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1、企業(yè)公司合同管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 合同管理制度1. 合同管理總則1.1 目的和依據(jù)為加強(qiáng)公司的合同管理工作，預(yù)防、減少和及時(shí)解決合同糾紛，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)民法通則、中華人民共和國合同法和有關(guān)政府部門規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本制度。1.2 適用范圍本制度適用于公司及其所屬各單位與各法人單位、其他經(jīng)濟(jì)組織、自然人或相互之間簽訂的各類合同、協(xié)議等，包括但不限于買賣合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運(yùn)輸合同、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、倉儲合同、服務(wù)合同、保險(xiǎn)合同等。1.3 合同管理原則2、合同管理必須遵循依法辦事，預(yù)防為主，層層把關(guān)，跟蹤監(jiān)督，及時(shí)調(diào)處，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的原則。簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守中華人民共和國合同法及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，參照有關(guān)政策。1.4 保守商業(yè)秘密 管理、參與合同工作的一切有關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)為公司保守商業(yè)秘密。2. 合同管理公司辦公室為合同事務(wù)主管部門，設(shè)立法律事務(wù)專員負(fù)責(zé)公司合同的具體管理工作。2.1 合同管理規(guī)定2.1.1綜合管理部為合同歸口管理部門，負(fù)責(zé)公司所有合同檔案的收集、保管、借閱事宜。 2.1.2需要以公司名義訂立各種具有履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門，為合同承辦部門。承辦部門應(yīng)根據(jù)合同項(xiàng)目需要指定承辦人，借調(diào)、借用人員不得被指定3、為承辦人。 2.1.3合同簽訂之前應(yīng)當(dāng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門、歸口管理部門，合同項(xiàng)目所涉及的相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門、主管領(lǐng)導(dǎo)審查會簽。 2.1.4合同承辦部門對合同訂立、履行和執(zhí)行的全過程全面負(fù)責(zé)，合同承辦人為直接責(zé)任人。 2.1.5 審查會簽部門根據(jù)本部門職責(zé)及本辦法的規(guī)定，對合同項(xiàng)目中應(yīng)當(dāng)提出相關(guān)意見而未提出的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。 2.1.6合同文本份數(shù)按實(shí)際需要確定，但至少保證承辦部門存檔、附財(cái)務(wù)付款手續(xù)留存、綜合管理部備案各一份。 2.1.7在合同的訂立、履行中，對有下列行為之一，且產(chǎn)生較大影響或嚴(yán)重后果的，將追究責(zé)任單位（部門）負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任。涉嫌犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理：（1）不按本制度4、規(guī)定簽訂、履行合同的。 （2） 訂有重大缺陷或無效合同的。 （3） 審查人員延誤審查時(shí)間或未審出合同缺陷的。 （4） 不按法律或本制度規(guī)定履行變更或解除合同職責(zé)的。 （5） 應(yīng)當(dāng)追究對方違約責(zé)任而擅自放棄的。 （6） 提供虛假資料的。 （7） 不履行內(nèi)部管理程序、超越授權(quán)或?yàn)E用授權(quán)簽約的。 （8） 與對方或第三人惡意串通、收受賄賂的。 （9） 泄露合同意向、商業(yè)秘密或有關(guān)機(jī)密的。 （10） 延誤糾紛處理法定時(shí)效期間的。 （11） 在合同管理、簽訂、審核、履行過程中有其他失職行為的。2.2合同管理職責(zé)辦公室合同管理職責(zé)：（1） 負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)公司格式條款合同以及部分非格式條款合同的起草制定，對部分5、重大及重要合同的條款內(nèi)容進(jìn)行審核，避免出現(xiàn)法律漏洞。（2） 組織、協(xié)調(diào)合同審查及會簽程序。（3） 對涉及公司的合同訂立、變更、執(zhí)行、終止等行為進(jìn)行監(jiān)督。（4） 負(fù)責(zé)處理公司與外部的重大合同糾紛。（5） 負(fù)責(zé)公司合同及其糾紛處理資料的匯總歸檔、分類保存、調(diào)閱登記等日常合同檔案管理工作。