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1、公司內(nèi)部報(bào)銷合法性審核與審批管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 一、總則;為了嚴(yán)格公司管理制度，合理控制公司經(jīng)營(yíng)費(fèi)用，根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的特點(diǎn)，特制訂本制度。公司各階層人員，在下述規(guī)范中操作失當(dāng)，給公司帶來損失風(fēng)險(xiǎn)的，根據(jù)情節(jié)大小由總經(jīng)理等相關(guān)人員負(fù)責(zé)責(zé)任追究，討論決定。二、費(fèi)用報(bào)銷行為合法性審核依據(jù)費(fèi)用報(bào)銷的控制要遵循計(jì)劃管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、層層把關(guān)原則。由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門人員費(fèi)用報(bào)銷的實(shí)質(zhì)性、合理性的一級(jí)審查；由財(cái)務(wù)部對(duì)報(bào)銷票據(jù)的合法性進(jìn)行二級(jí)審查；由總經(jīng)理進(jìn)行最后的審核批準(zhǔn)。相關(guān)報(bào)銷行為的審核規(guī)定如下：第一2、條：費(fèi)用發(fā)生過程中，原則上必需由兩人或兩人以上同時(shí)參與或執(zhí)行，并互相監(jiān)督或共同承兌相關(guān)責(zé)任。第二條：費(fèi)用發(fā)生后，當(dāng)事人應(yīng)充分取得費(fèi)用的相關(guān)單據(jù)，如：合約或協(xié)議、合法的票據(jù)等，如因未能取得合法（被稅務(wù)機(jī)關(guān)認(rèn)可）的票據(jù)而遭受財(cái)務(wù)部剔除的部分支出，公司原則上不予以承擔(dān)，由當(dāng)事人自行負(fù)責(zé)。第三條：費(fèi)用單據(jù)收取后，當(dāng)事人應(yīng)及時(shí)將收集到的費(fèi)用單據(jù)加以整理歸類，采用公司統(tǒng)一印制的“費(fèi)用報(bào)銷單”規(guī)范粘貼，粘貼過程中應(yīng)區(qū)別費(fèi)用性質(zhì)（如：交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、招待費(fèi)、辦公費(fèi)等）分類粘貼，便于歸類計(jì)算和整理。三、費(fèi)用報(bào)銷單的填制第一條：當(dāng)事人在填寫“費(fèi)用報(bào)銷單”時(shí)，應(yīng)遵照“實(shí)事求是、準(zhǔn)確無誤”的原則，將費(fèi)用的發(fā)生3、原因、發(fā)生金額、發(fā)生時(shí)間等要素填寫齊全，涉及專案的一定要寫清專案名稱，并簽署自己的名字，“費(fèi)用報(bào)銷單”的填寫一律不允許涂改，尤其是費(fèi)用金額，并要保證費(fèi)用金額的大、小寫必須一致，否則無效。第二條：一切事項(xiàng)報(bào)銷的單據(jù)均必須取得合法的憑證，沒有合法發(fā)票的業(yè)務(wù)按來處理，嚴(yán)禁使用白條或其他不合法的憑證，一些特殊情況需要使用替代憑證的，也必須由副總和財(cái)務(wù)主管的共同認(rèn)可，同時(shí)做到財(cái)務(wù)操作的安全合法。另外替代憑證要求做到時(shí)間合理、摘要明確、金額確定，不能真假混雜，給公司帶來財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。第三條：報(bào)銷人在報(bào)銷前必須事先整理好各類單據(jù)，首先對(duì)單據(jù)的類別、時(shí)間、批次、項(xiàng)目等進(jìn)行分類，然后按照一定的標(biāo)準(zhǔn)清晰準(zhǔn)確的粘帖在報(bào)4、銷單據(jù)的后面，并在附件中寫明所附單據(jù)的張數(shù)。單據(jù)數(shù)量比較煩雜的要寫出報(bào)銷明細(xì)清單附在后面。