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1、x（x）商務有限公司工作指導手冊 財務篇 目錄前 言5背景5目的5適用讀者5第1章工作內(nèi)容61.1每日例行工作內(nèi)容61.2每周月例行工作內(nèi)容6第2章營銷費用預算72.1營銷費用定義72.2營銷費用預算流程7第3章費用報銷73.1報銷發(fā)票要求73.2管理費報銷標準83.2.1電話費標準83.2.2辦公費標準83.2.3會務費標準83.2.4差旅費標準93.2.5交通費標準93.3費用核銷流程93.3.1營銷費用9第一步 營銷費用上報流程10第二步 營銷費用核銷流程103.3.2辦公費用113.3.3人員費用113.4違規(guī)懲罰措施11第4章固定資產(chǎn)管理124.1固定資產(chǎn)定義124.2固定資產(chǎn)分類12、24.3固定資產(chǎn)管理124.3.1固定資產(chǎn)采購流程134.3.2固定資產(chǎn)維修流程134.3.3固定資產(chǎn)盤點流程144.3.4固定資產(chǎn)報廢和清理14第5章母嬰店應收帳項、合同管理流程155.1銷售合同管理155.2應收帳款管理155.3應收帳款確認、收回155.4應收帳款考核指標16第6章經(jīng)銷商應付、預付帳款、合同管理流程166.1采購合同管理166.2應付帳款管理166.2.1應付帳款付款審批程序176.2.2預付帳款付款審批程序176.3索取增值稅發(fā)票要求176.4應付、預付帳款考核指標18第7章庫存商品管理流程18第8章貨幣資金管理流程188.1現(xiàn)金貨款的定義188.2現(xiàn)金貨款的管理1883、.2.1現(xiàn)金貨款的管理流程188.2.2應收貨款的管理流程198.3回款延誤的處罰19第9章公司發(fā)票、印章管理流程209.1發(fā)票管理209.2印章管理20第10章關于戰(zhàn)略物資代收貨款的操作流程2110.1戰(zhàn)略物資代收貨款管理2110.1.1貨款代收流程21前 言背景自2006年起x城市運營業(yè)務歷經(jīng)調(diào)整，在組織結(jié)構(gòu)、功能設置、管理制度、業(yè)務流程等方面都發(fā)生了巨大的改變。在歷經(jīng)2年的摸索、試行和不斷完善，如今城市整體運營模式已成熟，與之相配套的各項組織建設、流程建設、制度建設也逐步形成了一套完整的管理體系。這些為本手冊的出臺提供了環(huán)境支持和技術支持。在此背景下，公司集合銷售部、市場部、物流部、財務4、部、人事行政部等，以服務城市業(yè)務運營為宗旨，以城市業(yè)務模塊為線條，編訂出臺工作指導手冊。目的為x城市工作人員提供一本日常工作指南。通過對本手冊的學習和應用達到以下目的：n 掌握管理要求、工作流程環(huán)節(jié)，提升工作效率n 為城市新入職人員培訓提供教材適用讀者主要讀者n x城市工作人員參考讀者n 公司內(nèi)部與城市運營相關聯(lián)的部門（如財務部、市場部、物流部、人事行政部等）及人員。第1章 工作內(nèi)容1.1 每日例行工作內(nèi)容城市對口人主要工作職能部門接口人區(qū)域經(jīng)理督促城市經(jīng)理、財務主管工作財務部經(jīng)理財務部會計城市經(jīng)理督促財務主管工作 財務部經(jīng)理 財務部會計財務主管城市銷售回款明細表應收帳款核對明細表 財務部會計5、出納1.2 每周月例行工作內(nèi)容城市對口人主要工作職能部門接口人財務主管城市銷售回款明細表應收帳款核對明細表城市信息登記表渠道終端協(xié)議內(nèi)費用-實際投入渠道終端協(xié)議外費用-實際投入營養(yǎng)顧問費用表報銷費用明細表發(fā)票申請表費用備案區(qū)域會計第2章 營銷費用預算2.1 營銷費用定義 終端店協(xié)議內(nèi)費用科目：終端銷售返利、DM期刊費、陳列費、端頭費、堆頭費、進店費 終端店協(xié)議外費用科目：促銷品費用、形象工具費、促銷活動費用 終端營養(yǎng)顧問費用科目：工資+提成、店內(nèi)管理費2.2 