2.2.2法律事務(wù)專員在合同管理方面的主要職責(zé)：（1） 熟練掌握并宣傳經(jīng)濟(jì)合同法律法規(guī)及其他法規(guī)。（2） 協(xié)助進(jìn)行重大合同的可行性分析，并提出書面分析報(bào)告。參加公司重大合同的談判及文件起草工作；（3） 對公司各類合同的簽訂及履行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查；（4） 參與合同糾紛的處理；（5） 負(fù)責(zé)合同糾紛引起的法律訴訟的處理6、；（6） 對公司簽訂的各類合同統(tǒng)一登記、編號并分類保管，并造冊記錄已簽訂合同的履行情況；對已履行的合同裝訂成冊，分別整理歸檔；（7） 及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)如實(shí)匯報(bào)合同管理、簽訂、履行中的問題，遇有緊急情況時(shí)應(yīng)采取措施防止問題擴(kuò)大。2.2.3合同承辦部門的主要職責(zé)：2.2.3.1 負(fù)責(zé)合同立項(xiàng)，指定合同承辦人，進(jìn)行可行性論證，意向接觸，資信調(diào)查，報(bào)請主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 2.2.3.2 組織合同的談判。 （1） 重大合同應(yīng)組成談判小組進(jìn)行談判，一般應(yīng)有財(cái)務(wù)、技術(shù)、法律顧問及與合同內(nèi)容相關(guān)的其他部門人員參加，承辦部門負(fù)責(zé)組織和確定具體人員范圍。 （2） 召開準(zhǔn)備會議，明確談判事項(xiàng)，確定談判原則、策略、重點(diǎn)及主7、談人員，統(tǒng)一部署。 （3） 承辦人對談判中遇到的重大問題，應(yīng)及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，必要時(shí)向本部門分管領(lǐng)導(dǎo)請示。 （4） 談判結(jié)束后，承辦人制作談判備忘錄，并經(jīng)我方全體參加人員簽字確認(rèn)。備忘錄應(yīng)記載以下內(nèi)容： 準(zhǔn)備會議情況，包括會議時(shí)間、參加人員、形成的一致意見、聲明保留意見、法律意見、需要請示承辦單位負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)的事項(xiàng)等。 談判情況，包括進(jìn)展情況、取得的成果、雙方存在的主要分歧，以及下一步我方談判人員提出的應(yīng)對意見。 (5) 起草合同文本。 凡國家、行業(yè)或公司有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際需要予以適用或借鑒。 合同必備條款包括標(biāo)的（規(guī)格、型號、數(shù)量或具體事項(xiàng)）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求、履行期限8、地點(diǎn)、方式、價(jià)款與支付方式或合作條件、雙方權(quán)利與義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等。 具有支付條件的合同，首期預(yù)付款原則上不超過合同總價(jià)款的0%；如數(shù)額較大或必須超過0%，合同他方應(yīng)當(dāng)提供相應(yīng)擔(dān)保。 合同有效期限應(yīng)至合同所有權(quán)利義務(wù)履行完畢之日止。 （6） 組織合同的簽訂，并組織審查會簽。 （7） 負(fù)責(zé)合同的履行、變更、解除及糾紛處理。 根據(jù)授權(quán)依法組織合同的簽訂、變更、解除等事宜； 負(fù)責(zé)初審合同承辦人草擬的合同的可行性、對方經(jīng)營范圍、資信及履約能力； 依法履行合同，及時(shí)向司法辦通報(bào)履行中發(fā)生的重大問題及解決方案； 參加對合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟；負(fù)責(zé)本部門合同文本管理及歸檔移交工作。29、.2.4合同承辦人的主要職責(zé)：(1)、根據(jù)授權(quán)辦理簽訂、變更、解除合同事宜；(2)、草擬合同，提供草擬合同的可行性論證及對方經(jīng)營范圍、資信情況及履約能力的調(diào)查材料，并對其真實(shí)性和合法性負(fù)責(zé)；(3)、按合同簽訂的權(quán)限，提前向合同承辦部門提交合同草本及前款規(guī)定的材料，提請有關(guān)部門審查；(4)、認(rèn)真履行已生效的合同，隨時(shí)檢查合同履行情況；(5)、及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)及辦公室匯報(bào)在履行中發(fā)生的問題，并按時(shí)將合同有關(guān)文件交合同管理員歸檔；（6)、依法參加合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。2.2.5 合同審查會簽部門職責(zé) （1） 承辦人填制審查會簽單，附合同草案，送會簽部門審查。 （2） 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的價(jià)10、款、支付方式的合理性、可行性，資金預(yù)算及來源的可靠性，財(cái)務(wù)手續(xù)的合法性、合規(guī)性，擔(dān)保財(cái)產(chǎn)合法、安全性進(jìn)行審查；對合同變更或解除的經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行評估，出具書面意見。 （3） 審查部門按本部門職責(zé)，負(fù)責(zé)對合同所涉及本部門業(yè)務(wù)范圍的相關(guān)條款的合法性、可靠性、可行性、安全性，是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及政府文件規(guī)定等問題提出審查意見。如有必要，可附書面審查意見返回承辦部門;如沒有具體意見，應(yīng)按職責(zé)在會簽單上簽署“同意”或“不同意”的確定性意見，并由審核人簽字。 審查會簽單應(yīng)包括以下內(nèi)容：合同名稱、承辦部門、送審日期、審查意見、審查人、部門負(fù)責(zé)人簽字 (見附件1) 。 合同審簽部門對合同的審核期限，一般不超過二個(gè)工作11、日。對特別重大、復(fù)雜合同的審查，一般不超過五個(gè)工作日。 2.2.6合同管理員的主要職責(zé)：（1)、貫徹實(shí)施合同管理辦法；（2)、協(xié)助合同承辦人依法簽訂或變更合同，必要時(shí)參與本部門重大合同談判與簽訂；（3)、協(xié)助合同承辦人草擬合同并對合同進(jìn)行初審，保證合同的完整性、合法性、可行性，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)；（4)、檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人解決合同履行中出現(xiàn)的問題；（5)、對簽訂、履行合同中出現(xiàn)的重大問題，及時(shí)向司法辦和部門領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告；（6)、參加處理本部門合同糾紛；（7)、負(fù)責(zé)編制合同付款、收款計(jì)劃，征得部門領(lǐng)導(dǎo)同意后報(bào)財(cái)務(wù)部備案。（8)、負(fù)責(zé)合同臺賬、檔案的建立及合同文本（包括協(xié)議書、12、有關(guān)文件、信函、圖表）的管理；（9)、每季度向司法辦匯報(bào)合同管理工作，送交合同登記總臺賬及合同管理情況統(tǒng)計(jì)表。3合同授權(quán)3.1 下列人員有權(quán)代表公司簽訂經(jīng)濟(jì)合同：（1） 公司法定代表人；（2） 公司法定代表人書面授權(quán)的法人委托人。各法人委托人的具體代理權(quán)限由法定代表人在簽發(fā)法人委托書時(shí)注明。法人委托人必須嚴(yán)格按授權(quán)范圍行使簽約權(quán)，禁止超越代理權(quán)限對外簽約。3.2法人委托人的主要職責(zé)（1） 在授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)談判、簽訂合同，既不能違章越權(quán)，也不能消極推諉；（2） 對所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負(fù)責(zé)；（3） 對須報(bào)請上級領(lǐng)導(dǎo)審批的合同，辦理申報(bào)手續(xù)，提出本人意見并對本人意見負(fù)責(zé)；（4） 對所簽13、訂合同的履行負(fù)責(zé)，履行中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即上報(bào)，同時(shí)積極想辦法解決；對發(fā)生的合同糾紛負(fù)責(zé)處理或協(xié)助有關(guān)部門處理；（5） 負(fù)責(zé)保管好本人所簽合同的一切資料，合同履行完畢后應(yīng)立即將資料上交歸檔。3.3 任何部門及工作人員未經(jīng)法定代表人授權(quán)委托，不得以公司名義對外簽訂合同或改變合同內(nèi)容，不得變更、解除合同及放棄合同規(guī)定的權(quán)利。3.4 公司內(nèi)部的職能機(jī)構(gòu)不得以自己的名義對外簽訂合同。3.5 授權(quán)委托分為期間授權(quán)委托和單位時(shí)間授權(quán)委托。3.6 單位時(shí)間授權(quán)委托僅在單位時(shí)間內(nèi)授權(quán)委托有效。3.7 被授權(quán)的部門行政負(fù)責(zé)人原則上不再向其他有關(guān)人員辦理繼續(xù)授權(quán)委托，如情況必需，辦理之前須征得授權(quán)人的書面同意。3.814、 期間授權(quán)委托制，即一事一委托，期間可以為合同簽訂全過程也可以為合同簽訂的某一階段。具體程序?yàn)椋航?jīng)辦部門負(fù)責(zé)人提出書面申請，附合同擬稿和可行性報(bào)告及其它材料送辦公室審查，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)和授權(quán)后，對外簽立合同。4. 管理合同審查4.1合同應(yīng)由承辦部門、相關(guān)職能部門及公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審查。4.2合同審查的具體程序?yàn)椋?.2.1首先由合同承辦部門的合同承辦人和合同管理員對所提報(bào)合同以及與合同相關(guān)的所有事宜進(jìn)行自查和初審，并在此基礎(chǔ)上完成合同草稿和必要的情況說明書；4.2.2然后將合同文件移交辦公室，由辦公室和合同承辦部門會同相關(guān)職能部門（如財(cái)務(wù)部）逐條審查合同條款及其他相關(guān)事項(xiàng)。