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1、企業(yè)水票與實物核算流程及領用管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX水票與實物管理制度試行版一、目的為了進一步完善水票和實物的核算流程，確保水票領用、銷售、收回以及實物流動的有序進行特制定以下制度。二、適用范圍 本制度適用于XX公司內部XX業(yè)務的各個環(huán)節(jié)。三、流程及要求（一）職責分工1、業(yè)務部門人員負責產品以及水票的銷售和回款工作；負責回收結算單據(jù)與配送服務商結算費用；負責押金的收取退還等客戶服務工作。2、公司倉管客服的人員負責訂單傳遞、訂單生成、貨物及時準確進出、以及有關臺賬、報表的填制、整理與報送等工作。32、財務部負責審核單據(jù)，款項收支，編制報表等工作。（二）產品入庫和空桶收發(fā)流程1、融水公司與鷓鴣江桂中海迅電商物流園倉庫（下文簡稱總倉）的產品入庫和空桶收發(fā)流程：（1）融水公司配送產品到鷓鴣江桂中海迅電商物流園倉庫（下文簡稱總倉），總倉倉管員出具入庫單，同時保留融水公司開具的出庫單。入庫單一式四聯(lián)，即存根聯(lián)（XX公司倉管留存）、客戶聯(lián)（客戶留存）、財務聯(lián)（XX公司財務留存），倉管聯(lián)（總倉留存）同時及時準確填寫相應的單項產品出入庫臺賬。 附表樣一：產品（物品）入庫單-總倉使用 入庫單（總倉）入庫日期： 入庫單編號：ZCRK-20150410-001供貨單位： 經手人簽字：No產品名稱產品編碼規(guī)格計3、量單位數(shù)量單價金額備注1合計開單人： 蓋章：附表樣二：單項產品出入庫臺賬 單項產品出入庫臺賬產品名稱：4.8L小桶裝XX 規(guī)格：4.8L裝*4 計量單位：件No入庫出庫結存數(shù)量經手人簽字備注進貨單位入庫日期入庫數(shù)量出貨單位出庫時間出庫數(shù)量1融水公司1010單據(jù)號：201504100012潭中送水點55公司倉管審核確認： 總倉倉管員簽字：（2） 融水公司配送產品到總倉的同時，把總倉庫存的15L空桶進行回收，總倉向融水公司開具銷售/調撥發(fā)貨單，銷售/調撥發(fā)貨單一式四聯(lián)，即存根聯(lián)（XX公司倉管留存）、客戶聯(lián)（客戶留存）、財務聯(lián)（XX公司財務留存），倉管聯(lián)（總倉留存），同時及時準確填寫針對15L空桶的4、單項出入庫臺賬；附表樣三：銷售/調撥發(fā)貨單-總倉使用 銷售/調撥發(fā)貨單發(fā)貨日期： 發(fā)貨單編號：XSFH-20150410-001收貨單位： 經手人簽字：購貨單位名稱柳州菜博物館收貨人簽字地址/聯(lián)系人/聯(lián)系方式屏山大道5號，吳師傅No產品名稱產品編碼規(guī)格計量單位數(shù)量單價金額1XX小桶裝A1000004.8L*4件442.00168.002XX小桶裝A1000014.8L瓶110.5010.50合計壹佰柒拾捌元伍角整178.50備注未付款倉管員： 送貨員： 業(yè)務員：附表樣四：單項產品出入庫臺賬 單項產品出入庫臺賬（15L空桶出入庫表）產品名稱：15L空桶 規(guī)格：15L 單位：個No入庫出庫結存數(shù)量5、經手人簽字備注進貨單位入庫日期入庫數(shù)量出貨單位出庫時間出庫數(shù)量12公司倉管審核確認： 總倉倉管員簽字： 2、總倉與客戶或經銷點的產品出入庫和空桶回收流程：（1） 總倉根據(jù)XX倉管的指令或訂單進行發(fā)貨出庫，總倉倉管填寫銷售/調撥發(fā)貨單，同時及時準確填寫相應的單項產品出入庫臺賬；（2） 