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1、 企業公司物資收發存管理與購發票報銷付款規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 內部管理制度為了加強內部管理，規范業務操作流程，完善運作手續，現制定以下管理制度：一、物資收發存管理規定(一)物資采購管理 采購業務必須經過請購、批準、訂貨（或采購）、驗收、貨款結算等環節。采購業務的全過程不得由一個部門完全辦理，相關部門之間應該相互牽制，為加強物資采購管理，規范公司物資采購流程，明確相關崗位職責，確保公司物資采購正常、有序，特制訂本規定。1、根據公司下達的生產任務，根據生產經營需要， 編制月度生產產品耗用物資需求表經生產副2、總審核，倉庫保管員簽字確認查詢倉庫原有庫存情況，公司總經理批準所需采購物資數量，報至物資的采購部門向采購部門發出采購通知單。采購通知單同時應報送財務部門作為將來付款的依據。 2、采購部門根據采購通知單，填制訂購單，訂購單應正確填寫所需物品的名稱、規格、數量、價格、時間、廠商名稱和地址等，預先予以編號，并經被授權的采購員簽字。訂購單同時應致送倉儲部門作為將來驗收的依據。 3、物資的采購，要盡可能與供應公司簽訂合同。重大合同應提請財務部門會簽。合同一經簽訂，必須及時將合同副本送財務部備案。 4、批量物資采購，應采取競價方式確定供應商，采購經辦人員詢價、議價以及對有關物資的質量、付款方式等內容洽談完3、成，經供應部門負責人審核后，進行采購。以保證供貨的質量、及時性和經濟性。 5、購物資到達之后，采購部門要及時通知倉儲部門驗收入庫。倉儲部門要嚴格按訂購單上要求的名稱、規格、數量、質量、到貨時間等進行驗收，物資驗收后，倉儲部門應填制驗收單。驗收單應及時送交財務部門進行記賬。 6、物資使用部門對供應部門供貨價格及質量有疑義的，應及時向公司領導提出，由公司領導根據情況進行相應的處理。達不到質量要求的原輔材料，生產、使用部門有權拒絕使用。 （二）物資驗收入庫管理 為規范公司物資入庫，確保公司購進物資符合要求，減少入庫物資的非正常損失，特制訂本規定。 1、公司所有采購的物資包括辦公用品低值易耗品均實行統4、一入庫制度，采購的物資由驗收人員檢驗合格后填制檢驗合格單，憑合格單及貨物一起交相應的倉庫保管員點收入庫，倉庫保管員根據檢驗合格的材料名稱、規格、數量和檢化驗報告，開具驗收單，驗收單要素填寫齊全（一式三聯：一、存根；二、財務），其中第二聯交經辦人附合格的發票后面辦理報銷手續，第一聯存根作倉庫記賬依據。 2、對于經檢驗不合格的采購物資，采購部門必須及時與供貨商進行聯系，采取退貨、換貨或索賠措施。 3、嚴禁倉庫保管員不見貨物就開具空頭入庫單，見次罰款50元，嚴禁采購員采購貨物不經倉庫驗收就投入生產銷售程序使用，見次采購部及生產銷售部均承擔違紀責任，采購貨款財務部門也因無入庫單視同無貨不予報銷，一切經5、濟損失采購者自負。（三）物資領用出庫管理為規范公司物資領用行為，確保物資領用正常有序，特制訂本規定。公司所有物資領用，均必須憑經使用部門負責人審批方可領料出庫。領料單各個項目均必須填寫完整。公司必備材料或核算會計，月末材料會計必須對當月領料單及消耗報表進行復核，查驗領料單是否規范，物資出庫數量及臺賬登記的準確性。所有領料單都不得涂改，不得在上面隨意增減名稱和數量，若因倉庫存貨不足確需修改時，也只能大改小，由小改大的領料單一律不得作領料依據。