4.2.3最后由辦公室將合15、同文件提交公司工程建設(shè)分管副總、財(cái)務(wù)分管副總、總經(jīng)理逐級審批。4.3需重點(diǎn)審查的內(nèi)容包括：4.3.1對方主體資格：具有經(jīng)年檢合格的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照或非法人營業(yè)執(zhí)照，其核載的內(nèi)容必須與實(shí)際相符。4.3.2經(jīng)營范圍：合同標(biāo)的應(yīng)符合對方經(jīng)營范圍，涉及專營許可的，應(yīng)具有相應(yīng)的許可、等級、資質(zhì)證書；4.3.3代理權(quán)限：由代理人代簽合同的，應(yīng)出具真實(shí)有效的法定代表人（負(fù)責(zé)人）身份證明、授權(quán)委托書、代理人身份證明；4.3.4履約能力：具有支付、生產(chǎn)、技術(shù)能力。必要時(shí)應(yīng)要求出具資產(chǎn)負(fù)債表、資金證明、注冊會計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告等相關(guān)文件。需提供擔(dān)保的合同，應(yīng)查明擔(dān)保人的擔(dān)保資格和擔(dān)保能力；4.3.5履約信用：重合16、同、守信用，無違約事實(shí)，現(xiàn)時(shí)未涉及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大犯罪案件。4.3.6合同內(nèi)容（1）合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度中相關(guān)規(guī)定；（2）合同應(yīng)具備的條款是否齊全、合理、嚴(yán)密；（3）雙方當(dāng)事人的意思表達(dá)是否真實(shí)、一致，雙方的權(quán)利、義務(wù)是否明確、平等；（4）合同條款中有無潛在對公司不利或可能損害公司利益的條款；（5）是否存在無效條款。（6）簽約雙方的用章是否為合同專用章。（7）合同用語是否規(guī)范；（8）文字表達(dá)是否確切無誤。（9）預(yù)計(jì)取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)；（10）合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。4.4在合同審查時(shí)，根據(jù)公司的實(shí)際，應(yīng)注意的事項(xiàng)：4.4.1對于標(biāo)的額較大的涉外合同、17、貨物交付或工程竣工之日起一年后才能付清款項(xiàng)的合同。4.4.2銷售、加工承攬、工程承攬合同中質(zhì)保期的約定應(yīng)不超過一年，質(zhì)保金的約定原則不超過合同總標(biāo)的額的5%,且必須在質(zhì)保期滿之日一次性付清，以上內(nèi)容國家、行業(yè)有規(guī)定的依規(guī)定。4.4.3銷售、加工承攬合同中付款期限的約定一般應(yīng)為付款提貨、貨到付款，按比例付款時(shí)所有款項(xiàng)的付清期限最長不能超過自貨到之日起三個(gè)月。4.4.4 工程承攬合同中付款方式的約定一般應(yīng)為按工程進(jìn)度付款，且付款時(shí)間和付款數(shù)量的約定必須明確，所有工程款的付清期限最長不能超過自工程竣工之日起三個(gè)月。4.4.5為了有利于可能由于合同履行而引起的法律訴訟，應(yīng)在合同條款中作如下規(guī)定：（1）18、我方為需方時(shí)必須約定我方所在地人民法院管轄；（2）我方為供方，在盡力爭取我方所在地人民法院管轄成為不可能時(shí)，可約定“發(fā)生糾紛應(yīng)協(xié)商解決，協(xié)商不成，任何一方均可向起訴方住所地人民法院提起訴訟”；（3）我方為供方，如約定需方到供方所在地提貨時(shí)，我方為合同履行地，在爭取我方所在地人民法院管轄成為不可能時(shí)，可約定“發(fā)生糾紛應(yīng)協(xié)商解決，協(xié)商不成，依法律規(guī)定通過訴訟方式解決”；（14）在合同簽訂時(shí)，估計(jì)我方違約的可能性大，且又爭取我方所在地人民法院管轄成為不可能時(shí)，可約定“依法律規(guī)定，通過訴訟方式解決”。4.5 審查時(shí)如對對方當(dāng)事人履行能力及資信情況存在疑義時(shí)，應(yīng)要求其提供相應(yīng)擔(dān)保并要求在合同中注明。4.19、6 辦公室和財(cái)務(wù)部必須在合同文本送達(dá)三日之內(nèi)出具審核意見書，不得拖延，在審核或?qū)彶檫^程中，發(fā)現(xiàn)重大錯(cuò)誤、遺漏或不妥時(shí)，提出修改意見書，并與合同對方當(dāng)事人取得聯(lián)系，直到修改意見達(dá)到統(tǒng)一為止。4.7 負(fù)責(zé)審查合同的部門和員工，因工作失職或循私舞弊而疏忽、放任審查，致使不該簽訂的合同得到簽訂而造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)按后果及其責(zé)任的大小，承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任、經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任直至法律責(zé)任。