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1、食品加工集團(tuán)公司人事工作手冊(cè)（草案）營(yíng)銷體系適用20xx年03月目 錄第一部分：人事組織架構(gòu)及工作執(zhí)掌1、人事標(biāo)準(zhǔn)組織架構(gòu) 22、崗位目標(biāo) 23、工作職責(zé) 2第二部分：人力資源工作要求及相關(guān)操作流程1、任用 32、入職 43、考勤 54、崗位/薪資異動(dòng) 65、派駐與支援 86、社會(huì)保險(xiǎn) 97、獎(jiǎng)懲 108、合同管理 119、福利 1210、檔案管理 1311、離職/合同終止 1812、其他 20第三部分：人力資源總處對(duì)人力資源部門的工作追蹤及稽核1、作業(yè)追蹤 212、工作稽核 213、配合其他部門提供員工信息 22第四部分：表單編號(hào)及附件1、表單編號(hào) 232、附件 24第一部分：人事組織架構(gòu)及2、工作執(zhí)掌1、人事標(biāo)準(zhǔn)組織架構(gòu)人力資源部門考核招聘培訓(xùn)人事2、崗位目標(biāo)及時(shí)完成上級(jí)主管交辦的各項(xiàng)工作，配合人事主管負(fù)責(zé)單位內(nèi)所有中方人員的人事事務(wù)管理。3、工作職責(zé)3.1 入職、調(diào)/離職等手續(xù)辦理；3.2 對(duì)保；3.3 員工的人事考勤管理；3.4 錄用和退工、員工各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)繳納、基數(shù)調(diào)整；3.5 異動(dòng)、獎(jiǎng)懲等人事等相關(guān)事項(xiàng)辦理；3.6 員工薪資核算及解釋；3.7 員工檔案及人事相關(guān)檔案管理；3.8 日常人事公告、通知等發(fā)布；3.9 周報(bào)、月報(bào)、組織架構(gòu)等例行人事報(bào)表的制作；3.10 員工福利政策的管理與實(shí)施；3.11 地方勞動(dòng)人事政策法規(guī)及人力資源領(lǐng)域各項(xiàng)資訊/動(dòng)態(tài)的收集與管理；3.12 單位3、突發(fā)事件的協(xié)辦；3.13 上級(jí)主管交辦的其他事項(xiàng)。第二部分：人事工作要求及相關(guān)操作流程1、任用人事作業(yè)流程圖-11.1 任用申請(qǐng)流程（人事作業(yè)流程圖-1）1.2 凡有下列情況之一者不予錄用：1.2.1 未滿16周歲；1.2.2 涉嫌犯罪正被調(diào)查處理中或曾經(jīng)被追究刑事責(zé)任者；1.2.3 有賭博、吸毒等不良習(xí)性或不良行為記錄者；1.2.4 患有精神病、傳染病或體格檢查經(jīng)認(rèn)定不合格者；1.2.5 品性惡劣，曾被用人單位開除，或虧空公款受處罰有案底者；1.2.6 曾被本集團(tuán)下屬單位開除者。1.3 曾任職于本集團(tuán)各子公司、事業(yè)單位者，須征求原單位最高主管書面意見回復(fù)后方可錄用；1.4 見習(xí)生與實(shí)習(xí)生1.4、4.1 在公司進(jìn)行工作實(shí)踐、且實(shí)踐時(shí)間不長(zhǎng)于3個(gè)月的大中專學(xué)生應(yīng)以見習(xí)生（雇七等）的身份錄用；1.4.2 有意向在畢業(yè)后與公司形成長(zhǎng)期勞動(dòng)雇傭關(guān)系的應(yīng)屆大中專畢業(yè)生，在畢業(yè)前應(yīng)以實(shí)習(xí)生（雇七等）的身份錄用，待取得畢業(yè)證書后才進(jìn)入試用期，取得正式員工的身份。1.5 親屬關(guān)系的規(guī)定親屬關(guān)系包括：直系血親、三代以內(nèi)旁系血親、近姻親關(guān)系、夫妻關(guān)系。（詳見親屬關(guān)系規(guī)定）2、入職人事作業(yè)流程圖-22.1 入職流程圖（人事作業(yè)流程圖-2）2.2 人力資源部門在新進(jìn)人員任用及薪資核定表簽核完成后的一個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出錄用通知函及新員工報(bào)到須知，并通知被錄用人員參加體檢，取得健康證/體檢表，并通知用人部門做好新員工5、到職準(zhǔn)備；2.3 新員工入職報(bào)到需繳驗(yàn)以下證件：戶口本原件及復(fù)印件、身份證原件及復(fù)印件、學(xué)歷證明原件及復(fù)印件、健康證/體檢表(一個(gè)月內(nèi)有效)、原單位離職證明/待業(yè)證/退工單等、人事關(guān)系轉(zhuǎn)移文件、近期免冠一寸照和其他需繳交的證件；2.4 