營銷費用預算流程崗位工作要點時間城市經(jīng)理銷售主管n根據(jù)城市終端費用條款，預算城市次月營銷費用每月20日財務主管n提交營銷預算費用統(tǒng)計表6、每月20日區(qū)域經(jīng)理n城市預算費用復審確認每月25日銷售部經(jīng)理市場部經(jīng)理n對區(qū)域預算費用進行審批n市場部經(jīng)理負責對促銷品（助銷品）預算費用進行審批每月31日財務部經(jīng)理n對公司整體（各區(qū)域、城市）營銷費用預算進行復核每月日總經(jīng)理n對預算外的費用另行審批第3章 費用報銷3.1 報銷發(fā)票要求項目要求辦公用品報銷時必須發(fā)票上注明辦公用品的品名或附帶超市購物小票；復印文件需提供正規(guī)的復印發(fā)票或服務業(yè)發(fā)票附帶加蓋發(fā)票專用章明細清單。其他辦公雜費水、電、物業(yè)、取暖費需相關單位正規(guī)發(fā)票， 不受理其他形式報銷憑據(jù)。郵寄費報銷EMS時必須附帶郵件詳情單EMS底單。通訊費電話費發(fā)票并附帶費用明細，充值卡發(fā)票、預付話費7、發(fā)票不予報銷。差旅費住宿發(fā)票明確起止日期、客戶名稱；所有差旅費發(fā)票背面由出差人簽名，城市人員差旅費費用總額由區(qū)域經(jīng)理進行控制?？颓橘M正規(guī)的餐飲業(yè)服務業(yè)發(fā)票，附帶業(yè)務說明和具體人員。房屋租賃費房東開具的租賃業(yè)發(fā)票或服務業(yè)發(fā)票，或持租賃合同到當?shù)氐胤蕉悇站珠_具租賃業(yè)專用發(fā)票，附合同復印件和發(fā)票同時報銷。交通費交通費必需注明起止地點、日期，交通發(fā)票按日排列粘貼統(tǒng)一報銷。物流費省際之間調(diào)撥需運輸公司開具增值稅發(fā)票及發(fā)貨清單，附帶物流部同意調(diào)撥審批件。配送費配送產(chǎn)生費用需有發(fā)票并附帶有關配送日期、配送貨物的銷售訂單號的詳情單，詳情單須有城市經(jīng)理的簽字。維修費提交相應的正規(guī)專用發(fā)票營銷費用（協(xié)議內(nèi)）發(fā)生費8、用同時，提供收據(jù)核銷營銷費用（協(xié)議外）發(fā)生費用同時，提交相應的正規(guī)專用發(fā)票（商品轉(zhuǎn)贈品活動除外）。3.2 管理費報銷標準3.2.1 電話費標準區(qū)域經(jīng)理區(qū)域經(jīng)理助理區(qū)域市場經(jīng)理城市經(jīng)理銷售主管財務主管送貨工800元/月400元/月200元/月150元/月100元/月50元/月辦公用品辦公水電費物業(yè)費、取暖辦事處租賃費100元/月最高250元/月以申請備案為準以申請備案為準3.2.2 辦公費標準注：1、由辦事處統(tǒng)一購買及報銷，財務進行報銷控制；2、辦事處暖氣費實報實銷，必須以熱電部門的統(tǒng)一發(fā)票(開具公司名頭的發(fā)票)報銷；3、物業(yè)管理費以小區(qū)物業(yè)管理部的統(tǒng)一發(fā)票報銷，不受理其它形式的報銷憑據(jù)；3.29、.3 會務費標準城市級別城市會議費用住宿費餐費會議室費用早餐中餐晚餐特殊城市直轄市、省會、粵東區(qū)域、浙江、蘇州、常州、廈門、無錫、大連、青島、大慶200元/間/天5元/人10元/人15元/人500一般城市除特殊城市以外的城市150元/間/天5元/人10元/人15元/人400注：1、如在會議期間需租用投影儀，則會議室及投影儀兩項合計單日費用上限為800元，有投影儀城市不允許報銷投影儀租賃費用；2、住宿費、餐費、會議室相關費用均由區(qū)域經(jīng)理粘貼報銷，差旅費由參會人員單獨粘貼報銷記各自城市費用；3、全部會議費用需提前向總部提出書面申請，總部將控制年度預算；3.2.4 差旅費標準人員住宿費標準餐飲補貼標10、準適用區(qū)域/城市出租車費交通工具區(qū)域、城市所有人要150元/天（特殊城市200/天）60元/天（需提供發(fā)票,單獨粘貼，開會期間取消補貼，按會議統(tǒng)一標準規(guī)定）辦事處以外城市每天20元，注明事由、日期火車硬臥或機票3折無需申請。特殊情況另外向上級申請。