4.8 審查完畢后，負(fù)責(zé)審查人員應(yīng)出具審查意見書，審查意見書應(yīng)附有審查人員簽名。5合同的簽訂5.1 合同的主體訂立合同的主體必須是公司及所屬各公司中具有法人資格，能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織，其他部門、機(jī)構(gòu)、分公司等不得擅自簽訂合20、同。訂立合同前，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的主體資格、資信能力、履約能力進(jìn)行調(diào)查，不得與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟(jì)合同。公司一般不與自然人簽訂經(jīng)濟(jì)合同，確有必要簽訂經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理同意。5.2 合同的形式訂立合同，除即時(shí)交割（銀貨兩訖）的簡單小額經(jīng)濟(jì)事務(wù)外，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。“書面形式”是指合同書、補(bǔ)充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式。5.3 合同的內(nèi)容（1） 當(dāng)事人的名稱、住所合同抬頭、落款、公章以及對方當(dāng)事人提供的資信情況載明的當(dāng)事人的名稱、住所應(yīng)保持21、一致。（2）合同標(biāo)的合同標(biāo)的應(yīng)具有唯一性、準(zhǔn)確性，買賣合同應(yīng)詳細(xì)約定規(guī)格、型號、商標(biāo)、產(chǎn)地、等級等內(nèi)容；服務(wù)合同應(yīng)約定詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容及要求；對合同標(biāo)的無法以文字描述的應(yīng)將圖紙作為合同的附件。（3）數(shù)量合同應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)量單位，一般應(yīng)約定標(biāo)的物數(shù)量，常年經(jīng)銷合同無法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式（如電報(bào)、傳真、送貨單、發(fā)票等）。（4）質(zhì)量有國家標(biāo)準(zhǔn)，部門行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)約定所采用標(biāo)準(zhǔn)的代號；化工產(chǎn)品等可以用指標(biāo)描述的產(chǎn)品應(yīng)約定主要指標(biāo)要求（標(biāo)準(zhǔn)已涵蓋的除外）；憑樣品支付的應(yīng)約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點(diǎn)。（5）價(jià)款或報(bào)酬價(jià)款或者報(bào)酬應(yīng)在合同中明確，采用折扣形式的應(yīng)約定合同的實(shí)際22、價(jià)款；價(jià)款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票（電匯、票匯、信匯）、托收、信用證、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確；價(jià)款或報(bào)酬的支付期限應(yīng)約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付。（6）履行期限、地點(diǎn)和方式履行期限應(yīng)具體明確定，無法約定具體時(shí)間的，應(yīng)在合同中約定履行期間的方式。合同履行地點(diǎn)應(yīng)力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點(diǎn)為本公司倉庫或本公司的住所地；約定具體地名的應(yīng)明確至市轄區(qū)或縣一級；買賣合同在合同中一般應(yīng)約定交付的手續(xù)，即合同履行的標(biāo)志，如托運(yùn)單、倉庫保管員簽單等。（7）合同的擔(dān)保合同中對方事人要求提供擔(dān)保或本方要求對方當(dāng)事人提供擔(dān)保的，應(yīng)結(jié)合具體情況根據(jù)擔(dān)保法的要求辦理相關(guān)手續(xù)。（8）合23、同的解釋合同文本中所有文字應(yīng)具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應(yīng)在合同中進(jìn)行解釋。（9）保密條款對技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術(shù)信息的合同應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時(shí)的違約責(zé)任。（10）合同聯(lián)系制度履行期限長的重大經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)當(dāng)約定合同雙方聯(lián)系制度。（11）違約責(zé)任根據(jù)合同法作適當(dāng)約定，注意合同的公平性。