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1、目 錄 內容頁碼一項目目標P3二項目機構運行機制P31組織機構P42項目關鍵人員職責分工P43項目匯報周期P104項目文檔管理P10三項目采購管理P11四項目的費用管理P12五項目的進度管理P14六項目的風險管理P16附件1 項目組織結構圖附件2 工程合同簽定及審批流程附件3 工程合同付款流程附件4 工程結、決算審批流程附件5 工程簽證審批流程附件6 簽證單附件7 設計備忘錄附件8 資格預審表附件9工程結決算審核報告審批一 項目目標物流配送中心的建立是鑒于企業自身發展的需要,為了提高企業的綜合競爭能力，改善供應鏈管理，從而提高客戶滿意度。規劃的XX物流中心將：1） 支撐公司華北地區未來至XX年2、的預期銷售；2） 支持公司整體的物流配送發展戰略：n 通過建立優化的庫存模型，制定調撥決策與采購建議，提高存貨周轉率，提高資金的利用率；n 通過自動化立體倉庫、輸送設備等硬件的改善以及運用WMS倉庫管理模塊加強倉庫管理，提高庫內作業效率；n 采用射頻RF手持終端及條形碼，以及電子標簽進行商品撿選及出入庫,有效提高作業效率和精度，提高盤點的準確性，降低物料損耗。n 通過配送管理模塊結合GPS等車載設備對所有的配送車輛實施監控，統一調配并進行配送線路設計，從而縮短配送行駛里程，有效降低車輛運營成本。3） 縮短客戶的響應時間，提升XX的物流服務的水平；n 把向客戶承諾送貨時間的誤差控制在兩小時n 實3、際的響應時間做到從銷售訂單生成到到客戶最快在3小時內完成同時，物流XX新址將設計為不僅作為XX的自有倉庫，而且可以向上游供應商提供VMI（Vendor Managed Inventory供應商管理庫存）服務，XX未來將有一定的空間庫容為上游供應商提供貨物暫存，逐步向物流過渡。二 項目機構的運行機制項目管理的每一過程，都應體現計劃、實施、檢查、處理的持續改進過程。 項目管理的內容應包括:編制項目管理手冊和項目管理實施計劃，項目進度控制，項目成本控制，項目質量控制，項目安全控制，項目技術管理、項目物資供應管理、項目施工和現場管理、項目開車管理、項目合同管理，項目會議和文件管理，項目信息管理，項目組4、織協調，人力資源管理，項目資金管理，項目考核評價等。 項目管理的程序應依次為: 項目總監接受企業的委托組建項目管理部，編制項目管理手冊和項目管理實施計劃，進行項目開工會前的準備，項目實施期間按“項目管理實施計劃”進行管理，在項目竣工驗收階段進行竣工結算、清理各種債權債務、移交資料和工程，進行經濟分析，做出項目管理總結報告并對項目管理工作進行考核評價。1項目組織結構鑒于項目的規模，緊迫性以及專業性，將采用矩陣式項目管理構架，部分成員將由現有職能部門的人員擔任，以盡量做到機構精簡，新聘用的人員在項目結束后，將繼續留在配送中心擔任職務。項目部受項目指導委員會直接領導；項目的主要合作方主要有：建筑設計5、院、施工總包/分包、物流設備分包。同時聘用專業的監理公司及審價公司代表公司對設計、施工過程進行監督管理。項目的組織機構圖如附件一。2項目關鍵人員的職責分工21項目指導委員會項目指導委員會由公司高層管理者組成，建議由公司的總裁、副總裁和財務總監擔任。指導委員會每月對項目的總體進度以及資金使用情況進行回顧和審查，并對重要的事項作出決策。22項目總監 項目總監的職責 n 項目總監是項目合同中的授權代表，代表公司在項目實施過程中承擔合同項目中所規定的的權利和義務。