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1、公司公文管理制度（格式、程序、行文規范等）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的為規范行政辦公程序，提高辦公效率，制定本規定。2管理職責集團公司辦公室是公文的歸口管理部門，負責建立健全公文工作制度，加強公文的統一協調與管理，定期檢查、指導各公司（事業部、院、所、室）、機關各部室公文運行情況及管理情況，并定期組織對公文管理相關知識進行培訓，確保集團公司公文處理工作高效運轉；各公司（事業部、院、所、室）辦公室（行政科）是本機關公文的歸口管理部門，遵照集團公司公文管理統一要求，健全和完善本機關公文工作制度；集團公司各系2、統、各部室要指定專門人員負責本系統、本部門公文的日常管理。3 公文格式及要求公文一般由標題、發文字號、簽發人、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、發文時間、印章、主題詞、抄送單位、印發單位及時間、附件等部分組成。3.1 公文用紙。采用國際標準A4型，其成品幅面尺寸為210mm297mm，左側裝訂。紙張定量為60g/m2-80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。公文用紙天頭（上白邊）為：37mm1mm，公文用紙訂口（左白邊）為：28 mm1mm，版心尺寸為：156 mm225mm（不含頁碼）；上行文（請示、報告）天頭（上白邊）為112mm-120mm。3.2 保密公文應分別標明“絕密”、“機密”、“秘3、密”。用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用”隔開。3.3 緊急公文應分別標明“特急”、“急”。用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。3.4 發文字號。包括發文單位代號、年號、順序號。3.5 簽發人。簽發人姓名平行排列于發文字號右側，發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。3.64、 公文標題。應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般應標明發文單位、事由和文種，除批轉規章制度性文件外，一般不加書名號。3.7 主送機構。主送機構指公文的主要受理機構，上行文（請示、報告）中主送機構為呈報“勝利油田勝利動力機械集團有限公司”批復的公文,抬頭直接使用“集團公司”稱呼；請示抬頭只寫一個主送機關，如需同時報送其他上級機關，應采用抄送形式。公文的主送機構應寫于標題之下（空一行）、正文之前，頂格并加冒號。3.8 正文。公文的主體，用來表述公文的內容，位于主送機構下方。3.9 公文用字。標題用2號小標宋體或2號黑體字，正文用3號仿宋體。一般每頁22行，每行28個漢字。為方便閱文，正文中的小標5、題也可用3號黑體字。3.10 結束語。一般在“請示”公文中使用結束語，位于正文之后，附件之前，“請示”公文一般使用“當否，請批示。”或“當否，請批復。”的字樣；“報告”公文一般使用“以上報告，請審批。”或“特此報告。”。結束語后的標點符號應使用“。”，不得使用“！”。3.11 附件。公文附件應當置于正文之后，盡量與主件裝訂在一起，并在正文之后、成文時間之前注明附件的順序和名稱。3.12 發文單位應寫單位全稱或規范化簡稱，幾個單位聯合發文，應將主辦單位排列在前。3.13 成文日期。成文日期以簽發人簽發的日期為準；聯合行文，以最后簽發機關簽發人的簽發日期為準；會議通過的文件（指決定、決議、會議紀要6、等），應在標題下、正文前注明會議名稱和通過日期。4 行文規范4.1需集團公司各單位辦理和需要周知或共同執行的事項，以集團公司名義行文；集團公司機關部室在業務范圍內安排工作，以部室的名義行文。4.2 各公司（事業部、院、所、室）可獨立行文，并抄送集團公司室辦公室。5 公文辦理5.1 發文處理程序主要程序依次為：擬稿核稿會簽簽發注發打印蓋印分發歸檔5.1.1 擬稿。由主辦單位根據行文目的完成擬稿。5.1.2 核稿。由辦公室主任進行核稿，檢查語法文字是否規范，格式是否符合要求，文種及標題是否合適。