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1、IT企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展合同擬訂及審定、簽訂管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 合同管理制度1.1 總則1. 為了加強(qiáng)對(duì)公司合同的規(guī)范化管理，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，本制度涉及合同的擬定、審定、簽訂、履行等部分，特制定本辦法。2. 根據(jù)公司的業(yè)務(wù)范圍，將全部經(jīng)濟(jì)合同分為“銷售業(yè)務(wù)合同”及“一般經(jīng)濟(jì)合同”兩大類。銷售業(yè)務(wù)合同分為：軟件、硬件、系統(tǒng)集成及服務(wù)合同等，“一般經(jīng)濟(jì)合同”分為采購(gòu)合同及辦公、行政管理購(gòu)入物資或獲得各種服務(wù)簽訂的合同。1.2 合同的擬訂1. 各業(yè)務(wù)部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，不論是購(gòu)入物資或獲得服務(wù)；還是對(duì)外供應(yīng)物資或2、提供服務(wù)（除現(xiàn)款現(xiàn)貨的小額零售業(yè)務(wù)外，小額業(yè)務(wù)定義為：人民幣20000元以下的業(yè)務(wù)），各種經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)原則上必須采用書面的形式簽訂經(jīng)濟(jì)合同或協(xié)議。對(duì)外供應(yīng)物資或提供服務(wù)，簽訂銷售業(yè)務(wù)合同；購(gòu)入物資的簽訂采購(gòu)合同；辦公、行政管理等購(gòu)入物資或獲得各種服務(wù)的簽訂一般經(jīng)濟(jì)合同。2. 經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)符合的有關(guān)規(guī)定。3. 公司對(duì)外簽訂的各種銷售業(yè)務(wù)合同，應(yīng)盡量滿足公司合同文本格式的要求，對(duì)超過(guò)公司格式合同內(nèi)容的客戶需求，應(yīng)事先經(jīng)過(guò)有關(guān)方面的審定。4. 簽訂經(jīng)濟(jì)合同，一般應(yīng)具有以下要素：l 產(chǎn)品（或項(xiàng)目）名稱、品種、型號(hào)、規(guī)格、等級(jí)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；數(shù)量和計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)；包裝標(biāo)準(zhǔn)；l 合同履行方式、期限、地點(diǎn)；驗(yàn)收方式；l 價(jià)3、款或酬金；結(jié)算方式； l 產(chǎn)品的違約責(zé)任，爭(zhēng)議解決方法；l 合同當(dāng)事人的單位名稱、地址、聯(lián)系電話、郵編、業(yè)務(wù)代表、賬戶、稅務(wù)等信息；l 合同的有效期限；l 雙方約定的其他事項(xiàng)。5. 銷售業(yè)務(wù)合同中收款進(jìn)度確定的原則：合同的收款進(jìn)度應(yīng)與合同的工程進(jìn)度匹配，原則上參照以下方式執(zhí)行：l 簽訂合同一周內(nèi)，應(yīng)收到不低于合同總價(jià)20%的預(yù)付款（軟件合同應(yīng)不低于30%），公司在收到預(yù)付款后開(kāi)始進(jìn)場(chǎng)，實(shí)施合同；l 合同資產(chǎn)已轉(zhuǎn)移、工程已實(shí)施，收款不得低于合同總額的50%； l 合同驗(yàn)收后一月內(nèi)，公司收完除質(zhì)保金外的全部余款。原則上質(zhì)保金不得超過(guò)合同總額的5%；l 招投標(biāo)的純硬件采購(gòu)合同，除應(yīng)滿足以上階段付款要4、求外，在資產(chǎn)已全部轉(zhuǎn)移對(duì)方后十天內(nèi)應(yīng)收到全部硬件采購(gòu)成本。l 合同中應(yīng)注明，因甲方原因不能按期進(jìn)場(chǎng)者，不能影響貨款的支付。