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1、企業經營發展能源物資采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 能源物資采購管理制度范圍本制度規定了公司能源物資所涉及到的煤、焦、油料和石油焦采購管理流程、內容及方式。本制度適用于xx公司）。規范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的，凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T23331-2012/ISO50001.2011 能源管理體系 要求Q/TACC 20201XX 經濟合同管理辦法Q/TACC 20803XX 供應商管2、理制度Q/TACC 20802XX 物資計劃管理制度Q/TACC 20804XX 物資驗收管理制度Q/TACC 20805XX 物資倉儲管理規定3 術語和定義能源物資采購覆蓋生產過程所涉及到的燃料、油料以及其它具有影響的能源服務、產品和設備的采購。4 職責4.1 主管采購的公司領導是能源物資采購過程控制的主管領導。4.2 物資部是能源物資采購（公司有其它授權的物資除外）的歸口管理部門，負責制定采購計劃并具體組織實施。 4.3 生產管理部負責職責內計劃審核并下發；并組織評估其在計劃的或預期使用壽命內對能源使用，能源消耗和能源效率的影響。4.4 相關單位配合實施能源產品采購過程。5管理內容和方法53、.1 總則5.1.1 能源物資采購應嚴格執行公司相關程序和規定，堅持公開、公平、公正，比質、比價、比服務的原則。5.1.2 能源物資采購應接受公司監察審計部的監督。5.1.3 配合物資采購的部門（單位）或個人，可以提出采購建議或推薦供應商，但不得以任何理由指定供應商，特殊情況需要指定品牌或供應商的應在申報計劃時書面說明原因。5.1.4 參與能源物資采購的相關人員，應對采購物資的技術信息和商務信息保密。5.2 供應商管理 詳見Q/TACC 20803XX供應商管理制度5.3 物資計劃管理詳見Q/TACC 20802XX物資計劃管理規定5.4 采購5.4.1 采購業務員在進行能源物資采購前應收集與4、采購有關的信息，包括產品、質量、價格、市場、運輸等信息。按就地就近、比質比價比服務、貨比三家的原則，在合格供應商中組織采購。采購流程（詳見附錄A）。5.4.2 各類物資原則上應建立不少于三家的合格供應商檔案，專業性較強、專利產品或特殊定制產品除外。5.4.3 能源物資采購應在合格供應商中組織采購。因特殊情況不能在合格供應商中組織采購的，可以選擇備用供應商采購，如需新增供應商的，按程序（見Q/TACC 20803XX供應商管理制度）申請審批，經審批合格后才能簽訂合同（招標采購可以在確定中標單位后再申請創建新供應商）。5.4.4 創建新供應商時，采購業務員應提供書面的供應商資料（如營業執照、稅務登5、記證、質量證明文件、代理人的授權文書、業績清單等）復印件，填報創建供應商申請表。5.4.5能源物資供應商提供的產品必須符合國家相關強制法律法規要求，采購決策將部份基于對能源績效的評價。5.4.6 能源 物資采購詢價，每批（種）物資原則上供應商不得低于三家，低于三家的要說明原因。應優先選擇質量保證、價格較低、供貨能力強及售后服務、信譽俱佳的供應商作為供貨單位，同等條件下優先考慮戰略合作供應商和長期合作供應商。5.4.7 按規定要求需要進行公開招標采購的能源物資，由物資部委托有資質的招標公司組織進行采購。詳見Q/TACC 20202XX招標投標管理辦法。5.4.8 議價、談判完畢后，由采購業務員填6、寫采購合同審批表和編制合同，按合同審批程序批準后簽訂合同。5.5 合同采購管理5.5.1 凡采購總價大于等于5萬元的能源物資，必須簽訂書面合同，嚴格遵照公司經濟合同管理辦法。小于5萬元，產品質量指標、試驗方法在相關國標和行業標準內容中有明確規定，能及時結清且無預付款項的采購，可按書面簽訂采購訂單的方式進行采購，采購訂單的審批由物資部合同管理員、分管領導、部門領導聯合審批。原則上不允許無合同或訂單進行采購，如有特殊情況不能簽訂書面合同或訂單的，必須書面經過部門領導和公司分管領導的同意。5.5.2 書面采購合同的要求，審批程序等必須按Q/TACC 20201XX 經濟合同管理辦法要求執行。5.5.7、3 合同談判必須由兩人或兩人以上共同參與，授權金額以上的合同必須會同公司相關部門共同談判。5.5.4 經雙方簽字蓋章已經生效的采購合同按公司檔案管理規定按時歸檔。5.6 物資驗收、入庫、出庫詳見Q/TACC 20804XX 物資驗收管理制度及 Q/TACC 20805XX物資倉儲管理制度5.7 退貨及索賠管理 采購的能源物資經檢驗不合格的，依照合同規定進行換貨、折價、退貨或索賠處理。5.8 采購能源物資貨款支付5.8.1 采購能源物資貨款的支付，由采購業務員按采購合同支付條款的規定，填寫采購付款申請單(按公司要求的格式填寫)，經具有審批權限的相關領導審核簽字后按財務管理相應規定辦理支付手續。58、.8.2 貨款支付的審批權限按公司財務制度執行。5.8.3 已檢驗合格且收到相應發票的物資款項支付，由采購業務員憑入庫單，連同購貨發票，按照5.8.2條審核簽字后，按財務管理規定辦理相關支付手續。5.9 能源物資采購檢查和考核5.9.1 采購業務員應定期對采購計劃執行情況進行自查，發現問題及時協調解決，并將情況匯報分管領導。 5.9.2 采購業務員對重要能源物資或貨款金額較大的，應向物資部部長匯報。5.9.3 采購物資已到達公司規定時間以上且已經驗收合格，尚未收到購貨發票的，采購業務員應主動聯系催交發票，以便及時結算。5.9.4 采購分管領導應檢查督促采購業務員按規定實施能源物資采購，監督檢查9、采購合同的簽訂和履行，發現問題及時糾正。5.9.5 由物資部部長牽頭、企業管理部、生產管理部參與，不定期組織對采購管理工作進行全面檢查，發現違規操作行為的，嚴格按照物資部綜合考核辦法及公司相關規定進行考核。5.10 相關規定5.10.1 除經公司主管領導同意外，公司任何部門（單位）或個人，不得自行采購規定由物資部負責采購的能源物資。5.10.2 未經授權管理人員同意及物資部授權自行采購前條款所述物資的，物資部有權拒絕辦理付款、轉運、驗收、入庫保管等相關手續。5.10.3 合同管理員應按Q/TACC 20201XX經濟合同管理制度的規定，不定期檢查監督合同履行情況，發現問題及時制止并向本部門領導報告或提示分管領導糾正。附加說明：本標準用詞說明：1 對本規定條文執行嚴格程度的用詞，采用以下寫法：1.1 表示很嚴格，非這樣做不可的用詞：正面詞一般采用“必須”，反面詞一般采用“嚴禁”。 1.2 表示嚴格，在正常情況下均應這樣做的用詞： 正面詞一般采用“應”，反面詞一般采用“不應”或“不得”。 1.3 表示允許稍有選擇，在條件許可時，首先應這樣做的用詞： 正面詞一般采用“宜”或“一般”，反面詞一般采用“不宜”。本規定由物資部提出。本規定由物資部解釋。本規定起草（修訂）人：x本標準于2014年01月首次發布，版本/修改狀態為A/0。附 錄 A（規范性附錄）采購管理流程圖