n 項目總監負責按照項目合同所規定的工作范圍、工作內容以及約定的項目工作周期、質量標準、投資限額等合同要求全面完成合同項目任務。n 項目總監6、按照公司的有關規定和授權，全面組織、主持項目組的工作。根據授權的范圍、時間和內容，對開工項目自開工準備至竣工驗收，實施全過程、全面管理。項目總監的主要工作任務n 建立項目工作組，并對項目組的管理人員進行考核、評估；包括擬定項目公司年度、季度、月度工作計劃和部門預算，審定后負責執行； 擬定項目公司人員職位說明書及績效指標； n 負責項目的策劃，確定項目實施的基本方法、程序，組織編制項目執行計劃，明確項目的總目標和階段目標，并將目標分解給各分包商和各管理部門，使項目按照總目標的要求協調進行。n 負責項目的決策工作，領導制訂項目組各部門的工作目標，審批各部分的工作標準和工作程序，指導項目的設計、采購7、施工、開車以及項目的質量管理、財務管理、進度管理、投資管理、行政管理等各項工作，對項目合同規定的工作任務和工作質量負責，并及時采取措施處理項目出現的問題。n 定期向公司的項目指導委員會報告項目的進展情況及項目實施中的重大問題，并負責請求公司主管和有關部門協調及解決項目實施中的重大問題。n 建立質量管理體系和安全管理體系并組織實施。n 負責與承包商各職能部門、各項目干系單位、分包商和供貨商等的協調，解決項目中出現的問題。n 負責合同規定的工程交接、試車、竣工驗收、工程結算、財務結算，組織編制項目總結、文件資料的整理歸檔和項目的完工報告。2.3 物流設計經理物流設計經理的職責n 負責項目的設計工8、作，全面保證項目的設計進度、質量和費用符合項目合同的要求n 負責主要設備的選型以及WMS、TMS系統的客戶化n 在設計中貫徹執行公司關于設計工作的質量管理體系n 制定配送中心的物流工作流程n 組織員工培訓物流設計經理的主要工作任務n 組織設計團隊，確定設計標準、規范，制訂設計原則并分解設計任務。n 組織召開設計協調會議，負責與其他設計分包商的管理和協調工作。n 根據項目實施進度計劃向采購部門提交必須的技術文件，并要求采購部門及時返回供貨商的先期確認條件作為施工設計的基礎文件。n 組織技術人員對采購招標的技術標評審, 負責主要物流設備的選型n 會同物流商務經理就投資費用的控制、進度等召開協調會議9、，并就在進度、費控方面的問題及時報告給項目總監。n 協同安全經理，對設計文件中涉及安全、環保問題的審查。n 組織處理項目在采購、施工、開車和竣工保修階段中出現的設計問題。n 負責WMS、TMS系統的客戶化n 制定配送中心的物流工作流程n 組織員工上崗所需要的各項培訓n 組織各設計專業編制設計文件、并對設計文件、資料等進行整理、歸檔，編寫設計完工報告、總結報告。24物流商務經理物流商務經理的職責n 負責物流系統及設備的商務工作，主要包括：項目招標的主持，合同的商務談判、合同商務條款修改的審核，招標文件的商務條款的編制和審查，采購合同的商務審查。n 負責項目物流系統及設備的采購計劃、投資控制，采購10、的進度、質量和費用指標。n 負責物流系統及設備供應商的管理和協調。n 負責物流系統及設備的合同管理。物流商務經理的主要工作任務n 負責編制費控大綱和項目資金使用計劃書。n 按項目工作分解結構進行項目費用分解，經項目總監審核、批準后形成分項預算，作為項目各階段費用控制的依據。n 當項目出現重大設計變更時，配合進行相應的費用估算和商務談判。n 根據總進度計劃，編制采購計劃書和詳細進度計劃，明確項目采購工作的范圍、分工、采購原則、程序和方法。n 與物流設計經理協作，選擇合格的設備/材料供應商，并報項目總監批準。