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1、公司公文種類及格式管理規定附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司文件管理規定第一章 總則第一條 為使公司的文件管理工作實現規范化、制度化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制定本規定。第二條 文件管理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。本規定中，公文指公司內外部發文文件，是具有法定效力和規范體式的文書。第二章 公文管理第三條 公文管理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。公文管理應當堅持實事2、求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全，必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定。第四條 公文種類與應用范圍1.公文種類：決定、公告、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等。2.公司常用文種應用范圍2.1決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關部門及人員；變更或者撤銷不適當的決定事項。2.2公告：適用于對外宣布重要事項或法定事項。一般基層單位不宜用公告的形式隨意制發公告。2.3通知：適用于轉發上級單位和不相隸屬單位的公文；傳達要求公司各部門執行和需要有關單位閱知的事項。2.4通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。2.5報告：適用于向上級單位匯報工作3、，反映情況，提出意見或建議，答復上級單位的詢問。2.6請示：適用于向上級單位提出請求，并要求回復的公文。2.7批復：適用于答復下級單位的請示事項。2.8意見：適用于上級單位或主管部門對重要問題提出見解和處理辦法。 2.9函：適用于平行單位或不相隸屬單位之間，相互商洽和聯系工作、詢問和答復問題，請求批準和答復事項。2.10會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。第五條 職責權限1.綜合部是行政公文的管理部門，負責公文的審核、印制、發放及收文登記、督辦、歸檔保管。涉及公司性文件由綜合部負責擬稿，專業性文件原則上由相關業務部門擬稿。2.行政公文由總經理簽發，制度規定類文件由法人代表簽發，公司各4、部門負責公文的宣傳、貫徹、落實。3.各部門不得自行向上、向下發送正式公文。第六條 發文規則1.發文應當確有必要，注重效用；發文根據隸屬關系和職權范圍確定，不得越級請示和報告。2.發文統一使用公司的紅頭文件格式，由擬稿部門領導核稿后送綜合部審核打印，經總經理簽發后由綜合部成文。如管理制度、公司機構設置等需董事會決定的事項，則須由董事會會簽、總經理簽發后成文。3.公文的編號由綜合部編寫，發文字號簡稱為：XX公司發XXXXX號。4.發文流程結束后，由綜合部負責封發到主送單位、抄送單位、公司領導及相關各部門；對外行文時由相關業務部門報送。5.“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單5、位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。6.“報告”不得夾帶請示事項。第七條 發文辦理1.發文辦理指以公司名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、影印、用印、登記、分發等程序。2.草擬公文時，應做到人名、地名、數字、引文準確；引用公文應當先引標題，后引發文字號；應當寫明具體的年、月、日；應該使用國家法定計量單位；文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱；公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其余應當使用阿拉伯數字。3.擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一6、致意見后方可行文。4.公文送總經理簽發前，應當由綜合部進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本規定的規范等。5.經總經理簽發的公文，在正式印制前，綜合部應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全等。6.公司發文嚴格登記、簽收手續。第八條 收文辦理1.收文辦理包括登記、編號、擬辦、批辦、閱辦、歸檔等程序。2.外來文件由綜合部登記，統一編號擬辦，送總經理批示，根據批示意見印發相關部門、人員閱辦，辦理完畢由綜合部統一歸檔保存。3.主辦部門負責協調、催辦公文所述事項，協辦部門應積極協助辦理。第八條 公文格式1.7、公文用紙幅面尺寸及版面要求1.1幅面尺寸：公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210 mm297 mm。GB/T 970420121.2版面1.2.1頁邊與版心尺寸：公文用紙天頭（上白邊）為37 mm1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm1mm，版心尺寸為156 mm225 mm。2.字體和字號：如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。3.行數和字數：一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。4.文字的顏色：如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。5.公文格式各要素編排規則5.1份號：如需標注份號，一般8、用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。5.2密級和保密期限：如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。5.3緊急程度：如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。5.4發文單位標志：由發文單位全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文單位全稱或者規范化簡稱。5.5發文字號：編排在發文單位標志下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱，用六角括號“”括入；發文順序號不加“9、第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。上行文的發文字號居左空一字編排，與最后一個簽發人姓名處在同一行。5.6簽發人：由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成，居右空一字，編排在發文單位標志下空二行位置。“簽發人”三字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字。5.7標題：一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。5.8主送單位：編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送10、單位名稱移至版記。5.9正文：公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送單位名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。5.10附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。5.11發文單位署名、成文日期和印章：一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文單位署名11、，印章端正、居中下壓發文單位署名和成文日期，使發文單位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內；成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。5.12成文日期中的數字：用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。5.13附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。5.14附件：附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。5.15抄送單位：12、一般用4號仿宋體字，在印發單位和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送單位名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送單位名稱后標句號。5.16印發單位和印發日期：一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發單位左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發”二字。 6.頁碼：一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。GB/T 970420127.公文的特定格式7.1信函格式發文單位標志使用發文單位全稱或者規范化簡稱，居中13、排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦單位標志。發文單位標志下4 mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線（上細下粗），居中排布。如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。發文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。首頁不顯示頁碼。版記不加印發單位和印發日期、分隔線，位于公文最后一面版心內最下方。7.2命令（令）格式發文單位標志由發文單位全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，推薦使用14、紅色小標宋體字。發文單位標志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。7.3紀要格式紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，推薦使用紅色小標宋體字。標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀要格式可以根據實際制定。第三章 一般性文件管理第九條 除公司公文外，其余文件定義為一般性文件，其中，公司各類管理制度、規定、辦法按程序簽字生效。除通知外，一般性文件沒有固定15、的格式，但必須標有頁眉頁腳。第十條 機密文件由綜合部負責保管，其余文件由相關業務部門自行保管。各部門應對文件按時間、內容、名稱等分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集齊全，存檔備案。 第四章 附則第十一條 各部門應及時處理文件，需緊急處理的文件以電話、傳真、郵件等方式催辦。第十二條 如違反以上規定或遺失、未經同意銷毀文件者，給予人民幣200元/次的罰款處罰。第十三條 本規定解釋權歸綜合部，自簽字下發之日起執行。 附件：1.文件簽發單 2.文件閱辦單 3.發文登記表 4.收文登記表 1.文件簽發單XX公司文件簽發單XX公司發xx 號 緩急 密級 簽發： 年 月 日會簽： 年 月 日主辦部門負責人 核簽綜合部 審核擬稿人份數 日期標題： 主送： 抄送：附件： 備注：2.文件閱辦單編號收文日期份數：發文單位發文字號標題附件綜合部擬辦批示意見傳閱意見辦理結果說明：1.簽署意見時需落款+日期； 2.辦理結果由承辦部門填寫。3.發文登記表文件名收發文日期發文字號經辦人部門簽收人意見日期4.收文登記表序號文件名稱份數發文單位收文日期收文編號備注