（12）解決爭議的方式解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應(yīng)明確約定仲裁機(jī)構(gòu)的名稱，雙方對仲裁機(jī)構(gòu)不能達(dá)成一致意見的，可選擇第三地仲裁機(jī)構(gòu)。5.4 合同內(nèi)容應(yīng)注意的主要格式：（1）部首部分：要注意寫明雙方的全稱、簽約時(shí)間和簽約地點(diǎn)；（2）正文部分：建設(shè)合同的內(nèi)24、容包括工程范圍、建設(shè)工期，中間交工工程的開工和竣工時(shí)間，工程質(zhì)量、工程造價(jià)、技術(shù)資料交付期間、材料和設(shè)備供應(yīng)責(zé)任，撥款和結(jié)算、竣工驗(yàn)收、質(zhì)量保修范圍和質(zhì)量保證期、雙方相互協(xié)作等條款；產(chǎn)品合同應(yīng)注明產(chǎn)品名稱、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量、數(shù)量、包裝、運(yùn)輸方式及運(yùn)費(fèi)負(fù)擔(dān)、交貨期限、地點(diǎn)及驗(yàn)收方法、價(jià)格、違約責(zé)任等；（3）結(jié)尾部分：注意雙方都必須使用合同專用章，原則上不使用公章，嚴(yán)禁使用財(cái)務(wù)章或業(yè)務(wù)章，注明合同有效期限5.5簽訂合同的工作程序（1）簽訂合同前，業(yè)務(wù)人員或公司指定的其他談判人員應(yīng)按照本制度4.1條對對方當(dāng)事人的有關(guān)情況進(jìn)行審查，并復(fù)印對方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照及專業(yè)資格證書留存。（2）銷售、采購合同，25、由主辦業(yè)務(wù)人員與對方當(dāng)事人商談后擬好合同條款，附合同審批表報(bào)總經(jīng)理審批，由辦公室編寫合同編號并加蓋合同專用章，必要時(shí)，由總經(jīng)理指定責(zé)任人員對合同進(jìn)行合法性審查。（3）除銷售、采購合同以外的合同由總經(jīng)理指定責(zé)任人員會同相關(guān)部門與對方當(dāng)事人進(jìn)行商談，擬好合同條款，附合同審批表報(bào)總經(jīng)理審批，由辦公室加蓋合同專用章。（4）法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記手續(xù)的合同，合同成立后由辦公室依法及時(shí)辦理。（5）合同正式簽訂后，合同文本除經(jīng)辦人自行保管外，應(yīng)當(dāng)隨合同審批表交存公司辦公室一份備案。6. 合同履行、變更和解除6.1合同履約管理(1) 法定代表人、公司總經(jīng)理全面負(fù)責(zé)合同的履行。合同承辦單位、部門和人26、員具體負(fù)責(zé)其訂立合同的履行。(2) 在履行合同過程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人要及時(shí)處理，必要時(shí)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，可實(shí)地調(diào)查合同標(biāo)的情況和對方當(dāng)事人的履約能力。(3) 接收標(biāo)的必須經(jīng)過嚴(yán)格的驗(yàn)收或商檢程序。對不符合制度和合同約定的標(biāo)的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時(shí)提出書面異議。(4) 合同結(jié)算必須通過本單位財(cái)務(wù)部門進(jìn)行。對合法有效的合同，財(cái)務(wù)部門必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。(5) 凡與合同有關(guān)的來往文書、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。對我方當(dāng)事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還27、要做好履約記錄。我方當(dāng)事人收到對方當(dāng)事人通過郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書時(shí)，應(yīng)當(dāng)連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書時(shí)，必須使用掛號信函，并保存郵局收據(jù)、回執(zhí)備案。6.2 合同的變更和解除(1) 對方當(dāng)事人作為款物接收人而要求變更接收人時(shí)，必須有書面變更協(xié)議。嚴(yán)禁未取得對方當(dāng)事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。(2) 我方當(dāng)事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書面形式通知對方當(dāng)事人，同時(shí)積極采取補(bǔ)救措施，減少損失。(3) 發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時(shí)，合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對方當(dāng)事人采取有效補(bǔ)救措施，收集、保28、存對方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時(shí)間合約部報(bào)告。