核驗(yàn)新員工繳交的資料無誤后，為新員工發(fā)放識(shí)別證、考勤卡、人力資源檔案表、員工保證書等相關(guān)資料；2.5 新員工入職培訓(xùn)/崗前培訓(xùn)由人力資源部門對(duì)其進(jìn)行企業(yè)文化、管理規(guī)章等培訓(xùn)，用人部門對(duì)其進(jìn)行崗位操作技能等培訓(xùn)；2.6 新員工合同簽訂2.6.1 新員工入職首次需簽訂為期一年的勞動(dòng)合同，合同終止時(shí)間為次年入職月份之月末；2.6.2 涉及人才引進(jìn)、辦理落戶等情況時(shí)，首6、次需簽訂為期兩年的勞動(dòng)合同，合同終止時(shí)間為第三年入職月份之月末，若該合同未到期、員工提出離職者，則需扣除離職當(dāng)月之核定薪資作為賠償，不折算，并在合同中作為雙方約定條款或以補(bǔ)充協(xié)議的形式加以說明。3、考勤員工進(jìn)出公司均需打卡以便進(jìn)行日常考勤管理3.1 遲到/早退/曠職的定義 3.1.1 遲到：在規(guī)定上班時(shí)間之后，15分鐘(含)之內(nèi)打卡而未請(qǐng)假者為遲到；3.1.2 早退：在規(guī)定下班時(shí)間之前，15分鐘(含)之內(nèi)打卡而未請(qǐng)假者為早退；3.1.3 曠職：在規(guī)定上班時(shí)間15分鐘(不含)之后或規(guī)定下班時(shí)間15分鐘(不含)之前打卡而未請(qǐng)假者，在規(guī)定工作時(shí)間內(nèi)擅自不到、未按規(guī)定請(qǐng)假或未打卡且沒有按照未打卡程序補(bǔ)7、辦手續(xù)者，均為曠職。3.2 員工假別、相關(guān)證明及核決權(quán)限 3.3 加班3.3.1 加班有平時(shí)加班、休息日加班、法定假日加班三種。平時(shí)加班及休息日加班可用于調(diào)休，也可分別以本薪的1.5倍及2倍予以結(jié)薪，法定假日加班只以本薪的3倍予以結(jié)薪，不計(jì)調(diào)休；3.3.2 加班以半小時(shí)為單位；3.3.3 出差期間原則上不予以計(jì)算加班。3.4 休假之特殊情況處理3.4.1 連續(xù)休30天以上之事假，其薪資計(jì)算方式為：以核定日薪為單位，扣除相應(yīng)之應(yīng)出勤天數(shù)的薪資；3.4.2 當(dāng)年曾休長(zhǎng)病假或離職時(shí)產(chǎn)生補(bǔ)償金者，取消當(dāng)年年假；已使用部分或全部年假的，其已休之年假將在薪資中作相應(yīng)扣除。 4、崗位/薪資異動(dòng)4.1 崗位/8、薪資異動(dòng)流程圖（人事作業(yè)流程圖-3）4.2 新進(jìn)員工試用期滿后,單位主管可依據(jù)其實(shí)際工作績(jī)效判斷是否轉(zhuǎn)正和異動(dòng)；4.3 崗位異動(dòng)由于單位組織架構(gòu)中原有的崗位空缺或單位組織架構(gòu)調(diào)整產(chǎn)生的新的崗位空缺，從而引起的員工工作內(nèi)容或工作權(quán)責(zé)的變化均屬于崗位異動(dòng)；4.4 非崗位異動(dòng)/薪資異動(dòng)員工在工作內(nèi)容、工作權(quán)責(zé)等均無變化時(shí)發(fā)生的單純薪資異動(dòng)。4.5 崗位/薪資異動(dòng)的相關(guān)規(guī)定4.5.1 見習(xí)期、實(shí)習(xí)期和試用期內(nèi)的員工不得進(jìn)行薪資異動(dòng)；4.5.2 員工在最近一次考核周期內(nèi)或半年內(nèi)受小過(含)以上處分，且功過不能相抵者，不得加薪；4.5.3 半年內(nèi)有過薪資調(diào)整的(包括試用期轉(zhuǎn)正)不得再進(jìn)行薪資上調(diào)，崗位異動(dòng)9、除外；4.5.4 在考核周期內(nèi)因事假缺勤累計(jì)超過14天(不含)的、因病假缺勤累計(jì)超過30天(不含)的、因事假和非工傷病假累計(jì)超過30天(不含)的、因產(chǎn)假缺勤累計(jì)超過30天(不含)的，不得參加該考核周期內(nèi)薪資上浮調(diào)整；4.5.5 員工正在提出離職申請(qǐng)的，不得調(diào)薪；4.5.6 已簽核完成的崗位/薪資異動(dòng)生效的當(dāng)月員工提出離職或部門提出終止合同的，該異動(dòng)不予執(zhí)行；4.5.7 若員工之薪資異動(dòng)尚未簽核完成，又出現(xiàn)小過(含)以上處分，人事有責(zé)任終止該員之薪資異動(dòng)流程。