5.1.3 會簽。由各分管領導會簽。5.1.4 簽發。以集團公司名義行文的文件，由董事長簽發；以公司（事7、業部、院、所、室）名義行文的文件，由本單位董事長（總經理、院長）簽發；以集團公司部室名義行文的文件，由集團公司分管領導簽發。5.1.5 注發。文稿經過審批后，即正式形成文件，應對文件進行編號，并登入發文編碼登記目錄。5.1.6 打印。確認文件無誤后按要求份數打印。5.1.7 蓋印。印章是企業發文有效的憑證，文件需加蓋印章后才能發送。蓋章由印章保管人負責執行，所蓋印章應清晰端正。5.1.8 分發。按發放范圍發文，發文前須填寫文件發放登記表，由經領人簽字。5.1.9 歸檔。將發文底稿原件連同一式兩份正式文件一并裝入文件盒妥善保管。每年度初，將本機關上年度制發的文件移交檔案室管理，并辦理移交手續；電8、子文檔需一并遵照電子檔案管理規定等有關制度執行。5.2 收文處理程序主要程序依次為：接收登記擬辦批辦催辦辦復。5.2.1 接收。集團公司各單位、公司（事業部、院、所、室）呈報集團公司審閱或審批的公文由集團公司辦公室負責受理；集團公司下發到各公司（事業部、院、所、室）的文件由各單位辦公室（行政科）受理。5.2.2 登記。根據文件的類別分別在收文登記表登記編號，登記后的文件應在文件首頁的右上方蓋文書處理章，每個文件其文書處理章的順序號、日期需和登記表所填內容相一致。機密及以上秘密等級的公文，均應加蓋保密印章并注明密級編上密號，按保密規定妥善保管。5.2.3 擬辦。擬辦工作由辦公室主任負責。5.2.9、4 批辦。根據單位主管領導批示意見，填寫批辦（部署）事項辦理情況報告單轉入承辦部門辦理，在收文承辦登記表中，對承辦情況詳細記錄與跟蹤。5.2.5 催辦。批文轉入承辦部門后，督辦部門應及時催辦，查詢、了解和掌握批辦事項辦理進度等有關情況。閱文時間規定：“急件”1小時，普通件4小時，機密文件限時收回。5.2.6 辦復。將承辦部門在規定時限內報告的辦理結果及辦理進展情況及時向單位主管回復。5.3 文件的立卷和歸檔5.3.1 文件辦完后，應根據文書立卷、歸檔的有關規定，及時將公文稿、正本和有關材料整理立卷5.3.2 沒有存檔價值和存查必要的公文，經過鑒別和主管領導批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文，要進行10、登記，專人監督，保證不丟失，不漏銷。5.3.3 各收文單位于每年的一季度，應將上級機關上年度文件連同文件清單一并上繳公文制發機關，由公文制發機關統一銷毀。5.3.4 文件管理人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退，個人不得保存文件。5.4 外部文件的受理5.4.1 各系統、各公司（事業部、院、所、室）以集團公司名義對外報送的文字材料、報表及生產經營信息等，需報集團公司辦公室審核，經集團公司批準后方可對外報送。5.4.2 各級政府部門、油田職能處室及相關社會團體的來文來件，相關對口部室和公司（事業部、院、所、室）應報送集團公司辦公室受理，根據集團公司的批復意見予以處11、理。6 電子公文管理規定6.1 凡儲存于電子介質（U盤、光盤、計算機硬盤、網絡服務器等），用于記錄集團公司重要技術資料、生產經營管理數據文件，各種管理文檔文件、語音圖片、數據庫等文件，以及各個應用系統的系統文件等，所有這些可利用計算機及其網絡系統進行閱讀、觀看、傳播、存儲的文件，均稱為電子文件。 6.2 集團公司電子文件的制發、接收、傳遞、范圍、定密、歸檔等程序的管理應等同于紙質文件，嚴禁私自復制電子文件或將電子文件發送給無關人員；重要文件、資料必須設置為“只讀”屬性；涉密內容遵照保密工作管理暫行規定執行。6.3 集團公司所屬各公司（事業部、院、所、室）、機關各部室用于對外信息業務聯系設立的電子郵箱要指定專人管理，每天要開啟郵箱查看郵件次數不少于兩次，或者通過一定的技術手段，自動定時開啟郵箱查看郵件。并按郵件內容要求，及時進行下載，填寫電子文件簽批單按文件管理要求及時傳遞、送審等處理，確保各項工作的順利開展。6.4 集團公司購買、建造的工藝設備、設施中包含的計算機管理部分的隨機應用系統安裝盤等軟件資料，要隨同設備一起驗收，除留一份在使用單位外，應復制一份存集團公司檔案室。 7 本規定自下發之日起施行。