l 特殊情況需獲得財(cái)務(wù)副總經(jīng)理的批準(zhǔn)。1.3 合同的審定1. 合同簽訂前的送審。按照合同的性質(zhì)、內(nèi)容、合同標(biāo)的實(shí)行分工審核制，有關(guān)人員在收到送審合同后，如有需修改的內(nèi)容，應(yīng)在三天內(nèi)與業(yè)務(wù)人員溝通。l 所有銷售業(yè)務(wù)合同在簽署前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)將合同交分管副總經(jīng)理審核；辦公室交部門負(fù)責(zé)人審核。l 公司確定的新開(kāi)發(fā)軟件產(chǎn)品，應(yīng)交技術(shù)總監(jiān)審核；l 所有經(jīng)濟(jì)合同經(jīng)相關(guān)的負(fù)責(zé)人審核后，再交財(cái)務(wù)副總經(jīng)理審定、蓋章；l 公司簽訂50萬(wàn)元以上的經(jīng)濟(jì)合同、對(duì)外投資等重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的有關(guān)合同或協(xié)議，除5、按照公司章程履行相應(yīng)程序外，由財(cái)務(wù)副總負(fù)責(zé)組織CMO、CEO、法律顧問(wèn)審閱。2. 各級(jí)人員在審查合同時(shí)，應(yīng)注意下列事項(xiàng)： l 當(dāng)事人是否具有簽訂和履行合同的權(quán)利能力和行為能力；l 合同當(dāng)事人的經(jīng)營(yíng)范圍、經(jīng)營(yíng)方式、注冊(cè)資金，簽訂的經(jīng)濟(jì)合同是否超越其經(jīng)營(yíng)范圍和經(jīng)營(yíng)方式，委托代理手續(xù)是否完備；l 合同內(nèi)容是否符合法律、政策的要求，雙方意思表示是否真實(shí)一致，權(quán)利義務(wù)是否平等；l 格式是否規(guī)范，主要條款是否完備，內(nèi)容是否具體，文字是否準(zhǔn)確清晰。l 銷售業(yè)務(wù)合同的付款進(jìn)度是否符合本辦法規(guī)定。l 銷售業(yè)務(wù)合同毛利的審定：原則上公司所簽銷售業(yè)務(wù)合同應(yīng)有毛利，對(duì)毛利為零或虧損的合同，由各事業(yè)部總經(jīng)理初審后報(bào)財(cái)務(wù)6、副總經(jīng)理審定，并明確虧損的“消化”渠道。凡虧損超過(guò)5萬(wàn)元的報(bào)CEO及財(cái)務(wù)副總經(jīng)理共同審定。1.4 合同的簽訂1. 合同簽訂的條件：所有的經(jīng)濟(jì)合同需按本辦法第三條的規(guī)定，完成了審核程序。2. 經(jīng)濟(jì)合同簽章：正式簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，必須加蓋經(jīng)濟(jì)合同章。l 經(jīng)濟(jì)合同專用章時(shí)公司簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)專門使用的印章，本公司簽訂的經(jīng)濟(jì)合同必須加蓋經(jīng)濟(jì)合同章方能生效，不得以公章代替。l 公司應(yīng)設(shè)專人保管并建立合同專用章登記薄以備查詢。l 嚴(yán)禁在空白合同上加蓋合同專用章或公司其他有效印鑒，凡在空白合同上蓋章的，將嚴(yán)肅追究蓋章者責(zé)任。3. 合同文本的管理：凡經(jīng)雙方加蓋經(jīng)濟(jì)合同章的買進(jìn)、賣出的各種經(jīng)濟(jì)合同文本，實(shí)行統(tǒng)一管理7、與分類專項(xiàng)管理相結(jié)合的方式進(jìn)行管理。l 公司財(cái)務(wù)部為公司經(jīng)濟(jì)合同的統(tǒng)一管理部門。經(jīng)蓋章生效的經(jīng)濟(jì)合同原件交財(cái)務(wù)部一份，作為收款、結(jié)算的依據(jù)。財(cái)務(wù)部應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同的檔案管理，履行下列職責(zé)： 妥善保管合同文本及附件、雙方往來(lái)函電、授權(quán)委托書、介紹信、有關(guān)圖表以及雙方協(xié)商記錄等原始資料；建立合同簽訂履行情況臺(tái)帳。 