4.6 表單說明4.6.1 崗位/薪資異動(dòng)申請(qǐng)表為員工異動(dòng)所必須填寫之表單；4.6.2 員工崗位異動(dòng)考核表為員工進(jìn)行崗位異動(dòng)時(shí)填寫之表單；10、4.6.3 崗位描述指員工異所后之新崗位的描述書；4.6.4 近一年業(yè)績(jī)表為營(yíng)銷體系人員晉升時(shí)所填寫之表單；4.6.5 薪資異動(dòng)評(píng)估表為委二職等(含)以上人員或薪資3000元(含)以上異動(dòng)所填寫之表單，此表由用人部門和人力資源部門共同完成（考核薪資除外）。4.7 當(dāng)發(fā)生：降職、降薪時(shí)；跨部門之崗位異動(dòng)時(shí)；跨地區(qū)、跨單位（含調(diào)任和派駐）之崗位異動(dòng)時(shí)；需員工在崗位/薪資異動(dòng)申請(qǐng)表之“本人簽字確認(rèn)”欄簽署姓名和日期；5、派駐/支援5.1 派駐資格委二職等（含）以上人員5.2 人事管理5.2.1 派駐人員之人事歸屬單位為原單位；5.2.2 派駐人員之合同由人事歸屬單位管理與簽訂；5.2.3 派駐人員于11、原單位投保之法定社會(huì)保險(xiǎn)仍續(xù)保，不予中斷；5.2.4 派駐人員的檔案原件由人事歸屬單位人力資源部門保管，派駐服務(wù)單位人力資源部門保留其檔案所有內(nèi)容的復(fù)印件；5.2.5 人事歸屬單位至少每半年需對(duì)派駐人員的檔案更新一次；5.2.6 派駐人員在服務(wù)單位發(fā)生二次派駐時(shí)，派駐服務(wù)單位人力資源部門有責(zé)任通知人事歸屬單位，以便人事歸屬單位及時(shí)將該員工的檔案進(jìn)行更新和相應(yīng)變更。5.3 派駐福利5.3.1 派駐人員的派駐期不設(shè)上限，在派駐服務(wù)期間依派駐服務(wù)單位之規(guī)定享受年假，不再享受慰勞假；5.3.2 派駐人員全年所休年假分別以原單位和派駐服務(wù)單位進(jìn)行分段計(jì)算；5.3.3 原有派駐人員享有大陸地區(qū)派駐服務(wù)管理12、辦法中所規(guī)定的交通、餐費(fèi)和住房的補(bǔ)助，水、電、煤/暖氣、固定電話費(fèi)等日常生活費(fèi)用由公司承擔(dān)；5.3.4 新產(chǎn)生之派駐人員的派駐加給5.3.4.1 交通費(fèi)用補(bǔ)助：以同職等人員之出差為標(biāo)準(zhǔn)，按以下公式折算到月交通補(bǔ)助費(fèi)用為上限薪資化發(fā)放，不再享受非因工交通費(fèi)用報(bào)銷補(bǔ)助；月交通補(bǔ)助=從派駐地到原單位(人事歸屬單位)所在地的交通費(fèi)（單程）*4次/12個(gè)月5.3.4.2 餐費(fèi)補(bǔ)助：以當(dāng)?shù)卣`餐補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)為上限薪資化發(fā)放，包含工作日的早、晚餐和雙休日的三餐，早、晚餐需搭伙者按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收費(fèi)；5.3.4.3 住房津貼：以發(fā)放住房津貼的標(biāo)準(zhǔn)為上限薪資化發(fā)放，住公司宿舍者需按月支付房租，房租標(biāo)準(zhǔn)由管理部門制定為準(zhǔn)；513、.3.4.4 以上交通、餐費(fèi)、住房三部分構(gòu)成的“派駐加給”每月在薪資中發(fā)放，回原單位后，此部分“派駐加給”應(yīng)予以扣除。5.3.4.5 水、電、煤/暖氣、固定電話費(fèi)等日常生活費(fèi)用員工自行承擔(dān)；5.3.4.6 派駐加給需以特案的方式提報(bào)申請(qǐng)。5.3.5 除以上派駐福利以外，派駐人員不再享有其他任何因派駐而產(chǎn)生的任何福利。5.4 派駐人員的派駐服務(wù)單位發(fā)生變更時(shí)，原派駐服務(wù)單位人力資源部門應(yīng)及時(shí)通知人事歸屬單位人力資源部門進(jìn)行保險(xiǎn)掛帳變更等；5.5 派駐人員在派駐服務(wù)單位提出離職的，派駐服務(wù)單位須將其離職單回傳原單位人力資源部門，由原單位的人力資源部門和最高主管會(huì)辦后方可辦理；5.6 支援員工因工作14、需要到另一單位工作滿一個(gè)月以上、三個(gè)月以下的稱為支援；5.5.1 支援人員在支援期間維持原職務(wù)、薪資等不變；5.5.2 支援以內(nèi)聯(lián)單方式提出申請(qǐng)，會(huì)辦支援人員所在單位后實(shí)施支援；5.5.3 支援人員的人事關(guān)系仍在原單位，被支援單位在每月考勤周期結(jié)束時(shí)以書面形式將支援人員在支援期間之考勤狀況告知原單位；5.5.4 支援人員的餐宿比照派駐標(biāo)準(zhǔn)，其費(fèi)用由被支援單位承擔(dān)；5.5.5 同一人員在一個(gè)年度內(nèi)不得重復(fù)支援。