(4) 我方當(dāng)事人因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書面形式通知對方當(dāng)事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復(fù)的期限，盡快與對方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。7. 合同糾紛處理7.1 合同糾紛管理(1) 為解決合同糾紛所采取的各項(xiàng)措施，必須在法定的訴訟時(shí)效和期間內(nèi)進(jìn)行。(2) 發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人利用合同進(jìn)行詐騙等犯罪活動時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告并向公安機(jī)關(guān)報(bào)案。(3) 合同承辦部門、人員應(yīng)配合好公司法務(wù)部參加仲裁或訴訟。(4) 合同糾紛發(fā)生后，可以通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。(5) 合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟29、活動的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)委托有資質(zhì)的代理人參與處理糾紛。(6) 解決合同糾紛的申請書、起訴書、證據(jù)、答辯書、協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、裁定書、判決書等，在結(jié)案后十日內(nèi)，由承辦人送交法務(wù)部備案。7.2 合同糾紛處理程序(1) 發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門、人員應(yīng)立即報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部、公司領(lǐng)導(dǎo)，法務(wù)部、供銷部門、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)提供解決糾紛所需的相關(guān)材料。(2) 在處理合同糾紛過程中，對于可能因?qū)Ψ疆?dāng)事人的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向法院申請財(cái)產(chǎn)保全。(3) 合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)依法采取一切措施，積極收集、整理有關(guān)證據(jù)。在證據(jù)可能滅失或者難以取得的情況下，應(yīng)當(dāng)向法30、院申請保全證據(jù)。(4) 向法院提供原始證據(jù)時(shí)，必須先行復(fù)制，并請求法院的承辦人員出具證據(jù)收執(zhí)。 8. 合同的日常管理8.1 合同文本必須至少一式四份，其中二份交對方簽約人，其余原件必須在合同簽訂之后三個(gè)工作日內(nèi)報(bào)送辦公室和財(cái)務(wù)部。合同簽訂部門、合同履行部門因工作需要使用原件時(shí)，向辦公室辦理暫借手續(xù)。8.2 合同的檔案管理是合同管理的基礎(chǔ)工作，辦公室應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況建立合同臺帳、報(bào)表，并按時(shí)填報(bào)。8.3 辦公室應(yīng)對公司內(nèi)所有合同文本以及與合同相關(guān)的往返法律文件進(jìn)行匯總，并編號登記，制作月度合同簽訂情況一覽表，反映公司合同的簽訂以及由合同引起的訴訟情況。8.4 合同簽訂部門的合同管理員對已生效的合同31、應(yīng)當(dāng)編號登記，分類歸檔，并建立合同臺帳。合同的統(tǒng)計(jì)報(bào)表實(shí)行季報(bào)制，各部門于每季度第一個(gè)月前三個(gè)工作日內(nèi)填報(bào)上季度報(bào)表報(bào)送辦公室。辦公室應(yīng)于每季度的前十個(gè)工作日內(nèi)匯總，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)。8.5 合同簽訂后三個(gè)工作日內(nèi)，合同承辦部門的合同管理員應(yīng)將合同檔案原件整理裝訂送交辦公室存檔。合同檔案的范圍包括：信譽(yù)調(diào)查報(bào)告、意向接觸報(bào)告、合同文本草稿、合同簽訂審批表及審批修改意見、法人授權(quán)委托書、對方資質(zhì)證明文件、各種審批管理表格、合同談判記錄、合同正本及附件、合同簽訂、變更、解除過程中的信函、電報(bào)、電話記錄、傳真資料、票據(jù)憑證以及其他有關(guān)資料、文件。8.6 合同履行完畢后，合同承辦部門的合同管理員應(yīng)于五個(gè)32、工作日內(nèi)將合同文本及合同執(zhí)行期間所有的往來信件、變更協(xié)議、收（付）款記錄、請示報(bào)告等有關(guān)資料交一并歸檔，丟失的必須查清原因。9. 考核與獎(jiǎng)懲9.1 公司、所屬各公司全體職員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實(shí)維護(hù)公司的整體利益。