倉庫保管員對領料單是否規范負責，發現一次領料單不規范，對倉庫保管員處50元罰款。具體領用程序：1、車間生產領用原材料及配件，由車間主管人員開具領料單，領料單6、由公司生產部負責人審批。2、新增工具憑領料單領用，報廢工具除憑經審核過的領料單外，還必須憑已報廢的工具換取。倉庫建立、健全工具發放臺賬，按部門逐筆登記發放。3、公司機修工、電工領用工具、器具；由本部門負責人開具領料單，維修物資領用，由需維修部門負責人開具領料單(庫區及公共設施維修，由機修車間負責人開具領料單)，領料單由生產部門負責審核。所有維修用物資領用，除憑經審核過的領料單外，還必須憑換下的廢舊物資領用。若領用部門不能交回原廢舊物資，倉庫有權拒絕發貨，若倉庫未按本條規定執行，發現一次扣倉庫保管員50元。倉庫保管員必須建立回收物資登記臺賬，做好回收物資的登記?；厥瘴镔Y和副產品，定期由財務、生產7、設備、供應等部門聯合商定變價價格后方可進行處置。4、其他正常領用物資，由領用部門負責人開具領料單，如領用辦公用品低值易耗品及勞保用品，由公司辦公室按照辦公用品計劃及勞保用品發放規定審核后發放。月初公司辦公室月初抄寫辦公用品及勞保用品使用發放計劃，計劃表經財務部審核報總經理審批。倉庫應建立、健全辦公用品勞保用品發放臺賬，按人逐筆登記發放。（四）倉儲管理 為加強倉庫人員管理，做好物資的收發和保管工作，確保公司物資的安全、完整，特制訂本規定。 1、保證物資管理的安全，嚴防貪污盜竊，嚴防一切事故發生，嚴禁無關人員進入倉庫，不準在倉庫內吸煙。倉庫保管員應做好防火、防盜等管理工作，且定期檢查確保庫存物資8、的安全。 2、物資進、出庫必須有嚴格驗收及領用手續，對所收發物資的名稱、規格、數量、質量等做到準確無誤，倉庫保管同應及時做好倉庫物資臺賬的登記，確保賬物相符，入庫單及出庫存單財務聯必須及時交財務入賬。 3、倉庫保管員不得私自外借物品或出現白條領用抵貨的情況，也不準代私人或其他單位保管物品。若發現一次將給予50元以上500元以下的罰款，屢教不改或情節特別嚴重者給予調離其崗位或行政處罰。 4、倉庫保管人員對于所保管的物品應予經?；饲妩c，倉庫應隨時接受單位主管或財務部稽核人員的抽檢。保證賬賬相符，財務人員一年將不定期組織抽查或盤點四次，其中年底必須進行全面盤點。每次盤點后應由盤點人員填具盤存報告表9、由倉管人員簽名負責。同時，將實物盤點數與財務、倉庫實物賬數核對，如有差錯應在“盤點表”中相關欄內注明。無差錯的盤點表，一份倉庫留 存、一份財務部留存、一份交分管副總經理。有差錯的盤點表，屬串規、串戶的經財務部核實后做調賬處理；屬正常短少、破損的應查明原因，并提出處理意見報總經理批準后作調賬處理。以保證財務、倉庫實物賬和實物相符。未按規定辦理出、入庫手續而造成的短少，以及不符合質量要求的物資出入庫而形成的損失，由倉庫保管員承擔一切經濟責任。公司因倉庫存緊張有存放庫存外物現象，對于庫外物資要做到每天進行檢查，管理方法視同庫內物資，以便能及時發現物資的去向。 5、倉庫系物資保管重地，除倉管人員外其他10、人員未經允許不得擅自進入，因業務工作確需進入倉庫時，必須先辦理登記手續，并要有倉庫人員陪同，不得獨自進入，工作完畢出來時應主動請倉管人員檢查。 6、直接保管產品的倉管人員變動時，應由其所屬的部門主管查對庫存商品的移交清冊后，再由交接雙方會同監交人員實地盤點。