6、社會(huì)保險(xiǎn)6.1 社會(huì)保險(xiǎn)指當(dāng)?shù)匾?guī)定的必須繳納的養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、大病醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)等社會(huì)統(tǒng)籌；6.2 公司應(yīng)依當(dāng)?shù)匾?guī)定，自員工入職之日起為其繳納保險(xiǎn)；6.3 15、地方行政管理單位強(qiáng)制要求限期繳納而實(shí)際未予繳納之保險(xiǎn)，可由人力資源部門提報(bào)，會(huì)辦人力資源總處，由集團(tuán)總經(jīng)理核準(zhǔn)6.3.1 須以書面的整改通知書和政策相關(guān)文件作附件；6.3.2 繳費(fèi)開始月份原則上從核準(zhǔn)當(dāng)月起開始，不予補(bǔ)繳。6.4 員工個(gè)人所繳納部分應(yīng)采取先扣后交的原則；6.5 公司在員工離職的當(dāng)月為其辦理社會(huì)保險(xiǎn)退保；6.6 社會(huì)保險(xiǎn)的變更6.6.1 繳納基數(shù)的變更：屬各地每年例行性變更，不需向總部報(bào)備；6.6.2 繳納比例的變更：屬各地非例行性變更，需向總部報(bào)備。6.7 員工的社會(huì)保險(xiǎn)原則上由其人事歸屬地進(jìn)行繳納，特殊情況需采用掛帳方式繳納保險(xiǎn)的：6.7.1 一般情況下只允許掛帳在戶籍所在地16、，由員工所屬部門以簽呈方式提報(bào)；6.7.2 會(huì)辦保險(xiǎn)繳納地所在單位和服務(wù)單位人力資源部門，由保險(xiǎn)繳納地所在單位最高主管核準(zhǔn)；6.7.3 如需掛帳在總部的，則需會(huì)辦人力資源處和服務(wù)單位人力資源部門，由人力資源總處總處長(zhǎng)核準(zhǔn)；6.7.4 保險(xiǎn)繳納單位和人事歸屬單位之間的掛賬需列出明細(xì)，由雙方人力資源部門確認(rèn)后交財(cái)務(wù)部門處理。6.8 掛賬流程圖7、獎(jiǎng)懲7.1 對(duì)于同一事件只能提報(bào)一種獎(jiǎng)懲，且只有一項(xiàng)次；7.2 嚴(yán)禁除規(guī)定以外的其他任何形式的現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)和現(xiàn)金罰款；7.3 大過(含)以上處分需會(huì)辦總部直屬單位；7.4 員工由于被懲處，每月被扣除的薪資不高于當(dāng)月核定薪資的20%；7.5 員工離職當(dāng)月有獎(jiǎng)勵(lì)發(fā)17、生的，薪資結(jié)算時(shí)獎(jiǎng)勵(lì)不予執(zhí)行；7.6 若對(duì)員工進(jìn)行的是開除懲處，則需進(jìn)入離職/合同終止流程。7.7 獎(jiǎng)懲流程圖（人事作業(yè)流程圖-4）8、合同管理8.1 員工與集團(tuán)所簽訂培訓(xùn)協(xié)議或其他補(bǔ)充協(xié)議作為勞動(dòng)合同的附件、并在協(xié)議中約定了違約金的，則在約定的服務(wù)期間，因員工個(gè)人原因解除勞動(dòng)合同的，應(yīng)按培訓(xùn)協(xié)議賠付違約金；8.2 如協(xié)議中約定之服務(wù)期超出合同期的，則合同期應(yīng)自動(dòng)順延至服務(wù)期終止時(shí)間。8.3合同續(xù)簽流程9、福利集團(tuán)所有員工，自到職日起至離職日止，可依集團(tuán)政策申請(qǐng)相關(guān)福利。9.1 常規(guī)福利9.1.1 常規(guī)福利定義指由集團(tuán)統(tǒng)一規(guī)定和本單位自行申請(qǐng)并已經(jīng)核準(zhǔn)、長(zhǎng)期有效的福利，包括結(jié)婚禮金、食品加工金18、牌/金鏈、喪葬禮金等。9.1.2 常規(guī)福利申請(qǐng)流程9.2 專案福利9.2.1 專案福利定義指集團(tuán)規(guī)定以外的其他專案性的福利。9.2.2 專案福利申請(qǐng)流程9.3 員工與其親屬同在集團(tuán)服務(wù)者，不得以同一事由重復(fù)申請(qǐng)。10、檔案管理10.1 工作要求10.1.1 檔案管理須嚴(yán)格遵守保密制度，積極做好檔案的安全保密工作；10.1.2 所有歸檔文件均應(yīng)建立完整的檔案目錄和檔案臺(tái)帳，由檔案管理員按目錄登記造冊(cè)，做到帳實(shí)相符；10.1.3 有條件的單位可設(shè)置專用的檔案室，沒有條件設(shè)置專用檔案室的，需配備檔案柜；非人力資源部門主管和檔案管理員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室、翻閱檔案，更不可擅自翻閱與本職工作無關(guān)的資料19、。