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1、數(shù)碼科技公司印信管理制度附借出聲明及表格編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: xx數(shù)碼科技有限公司文件編號：xx-20xx-ZD-002版本號： V 1.0印信管理制度密 級：保密第 1 頁，共 9 頁1. 目的加強公司對印信的管理，便于對外開展工作，防范經(jīng)營風險，維護公司的合法權(quán)益。2. 范圍本規(guī)定適用于xx數(shù)碼科技有限公司北京總部及各分支機構(gòu)。3. 原則 3.1 用印信必須有申請并備案；3.2 嚴禁印章私自外帶；3.3 嚴禁在空白文件上用印；3.4 嚴禁開具并私自帶出空白介紹信。4. 職責4.1 總部及各分支機構(gòu)的行2、政部負責人分別負責總部及各分支機構(gòu)公章的保管、用印；4.2 財務部負責人指定專人分別負責財務章和法人章的保管、用印；4.3 部門負責人指定專人負責部門章的保管、用印；4.4 各部門總監(jiān)審核本部門的印信申請單；4.5 總裁辦負責審批公章使用、合同章使用、介紹信的開具、印章外帶，以及除HR部門章的對外出具文件；4.6 總裁負責審批對外出具的產(chǎn)生法律和經(jīng)濟責任文件的公章使用；審批財務部對外出具文件的財務印鑒使用；4.7 特殊情況，印章需要帶出時必須由使用部門總監(jiān)、行政總監(jiān)和總裁辦的審批。 5. 工作程序5.1 印章刻制發(fā)放5.1.1 經(jīng)公司發(fā)文批準成立的機構(gòu)，可申請刻制印章；5.1.2 刻制印章須開3、具公司介紹信，由行政部到合法印章社刻制；5.1.3 印章刻好后，使用單位到總部行政部填寫印章開啟使用登記表，留印模后印章即可啟用；5.1.4 部門因工作需要刻制業(yè)務專用章或部門章時，需向部門總監(jiān)申請，詳細闡明用章理由，部門總監(jiān)與總裁兩級審批同意后，由行政部到合法印章社刻制；5.1.5 因更改名稱需重新刻章的，新印章刻好后，各使用單位以舊換新，舊章由總部行政部驗收留印模后，統(tǒng)一歸檔或銷毀；5.1.6 印章因長期使用，損壞不能使用的，各使用單位報部門總監(jiān)批準后，由行政部辦理刻制，并以舊換新，使用部門辦理印章啟用手續(xù)。5.2 印章的使用范圍5.2.1 對外報送資料、發(fā)送文件、公函、報表、向政府有關(guān)部4、門申辦有關(guān)證件手續(xù)、呈遞書面報告；5.2.2 公司內(nèi)部發(fā)布有關(guān)文告、通知、通報、任命、決定等；5.2.3 公司對外簽訂合同、協(xié)議及其他文本；5.2.4 為公司有關(guān)人員外聯(lián)開具證明、介紹信；5.2.5 其他需要使用公司印章的文件。5.3 印章使用程序5.3.1 公章的使用5.3.1.1 員工申請用印的文件必須是有效文件，用印前需填寫印信使用申請單；5.3.1.2 將需用印文件呈送其部門總監(jiān)審批，部門總監(jiān)審閱后同意用印的，在印信使用申請單上簽字確認或郵件批復，然后由總裁辦審批，報總裁備案；對于涉及法律責任和經(jīng)濟責任的對外文件，還需經(jīng)總裁審批；5.3.1.3 各部門對于經(jīng)常性用章事項，可由部門總監(jiān)統(tǒng)5、一確認公章使用授權(quán)，經(jīng)總裁辦批準，在行政部備案。凡遇備案事項，可直接在行政部辦理蓋章登記，而無需審批； 5.3.1.4 經(jīng)部門和總裁辦批準的用章事項，在行政部負責人處審核、登記、用印，印信使用申請單留行政部備案。5.3.2 合同章的使用5.3.2.1 銷售部簽訂與銷售有關(guān)的合同，技術(shù)部和行政部簽訂與采購有關(guān)的合同，其他部門簽訂與其業(yè)務相關(guān)的合同，需加蓋合同章；5.3.2.2 簽署合同須合同管理制度所規(guī)定的流程和權(quán)限進行審批；5.3.3 經(jīng)審批后的合同方可簽署蓋章。由總裁辦對合同的法律條款、審批流程和審批權(quán)限進行審核。行政部印章管理人在確認審批環(huán)節(jié)完整后予以蓋章； 5.3.4 印章管理人和使用人6、在用印后，應如實填寫印章使用登記表。 