7、倉庫保管員不定期抄報庫存現存量，以便公司采購決策，工作中應不斷創新，改善倉庫的物資管理工作，做到科學管理倉庫，提高工作效率，使物資盡快地投入生產，充分發揮物資的作用，必要時向公司及出合理化建議。 二、采購發票報銷付款規定針對采購業務進行財務監督與付款，是財務部門的職責，為了準確的核算財務費用賬、庫存賬及應付賬款，確何符合國家稅法規定特制11、定本規定： 1、物資入庫后采購員必須及時向供應商索取正規報銷發票，大件金額在2000元以上必須提供增值稅票。2、進入財務報銷程序的采購發票必須采購入庫存單及檢驗合格單，入庫單上的有的數量及物品應與發票數量及采購內容相符，經辦人必須在發票上簽字，經倉管員及財務部審核，倉管員負責任入庫數量與發票數量是否相符，相符后簽字交經辦人送財務部審核，財務審核發票采購價格與采購合同是否相符，如不符發票價只可小于合同價不可大于合同價。財務部審核發票是否合規合法，如發票是否開具完整，是否過期，供應商戶頭與采購戶是否一致等等 。 審核合格后交總經理審批入賬。如不符財務部提出相應整改措施，不能整改全票退回不予入賬。312、為了準確的核算費用賬、庫存賬及應付賬款財務人員不允許做錯賬更不允許做假賬，虛賬，一旦發現一筆扣財務經辦人50元。4、2000元以下的采購金額如對方提供不出增值稅票，一定要索取正規發票，不許以收據和白條入賬，如發現財務人員接受，見次扣經辦人50元。 5、財務部門嚴格遵守發票先入賬后付款管理，應對已經入賬的應付賬款實行及時有效的對賬管理，向供貨商索取往來對賬單，并定期與應付賬款明細賬相核對。如有差異，及時上理，暫緩付款，待原因查明后履行付款程序。 6、除了不足轉帳起點金額的采購可以支付現金外，購貨款必須通過銀行辦理轉帳。任何部門和個人不得以任何借口，以現金或現金支票支付貨款，付款時用付款申請單流13、轉，經辦人申請，財務部簽字總經理審批，出納會計辦理。7、預付貨款流程（1）所有預付貨款必須及時結帳。采購合同注明付款期限的，按合同期限結帳；未注明付款期限的，在預付貨款后2個月內結帳。（2）凡逾期未結帳的，自逾期之日起按預付貨款金額的月息6計算逾期罰息，其中經辦人承擔70，部門負責人承擔30。（3）預付貨款后如果貨物或稅票不能到帳，采供部承擔全部損失，其中經辦人承擔70，部門負責人承擔30。（4）上述罰息和損失，由財務部在發工資時扣除。 五、銷售發貨、應收帳款管理 銷售業務通常應包括接受訂單、批準賒銷、開具發貨票、倉庫發貨、發運、確認銷售與記錄應收賬款、催收貨款等環節。銷售業務的全過程不得由一14、個部門完全辦理，相關部門之間應該相互牽制，具體規范如下： （1）銷售部門收到客戶的訂貨要求后，應該依據公司的授權（制度授權）與特別授權，及時決定是否接受訂單。一般授權是指公司董事會或經理辦公會議授權銷售部門對銷售金額一定范圍內的常規業務自行決定是否同意客戶賒銷或折扣與折讓的權力。特別授權是指針對非常規業務和超過一般授權限制的常規業務，銷售部門不能自行決定而需特別報請經理辦公會議或董事會決定是否同意客戶賒銷或折扣與折讓的權力。 （2）銷售業務原則上要簽訂合同。對于重要的銷售合同，要求財務部參加會簽。對非合同銷售及門市銷售要實行定期檢查制度。 （3）銷售會計在收到貨款或收到批準部門的賒銷批準后，應15、填制內部銷售發貨單，內部發貨單中的品名、數量、單價、金額以及付款方式，應與銷售合同的內容一致，并經專人復核。發貨聯一式四聯;倉庫聯、財務聯、客戶聯、出門聯。