注：1、區(qū)域經(jīng)理、城市經(jīng)理、財務主管、銷售主管、物流主管餐費補貼需要粘貼發(fā)票、標準之內(nèi)實報實銷。 2、例會期間，任何人員均無補助，例會補助統(tǒng)一由會議統(tǒng)一標準規(guī)定。3、住宿標準最高限額為表中規(guī)定限額。4、出租車費一律按出差日期在標準內(nèi)實報實銷。5、交通發(fā)票中不能出現(xiàn)過期、連號、殘缺的單據(jù)否則都視為廢票。3.2.5 交通費標準區(qū)域經(jīng)理區(qū)域經(jīng)理助理區(qū)域市場11、經(jīng)理城市經(jīng)理財務主管銷售主管20元/天20元/天20元/天150/月1100元/月100元/月注：區(qū)域經(jīng)理交通費在規(guī)定標準內(nèi)可以實報實銷，交通費必須注明起止地點、日期，交通發(fā)票按日期排列粘貼統(tǒng)一報銷，區(qū)域經(jīng)理、區(qū)域經(jīng)理助理、區(qū)域市場經(jīng)理在辦公地所屬城市發(fā)生交通費用不予報銷。3.3 費用核銷流程3.3.1 營銷費用 此流程分為“營銷費用上報”和“營銷費用核銷”兩個步驟，城市必須在進行“營銷費用上報”后，才能進行下一步“營銷費用核銷”。第一步 營銷費用上報流程營銷費用上報崗 位內(nèi) 容時 限財務主管根據(jù)當月審批的營銷費用文件，審核實際產(chǎn)生的營銷費用，然后進行以下工作： n城市渠道銷售回款明細表按照系12、統(tǒng)銷售填報城市月度銷售回款表，并對賬扣部分的銷售額（即由于產(chǎn)生營銷費用，少回的銷售款），做出回款說明n渠道終端協(xié)議內(nèi)費用-實際投入表按本財務月實際發(fā)生填寫 n渠道終端協(xié)議外費用-實際投入渠道終端協(xié)議外費用表，根據(jù)市場部審批的郵件比例，按本財務月實際發(fā)生填寫n營養(yǎng)顧問費用表根據(jù)協(xié)議條款，按本財務月實際發(fā)生填寫以上個表格由財務主管郵件發(fā)送財務部，抄送銷售部區(qū)域信息次月1日區(qū)域信息對當月終端費用使用數(shù)據(jù)進行審核并轉(zhuǎn)交相關部門做備案，作為城市營銷費用核銷及調(diào)整的依據(jù)次月1日第二步 營銷費用核銷流程營銷費用核銷崗 位內(nèi) 容時 限城市經(jīng)理n對當月終端費用票據(jù)及x終端費用收據(jù)進行確認次月11日前財務主管根據(jù)13、審批文件及提供單據(jù)，復核城市的當月費用票據(jù)，然后進行以下工作：n終端費用單證整理、粘貼n填寫報銷費用明細表n郵寄至區(qū)域經(jīng)理（注：1、協(xié)議內(nèi)費用，根據(jù)渠道協(xié)議進行費用核銷；2、協(xié)議外費用，如促銷/助銷需用，請將市場部的促/銷審批文件打印出來，與短期促銷協(xié)議補充協(xié)議2 促銷費用及相關費用單證一起郵寄至區(qū)域經(jīng)理）次月13日前區(qū)域經(jīng)理n復核確認本區(qū)域轄區(qū)城市費用票據(jù)，簽字確認后，郵寄至財務部區(qū)域會計次月10日前區(qū)域會計n對當月終端費用使用數(shù)據(jù)及票據(jù)進行復核次月15日前財務經(jīng)理n對當月終端費用使用數(shù)據(jù)進行審核n協(xié)議內(nèi)費用可以以票證進行核銷次月20日前出納n費用劃撥次月25日前區(qū)域會計n記賬次月月底前3.14、3.2 辦公費用崗位工作要點時間城市經(jīng)理n根據(jù)費用備案或報銷標準及制度支付本月辦公費用每月日財務主管n根據(jù)實際發(fā)生辦公費用整理辦公費用票據(jù)，郵寄至區(qū)域經(jīng)理每月日區(qū)域經(jīng)理n復核確認本區(qū)域轄區(qū)城市票據(jù)，并郵寄至區(qū)域會計每月10日前區(qū)域會計n票據(jù)審核每月15日財務部經(jīng)理n審批每月620日出納n費用撥付每月2122日區(qū)域會計n記賬每月2328日注：1、除差旅費，電話費，其他費用嚴格杜絕隔月或跨年度報銷。 