n 編制和審查投標/招標文件的商務文件，負責采購招標、合同簽訂。n 負責監督檢查合同的執行11、情況。n 組織設備/材料的催交、檢驗、監制、運輸、驗收、交接工作。n 負責設備進口的相關手續，包括進口設備免稅申請與報關。n 協助物流設計經理組織相關的培訓以及操作手冊和管理制度的編制25 工程部經理工程部經理的職責n 負責項目的施工的組織工作，確保項目施工進度、質量和費用指標的完成。n 負責對分包商的協調、監督和管理工作。n 負責項目的施工進度控制和管理。n 負責與商務經理就設備/材料的進場、退場及實施進行協調和管理工程部經理的主要工作任務n 在項目設計階段，從項目的施工角度對項目工程設計提出意見和要求。n 根據項目合同，編制施工計劃，明確項目的施工工程范圍、任務、施工組織方式、施工招標/投12、標管理、施工準備工作、施工的質量、進度、費用控制的原則和方法。n 匯總編制項目的詳細的全面的進度計劃，并形成總進度表、月進度計劃表、周進度計劃表，分發各相關單位和部門經理。n 監督上述進度計劃的執行情況，并就進度計劃的調整協調。n 根據總進度計劃，編制設備進場計劃、費用使用計劃，經項目總監批準后執行。n 編制和確定施工組織計劃，施工方案等；制訂工作程序和現場各崗位人員的職責，組織施工管理工作團隊，報項目總監批準執行。n 開工準備階段，安排并督促落實開工前的準備工作包括臨水、電、排污、通訊、施工通道的申請與落實到位，相關政府報批，以確保現場按計劃開工。n 協同安全經理對施工過程中的安全、環衛的管13、理。n 會同商務經理進行設備進場的交接工作；建立材料、設備的檢查程序，建立倉庫管理。n 對分包商文件、資料、批文進行管理，對分包商的現場行為、實施狀態進行監督，并編制檢查報告提交項目總監。n 負責現場的信息管理，文件資料管理，編制現場管理日志。n 協助組織對施工分包投標的技術標評審工作。n 編制項目施工竣工資料，編制項目完工報告，施工總結。2. 6 安全經理安全經理的職責n 負責組織項目實施的安全管理工作。n 負責監督、檢查項目設計、采購、施工、安裝、調試的安全工作。安全經理的主要工作任務n 在項目合同中正確貫徹執行國家和地方勞動、安全、衛生、消防、環保等方面的安全方針、安全法規。n 編制項目14、的安全、衛生、環保管理制度，并監督、檢查實施情況。n 組織安全教育和安全技術培訓。n 監督、檢查各分包商專職安全工程師的工作，并編制安全檢查日志和安全預警報告。n 審查設計文件、施工文件內有關安全、衛生、消防、環保等方面的問題。n 建立項目現場的安全、衛生、消防、環保管理體系和設施。n 負責臨時設施（臨時水、電、道路，臨時建筑物）建設和管理，負責門衛人員、環衛清潔人員、安全巡查人員的管理工作。n 處理安全問題、事故緊急處理。n 負責與項目所在地的安全、衛生、消防、環保等部門的工作聯系，并負責有關的審批手續。n 負責編寫項目安全報告。27 工程合約預決算經理工程合約預決算經理的職責n 負責建設工15、程的商務工作，主要包括：工程項目招標的主持，工程合同的商務談判、合同商務條款修改的審核，工程招標文件的商務條款的編制和審查，工程分包和采購合同的商務審查，工程預決算。n 負責項目的分包計劃、投資控制，采購的進度、質量和費用指標。n 負責承包商的管理和協調。n 負責建設工程的合同管理。工程合約預決算經理主要工作任務n 負責編制建設工程的費控大綱和項目資金使用計劃書。n 按建設工程項目工作分解結構進行項目費用分解，經項目總監審核、批準后形成分項工程預算，并下達到項目的設計、采購、施工經理，作為項目各階段費用控制的依據。