10.2 人事檔案10.2.1 人事檔案管理原則10.2.1.1 人力資源部門應(yīng)在所有員工入職的第1天起即為員工建立人事檔案的文本檔和電子檔；10.2.1.2 人事檔案歸類應(yīng)以管理有效、查找方便快捷為目的進(jìn)行分類，原則上是以部門進(jìn)行分類、部門內(nèi)按工號(hào)進(jìn)行排序；也可所有員工按工號(hào)進(jìn)行排序；10.2.1.3 在職員工之人事檔案予以永久保存；調(diào)/離職員工檔案在其調(diào)/離職后至少要保存五年。10.2.2 人事檔案分類10.2.2.1 錄用資料包括錄用通知函；新進(jìn)人員錄用申請(qǐng)及薪資核定表；面試評(píng)估表；應(yīng)聘人員登記表；個(gè)人簡(jiǎn)歷等10.2.2.2 基本資料包括錄用通知函；一寸照片若干；身份證復(fù)印件；戶口本復(fù)20、印件；健康體檢報(bào)告；畢業(yè)證和其他各類證書復(fù)印件；人力資源檔案；原單位離職證明；人事轉(zhuǎn)移文件（如勞動(dòng)手冊(cè)、退工單、報(bào)到證）等10.2.2.3 擔(dān)保人資料包括擔(dān)保書；對(duì)保函；擔(dān)保人身份證復(fù)印件等；按時(shí)間先后進(jìn)行排序10.2.2.4 試用期轉(zhuǎn)正記錄包括試用/合同期滿通知單；員工轉(zhuǎn)正自我考核表；試用/合同期滿考核表；崗位/薪資異動(dòng)申請(qǐng)表（可選）等10.2.2.5 異動(dòng)記錄包括崗位/薪資異動(dòng)申請(qǐng)表及相關(guān)附件；按時(shí)間先后進(jìn)行排序10.2.2.6 獎(jiǎng)懲記錄包括獎(jiǎng)懲申報(bào)表及相關(guān)證明材料；按時(shí)間先后進(jìn)行排序10.2.2.7 勞動(dòng)合同/勞務(wù)合同/聘用協(xié)議包括勞動(dòng)合同/勞務(wù)合同/聘用協(xié)議；各類培訓(xùn)協(xié)議；各類補(bǔ)充協(xié)議21、等；按合同簽訂的時(shí)間先后進(jìn)行排列10.2.2.8 考核記錄包含除試用期轉(zhuǎn)正考核外的其他所有考核記錄和表單：合同期滿考核表，年中/年終考核表等；按時(shí)間先后進(jìn)行排序10.2.2.9 培訓(xùn)記錄出有因含新員工入職培訓(xùn)在內(nèi)的所有內(nèi)/外訓(xùn)記錄；按時(shí)間先后進(jìn)行排序10.2.2.10 工傷記錄（復(fù)印件）包括員工自入職之日起發(fā)生的工傷記錄材料復(fù)印件，如醫(yī)藥費(fèi)報(bào)銷單據(jù)、住院證明、出院小結(jié)、工傷鑒定證明、殘疾人證書、工傷賠償記錄等所有與工傷事故有關(guān)的證明材料10.2.2.11 離職/合同終止記錄包括離職申請(qǐng)表/合同終止申請(qǐng)表、離職面談表、離/調(diào)職移交清冊(cè)、合同期滿通知單、合同終止通知函、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償申請(qǐng)表或其他相關(guān)材料22、10.2.2.12 勞動(dòng)爭(zhēng)議記錄（復(fù)印件）指該員工與公司發(fā)生勞動(dòng)糾紛的所有相關(guān)記錄材料復(fù)印件，包括仲裁書/判決書、賠償記錄等10.2.2.13 其他包括各類人事文件如勞動(dòng)手冊(cè)/就業(yè)證、健康證、檔案保管卡等各類地方性人事文件，此類文件可依據(jù)使用頻率狀況，選擇歸于員工檔案或單獨(dú)歸檔。如選擇單獨(dú)歸檔的，同樣應(yīng)建立完整的檔案目錄和檔案臺(tái)帳，且目錄中的名單應(yīng)與人事檔案的目錄名單保持一致，按序排放，并設(shè)立明顯的檔案標(biāo)簽10.2.3 人事檔案電子檔中至少應(yīng)包含以上所有信息且保持一致，不得遺漏；10.2.4 檔案管理員至少要做到每月一次的定期檢查，及時(shí)添加、更新檔案內(nèi)容，并對(duì)即將到期的資料進(jìn)行必要的處理。1023、.3 文件檔案10.3.1 所有文件以管理有效、查找方便快捷為目的按文件編號(hào)的大小進(jìn)行排序，對(duì)沒有編號(hào)的文件則應(yīng)以時(shí)間先后進(jìn)行排序。