5.3.5 部門章的使用5.3.6.1 部門若需刻制部門章，應經(jīng)部門總監(jiān)申請，總裁批準后方可刻制；5.3.6.2 若需用部門章，使用人應填寫印信使用申請單，由部門總監(jiān)和總裁辦審批簽字或郵件批復，經(jīng)備案的事項由HR經(jīng)理或HR總監(jiān)審批即可；5.3.6.3 用印后，印信使用申請單由部門章管理人員存檔備案，并如實填寫印章使用登記表。5.3.6 財務印鑒5.3.7.1 財務印簽包括公司財務章和法人章；5.3.7.2 財務印簽只限于財務人員使用；5.3.7.3 財務章和法人章分別由不同的財務人員保管；5.3.7.4 對于需要使用財務印簽的財務票據(jù)需由兩名印章保管人根據(jù)7、有關(guān)用款審批單據(jù)分別用印后出票；5.3.7.5 對于需要使用財務印鑒的對外報送財務報表或出具財務票據(jù)的，需由財務總監(jiān)審批簽字后加蓋印章；對于出具公司資質(zhì)證明文件或?qū)ν鈭笏唾Y料的，需經(jīng)財務總監(jiān)和總裁的審批；5.3.7 印章外帶5.3.8.1 公司印章原則上不允許外帶，因公確需外帶印章的，需主管部門總監(jiān)、印章管理部門（行政部或財務部）負責人及總裁辦批準；5.3.8.2 攜帶印章外出人員，需填寫印章借出聲明，由當事人本人、主管部門總監(jiān)、印章管理部門（行政部或財務部）負責人及總裁辦簽字確認；5.3.8.3 印章保管人見到審批完備的印章借出聲明，方可將印章交給當事人。5.1 介紹信使用范圍5.4.1 以8、公司名義對外聯(lián)絡(luò)、證明員工身份等事項；5.4.2 部門總監(jiān)以上領(lǐng)導決定或根據(jù)實際需要確認介紹信的使用。5.4 介紹信使用程序5.4.1 公司介紹信由總部或分支機構(gòu)行政部專人負責管理，管理人員不得擅自使用介紹信；5.4.2 使用介紹信，使用人需填寫印信使用申請單，由部門總監(jiān)、總裁辦審批簽字；5.4.3 管理人員在開具介紹信時，必須填寫清楚，字跡工整，存根需記載開據(jù)證明的人員姓名、事由、時間，信文與存根記載要求一致，將印信使用申請單存檔備案，并如實填寫印章使用登記表。5.4.4 無特殊情況，不得為非公司人員辦理介紹信，不得郵寄介紹信。5.5 介紹信的印制和銷毀5.5.1 介紹信印制由行政部履行報批9、和登記手續(xù)，由總部行政部負責人審批；5.5.2 介紹信及其存根銷毀銷毀前要按編號進行登記，由行政部負責人監(jiān)督下進行，銷毀后要由在場人員簽字備查。6 相關(guān)表格印信使用申請單印章使用登記表印章借出聲明印章開啟使用登記表7 附加說明：本規(guī)定由總裁辦負責制定，解釋權(quán)和修訂權(quán)在總裁辦。起草人： 總裁辦審批人： 徐巖審批日期：20xx年x月x日生效日期：20xx年x月x日附件：印信管理審批權(quán)限表審批內(nèi)容審批權(quán)限印信類別文件類別部門總監(jiān)財務總監(jiān)HR經(jīng)理/HR總監(jiān)行政總監(jiān)總裁辦CEO印章管理人公章公司對外報送文件具法律責任或經(jīng)濟責任的對外文件公司對內(nèi)發(fā)布文件簽署、終止或解除勞動合同/協(xié)議對外報送人事相關(guān)文件表10、單開具公司證明文件其他需蓋公章文件合同章已經(jīng)審批流程的合同HR部門章交付中心人資部內(nèi)部發(fā)文實習生實習協(xié)議、實習鑒定、在職證明離職證明財務印鑒財務報表財務票據(jù)公司資質(zhì)證明文件對外報送資料其他部門章部門對內(nèi)對外出具文件介紹信身份介紹開具證明印章外帶印信使用申請單申 請 人部 門日 期印信類別份 數(shù)文件名稱接受單位部門主管批 準 人印信使用申請單申 請 人部 門日 期印信類別份 數(shù)文件名稱接受單位部門主管批 準 人印章使用登記表序號日 期部 門文件名稱接受單位份數(shù)使用人備注12345678910111213141516171819202122印章開啟使用登記表印章名稱開啟日期管理部門領(lǐng)用人簽字印模留底印章借出聲明現(xiàn)有部門，因辦理事宜，需將章借出公司使用。借出時間：年月日時分年月日時分。印章借出期間，所發(fā)生的一切與上述申請辦理事宜無關(guān)的法律責任概由借出人承擔。特此聲明！借出人簽字：借出部門主管簽字：印章管理部門主管簽字：總裁辦簽字：印章借出聲明現(xiàn)有部門，因辦理事宜，需將章借出公司使用。借出時間：年月日時分年月日時分。印章借出期間，所發(fā)生的一切與上述申請辦理事宜無關(guān)的法律責任概由借出人承擔。特此聲明！借出人簽字：借出部門主管簽字：印章管理部門主管簽字：總裁辦簽字：