2、填寫報銷單時一定要保持票面的整潔干凈、票面要體現(xiàn)各領導層簽字確認。如報銷人或代報人、城市經(jīng)理、分公司/區(qū)域經(jīng)理的簽字。3、發(fā)票要附在日常報銷單后，按照填寫內(nèi)容依次粘貼，便于審核及以后工作的查找。415、，辦公用品必須在超市購買并附購買小票。5，餐飲業(yè)發(fā)票必須有費用備案表，并注明時間地點，人數(shù)，目的，提供真實發(fā)票，無票不予報銷。6、交通費用背面注明起始地點與到達地點，交通費上無日期的需注明日期。3.3.3 人員費用 人員費用核銷包括：工資、提成、績效獎金、社保等模塊 工資、提成模塊見城市員工薪資發(fā)放工作流程 社保模塊見城市員工社會保險辦理工作流程 績效獎金見城市人員績效考核流程3.4 違規(guī)懲罰措施未按費用的申請流程和不按報銷制度報銷的費用不予報銷，報銷人、審核票據(jù)的人對所報銷的費用是否合格負責。，如出現(xiàn)不合格費用，處理辦法如下： 不合格票據(jù)第一次出現(xiàn)將被退回重開，并給予50元/筆的罰款；同樣的16、不合格票據(jù)第二次出現(xiàn)將直接給予扣除，由城市經(jīng)理承擔，同時給予區(qū)域經(jīng)理50元/筆的罰款；差旅費出現(xiàn)餐飲票據(jù)、虛假票據(jù)或連號票據(jù)，第一次給予票面金額5倍的罰款；第二次出現(xiàn)相關人員將被直接開除。處罰對象包括所有銷售人員。 票據(jù)的審核責任：兩次月度報銷審核中對同種不合理票據(jù)簽字的按不合理票據(jù)的30%予以罰款（不足100元按100元計），并向直接上級主管遞交檢查一份，處罰對象包括負責票據(jù)審核的區(qū)域經(jīng)理、城市經(jīng)理、區(qū)域會計。 每月要即時把票據(jù)寄到財務。（票據(jù)到公司的時間是每月不超過15日）如超過規(guī)定的時間就要受到相應的處罰。第4章 固定資產(chǎn)管理4.1 固定資產(chǎn)定義 固定資產(chǎn)是指企業(yè)為生產(chǎn)產(chǎn)品、提供勞務、出17、租或者經(jīng)營管理而持有的。使用時間超過12個月的非貨幣性資產(chǎn)。注：低值易耗品暫不設置明細賬，購入時一次性入損益，但保存?zhèn)洳榱斜怼?.2 固定資產(chǎn)分類4.3 固定資產(chǎn)管理 實行賬、卡、物分開管理的原則，由不同部門分別管理。 對于低值易耗品，在賬務處理時不計入固定資產(chǎn)，但實物管理等同于固定資產(chǎn)管理。 財務主管應登記固定資產(chǎn)臺賬，分別對每項固定資產(chǎn)的編號、名稱、原值、預計殘值、折舊年限和使用部門等進行登記，并即時反映固定資產(chǎn)新增、轉(zhuǎn) 移和報廢等情況。 財務主管每月盤點一次固定資產(chǎn)。 財務主管需填制在城市信息登記表，每季度（結(jié)帳日后第五天）向區(qū)域會計提交一次，區(qū)域會計予以備案。4.3.1 固定資產(chǎn)采購流18、程崗位工作要點時間城市經(jīng)理n根據(jù)城市情況，提出采購固定資產(chǎn)需求隨時區(qū)域經(jīng)理n對城市的固定資產(chǎn)采購申請進行審批一個工作日銷售經(jīng)理n對城市的固定資產(chǎn)采購申請進行審批一個工作日IT部n對城市預算購置的固定資產(chǎn)審核、審批配置、價格等一個工作日城市財務主管n按照審批的額度申請借款一個工作日區(qū)域會計n審核確認郵件及借款單財務經(jīng)理n審批借款出納n支付借款區(qū)域會計n記入個人應收賬款城市經(jīng)理n安排采購并取得正式發(fā)票，粘貼整理隨時財務主管n根據(jù)實際費用使用情況，核對相關票據(jù)，并錄入系統(tǒng)次月1-5日區(qū)域經(jīng)理n復核確認本區(qū)域轄區(qū)城市數(shù)據(jù)，并郵寄至財務部次月10日前區(qū)域會計n對票據(jù)及審批郵件進行復核次月1115日財務經(jīng)19、理n對票據(jù)進行審批次月1620日區(qū)域會計n記賬，并沖銷個人應收帳款，并錄入系統(tǒng)次月21-25日4.3.2 