10.3.2 各類人事相關(guān)內(nèi)聯(lián)單/簽呈/人事公告等內(nèi)部流轉(zhuǎn)文件包括本部門發(fā)文、本單位其他部門發(fā)文、總部各單位及兄弟單位發(fā)文、人事公告、集團(tuán)各類報(bào)表等10.3.3 集團(tuán)以外的外來文件指政府職能部門/業(yè)內(nèi)其他單位的各類來文10.3.4 考勤報(bào)表包括請(qǐng)假單、公出單、加班單、出差單等各類考勤依據(jù)10.3.5 薪資報(bào)表包括調(diào)薪/調(diào)崗、獎(jiǎng)罰、扣款等薪資發(fā)放憑據(jù)、工資清冊(cè)等10.3.6 社會(huì)保險(xiǎn)分類明細(xì)10.3.7 工傷案件明細(xì)資料（原件）需復(fù)印一份完整資料至員工檔案中備查1024、.3.8 勞動(dòng)糾紛案件明細(xì)資料（原件）需復(fù)印一份完整資料至員工檔案中備查10.3.9 人事管理規(guī)章包括總部人力資源總處制定人事管理規(guī)章、總部各單位制定的人事相關(guān)制度、本單位制定的人事管理規(guī)章等10.3.10 地方政策匯編10.3.11 其他（根據(jù)實(shí)際需要另行分類） 10.4 檔案查閱/借閱10.4.1 部門主管需查閱人事檔案或其他機(jī)密檔案的，須填寫檔案查閱申請(qǐng)表,經(jīng)本部門直屬主管和人力資源部門主管簽字同意后，以不出人力資源部門為原則進(jìn)行查閱；10.4.2 部門主管需借閱人事檔案或其他機(jī)密檔案的，填寫檔案借閱申請(qǐng)表，除需本部門直屬主管和人力資源部門主管簽字同意外，還需經(jīng)單位主管核準(zhǔn)，以不帶出本單25、位為原則進(jìn)行借閱，并負(fù)責(zé)檔案在借出期間的保密工作，人事檔案管理員依簽核完成之檔案借閱申請(qǐng)表為其辦理借閱手續(xù)；10.4.3 借閱時(shí)間原則上以一周為最長(zhǎng)期限；10.4.4 借閱者應(yīng)妥善保管所借閱的文件資料，未經(jīng)許可不得復(fù)印，更不得損壞、涂改、抽頁、轉(zhuǎn)借；10.4.5 部門主管只可以查閱直屬下級(jí)的相關(guān)資料，不可以查閱其同級(jí)或上級(jí)主管的相關(guān)資料；10.4.6 法務(wù)部門人員因工作關(guān)系需查閱/借閱所有員工人事檔案或其他機(jī)密檔案的，經(jīng)法務(wù)部門主管/單位主管和人力資源部門主管簽字同意后，人事檔案管理員可為其辦理查閱/借閱手續(xù)；10.4.7 法務(wù)部門人員因工作關(guān)系需跨單位查閱/借閱員工人事檔案或其他機(jī)密檔案的，26、需經(jīng)法務(wù)部門主管/單位主管、檔案保管單位之人力資源主管和單位主管簽字同意后，由檔案保管單位之人事檔案管理員為其辦理查閱/借閱手續(xù)。10.5 文件檔案的保管期限10.6 檔案的銷毀10.6.1 長(zhǎng)時(shí)間不用且超過規(guī)定保管期限的檔案，或已正式作廢的文件檔案，經(jīng)人力資源部門主管簽核同意后，可進(jìn)行銷毀；10.6.2 人事和涉及員工薪資等保密信息的檔案必須以粉碎或燃燒的方式進(jìn)行銷毀，普通檔案可在正文部分標(biāo)注明顯的銷毀標(biāo)記后，以其他方式進(jìn)行銷毀。11、離職/合同終止人事作業(yè)流程圖-711.1 離職/合同終止流程（人事作業(yè)流程圖-6）11.2 人力資源部門通過面談了解離職/合同終止人員之離職的真實(shí)原因，對(duì)績(jī)效27、優(yōu)秀的員工疏導(dǎo)挽留，并配合辦理相關(guān)手續(xù)；11.3 合同終止11.3.1 員工在試用期內(nèi)被認(rèn)定不合格的，可予以終止合同；11.3.2 員工不能勝任工作、或因醫(yī)療期滿或客觀條件發(fā)生變化致使勞動(dòng)合同無法履行時(shí)，可與員工協(xié)議解除勞動(dòng)合同，此為員工非過失性終止；11.3.3 員工提供不真實(shí)人事資料、嚴(yán)重失職、兼任其它公司或出現(xiàn)其他可被辭退之情形的，此為過失性終止；11.3.4 勞動(dòng)合同期限屆滿、員工達(dá)到法定退休年齡或其他可終止合同的，此為合同的自然終止。11.4 員工離/調(diào)職手續(xù)表必須經(jīng)本部門、管理部門、財(cái)務(wù)部門、人力資源部門簽字、確認(rèn)離職移交完成，其他如資訊、銷管、法務(wù)等部門應(yīng)視其崗位靈活判斷是否需要28、簽字確認(rèn)；11.5 經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金/資遣費(fèi) 11.5.1 特職等(不含)以下人員發(fā)生的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金/資遣費(fèi)，由人力資源總處總處長(zhǎng)核準(zhǔn)；11.5.2 特職等人員或較具影響的案件，經(jīng)人力資源總處長(zhǎng)審核后，呈集團(tuán)總經(jīng)理核準(zhǔn)；11.5.3 凡發(fā)生經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金/資遣費(fèi)的案件，由地方人力資源部門提報(bào)經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金/資遣費(fèi)申請(qǐng)表、會(huì)辦當(dāng)?shù)胤▌?wù)，并附地方相關(guān)法律法規(guī)作為補(bǔ)償方案的依據(jù)。