n 在項目實施過程中，定期監測和分析費用發展的趨勢，并就費用使用狀態、費用使用計16、劃、資金風險及時報告項目總監。n 當項目出現重大變更時，配合進行相應的費用估算和商務談判。n 根據總進度計劃，編制采購計劃書和詳細進度計劃，明確項目采購工作的范圍、分工、采購原則、程序和方法。n 編制和審查建設工程相關的投標/招標文件的商務文件，負責采購招標、合同簽訂。n 負責監督檢查建設工程合同的執行情況。n 組織設備/材料的催交、檢驗、監制、運輸、驗收、交接工作。2.8 前后期配套負責人主要職責 n 負責與政府部門的征詢與溝通n 負責購買土地的相關手續，地址勘探等n 負責辦理政府規定的工程報建及報驗手續，包括立項批文、初步設計批準文件，規劃工程許可證、施工許可證，竣工手續等n 負責獲得有關17、主管部門的審批意見，包括規劃、消防、衛生、交通、環保、綠化、人防、環衛、抗震等3項目匯報周期項目匯報主要有以下三種：1） 項目組應每月向指導委員會匯報項目進展以及資金使用情況。報告應涵蓋下述內容： 項目實施進度 重要事項通報 需指導委員會決策的事項 資金使用情況 風險及防范措施2）項目組各職能部門以及分包商每周要有周報，總結當周的工作并制定下一步的行動計劃。3）項目實施其間，項目組應協同各主要分包商每周召開例會，總結項目實施情況并下達下一步行動計劃，每個重要的會議都應有會議紀要，對要跟進的事項要有責任人和完成期限。4 項目文檔管理所有項目文檔應在服務器上公共目錄歸檔：XXXX項目。各類工作函、18、會議紀要、報告書都應該采用規定的格式模板。三、項目的采購管理項目采購是項目執行中的關鍵環節。采購要兼顧經濟性和有效性，規范的采購管理可以有效的降低項目成本，促進項目的順利實施和按期完成。本項目主要的合作方有建筑設計院、施工總包、分包、施工監理、物流系統集成商。項目采購將采用競爭性招標采購，選擇一些合格的單位發出邀請，應邀單位（5家以上）在規定的時間內提交投標文件。招標工作將由項目組與行政管理部和房產公司合作進行，并由審價公司及審計監察室進行監督。 考慮非工程類以及工程類采購標的的差異性，項目的招標程序不同：1） 物流系統及設備的采購（非工程類）2） 建設工程設計、施工招投標流程以及合同審核（工19、程類）規范的招投標過程以及嚴格的合同管理是保證工程質量，控制項目成本的關鍵。詳細的工作流程見附件二。四 項目的費用控制項目費用控制是通過有效的控制手段，確保各項工作在各自的預算范圍內進行。費用控制的基礎是事先就對項目進行費用預算，各部門應保證其費用在預算范圍內。其次，項目的費用控制也應該是動態監控的過程，除了監控已發生的費用外，應對未來的費用進行預測。 項目的整體預算見附件七。為加強成本控制與監督，應建立獨立的成本中心，以匯集項目發生的所有費用。所有的與項目相關的費用應有相應的審批程序。審批程序如下：1工程合同付款審批流程： 詳見附件三2. 工程合同結決算流程詳見附件四3. 工程簽證審批流程 20、詳見附件五4. 一般費用審批流程：5. 非工程類采購付款審批流程 參照目前行政資產采購付款審批流程 五 項目的進度管理項目進度管理即項目的時間管理以及工期管理。項目進度計劃是控制和管理的依據。項目組籌建后應首先確立項目進度計劃，以控制項目的進程，并在質量、費用目標協調的基礎上實現預期的目標。項目的實施可分為以下五個主要階段：1）項目準備與立項階段該階段需要完成項目建議書，完成項目立項2）項目規劃與方案設計階段n 分析基礎規劃資料 開展企業的原始資料和數據采集工作，形成規劃設計的主要參考依據。