每月按銷售業(yè)務(wù)合同簽訂的份數(shù)、涉及金額、履行份數(shù)及履約金額向各事業(yè)部及財(cái)務(wù)副總經(jīng)理報(bào)送“結(jié)算表”，并將合同糾紛數(shù)、違約原因及責(zé)任、解決情況、變更解除合同等信息，上報(bào)財(cái)務(wù)副總經(jīng)理、CMO、CEO。 銷售業(yè)務(wù)合同實(shí)施完成后，市場(chǎng)部將雙方簽字的工程任務(wù)書交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部將合同原件（含各種8、附件）、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程任務(wù)書等相關(guān)資料歸檔備查，相關(guān)的技術(shù)資料歸技術(shù)部門管理。l 各業(yè)務(wù)部門對(duì)合同實(shí)行分類專項(xiàng)管理，作為實(shí)施、查詢的依據(jù)。 市場(chǎng)部負(fù)責(zé)本部門銷售業(yè)務(wù)合同管理； 辦公室負(fù)責(zé)一般經(jīng)濟(jì)合同管理。1.5 合同的履行1. 銷售業(yè)務(wù)合同的實(shí)施：l 市場(chǎng)部將合同工程中心實(shí)施前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)填寫工程任務(wù)書，分別交相關(guān)的工程實(shí)施部門簽字確認(rèn)，工程任務(wù)書的填寫按照順序進(jìn)行（具體參見(jiàn)附件）。l 工程實(shí)施中心接到工程任務(wù)書后，應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)人員通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況，業(yè)務(wù)員也應(yīng)經(jīng)常、主動(dòng)與客戶服務(wù)事業(yè)部取得聯(lián)系，保證合同的順利實(shí)施。2. 合同的變更：l 填制合同變更通知單（或補(bǔ)充合同），說(shuō)明變更的原因及變更9、的內(nèi)容。l 合同變更程序：將合同變更通知單或補(bǔ)充合同并附上原合同，按以上合同管理程序執(zhí)行。l 合同變更通知單或補(bǔ)充合同屬原合同的一部分，應(yīng)與原合同一并保管，與原合同具有同等的法律效力。3. 公司財(cái)務(wù)部、財(cái)務(wù)副總經(jīng)理、CMO有權(quán)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的簽訂和履行進(jìn)行監(jiān)督、檢查和審計(jì)。4. 發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將有關(guān)情況及資料報(bào)送財(cái)務(wù)副總經(jīng)理、CMO、法律顧問(wèn)，共同提出處理意見(jiàn)，以相應(yīng)的手段解決，并同時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部合同管理人員。1.6 附件：工程任務(wù)書工程名稱：任務(wù)提出時(shí)間：合同背景聯(lián)系人：聯(lián)系電話：計(jì)劃 天時(shí)間完成工程實(shí)施預(yù)算費(fèi)：要求描述： 業(yè)務(wù)員簽字：如任務(wù)接受部門確認(rèn)工程合同能夠在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)完成， 接受部門任務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字： 財(cái)務(wù)意見(jiàn)1、工程合同的預(yù)付款是否到達(dá)公司帳戶？ 是 否2、物料部門計(jì)劃在： 年 月 日內(nèi)時(shí)間完成物料的準(zhǔn)備工作3、合同、方案等資料是否交送相關(guān)部門？ 是 否其他：財(cái)務(wù)副總簽字：任 務(wù)接、受部門信息接受任務(wù)部門：接受任務(wù)時(shí)間：任務(wù)完成情況：其他情況說(shuō)明：項(xiàng)目實(shí)施結(jié)算費(fèi)用任務(wù)完成部門簽字： 業(yè)務(wù)簽字：財(cái)務(wù)簽字：