單據(jù)分別不清晰，粘帖不規(guī)范的財(cái)務(wù)部門可要求對(duì)方改正，不改正的有權(quán)予以拒絕受理。四：費(fèi)用報(bào)銷流程：出納、財(cái)務(wù)主管審核（單據(jù)、數(shù)據(jù)等方面要求）特殊事件急需付現(xiàn)，先向總經(jīng)理請(qǐng)示后，出納先行付款手續(xù)，后補(bǔ)審批第一條：當(dāng)事人應(yīng)將填寫完整、附件齊全的“費(fèi)用報(bào)銷單”和已經(jīng)審批過的“暫支款申請(qǐng)單”一起送交本部門經(jīng)理進(jìn)行審批，部門經(jīng)理應(yīng)重點(diǎn)對(duì)費(fèi)用發(fā)生的真實(shí)性、費(fèi)用預(yù)算金額與實(shí)際金額的差異合理性進(jìn)行審查，部門經(jīng)理審查無異議后，應(yīng)在“費(fèi)用報(bào)銷單”部門經(jīng)理一欄簽署審批意見并簽署部門經(jīng)理的名字。第二條：當(dāng)事人將取得經(jīng)過本部門經(jīng)理審5、批簽署后的“費(fèi)用報(bào)銷單”以及原審批的“借款單”送交財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部人員應(yīng)重點(diǎn)對(duì)“費(fèi)用報(bào)銷單”后所附的原始發(fā)票和單據(jù)進(jìn)行合法性審查，對(duì)費(fèi)用金額的計(jì)算進(jìn)行復(fù)核稽查。審查無異議后，應(yīng)在“費(fèi)用報(bào)銷單”財(cái)務(wù)部門一欄簽署審批意見并簽署財(cái)務(wù)經(jīng)理的名字。第三條：當(dāng)事人將取得本部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部門經(jīng)理審核簽署后的“費(fèi)用報(bào)銷單”或者原審批的“暫借款申請(qǐng)單”一起，通過公司內(nèi)部單據(jù)傳遞程序報(bào)送到公司總經(jīng)理處，由總經(jīng)理進(jìn)行最后的審查和審批。總經(jīng)理一般僅從“費(fèi)用報(bào)銷單”的形式要素上進(jìn)行審查，看報(bào)銷審出納復(fù)核并履行付款公司總經(jīng)理（或委托授權(quán)人）審批報(bào)銷人部門負(fù)責(zé)人（或上級(jí)主管）確認(rèn)簽字費(fèi)用報(bào)銷人報(bào)銷申請(qǐng)（填制6、費(fèi)用報(bào)銷單）批程序和相關(guān)人員的簽字是否齊全、字跡是否真實(shí)。總經(jīng)理審查無異議后，在“費(fèi)用報(bào)銷單”總經(jīng)理一欄簽署審批意見并簽名。第四條：當(dāng)事人取得審批齊全的“費(fèi)用報(bào)銷單”以及“暫借款申請(qǐng)單”后，應(yīng)在3天之內(nèi)送交財(cái)務(wù)部門的出納員手上領(lǐng)取資金，出納人員應(yīng)對(duì)“費(fèi)用報(bào)銷單”進(jìn)行審核，重點(diǎn)看報(bào)銷單是否有涂改、費(fèi)用的計(jì)算是否正確、后附的發(fā)票是否齊全合法，審批手續(xù)是否齊備。出納人員在審核無誤后方能付款。原則上當(dāng)月發(fā)生當(dāng)月取得并當(dāng)月報(bào)銷，業(yè)務(wù)人員有及時(shí)催收票據(jù)的義務(wù)。上述流程為公司各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷的既定程序，以后各項(xiàng)事務(wù)的報(bào)銷均需要遵照上述流程操作，否則財(cái)務(wù)部有關(guān)人員有權(quán)拒絕付款。五、公司內(nèi)部主要費(fèi)用報(bào)銷程序1、外購(gòu)7、材料及辦公用品及支付制作費(fèi)等款項(xiàng)：均需取得對(duì)方開具的收款憑據(jù)，在原始單據(jù)上要注明費(fèi)用發(fā)生明細(xì)、日期、金額大小寫要全，原始單據(jù)不得有涂改的痕跡，原始單據(jù)必須加蓋有銷售方的章，憑合法的原始單據(jù)將票據(jù)粘貼好，用中性筆填寫經(jīng)費(fèi)支出報(bào)銷單。費(fèi)用支出類的單據(jù)要有經(jīng)辦人在原始單據(jù)上簽字。