固定資產(chǎn)維修流程崗位工作要點時間城市經(jīng)理n根據(jù)固定資產(chǎn)使用情況提交維修需求隨時財務主管n填寫固定資產(chǎn)維修備案，上報區(qū)域經(jīng)理一個工作日區(qū)域經(jīng)理n審批固定資產(chǎn)維修申請一個工作日銷售經(jīng)理n對城市預維修固定資產(chǎn)進行審批一個工作日IT經(jīng)理n對城市維修固定資產(chǎn)審核、審批配置、價格等一個工作日城市財務主管n按照審批的額度申請借款一個工作日區(qū)域會計n審核確認郵件及借款單一個工作日財務經(jīng)理n審批借款一個工作日出納n支付借款一個工作日區(qū)域會計n記入個人應收賬款一個工作日城市經(jīng)理n安排采購并取得正式發(fā)票，粘貼整20、理隨時財務主管n根據(jù)實際費用使用情況，核對相關票據(jù)，并錄入系統(tǒng)次月1-5日區(qū)域經(jīng)理n復核確認本區(qū)域轄區(qū)城市數(shù)據(jù)，并郵寄至財務部次月10日前區(qū)域會計n對票據(jù)及審批郵件進行復核次月1115日財務經(jīng)理n對票據(jù)進行審批次月1620日區(qū)域會計n記賬，并沖銷個人應收帳款，并錄入系統(tǒng)次月21-25日4.3.3 固定資產(chǎn)盤點流程 固定資產(chǎn)的盤點由財務主管負責崗位工作要點時間區(qū)域會計n季度末從系統(tǒng)內(nèi)自動生成盤點信息季度末25日財務主管n填制固定資產(chǎn)盤點表并打印出電子版簽字確認傳真至總部財務季度末26日區(qū)域會計n在系統(tǒng)內(nèi)錄入盤點信息季度末27日城市經(jīng)理n 盤盈時直接確認增加固定資產(chǎn)單，并傳至區(qū)域會計處直接處理n 21、盤虧時提交盤虧申請，并提交區(qū)域經(jīng)理季度末28日區(qū)域經(jīng)理n審核確認盤虧申請季度末29日銷售部經(jīng)理n審核確認盤虧申請季度末30日區(qū)域會計n記賬季度末31日4.3.4 固定資產(chǎn)報廢和清理 固定資產(chǎn)報廢時，由城市經(jīng)理提出申請，區(qū)域經(jīng)理確認，區(qū)域會計驗證簽字，報總經(jīng)理審批，財務方可銷賬。崗位工作要點時間城市經(jīng)理n申請1個工作日城市財務主管n確認固定資產(chǎn)情況1個工作日區(qū)域經(jīng)理n審批1個工作日區(qū)域會計n驗證時時總經(jīng)理n審批時時區(qū)域會計n銷帳時時第5章 母嬰店應收帳項、合同管理流程5.1 銷售合同管理 銷售城市均應簽訂銷售合同或訂單，合同中注明付款日期、結(jié)算方式、違約責任、合同有效期及經(jīng)辦人簽字；財務部登記備22、案后蓋章生效；合同報廢要即時通知財務部注銷。 所有因經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生所簽合同，財務主管必須妥善保存。 嚴格執(zhí)行國家合同法的條款，任何人不得以個人名義對外簽訂合同，否則無效，責任自負。5.2 應收帳款管理 銷售城市應將所有客戶劃分成不同信用等級，制定相應的授信額度和賬期，原則上不允許賒銷；對信用好的客戶可批量結(jié)算，財務主管每月編制“應收賬款明細表”，報送財務部、銷售部即時與客戶核對往來賬查明差額原因，調(diào)整賬目，確保賬實相符，賬賬相符；各城市業(yè)務人員收到貨款后即時交到財務主管，財務主管回款至財務部、操作系統(tǒng)，填報回款明細表，出納收款登記帳簿；任何人不得坐支，否則現(xiàn)金、支票及票據(jù)丟失責任自負，出納要在當23、天將款項送存銀行。