公司辦公室負(fù)責(zé)本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。9.2 對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補(bǔ)救措施，使本公司避免重大經(jīng)濟(jì)損失以及在經(jīng)濟(jì)糾紛處理過程中，避免或挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的，予以獎(jiǎng)勵(lì)。9.3 合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責(zé)任人員追償損失：1)、 未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或超越職權(quán)簽訂合同；2)、 為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授33、權(quán)委托書；3)、 應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂書面合同。9.4 合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關(guān)人員追償損失：1)、 因工作過失致使公司被詐騙；2)、 公司履行合同未經(jīng)對方當(dāng)事人確認(rèn)；3)、 遺失重要證據(jù)；4)、 發(fā)生糾紛后隱瞞不報(bào)或私自了結(jié)或報(bào)告避重就輕，從而貽誤時(shí)機(jī)的；5)、 合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書遺失未及時(shí)報(bào)案和報(bào)告；6)、 其他違反公司相關(guān)制度的。9.5 公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構(gòu)成犯罪的，將依法移交司法機(jī)關(guān)處理。九、附則1)、 凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時(shí)匯報(bào)情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的，追究相關(guān)負(fù)責(zé)人和責(zé)任人34、的經(jīng)濟(jì)和行政責(zé)任。2)、 法務(wù)部應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料按合同編號整理，由法務(wù)主管確認(rèn)后交行政部檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。3)、 本制度自 年 月 日起生效實(shí)施。附表1合同審批表報(bào)批綜合資料（由經(jīng)辦部門填寫）合同名稱我方名稱對方名稱合同金額通訊地址履約期限聯(lián)系方式經(jīng)辦人簽約人及其身份對方主體資格審查1. 已取得對方的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證復(fù)印件 是 否 2. 具備合同規(guī)定的行業(yè)的相應(yīng)資質(zhì)及合法批準(zhǔn)手續(xù) 是 否 3. 注冊資本及凈資產(chǎn)是否大于合同標(biāo)的 是 否 已通過對簽約對方的生產(chǎn)規(guī)模、設(shè)備數(shù)量、商業(yè)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量的考察，符合我方合同目的 是 否 經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人（35、簽名）： 年 月 日合同內(nèi)容審查綜合結(jié)論1、技術(shù)性能或產(chǎn)品、服務(wù)質(zhì)量是否有保障 有 無 2、有無設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)防范措施 有 無 3、采取預(yù)付款還是驗(yàn)收后付款 預(yù)付款 驗(yàn)收后付款 預(yù)付款的比例為 %，采取預(yù)付款的原因是：經(jīng)辦部門認(rèn)為該合同主體及內(nèi)容合法，質(zhì)量及價(jià)格符合公司要求，主要條款具備，不具有對我公司不利的因素及風(fēng)險(xiǎn)，且該合同及項(xiàng)目已經(jīng)公司批準(zhǔn)，可以簽署及履行！其它： 經(jīng)辦部門分管領(lǐng)導(dǎo)（簽名）： 年 月 日合約部審查意見：1.合同主體資格所需文件是否齊備 是 否 補(bǔ)充后方能完備 2.合同內(nèi)容是否合法 是 否 需修改 3.基本結(jié)論 同意合同條款 對合同有關(guān)條款保留意見 4.其他意見：負(fù)責(zé)人（簽名）：年 月 日審計(jì)/財(cái)務(wù)部意見：已進(jìn)行了財(cái)務(wù)預(yù)算、履行程序及付款條件等財(cái)務(wù)方面的審核，同意簽署 暫不能簽署 其他意見： 負(fù)責(zé)人（簽名）： 年 月 日公司領(lǐng)導(dǎo)意見：可以蓋章 暫不能蓋章 其他意見：常務(wù)副總裁（簽名）： 年 月 日