2、市內(nèi)交通費(fèi)報(bào)銷：要憑正規(guī)發(fā)票(公交車票、車租車票）進(jìn)行報(bào)銷手續(xù)，需要在經(jīng)費(fèi)支出單上注明起始地、目的地、辦理事項(xiàng)。員工辦公無特殊情況不許打車，如有需要，向總經(jīng)理請(qǐng)示同意后方可打車辦事并進(jìn)行報(bào)銷手續(xù)（在報(bào)銷單上注明打車原因）。3、差旅費(fèi)用報(bào)銷：因公出差期間發(fā)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)憑正規(guī)車票、住宿發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷；餐飲費(fèi)按公司規(guī)定按日8、定額給予報(bào)銷。公司員工出差借款，應(yīng)填寫借款單，并注明出差時(shí)間行程，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)審核、總經(jīng)理或經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的指定人員批示后方能支取借款。出差員工應(yīng)在出差回來，一周內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。未在規(guī)定期限內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在當(dāng)月工資中扣回預(yù)借的差旅費(fèi)，待報(bào)銷時(shí)再行支付。4、業(yè)務(wù)招待費(fèi)的報(bào)銷：發(fā)生招待事項(xiàng)前應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，經(jīng)同意后方可進(jìn)行限額接待。報(bào)銷時(shí)憑正規(guī)餐飲業(yè)服務(wù)發(fā)票、若有在外購(gòu)的酒水，會(huì)同酒水發(fā)票或收據(jù)，填制經(jīng)費(fèi)報(bào)銷單進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷單上必須注明招待對(duì)象、事由、參加人員。5、加班用餐費(fèi)的報(bào)銷：各店因加班用餐報(bào)銷費(fèi)用，需要有加班人員的簽字方可履行報(bào)銷手續(xù)。6、各種福利補(bǔ)貼（交通補(bǔ)助、電話補(bǔ)助、交際補(bǔ)9、助、房補(bǔ)）：:除個(gè)稅報(bào)銷外，員工福利性補(bǔ)助報(bào)銷當(dāng)月補(bǔ)助要當(dāng)月報(bào)請(qǐng)，逾期報(bào)銷的財(cái)務(wù)上可不予處理，因出差等其他原因無法按時(shí)報(bào)銷的除外。福利費(fèi)報(bào)銷時(shí)要在報(bào)銷申請(qǐng)單后張貼正規(guī)發(fā)票，報(bào)銷申請(qǐng)單上的報(bào)銷內(nèi)容要與后附的憑證內(nèi)容一致。不按規(guī)定填寫或者填寫不規(guī)范出納應(yīng)予以退回。7、各店辦公及營(yíng)業(yè)設(shè)施的維修。需要發(fā)生維修費(fèi)用時(shí)，向總經(jīng)理提出申請(qǐng)，經(jīng)同意后進(jìn)行維修，維修購(gòu)買材料及支付人工費(fèi)均需要取得原始憑證，按規(guī)定填寫經(jīng)費(fèi)支出單進(jìn)行報(bào)銷手續(xù)。8、快遞費(fèi)：快遞費(fèi)的報(bào)銷單一定要附“綠聯(lián)”和快遞行業(yè)的發(fā)票，報(bào)銷單上要注明郵寄物品和目的地。9、員工因公司業(yè)務(wù)或者個(gè)人需要公司借款，應(yīng)符合暫支款管理?xiàng)l例額來操作處理。必須填寫借款申請(qǐng)單，寫清借款原因、預(yù)計(jì)的金額和還款日期，財(cái)務(wù)人員嚴(yán)格控制現(xiàn)金的使用。借款單要由部門負(fù)責(zé)人、副總或財(cái)務(wù)主管簽字后出納人員才能放款。在預(yù)定還款日期到期后不能還款或報(bào)銷的從有關(guān)人員的工資中扣除。