總倉接收退貨的產品須填寫入庫單，入庫單上必須注明“退貨”，同時及時準確填寫相應的單項產品出入庫臺賬；（3） 總倉送貨到經銷點或客戶處，要把15L空桶進行回收，并做好記錄，總倉和客戶或經銷點分別做好記錄，客戶填寫XX空桶流轉記錄冊，倉庫填寫單項產品出入庫臺賬（15L空桶出入庫表），兩套賬目的數(shù)據(jù)要保持一致；附表樣五：6、XX空桶流轉記錄冊-經銷點（客戶）用 XX空桶流轉記錄冊水站名稱： 單位：桶No日期收到產品數(shù)（大桶裝）發(fā)出空桶數(shù)欠空桶數(shù)經手人簽字收貨人簽字備注合計3、總倉倉管和XX倉管根據(jù)出入庫單據(jù)分別登記出、入庫臺賬，月末進行匯總，以此作為編制有關報表的有效依據(jù)； 4、 總倉倉管員每周將上周的出入庫單據(jù)和銷售發(fā)貨單據(jù)交到公司倉管處，進行對賬；每月的三號下午下班之前將上個月的單據(jù)、臺賬及相關的報表交到公司倉管員，倉管員核對無誤后簽字確認，并以此為做賬的依據(jù)；（三）水票的領取流程1、水票的發(fā)放權歸公司倉管客服部；2、水票的出售權歸公司銷售業(yè)務人員；3、水票規(guī)劃包括有價水票、贈送水票1（按促銷方案贈送的水票）7、和贈送水票2（以產品及水票贈送審批單的形式贈送的水票）三大類，水票必須一次性消費，嚴禁周轉使用；4、水票由公司倉管客服部指定專人進行管理，有價水票、贈送水票-1和收據(jù)可以直接到倉管客服部處領取，而贈送水票-2必須以產品及水票贈送審批單的形式領取；5、產品及水票贈送審批單必須由經辦人填寫完整，部門負責人審核后由總經理審批才生效。領取贈送水票-2的產品及水票贈送審批單直接留存在倉管客服部處；需領取贈送水票-1的，銷售人員按照促銷政策，填寫表格后向客服人員領取贈送水票-1；附表樣六：產品及水票贈送審批單產品及水票贈送審批單說明事項說明內容備注所要贈送的客戶客戶的聯(lián)系方式贈送事由贈送數(shù)量贈送時間董事長8、（總經理）： 財務審核 ： 部門負責人： 經辦人： 6、銷售人員在領取水票時要認真填寫水票領取記錄表，填好后雙方應核對水票的數(shù)量以及票號（沒有票號則暫時不用核對）等并簽字確認。月末倉管客服部出票人要按不同領票人進行分類匯總，并報公司財務處一份，以此作為編制匯總表以及再次進行核對水票和收據(jù)的有效憑據(jù)；附表樣七水票和收據(jù)領取記錄表 水票領取記錄表領票 時間有價水票贈送水票-1贈送水票-2領票人簽字出票人簽字備注票號數(shù)量票號數(shù)量票號數(shù)量.合計7、出票時，所有種類的水票都要蓋上XX公司的公章，公章改在水票正面正券與副券的接縫處。“贈送水票-1”和“贈送水票-2”的水票品種在蓋好公章的基礎上，加蓋“贈送9、水票-1”和“贈送水票-2”的字樣以便和有價水票進行區(qū)別；（四）有價水票的銷售和回款流程1、銷售人員按照票面價格（28元/張）出售有價水票，完整的水票包含正券、副券，缺失副券的水票無效。客戶付款后銷售人員可向客戶開具收款收據(jù)，收據(jù)上要注明客戶的相關信息。水票原則上不可賒銷，特殊情況也必須要有總經理的批準才可賒銷；2、銷售人員銷售水票要和銷售其他產品一樣，在“網渠寶”下單，打印“銷售/調撥發(fā)貨單，以銷售/調撥發(fā)貨單的單據(jù)作為交款時的憑據(jù)；3、如果是線上平臺銷售并完成付款的水票，由客服人員下訂單和打印付款憑證并通知業(yè)務人員，由業(yè)務人員領取水票并辦理交款手續(xù)。業(yè)務人員將水票傳遞給客戶和對接送水點。