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1、自動化科技有限公司文件管理制度附表格編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文件管理制度一 目的本管理制度旨在確保公司文件收發的完整、及時、準確，促進和提高公司信息溝通和組織管理工作的效率。二 范圍本管理制度適用于公司各類文件、事業部文件及部門文件的管理。三 文件屬性（一） 件類型1 文類 需要發布的通知、通報、決定、意見、報告、規定、制度、會議紀要等等2 示類 需要上級主管部門或領導請示匯報的文件（二） 部溝通類 事業部、部門之間溝通協調往來文件（三） 件格式1 文類 詳見附件一2 示類 詳見附件二3 部溝通類 詳見附件2、三（四） 編碼原則1發文類 青xx*部（200*）第*號2請示類 青xx*部（200*）請字第*號3內部溝通類 青xx*部（200*）通字第*號四 收文管理1. 收到來文在收文登記薄（附件四）上登記文件的基本信息包括收文日期、來文單位、來文編號、來文名稱等等。收文薄須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。2. 收到來文在來文上加蓋公司收文章，注明收文日期及收文編號，再貼上文件傳閱單傳送至公司主管領導批閱。3. 根據公司主管領導批閱意見及文件內容的緩急，及時將文件送達其他公司領導或有關部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。4. 文件送達后各部門應及時批閱并迅速辦理相關事宜，一般滯留時間為一天。傳閱過程應3、保持文件完整無缺。批閱后應在文件傳閱單上簽署意見或注明“已閱”字樣以表明處理結果。秘書有催辦的職責和權利。5. 文件傳閱完畢應及時交回人事部。人事部應完整無誤地按收文編號保存，并于下年度初將公司收文按收文編號整理成冊、歸檔。6. 公司所屬各部門、單位可根據需要向人事部查閱文件。7. 秘書需經常與上級主管部門聯系以及時取回各種文件資料。公司領導及有關部門派員參加各類會議時收到的文件應移交給人事部主管。五、發文管理1. 公司各類文件旨在公司內部統一意見、發布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。2. 欲發文部門或事業部應先起草文件草稿，起草完畢后，交部門負責人或事業部總經理審稿。34、. 秘書核稿，送交總經理或分管總監簽發。需會簽文件，由擬稿部門組織會簽，秘書核稿后，報總經理簽發。4. 簽發后文件，由秘書確認文號，核稿，用印。5. 公司內部的發文統一通過內部網發布在通知通告欄目下。公司發文由秘書發布，各事業部、部門指定專人使用事業部或部門用戶名在內部網發布。（發文審批權限見五.3、五.5）公司向外行文，由相關部門擬稿，總經理簽發，打印稿送出。6. 各部門、事業部可在各自業務范圍內，就本部門或事業部所轄業務在公司內部發文，發文由分管總監或事業部總經理簽發，使用本部門或事業部編號。7. 凡涉及門店的各類文件，起草部門完成簽發手續后，送達各事業部，由各事業部送達門店。8. 人事部5、應建立公司發文登記薄，詳細地、分門別類地登記文件的具體信息如文件名、文件編號、發文日期及主送、抄送、抄報單位。公司任何發文都必須登記在冊，該登記薄作為歸檔資料應妥善保存不得遺失。9. 起草部門或事業部及公司秘書有對公司有關文件保密的義務和職責。六、檔案管理1. 各事業部、部門制定專人負責各自的文件管理。人事部負責公司文件的文件管理。2. 文件的歸檔每年一次。由秘書與各事業部、部門文件管理人員交接，并填寫交接登記表，分類歸檔。3. 文件的檔案管理參見公司檔案管理制度。七、本管理制度的解釋權在人事部。附件一：青島市xx自動化科技有限公司*部文件關于*的通知正文青島xx自動化科技有限公司*部*年*月*日擬稿人： 核稿人： 簽發人：主送： 抄送：簽發日期： 實施日期： 附件二：青島xx自動化科技有限公司內部請示部門： 文號：致由標題請示內容擬稿人部 門意 見相 關部 門意 見總經理附件三青島xx自動化科技有限公司 部門協作申請表 日期：文號：需求部門：擬稿人：負責人：需求協作事由：需求協作事項：協作部門意見及承諾 當事人： 負責人：部門協作申請通知單回執 申請已受理，本部門承諾：年月日完成以上工作。 受理人簽名：日 期：附件四：青島xx自動化科技有限公司收文登記表序號收文日期來文編號來文單位來文名稱擬辦部門備注