對外銷售的貨物應憑財務聯及時開具銷售發票。除不需開票及不能開票的除外。 （4）倉儲部門只有在收到經批準的發貨單，并將發貨單與客戶的提貨單核對無誤后，才能進行發貨，發貨人憑出門聯從公司門房出貨，門房間回收出門聯，不再由財務開具出門聯。 （5）對于銷售退回，銷售部門必須及時查明原因；收到退回的貨物必須辦理入庫手續；所有單證必須經有關負責人批準簽字后才可辦理銷帳和退款手續。 （6）財務部門在確認收入、應收款項或貨幣資金等入賬之前，應進行以下必要的16、復核：與銷售有關的原始憑證（如合同、銷售單、發貨票、貨運文件等）是否齊全、是否合法。相關憑證（如合同、銷售單、發貨票、貨運文件等）的內容是否一致；如不一致，應查明原因。是否有批準部門批準賒銷或折扣與折讓的書面文件或收款部門的收款憑據。發票的折扣是否與合同、銷售單的要求一致；銷售數量、價格、加總合計、稅金的計算等是否正確。 （7）財務部門半年編制應收帳款、應收票據明細表和賬齡分析表，并報送本單位銷售部門核對與確認；財務部門半年寄發一次應收賬款對賬單，并根據客戶的回函定期與應收賬款明細賬相核對。如有差異，應交銷售部門查明原因，及時處理。銷售部門應將差異原因及處理結果報告財務部門。應收賬款由銷售部負17、責清收，財務部督查。 （8）委托外加工的產品要嚴格執行收發手續，根據外發加工合同開具內部發貨單或領料單從倉庫存發貨，加工完畢后開具外發產品檢驗合格單按產品采購程序辦理入庫手續，不許隨便收發或直接銷售。見者罰相關經辦人100元到1000元不等 。 六、成本費用核算、固定資產管理規定為完善和加強成本與費用管理，提高公司經濟效益，防止資產流失，特制定本規定如下：一、生產成本、管理費用管理：（1）生產車間必須依生產計劃進行，領用材料必須辦理領料手續，車間編產品核算報表 （2）只有依據計劃部門下達的“生產通知單”，倉儲部門才能發料。 （3）月末，車間應對材料耗用進行盤點，未用完的材料應辦理退料或“假退料18、”手續。必須按成本計算對象對耗用材料進行適應的分配。車間編產品或關成品核算報表 。生產完工的成品辦驗收入庫手續，不準直接用于銷售。 （4）應該對費用開支實行總額控制，超過費用進行總額的開支，原則上不予報銷。費用總額的控制標準在單位年度預算中確定。 （5）制定并實施健全有效的費用預算與控制標準是單位財務部門的職責。各單位必須建立費用核準制，嚴格費用開支的審批，特別是預算外的開支，必須履行特殊的審批手續。 （6）所有費用單據只有經過書面核準才能進行報銷。 （7）必須制定并嚴格執行費用開支范圍。 （8）財務部門在辦理各項報銷手續時，應該進行如下復核：成本、費用的開支是否合理、合法，有無相關人員的批準19、簽字；成本、費用的開支是否超出開支標準范圍；超標準或超范圍開支是否經特別授權；相關的原始發票是否真實；計算是否正確。二、固定資產管理凡單項生產經營設備，使用年限在一年以上、單位價值在2000元以上，均列為固定資產。建立管理賬冊登記；對購進的固定資產實行編號管理；一年財務部與辦公室對固定資產實行大盤點二次，年初年終。對報廢的及時提出處理意見經總經理批準，及時核銷。保證賬實相符，準確計提折舊，折舊方法采用直線法：折舊殘值按原價5%計算：折舊年限：房屋建筑物20年，通用設備10年，辦公、電子、通訊、交通運輸5年、除房屋建筑物以外，凡在庫設備、閑置設備、停產三個月以上設備、報廢設備、已提足折舊設備均不再計提折舊。