟銷售部姜嫦春沈琳徐紫煥劉安海白洪海秦學甫陳紹迪項目組嚴海峰工程部陳巖張晶琦王學春侯慶宇周楷刁玉良技術部李洋王斌由新成王金龍劉志凱劉躍明王振鵬宋玉合13、計考勤人數24人來電、來訪人員流程管理一、 目的規范來電、來訪人員管理，確保公司正常辦公的有序性。二、 范圍本流程管理適用全體員工。三、 職責(一)、人力資本部經理是行政前臺的上級管理部門，負責制定、修訂、指導行政前臺的來電、來訪接待事宜。(二)、行政前臺嚴格按照來電、來訪人員流程管理執行手冊規范本崗職。四、 日常管理內容（一）、來電管理內容1、接聽電話：您好！康XX網（電話鈴聲響起三聲之內，應立即接起電話。如不接聽，會有語音：“對方無人接聽”。接電話時不允許出現喂，喂或者你找誰？等非商務用語。特別不允許一開口就毫不客氣地查問對方你找誰，你是誰，你是哪兒，或者你有什么事？，聲音清亮，并且要柔合14、，吐字要清楚）2、請問您找哪位，我為您轉接（要聽請楚對方要找的是誰或是問什么事）并做好電話記錄。3、請稍等（如果被找人在坐位，立刻轉接，對不指明的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上將電話交給能夠處理的人。在轉交前，應先把對方所談內容簡明扼要告訴接收人。）4、對不起，這件事的負責人不在，您打他的手機好嗎？我把他號碼告訴您。5、我再重復一遍，您看對不對。好的，等他回來我立即轉告他。（如果對方想通過你交代事情，應當場用紙筆記錄，要仔細傾聽對方說話，并記清楚對方要表達的事情。）6、他暫時不在座位上，請留下您的電話號碼好嗎，稍后他會給您回電話。7、好吧，我不占用您的時間了（遇上不相識的人打15、起電話沒完，非得讓其適可而止時，說得應當委婉、含蓄，不要讓對方難堪。比如，不宜說你說完了沒有？我還有別的事呢。）8、對不起，分機占線，我重新為您轉接，請稍候9、您好，我是某某（如果大廳電話響沒有人接聽或是在大廳接電話時要自報名字）10、內部電話接聽：你好，我是。注意：通話中不得對著話筒打哈欠、吃東西，不要大聲喊叫，也不要同時與他人閑聊。結束通話時，應認真道別“謝謝、再見”。而且要恭候對方先放下電話；如果找總經理級以上人員，當事人不在，不可隨意報出其在哪，切不可說他在某某處或他到某某公司去了。如對方執意詢問其電話或行蹤，可留下對方電話，報請當事人同意后轉達；如果遇到對方撥錯號碼時，不可大聲怒斥，16、或用力掛斷電話，應禮貌告知對方。如果是自己撥錯了號碼，應馬上向對方表示歉意。 （二）、來訪人員管理內容1、 您好，請問您找哪位？2、 對不起，他不在，請問有什么事我可以幫你轉達（轉交）嗎？（如果被找人不在并且不方便接電話時。）3、 稍等，有預約嗎？請您在這邊坐一下，我幫您聯系他。4、 請您到會議室坐一下，我通知他馬上過來。（如果有預約，并且被找人在公司，帶客人到會議室入座，并送上一杯適當溫度的水。）5、 總，有位客人說要找您，在門口。（如果來人說有預約找總經理或董事長，要先敲門去總經理室輕聲通報，許可后帶客人進入總經理室或會議室。如未許可，委婉謝絕客人，不得用刻薄的話刺激客人），并送上一杯適當17、溫暖的水。6、 來人找財務部結款對賬，需先問清哪個公司，找誰？然后通知對接人員安排進入工作區，每次按照先來先進的原則有序進行安排。7、 郵遞、送貨人員到前臺，及時接收包裹、快件送交收件人。公司定貨及時找庫管驗收入庫。8、 來訪人員做好詳細記錄。（三）、附件1、附表七：來電記錄本2、附表八：來訪記錄本附表七： 來電記錄薄 年 月 日序號日 期來電時間來電事件結果接線人備注1234567891011附表八來訪人員登記表序號日 期姓名來訪人姓名事由被訪人/接待人來訪時間公訪/私訪備注1234567891011打印、復印、掃描、傳真流程管理一、 目的有效節約公司易耗品成本，提高工作效率，減少辦公用品損18、耗。二、 范圍本流程管理適用全體員工。三、 職責（一）、行政部是公司辦公用品的監管所屬部門，負責辦公用品的使用、定期維修以延長使用時限，每季度進行資產盤點，將使用情況及時匯總上交上級主管。（二）、行政前臺負責公司的各項復印、掃描、傳真的服務工作，并合理控制易耗品費用。