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1、 公司內(nèi)外公文簽呈處理管理辦法編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 內(nèi)外公文簽呈處理辦法1.總則1.1.目的(1)建立各部門良好溝通作業(yè)模式，培養(yǎng)共同的工作理念以提升作業(yè)效率。(2)將本公司內(nèi)各種公文簽呈之分類處理予以明確化、具體化、效率化。(3)促使本公司內(nèi)各單位之文書業(yè)務(wù)推行順暢。1.2.范圍本公司各部門對內(nèi)及對外之公文簽呈處理。1.3.權(quán)責(zé)單位(1)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止之起草工作。(2)總經(jīng)理負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。2.處理方法公文簽呈之分類(1)急件指緊急文件，收文者與受文者皆須于一定時限內(nèi)2、完成送、批示或復(fù)文者。(2)普通件指不強(qiáng)調(diào)時限，僅為發(fā)文單位聯(lián)絡(luò)通告事宜之說明者。(3)機(jī)密件指公司、工廠之發(fā)文涉及保密性事項(xiàng)不得外泄者。2.2.文件夾顏色管理.紅色卷宗夾為專屬急件公文簽呈用。.白色卷宗夾為專屬普通公文簽呈用。.密封式大封套為專屬機(jī)密文件用。2.3.文件處理時效2.3.1.紅色卷宗夾受文者接到公文后應(yīng)立即處理，并在不超過次工作日下班前回復(fù)。必要時可延長規(guī)定時效，但須先知會發(fā)文者，以防耽誤大事，但時限只能以延長一個工作日為準(zhǔn)。2.3.2.白色卷宗夾受文者接到公文后應(yīng)當(dāng)天處理，最慢不得超過兩個工作日為準(zhǔn)。.密封式大封套機(jī)密性文件(含內(nèi)外公文)不分等級，一律以有封套密封，并責(zé)成專人3、或本人親自送受件人處，并由受件人簽收。發(fā)文亦同。2.4.注意事項(xiàng)(1)遇紅色卷宗，當(dāng)事人出差或請假請假時得由代理人立即處理，若一定需要當(dāng)事人簽核，可視情況延長規(guī)定時效，但須先知會發(fā)文單位，以保證不致產(chǎn)生積壓或擱置情形。(2)遇各部門會簽意見時，若涉及復(fù)雜性事項(xiàng)需時日考慮，應(yīng)先行注明處理原則、日后結(jié)論及復(fù)文時間后轉(zhuǎn)送次簽部門，避免延積時效。2.5.文件處理規(guī)則文件收發(fā)人每一部門應(yīng)由部門主管指定助理或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)文件收發(fā)，并向管理部報(bào)備人先。文件跟催人每一部門文件收發(fā)人亦為文件跟催人，負(fù)責(zé)跟催協(xié)調(diào)工作，以確切掌握文件動向及處理時效。跟催狀況及文件返回時間須加以登記。2.6.作業(yè)異常處理(1)為確保公文簽呈顏色管理實(shí)施應(yīng)用能落實(shí)目不被濫用，各部門主管應(yīng)負(fù)責(zé)督導(dǎo)，若未能遵守且督導(dǎo)無效仍繼續(xù)犯錯者，應(yīng)予以口頭懲誡警告，并列入考核參考資料內(nèi)。(2)發(fā)文單位可依全月統(tǒng)計(jì)異常處理發(fā)生件數(shù)回報(bào)行政部，或知會過失單位以改進(jìn)。(3)未依本辦法規(guī)定辦理而導(dǎo)致工作延誤并產(chǎn)生重大問題時，行政部應(yīng)簽報(bào)獎懲報(bào)告單，并于將懲會議中計(jì)論處理。