5.3 應收帳款確認、收回崗 位內(nèi) 容時 限財務主管n 核對系統(tǒng)數(shù)據(jù)與母嬰店簽字確認單證n 需到母嬰店處核實單證時時每月1日區(qū)域會計n 核對應收帳款明細表，n 不定期抽查，需財務主管郵寄母嬰店欠款復印件次月14日財務主管n 根據(jù)合同約定帳期催促業(yè)務人員即時收回應收帳款月中日開始銷售主管財務主管n收取母嬰店貨款每日財務主管n 核對貨款、單據(jù)、n 操作系統(tǒng)n 回款n 編制城市銷售回款明細表每日出納n 收款n 登日記帳每日5.4 應收帳款考核指標 以月末應收賬款結(jié)算為準，出現(xiàn)壞賬時要查明原因，分別追究責任，確定無法收回的上報區(qū)域經(jīng)理、銷售部審簽后報批總經(jīng)理批復，對區(qū)域經(jīng)理及城市人員24、相應做出處罰，處罰比例以壞賬金額為基準，處罰權(quán)由總經(jīng)理執(zhí)行。第6章 經(jīng)銷商應付、預付帳款、合同管理流程6.1 采購合同管理n 財務部對生效合同的監(jiān)管 當與供應商建立商業(yè)合作伙伴關系時, 雙方應簽訂合同,合同中應明確規(guī)定雙方的權(quán)利與義務,這是管理供應商的法律依據(jù)。 銷售部及財務部門負責對供應商文件的有效性進行監(jiān)管，發(fā)現(xiàn)失效立即要求供應商補正，否則應通知其停止合作。 若城市或總倉在收貨過程中發(fā)現(xiàn)商品效期超過1/3問題、送貨時間嚴重延遲、數(shù)量嚴重不符等問題應立即通知城市經(jīng)理或區(qū)域經(jīng)理處理。 所有因經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生所簽合同，財務主管必須妥善保存。 嚴格執(zhí)行國家合同法的條款，任何人不得以個人名義對外簽訂合同25、，否則無效，責任自負。n 財務部對終止合同的監(jiān)管 在對供應商監(jiān)管中,如發(fā)現(xiàn)其不能履行合約,應首先與供應商交換意見,要求供應商加以改進，如供應商無法改進或改進后仍達不到要求，供應商監(jiān)管責任人可以決定停止向其訂貨，并填寫清戶供應商報告上報區(qū)域經(jīng)理及銷售部批準。 經(jīng)銷售部批準后的清戶供應商報告轉(zhuǎn)交財務部,由財務部查清來往貨款情況,并取得財務部經(jīng)理確認后,才能決定是否采取退貨等措施。剩余應付貨款清戶三個月后，無會員退貨及相關投訴，方能結(jié)清。若存在應收貨款，供應商監(jiān)管責任人必須馬上負責收回，否則公司保留追訴權(quán)。 與供應商停止合作后,其檔案資料保留不低于兩年。6.2 應付帳款管理城市與當?shù)亟?jīng)銷商簽訂合同原26、則是先提貨后付款形式，財務主管需對每次進貨數(shù)量、金額等信息進行核實，核實實物、經(jīng)銷商處提貨單、系統(tǒng)入庫單、已審批的地采申請單，財務主管保存所有單證，月底與經(jīng)銷商核對往來帳項，核對無誤后，經(jīng)銷商開具增值稅專用發(fā)票，財務主管申請付款，同時填寫付款申請單附經(jīng)銷商處提貨單，地采申請單、增值稅發(fā)票一同寄財務部區(qū)域會計。6.2.1 應付帳款付款審批程序崗 位內(nèi) 容時 限財務主管n 填寫付款申請單，附采購、進貨單、增值稅專用發(fā)票，n 郵寄每月5日前區(qū)域會計n 核對單證、系統(tǒng)、帳目每月68日財務部經(jīng)理n 審批時時出納n 付款n 登記日記帳12個工作日內(nèi)區(qū)域會計n 記帳每日區(qū)域會計n 經(jīng)銷商對帳函不定期6.2.27、2 預付帳款付款審批程序崗 位內(nèi) 容時 限財務主管n 填寫付款申請單，附采購單、審批單、增值稅專用發(fā)票n 郵寄區(qū)域會計發(fā)生時總部物流專員n 錄入采購單并生成預付結(jié)帳單一個工作日內(nèi)區(qū)域會計n 核對單證收到單據(jù)后一個工作日內(nèi)財務經(jīng)理n 審批一個工作日內(nèi)出納n 匯款一個工作日內(nèi)區(qū)域會計n 記帳時時城市財務主管n 跟蹤采購、入庫系統(tǒng)操作時時6.3 索取增值稅發(fā)票要求事項內(nèi)容開稅票對象經(jīng)銷商開具增值稅專用發(fā)票開稅票依據(jù)上月1日至上月30日城市已收貨并錄入系統(tǒng)的進貨金額注意事項1、增值稅發(fā)票不得折損，請保持票面整潔2、取得發(fā)票即時寄至財務部，過期不予抵扣，由城市經(jīng)理、財務主管承擔全部責任6.4 應付、預付28、帳款考核指標 城市任何人員不得以各種名義私自從經(jīng)銷商處提貨，如經(jīng)發(fā)現(xiàn)公司予以嚴厲處罰。