四、 日常管理內容（一）復印管理對于公司內部進行的打印、復印及時填寫打印記錄表，登記部門、使用張數、紙張類型，有效把控節約易耗品費用。（二）掃描管理掃描件及時完成并以郵件形式發給申請人并做好歸檔電子文件記錄（掃描電子檔文件只保存1周）。（三） 接發傳真管理接發傳真做到及時回復，轉交接收人并簽字確認，做好傳真記錄表記錄。（四）、附件19、 1、附表九：打印、復印、掃描記錄表 2、附表十：傳真記錄表附表十打印、復印、掃描記錄表序號日 期部門姓名打印/復印/掃描文件名稱紙張類型紙張數量備注1234567891011附表十一：傳真記錄表序號日 期接收部門接收人簽字文件名稱紙張類型紙張數量備注1234567891011會議流程管理一、 目的合理安排會議室使用頻率，提前布置會議所需設備，確保會議的高效性、及時性。二、 范圍本流程管理適用全體員工。三、 職責行政部是會議管理的主導部門，并對會議的前期準備、參與人數、會議的效果進行前、中、后的跟進、實施、總結，收集歸類。四、 日常管理（一） 公司級會議管理1、 每月初制定公司級會議表單，以郵20、件形式發至參會人員，并在會議當天早上10:00與參會人員確定是否準時參加會議。如有事參加不了，需指派代理人參與會議，并做好轉達記錄2、 部門經理級以上參會人員如有事不能參加會議，須經上級主管領導同意，指派代理人參與會議，并做好記錄予以轉達。3、 召開員工大會，下午13:00前與部門經理確認參會人數，并在會上進行會議記錄，會后整理，次日12:00前以郵件的形式傳達給公司全體員工。開會前30分鐘會議室擺放好桌椅，會議開始前關閉公司大門及前廳照明燈，并倒計時5分鐘、2分鐘（2分鐘時所有人坐在會議室座位上）、1分鐘報時、會議時間到提醒4、 部門經理周例會期間做好來電、來訪人員安排，及時記錄，會后及時轉21、達，會議期間不得打擾。5、 會議開始前10分鐘將投影儀、電腦安裝調試完好，會后及時收集。（二） 部門級會議管理1、 各部門提前兩小時申請會議室使用，做好會議室登記，如需設備申請領用相關辦公用品，會后行政前臺檢查會議室使用情況，要求使用部門會后座椅歸位，垃圾清理。2、 各部門需要在會議室寬敞場地完成工作任務時，行政前臺提供場地，工作任務結束后及時檢查部門使用情況，要求使用部門會后座椅歸位，垃圾清理。如發現有損壞、丟失現象，及時登記并所屬部門經理簽字確認，接受賠償。（三） 外部會議管理1、 人本部招聘使用會議室，首先來人填寫應聘表，按照先后順序進入會議室進行面試，隨后并送上一杯溫熱開水。2、 員工22、接待外來人員在會議室面談，首先確定接見人員同意安排會議室面談，邀請外來人員進入，隨后并送上一杯溫熱開水，面談結束人員離開迅速整理會議室，關閉電源。（四） 附件1、附表十一：公司級會議表單附表十一公司級管理會議日程表（月份）1（星期六）2（星期日）3（星期一）4（星期二）5（星期三）6（星期四）7（星期五） 中心周例會 17:00-18:008（星期六）9（星期日）10（星期一）11（星期二）12（星期三）13（星期四）14（星期五） 中心周例會 17:00-18:0015（星期六）16（星期日）17（星期一）18（星期二）19（星期三）20（星期四）21（星期五） 中心周例會 17:00-1823、:0022（星期六）23（星期日）24（星期一）25（星期二）26（星期三）27（星期四）28（星期五） 中心周例會 17:00-18:0029（星期六）30（星期日）31（星期一） 中心周例會 17:00-18:00備注：每月初4日為全體員工大會，每周一為部門經理會議。固定資產管理執行手冊一、 目的對公司固定資產進行登記、造冊及定期盤點，確保固定資產有效合理調配，延長資產的使用壽命，節約費用成本，做好費用分攤范圍，減少資金浪費。 二、 范圍公司所有固定資產的使用者、維護保管者。三、 職責（一）、行政部是辦公家器具、辦公用品、電子設備、后勤輔助材料、大型辦公設備、辦公軟件的固定資產采購申請部門24、，對其資產在各部門使用情況有監管、審核、發放的權利。（二）、行政前臺負責監督檢查本細則的執行情況，對存在問題予以解決或向上級主管領導通報，協助上級主管定期完成盤點工作。