n 設定規劃條件 根據項目的目標，劃定物流配送中心規劃的范圍和具體任務。包括配送中心的位置、面積、功能要21、求、服務范圍，主要商品種類及數量，配送方式周邊交通條件。n 完成系統規劃該階段應完成的任務有1. 功能與作業程序規則2. 信息系統規劃3. 區域布置規劃4. 物流設備規劃5. 輔助設施與設備規劃n 制定項目執行計劃根據規劃的結果，提出項目實施計劃1. 項目概述2. 項目組織安排3. 項目采購方案4. 主要技術方案5. 投資預算框架6. 項目總體計劃3 系統與工程詳細工程設計階段該階段是保證項目能夠順利進行的關鍵，應完成的任務有：n 物流設備規格設計n 建筑規劃設計，包括周邊相關設施設計，包括生活、機房、水電、安保等n 區域詳細設計n 完成政府有關審批手續n 建筑方案以及擴初設計n 施工圖設計n22、 投資預算調整和審批4 項目施工階段 通過招投標工作，選定施工總包單位，按照計劃進行施工。5 物流系統的安裝調試，爬坡以及員工培訓該階段應該完成物流系統的安裝，調試以及整體試運轉，也包括物流信息系統的用戶測試。同時，在該階段還應完成配送中心管理手冊的編制，業務流程的建立以及工作人員的培訓。6 項目竣工驗收階段 項目完成并移交給企業運行管理部門，本階段應完成的文件有:- 工程設計圖- 竣工決算圖- 竣工驗收報告- 項目結束總結報告- 配送中心管理手冊- 作業技術規范和設備操作手冊六 項目的風險管理在項目實施過程中應對可能的風險進行規劃、識別、估計、評價，并建立響應的防范和監控措施。風險管理是對未23、來可能發生事件的控制，一般將在項目的計劃和開始階段最大，以后隨著項目的進展逐漸降低。風險發生的成本在早期最低，發生的越晚，風險造成的處理成本也越大。因此要盡早地做好風險規劃和應對預案準備。項目的風險管理應貫穿整個實施過程，本項目在每月的進度報告中將列出所有可能的風險以及防范措施。 附件內容：附件1.項目組組織結構圖附件2.合同簽訂及審批流程一目的u 規范工程合同的簽訂以及審批過程，u 規避合同風險，提高合同質量，u 控制項目成本。二適用范圍 XX物流中心建設項目的所有工程合同的簽訂。三定義 工程合同：是指與建設工程所有相關的合同，包括設計合同、監 理合同、工程施工合同、甲供材料采購合同、工程設24、備采購合同等。四工程合同的簽訂及審批流程 簽訂工程合同應經過正式的招標流程，本項目采用邀請招標的方式，即邀請資質合格的供應商和承建商進行投標。項目組應制訂相應的評定標準，對投標方進行綜合打分來決定最后的中標方。具體流程如下：五相關表格資格預審表 工程合同審批表六有效期及其他本流程自簽發之日起生效。附件3合同付款流程一、目的n 規范工程合同付款流程，保證整個施工過程每一筆付款嚴格按照合同條款執行，以維護公司的合法利益。二、適用范圍 XX物流中心所有工程合同的付款。三、定義工程項目：是指與建設工程所有相關的合同，包括設計合同、監理合同、施工分包合同、甲供材料采購合同、工程設備采購合同等。合同付款：25、指在協議中約定的，公司用以支付承包人按照合同約定完成承包范圍內全部工程并承擔質量保修責任的合同款項。四、合同付款流程見流程圖五、相關表格 工程合同支付款申請表六、有效期及其他 本流程自簽發之日起生效。附件4工程結、決算審批流程一、目的n 規范工程結、決算審批流程，n 保證建設工程結、決算驗證質量，n 保障公司的經濟利益。二、適用范圍 XX物流中心工程項目的所有結、決算。