11.6 產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金/資遣費(fèi)之合同終止流程11.7 員工離職時(shí)未結(jié)清的薪資原則上通過銀行轉(zhuǎn)賬的方式發(fā)放，特殊情況如移交未成的，可以現(xiàn)金形式進(jìn)行發(fā)放；11.8 員工嚴(yán)重違反集團(tuán)管規(guī)者，予以提報(bào)獎(jiǎng)懲開除處理。12、其他12.1 人事人員應(yīng)不29、定期的收集當(dāng)?shù)刈钚聞趧?dòng)法規(guī)和文件，并更新檔案中相關(guān)資料；12.2 當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)、平均工資等薪資信息發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)備總部，并對(duì)本單位內(nèi)人員的薪資狀況進(jìn)行清理、檢查：14.2.1 對(duì)工資低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)的人員應(yīng)及時(shí)告之其用人部門進(jìn)行調(diào)整；14.2.2 將本單位的本薪數(shù)值進(jìn)行調(diào)整，并抄送當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)部門。12.3 每日收發(fā)并清理郵箱、登陸人力資源平臺(tái)以獲取最新信息；12.4 及時(shí)追蹤流轉(zhuǎn)到其他各單位的人事文件，保證文件流轉(zhuǎn)順暢。第三部分：人力資源總處對(duì)人力資源部門的工作追蹤及稽核1、作業(yè)追蹤1.1 各單位的日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)、組織架構(gòu)等例傳文件；1.2 各項(xiàng)專案工作數(shù)據(jù)、信息、匯總報(bào)告；1.30、3 需要臨時(shí)反饋的書面工作報(bào)告。2、工作稽核2.1 考勤2.1.1 各種考勤項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)（遲到、事假、病假、調(diào)休、加班、早退等）和考勤卡、病假證明、出差單（實(shí)際出差）請(qǐng)假單等一致；2.1.2 每月的考勤統(tǒng)計(jì)、考勤原始單據(jù)保管規(guī)范、完整；2.2 文本檔案管理（以人事工作手冊(cè)和各項(xiàng)人事政策、規(guī)章、流程為依據(jù)）2.2.1 新進(jìn)員工入職繳交資料及證件是否齊全、真實(shí)、清晰有效，表格填寫規(guī)范；2.2.2 在規(guī)定時(shí)間內(nèi)為新員工建立人事檔案；2.2.3 檔案保管安全、分類、有序，并有檔案編號(hào)、目錄；2.2.4 離職人員檔案是否按規(guī)定保存期限另外分列保管；2.2.5 調(diào)任、派駐人員檔案是否按規(guī)定分列保管；2.2.631、 按規(guī)定執(zhí)行檔案查閱、調(diào)閱登記；2.3電子檔案2.3.1 信息規(guī)范、完整、正確；2.3.2 電子檔案信息動(dòng)態(tài)更新維護(hù)；2.3.3 離職、調(diào)任人員電子檔案需按保存期限保存；2.3.4 派駐人員電子檔案需長(zhǎng)期保存；2.3.5 員工電子檔案等重要人力資訊電子版文件設(shè)置文件密碼；2.4 勞動(dòng)合同2.4.1 按規(guī)定在規(guī)定期限內(nèi)和符合條件的人員簽訂勞動(dòng)合同/勞務(wù)協(xié)議/聘用協(xié)議；2.4.2 勞動(dòng)合同保管安全、規(guī)范；2.4.3 勞動(dòng)合同時(shí)間不間斷、不重疊，合同內(nèi)容、補(bǔ)充條款符合規(guī)定； 2.4.4 