410、銷售人員出售水票產生的款項處理說明：（1）銷售人員收取的現(xiàn)金，須及時向倉管客服部人員辦理交款手續(xù)，繳款期不準超過3天；（2）銷售人員收取現(xiàn)金后，可以將款匯入公司的賬戶，并及時通知收款人，并且以銀行出具的銀行收款憑單辦理交款手續(xù)，繳款期不準超過3天；（3）如果客戶直接將款項存到公司賬戶或者通過第三方支付平臺進行付款，銷售人員要及時將付款信息告知收款人員，收款人員核實后，辦理交款手續(xù)，繳款期不超過3天；（4）銷售人員在當月最后一個工作日，必須將本月銷售余款與收款人結清；（5）收款人員辦理回款時，須及時準確填寫水票銷售回款表 附表樣八：水票銷售回款表 水票銷售回款表No日期客戶名稱銷售水票數(shù)（張）11、回款情況收據(jù)編號回款人簽字收款人簽字備注現(xiàn)金數(shù)（元）付款憑證1合計 5、銷售人員根據(jù)客戶的性質和產品的配送情況，向客戶收取合理的空桶押金（30元/個），并給客戶開具押金收據(jù)，客戶憑押金收據(jù)和空桶實物要求退錢。銷售人員收到客戶支付的押金后，要及時將款交給公司的收款人，并填寫15L空桶押金收支記錄表辦理交款手續(xù)。附表樣九：15L空桶押金收支記錄表 15L空桶押金收支記錄表No日期客戶名稱聯(lián)系方式押金收取情況押金支取情況收據(jù)編號回款人（領款人）簽字收款人（付款人）簽字備注質押空桶數(shù)（個）押金數(shù)（元）收回空桶數(shù)（個）支出押金數(shù)（元）合計（五）贈送類水票的使用辦法贈送水票必須按照以下兩種形式進行贈送。第12、一種要以公司的促銷方案進行贈送，使用贈送水票-1；第二種要以贈送審批單的形式進行贈送，使用贈送水票-2。除此之外銷售人員無權發(fā)放贈送水票。以促銷方案贈送的，必須在收款收據(jù)上注明贈送水票的數(shù)量、票號（如果沒有票號，則不用注明），同時要有客戶的親筆簽名和聯(lián)系方式（客服回訪用）；以贈送審批單贈送的，必須以客戶簽收的單據(jù)為贈送的有效依據(jù)，并及時將單據(jù)交倉管客服處將單據(jù)和贈送審批單粘貼在一起，以此作為編制有關報表的有效依據(jù)； （六）水票副券的管理和配送費用結算 1、當送水點送水時有價水票、贈送水票-1和贈送水票-2只收副券不收正券。副券作為和送水點結算配送的憑據(jù)，送水點需保存好副券，如果遺失，后果自負；13、同時讓客戶妥善保管好自己購買的有價水票和贈送水票，丟失不補，后果自負；2、承擔配送服務的配送點在給終端客戶配送的時候，要向客戶索取水票（所有的種類）的副券，作為結算和沖抵實物產品的憑據(jù)。3、每個月的最后一個工作日由銷售人員與送水點進行結算，銷售人員提前從公司財務支取備用金用于支付配送費，或者事后根據(jù)銷售人員提供的單據(jù)由公司財務統(tǒng)一付款。4、銷售人員回收水票副券的同時，須填寫三聯(lián)收據(jù)，上面要注明回收副券的數(shù)量、沖抵產品數(shù)量、是否已經結算了相應的配送費，雙方簽字確認。附表樣十：XX水票副券回收記錄冊-經銷點（客戶）用 XX水票副券回收記錄冊水站名稱： 單位：張No日期收到水票副券數(shù)沖抵貨品數(shù)配送費合計是否結算費用收票人簽字收款人簽字備注合計5、銷售人員將回收的副券和收據(jù)與倉管客服、財務進行對賬和匯總工作，倉管客服要及時填寫水票副券回收和配送費結算登記表附表樣十一：水票副券回收和配送費結算登記表 水票副券回收和配送費結算登記表No日期客戶名稱回收副券數(shù)量（張）沖抵實物產品數(shù)（桶）支付的配送費（元）收據(jù)編號經手人簽字收票人簽字備注合計四、 此制度總經理簽字生效執(zhí)行，其他產品的進出庫的管理，參照此制度。制定人： 財務審批： 總經理審核：