第7章 庫存商品管理流程每月城市盤點日,參盤人員至少2人以上，財務主管必須進行監(jiān)盤。盤點流程及差異處理流程件，另見本文物流篇。第8章 貨幣資金管理流程8.1 現(xiàn)金貨款的定義 各城市在經(jīng)營過程中，收取的各項與銷售款項有關的現(xiàn)金都屬于此范疇，具體包括：現(xiàn)金、支票、電匯等。8.2 現(xiàn)金貨款的管理 各城市須安排專人負責收取銷售貨款，收到貨款后交財務主管，財務主管需保證貨款的安全，即時回款并完成系統(tǒng)操作，保證實際貨款與系統(tǒng)顯示數(shù)據(jù)完全一致,在總金額超過1000元以上時必須根據(jù)財務部的要求匯入指定帳戶，不得擅自截留貨款做29、其它用途，否則將追究當事人的責任； 財務主管回款后必須填寫城市銷售回款明細表，提交財務部郵箱。8.2.1 現(xiàn)金貨款的管理流程崗 位內(nèi) 容時 限財務主管n 收取貨款，開具收款收據(jù)。收據(jù)第二聯(lián)交給出交款人，財務主管憑第三聯(lián)登記現(xiàn)金日記賬，并作為原始憑證裝訂成冊。同時在銷貨單藍聯(lián)、黃聯(lián)上同時簽字確認已收貨款，并將藍聯(lián)返還銷售主管。n 核對單證n 操作系統(tǒng)n 回款n 編制、提交城市銷售回款明細表時時出納n 查詢回款時時區(qū)域會計n 核對系統(tǒng)、回款隨時8.2.2 應收貨款的管理流程崗 位內(nèi) 容時 限財務主管n 收取對方簽字確認的黃、藍聯(lián)銷貨單，并將藍聯(lián)交給銷售主管，黃聯(lián)做為記賬憑證登記應收賬款明細賬，并作30、為原始憑證裝訂成冊n 核對單證n 月底編制應收賬款核對明細表，并由銷售主管確認簽字時時銷售主管n 每月確認財務主管編制的城市終端門店應收賬款明細表核對單證n 及時跟進貨款的收取，收取后交給財務主管，并由財務主管在藍聯(lián)銷貨單上簽字確認貨款已收回時時財務主管n 在銷售主管藍聯(lián)銷貨單上簽字確認貨款已收后，向交款開具收款收據(jù)，并登記入賬，沖銷應收賬款n 操作系統(tǒng)n 回款n 編制、提交城市銷售回款明細表時時出納n 查詢回款時時區(qū)域會計n 核對系統(tǒng)、回款時時8.3 回款延誤的處罰n 各城市上報有財務回款報表分兩類，即渠道銷售回款日報表、直銷銷售回款日報表，具體要求如下： 各城市在向總部匯款后，就應立即填寫31、回款日報表以郵件的形式報送財務部；月末各城市需于次月1月1日下班前將本月的銷售回款日報表填寫完整準確報送財務部，12月份時，要求各城市必須在次年1月1日12點前將本月的銷售回款日報表填寫完整準確報送財務部。n 延期及錯誤的處罰辦法如下： 報表每出現(xiàn)一次錯誤，將予財務主管罰款20元，最高為100元。 每月回款如未在要求時間內(nèi)上報完成的，將對財務主管、城市經(jīng)理及區(qū)域經(jīng)理處以50-100元罰款。n 各城市人員在收到貨款時如有以下行為，將根據(jù)情節(jié)，處以警告、罰款、辭退。 擅自挪用貨款以作他用,不論用于公司經(jīng)營活動還是非公司經(jīng)營活動,都被視為違規(guī)行為； 收取貨款不即時操作系統(tǒng),使總部相關人員無法從系統(tǒng)中32、正確掌握各城市銷售數(shù)據(jù),影響數(shù)據(jù)分析的結(jié)果,導致下一步銷售計劃無法正常運行的，都被視為違規(guī)行為。第9章 公司發(fā)票、印章管理流程9.1 發(fā)票管理 公司票據(jù)有：增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、服務業(yè)發(fā)票、收據(jù)等均有公司財務部稅務會計保管。 城市因正常銷售需要開具發(fā)票，需由財務主管填寫發(fā)票申請表，提交財務部稅務會計。 發(fā)票專用章由稅務會計保管，在開具完發(fā)票后審核無誤蓋章，并在發(fā)票領用本上登記。