四、 專業術語定義（一）、辦公家器具：指包括辦公桌、辦公椅、辦公用沙發、茶幾、會議桌、會議椅、文件柜、立式衣帽架、工具柜、飲水機、碎紙機、各種辦公生產用組合柜以及其他與辦公生產相關的家器具。（二）、電子設備： 成套的臺式計算機筆記本電腦打印機傳真機復印機攝像機、照相機、錄音筆、移動硬盤、投影儀、繪圖儀、電子白板、會議音響、視頻系統等。（三）、辦公用品： 為滿足日常辦公需要而配備的辦公文具及所用耗材等低值易耗品。如：鼠標、計算器、25、筆、文件夾、筆記本、膠棒、檔案袋、橡皮、印臺、印油、打孔機、直尺、釘書機、電池、U盤、收納桶、插排、名片夾、啟釘器、剪刀、垃圾袋、水筆、雙面膠、轉筆刀、檔案盒、光盤、報架、修正液、墨盒、硒鼓、感光鼓等。（除墨盒、硒鼓、感光鼓外，單價超過500元納入電子設備管理）（四）、后勤輔助材料：指智能化工程開發部、運維部所需專業器材、材料，用于辦公生產相關的儀器耗材。五、 日常工作管理（一）、辦公設備（家器具、電子設備）采購使用管理1、每季進行固定資產盤點，記錄器具、設備使用狀況，及時保養、維修、購進。2、年末進行固定資產匯總，做好下一年度資產費用分攤、預算。（二）、辦公用品采購使用管理1、每月初第二個工26、作日匯總各部門提交辦公用品申請單,匯總后交上級主管審核，隔日發放辦公用品。2、集中采購辦公用品，做到貨比三家，以耐用美觀價廉為標準進行采購。（三）、輔助材料采購使用管理1、使用部門提出申請，行政部進行采購預算，以簽呈上報上級領導審核，董事長審批，方進行采購。2、采購完成后交予使用部門指定保管員，簽字確認后辦理移交，使用過程中出現損壞、遺失根據具體情況進行處罰，補充。（四）、大型辦公設備、辦公軟件采購使用管理根據總經辦要求進行大型辦公設備、辦公軟件的采購，采用一事一議的方式呈報。（五）、附件1、附表十二：簽呈表2、附表十三：辦公設備購置申請單3、附表十四：辦公用品采購申請單4、附表十五：辦公用品27、領用單附表十二：簽 呈 表 Report To: Date:受文者： 日期： Report From: Dept:呈送者： 部門： 編號：AD/BD2013 順序號：1.Subject主旨： 2.Descrption （Reason，Data，Qppendlx，Proplsal）說明（理由，數據，附件，建議）以上請示當否，請批示！ Signature 簽 字： 3.Network Operations Center 營運中心意見：4.Humanistic Center 人本中心意見：5.Finance Centen Approval財務中心意見：6.Chairman Approval董事長批示28、：注：此表用于公司內重要/重大事件的請示（包括保險辦理、大型設備購置、薪資審批、異常特殊事件產生費用2000元以上審批等）附表十三：辦公設備購置申請單編號：HZD-HRD/JL012-2013順序號：申請部門申請人申請日期申請事由陳述:設備名稱品牌/型號/配置單位數量客戶報價預計費用合計部門負責人簽署意見 簽字/日期 運維部 意見（注明具體技術參數) 簽字/日期行政部 簽署意見 簽字/日期財務中心 簽署意見 簽字/日期中心總經理批示 簽字/日期董事長批示 簽字/日期附表十四：辦公用品采購申請單編號:HZD-HRD/JL011-2013順序號：申請部門申請人申請時間申請事由序號物品名稱規格單位數量單價金額需求日期用途說明1234567891011121314申請部門簽署意見簽名/日期行政部簽署意見簽名/日期財務中心簽署意見簽名/日期總經理簽署意見簽名/日期董事長簽署意見簽名/日期附表十五：辦公用品領用單編號:HZD-HRD/JL023-2013填表日期:申請部門申請人申請事由申請物品明細序號物品名稱單位數量用途備注1234567891011申請部門主管意見: 日期:行政部意見:日期:備注：1、本部門執行手冊從2013年月1日執行2、本執行手冊由人力資本部負責組織相關部門編制、修訂，監督執行。3、根據公司管理手冊中各部門崗職制定工作流程的執行標準，并作為此崗位績效考核的依據。