合同到期前按規(guī)定提前通知續(xù)簽或終止勞動(dòng)合同；2.4.5 對(duì)于個(gè)人或公司提出的解除勞動(dòng)關(guān)系、終止勞動(dòng)合同后，針對(duì)重要32、機(jī)要崗位及時(shí)有信息、資料安全防范措施；2.5 社會(huì)保險(xiǎn)2.5.1 新進(jìn)員工是否按規(guī)定交納社會(huì)保險(xiǎn)；2.5.2 離職、異動(dòng)人員是否按規(guī)定及時(shí)終止社會(huì)保險(xiǎn)；2.5.3 各種有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)的資料、表單、證件、票據(jù)完整，保管規(guī)范、有序可循、有據(jù)可查；2.6人事異動(dòng)、獎(jiǎng)懲和離職2.6.1 新進(jìn)員工薪資核定、試用期轉(zhuǎn)正、人員異動(dòng)手續(xù)符合簽核流程、權(quán)限，附件完整，表單無涂改；2.6.2 表單若有涂改，需改動(dòng)人在涂改處簽名確認(rèn)并附日期；2.6.3 獎(jiǎng)懲符合規(guī)定、簽核流程、權(quán)限，異常情況有書面憑據(jù)；2.6.4 離職移交、審批手續(xù)符合流程、權(quán)限規(guī)定，離職單、離職面談表保管完整。3、配合其他部門提供員工信息3.1本33、單位：3.1.1 經(jīng)人力資源部門主管同意后，可向員工所屬之部門主管和單位主管提供所需信息；3.1.2 需跨部門提供員工信息資訊時(shí)，需以內(nèi)聯(lián)單方式會(huì)辦本單位人力資源部門，經(jīng)單位最高主管核準(zhǔn)，內(nèi)聯(lián)單需及時(shí)報(bào)備人力資源總處。 3.2 總部各單位或其他單位：需跨單位要求人力資源部門協(xié)助提供員工信息時(shí)，需以內(nèi)聯(lián)單方式會(huì)辦人力資源總處。第四部分：表單編號(hào)及附件1、人事表單編號(hào)序號(hào)表單編號(hào)表單名稱1HRB001新進(jìn)人員錄用申請(qǐng)及薪資核定表2HRB002錄用通知函3HRB003新員工報(bào)到須知4HRB004崗位/薪資異動(dòng)申請(qǐng)表5HRB005-1試用期滿通知單6HRB005-2合同期滿通知單（部門用）7HRB0034、5-3合同期滿通知單（個(gè)人用）8HRB006員工轉(zhuǎn)正自我考核表9HRB007-1試用/合同期滿考核表-行政人員考核表（主管人員）10HRB007-2試用/合同期滿考核表-行政人員考核表（一般員工）11HRB007-3試用/合同期滿考核表-營(yíng)銷人員考核表（業(yè)務(wù)主管）12HRB007-4試用/合同期滿考核表-營(yíng)銷人員考核表（批發(fā)）13HRB007-5試用/合同期滿考核表-營(yíng)銷人員考核表（直營(yíng)）14HRB008-1離職申請(qǐng)表15HRB008-2離職面談表16HRB009合同終止申請(qǐng)表17HRB010合同終止通知函18HRB011-1員工離/調(diào)職手續(xù)表19HRB011-2員工離/調(diào)職手續(xù)表（總部）2035、HRB012離職證明21HRB013離職須知22HRB014獎(jiǎng)懲申報(bào)表23HRB015員工崗位異動(dòng)考核表24HRB016薪資異動(dòng)評(píng)估表25HRB017派駐人員交通補(bǔ)助申請(qǐng)表序號(hào)表單編號(hào)表單名稱26HRB019-1檔案查閱申請(qǐng)表27HRB019-2檔案借閱申請(qǐng)表28HRB021崗位/薪資異動(dòng)特案申請(qǐng)表29HRB022派任申請(qǐng)表30HRB023長(zhǎng)假申請(qǐng)表31HRB024社會(huì)保險(xiǎn)及公積金開戶/變更/補(bǔ)繳申請(qǐng)表32HRB025-1工傷醫(yī)藥費(fèi)支付申請(qǐng)表33HRB025-2殘疾人就業(yè)補(bǔ)助金支付申請(qǐng)表34HRB026-1經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金/資遣費(fèi)（個(gè)體）申請(qǐng)表35HRB026-2經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金/資遣費(fèi)（團(tuán)體）申請(qǐng)表36HRB027員工福利申請(qǐng)表37HRB028員工向心力活動(dòng)申請(qǐng)表38HRB029員工向心力活動(dòng)分析報(bào)表39HRB030出差申請(qǐng)單