n 開具票據(jù)要求崗 位內(nèi) 容時 限城市財務主管n 根據(jù)實際銷售情況向稅務會計提出開票申請n 填制發(fā)票申請表隨時區(qū)域會計n 核對銷售情況隨時稅務會計n 根據(jù)要求開具發(fā)票并寄給城市財務主管隨時城市財務主管n 領取發(fā)33、票并交給購貨人隨時9.2 印章管理 x發(fā)票專用章：由公司稅務會計保管。在開具完發(fā)票后審核無誤蓋章，并在發(fā)票領用本上登記。 x公章：由財務部經(jīng)理負責保管。經(jīng)辦人需要蓋章時，填制“公章使用審批單”；經(jīng)總經(jīng)理簽字后，到財務部經(jīng)理處蓋章，如有重大疑義，公章原則上不得離開公司辦公地，如有特殊原因需填寫“持章外出申請單”，必須由二人一起外出辦理。財務經(jīng)理不在時由財務主管負責代管。 x合同章：由財務經(jīng)理保管。經(jīng)辦人需要蓋章時，填制“合同章使用審批單”；經(jīng)部門經(jīng)理審核后，須交由財務經(jīng)理審批方可蓋章，合同章原則上不得離開公司辦公地，如有特殊原因需填寫“持章外出申請單”，必須由二人一起外出辦理。財務經(jīng)理不在時由財34、務主管負責代管。城市公章、財務章：由財務主管保管。經(jīng)辦人需要蓋章時，填制“公章、財務章使用審批單”；經(jīng)城市經(jīng)理審批，財務主管審核方可蓋章，公章、財務章原則上不得離開辦公地，如有特殊原因需填寫“持章外出申請單”，必須由二人一起外出辦理。財務主管不在時由城市經(jīng)理負責代管。第10章 關于戰(zhàn)略物資代收貨款的操作流程10.1 戰(zhàn)略物資代收貨款管理 戰(zhàn)略開拓部在實際開發(fā)醫(yī)院時，為配合醫(yī)生推薦產(chǎn)品，而將小聽粉放入醫(yī)院內(nèi)或者醫(yī)院附近的寄賣店進行寄賣。為規(guī)范物資管理針對戰(zhàn)略主管“不粘錢，不粘貨”的原則，由x代收貨款。10.1.1 貨款代收流程 崗位內(nèi)容流程說明戰(zhàn)略開拓經(jīng)理發(fā)送寄賣店備案表戰(zhàn)略開拓經(jīng)理將本城市的寄35、賣店詳細信息制作成表格匯總后，交由戰(zhàn)略大區(qū)助理，x財務主管x物流主管接單送貨1、 戰(zhàn)略開拓經(jīng)理根據(jù)實際情況，告知x財務主管配送明細，及收款明細，x財務主管告知物流主管在系統(tǒng)內(nèi)錄單，在備注欄內(nèi)注明應結(jié)貨款金額，2、 x物流主管安排配送員送貨，同時打印一式三聯(lián)出庫單，請戰(zhàn)略開拓經(jīng)理簽字認可，第一聯(lián)為存根聯(lián)，第二聯(lián)為客戶簽收聯(lián)，第三聯(lián)為客戶收貨聯(lián)（存根聯(lián)請每月按順序裝訂成冊，配送員在送貨時攜帶第二、三聯(lián)，第二聯(lián)由客戶簽字確認后交回財務主管作為結(jié)帳憑據(jù)，第三聯(lián)交由客戶留存），3、 x財務主管登記手工帳，并即時收回第二聯(lián)，妥善保存，以作為結(jié)款依據(jù)。x財務主管結(jié)款、匯款根據(jù)實際銷售情況，x財務主管負責結(jié)款并即時匯入公司指定帳戶，同時登記手工帳，每筆匯款發(fā)生當日，x財務主管須以郵件的形式報送財務部，表格樣式請參看附表x財務主管戰(zhàn)略開拓經(jīng)理戰(zhàn)略大區(qū)助理對帳1、除平時筆筆對帳外，戰(zhàn)略開拓經(jīng)理和x財務主管須于每月26日全面對帳，并填制好表格，雙方確認簽字后同時以郵件和傳真兩種方式發(fā)送至大區(qū)助理和x財務2、大區(qū)助理于次月3日前將匯總的所有城市代收貨款的明細以郵件的形式發(fā)送至x財務及x財務x財務x財務結(jié)算x財務收到戰(zhàn)略大區(qū)助理的確認郵件后，立即與x財務溝通協(xié)商貨款結(jié)算方式（1，現(xiàn)金匯款；2，沖抵相關費用），商定后以郵件的形式即時告知戰(zhàn)略大區(qū)助理注:可參見物流篇戰(zhàn)略物資管理。第 31 頁 共 31 頁