三、工程結、決算審批流程 見下圖四、相關表格 工程結決算審核報告審批表五、有效期及其他 本流程自簽發之日起生效。附件5簽證審批流程一、目的規范工程施工的各項簽證審批過程，在保證工程質量的前提下，有效保護公司的經濟利益，避免出現“26、超預算”現象發生。二、適用范圍 XX物流中心項目中所有的工程簽證。三、定義 工程簽證：是指建設單位與施工單位按發承包合同約定，就施工過程中涉及合同范圍之外的工程項目和約定價款之外的責任事件所作的簽認證件。工程簽證包括技術性簽證及經濟性簽證。四、簽證審批流程工程簽證應遵守客觀、真實 、公正、合理的原則，以維護公司的利益。具體審批流程如下：五、相關表格 簽證單 六、有效期及其他 本流程自簽發之日起生效。附件6項目名稱簽證單編號申請單位名稱簽證原因：施工監理意見：施工經理意見：審價公司意見：合約部/預決算經理意見：項目總監意見：副總裁意見：總裁（分管總裁）：簽 證 單附件7xx有限公司設計備忘錄業 27、主xx有限公司編 號xx設計單位xx研究院日 期xx項目名稱xx設計號xx聯 系 人xx電話xx傳 真xxx 經 辦 人簽 發日 期附件8資格預審表1申請資格預審單位的概況（若是聯合體，則主辦人和聯合體各成員情況需分別填報。）（1）企業簡歷名 稱性質設立時間法定代表人姓名企業資質等 級上級主管部 門職稱企業的分支機構或專業單位名稱經營方式經營范圍企業簡要經歷（2）人員和機械設備情況企業職工人數人員類型有職稱的管理人員工人高工工程師助工技術員48級13級無級人數主要施工機械設備名稱型號數量總功率制造國或產地制造年份2財務狀況（若是聯合體，主辦人和聯合體各成員情況需分別填報。）（1）基本資料資產總28、額固定資產流動資產負債總額長期負債流動負債年平均完成投資最高年施工能力（2）最近3年完成投資金額和本年預計完成投資金額年度年完成金額（3）最近2年的經審計的財務報表（附財務報表）（4）下一年度的財務預測報告（附財務預測報告）（5）可以查到財務信息的開戶銀行的名稱、地址，以及申請單位向其開戶銀行出具的招標人可查證的授權書3擬投入的主要管理人員情況（按專業、管理和在現場的、不在現場的列明；若是聯合體，則主辦人和聯合體成員的情況需分別填報。）姓 名職 務職 稱在本工程中擬擔任的工作主要經驗及承擔的項目4目前剩余勞動力和施工機械設備情況（若是聯合體，則主辦人和聯合體各成員需分別填報。）（1）剩余勞動力29、情況剩余人員總數剩余人員分布剩余人員類型有職稱的管理人員其他管理人員高工工程師助工技術員數 量剩余人員類型技術工人普通工人8級以上68級46級13級數 量（2）剩余施工機械設備情況機械或設備名稱型 號數量總功率制造國或產 地制造年份5近3年來所承建的工程的情況（若是聯合體，則主辦人和聯合體各成員需分別填報。）建設單位項目名稱建設地點結構類型建設規模開工竣工日期合同價格質量達到標準合同履行情況6目前正在承建工程情況（若是聯合體，則主辦人和聯合體各成員需分別填報。）建設單位項目名稱建設地點結構類型建設規模 計劃開工、竣工日期合同價格質量達到標 準7目前和過去2年涉及的仲裁、訴訟案件情況（若是聯合體，則主辦人和聯合體各成員需分別填報，并將有關資料附上。）8其他資料（如各種獎勵或處罰等，主辦人和聯合體各成員分別填報，并將有關資料附上。）9聯合體協議書和授權書（附聯合體協議書副本和各成員法定代表人簽署的授權書。）附件9工程結決算審核報告審批表項目名稱： 申請人： 申請日期： 年 月 日結決算單位：合同編號：合同總價：結決算金額：合約部/預決算員意見：房產總經理意見：項目總監意見：總裁（分管總裁）意見：