公司內部溝通與部門聯系制度流程.doc
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上傳人:職z****i
編號:1116727
2024-09-07
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1、公司內部溝通與部門聯系制度、流程編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 內部溝通與部門聯系制度一、目的為加強各部門之間的良好溝通,創造和諧高效的工作環境,使公司的各項管理工作順利進行,特制定本管理制度。二、適用范圍集團所有部門三、職責1集團所有子公司、部門均有責任協助相關其它部門完成相關的工作;2人事行政部負責協調各部門之間未能協調解決的問題。四、溝通原則1.要有大局觀念不要認為問題與本部門利益無關而置之不理,而應從大局出發,替別人著想,也是為了公司的整體利益,積極配合別人解決問題,發揚協同作戰的精神,做到分工不分。2. 2、有正確的心態,當有不同意見時,杜絕意氣用事,抱著一切為解決問題的心態進行溝通。3.主動性原則不要在溝通遇到問題時,就把問題擱置,等領導解決,應主動尋求多方溝通,直至問題解快為止。五、溝通方法1.當面溝通2.電話聯系或QQ聯系等3.書面或OA系統傳閱溝通六、各部門之間溝通合作管理程序 1.各部門按照部門事務聯系函理清本部門各員工崗位職責,實行責任到人的制度。2.每次部門之間任何事項的聯系必須有書面文檔,以表單為主。表單制作必須清晰,且有流程說明。3.一項工作需其它部門協助才可完成時,可通過部門事務聯系函進行協調溝通,公司任何人都可以根據工作需要發部門事務聯系函,接收部門事務聯系函者必須全力配合發3、出人完成委托工作,接收人對發出人負責。 4.填寫部門事務聯系函時務必注明要求完成的日期,如書面提交時必須有接收部門負責人的簽字。書面的部門事務聯系函至少一式三份,即發出部門一份,接收部門一份,人事行政部一份。重大聯絡事項還需交一份至公司總經理。如在OA發出的,接收部門必須在OA系統中確應收到函件,并確認完成時間。5.執行部門事務聯系函者在接收部門事務聯系函時可確定完成時間,需立即回復;若部門事務聯系函交待事項較難確定完成時間,則在24小時內回復發出者完成時間。執行者在執行過程中因難度大、變化大、彈性大而不能在預計完成時間內完成該項工作,雙方協商,經發出人同意后,可修改預計完成時間(在OA傳閱中4、追加確認完成時間)。 6.執行者必須無條件接受部門事務聯系函委托事項,不得以任何理由推卸,若不屬于自己職責范圍的工作,可以經上級轉給人事行政部,重大事情可轉交給公司總經理。 7.各部門之間的溝通本著對事不對人的原則,就事論事,每次針對每件事情進行分析、解決,獲取結果。不得互相指責、抱怨,更不能漫無邊際地議論某人或某事。 8.凡在公司內部工作期間,員工向領導匯報或商討工作時,必須就某件具體事情交流,客觀對待,絕對不允許帶個人偏見地談論工作中的人和事。 9.公司中高層管理人員的言行舉止影響到每一位員工,所有管理人員必須做到言必行,行必果,以身作則,任何時候對待每件事情都要起帶頭作用。 七、溝通工作5、相關實施要求1.建立分層協作制度,明確子公司總經理、各子公司部門負責人、具體崗位的職責分工:子公司總經理負責綜合性的協調,人、財、物資源的匹配;部門負責人主抓協調工作的落實;具體崗位負責執行各項工作任務。2.設立定期的工作例會制度。為開展部門間溝通方式,由各子公司輪流定期主持召開工作例會,相關部門列席會議,解決協調工作中遇到的實際問題;同時,也可將協作流程的合議,也一并納入工作例會議題。3.建立責任共擔機制。跨部門合作不僅僅是各部門按業務程序規定做完自己分內的事情,亦有責任跟催和協助其他部門共同完成任務;同時,跨部門合作業務未達成預期指標的,相關責任應由所涉部門共同擔負。特別是針對溝通不及時,6、導致工作準備不足,開展不利的,要追究相關的責任。4.建立績效共享機制。在跨部門合作中,預期績效的產生,是協作各方共同努力的結果,只是由于分工的不同,對于績效貢獻的比例不同。因此,對橫向溝通工作的績效考評,必須重視績效分享問題,而不能單純歸于某一部門。5.設立協調工作牽頭部門。將協調性工作納入各部門的年度工作計劃,由專門的牽頭部門統一匯總、調度,并對效果工作開展情況進行考核。八.部門之間聯絡以及事情處理未果的處理方法 1.人事行政部作為公司處理投訴部門,每接到一宗事務未處理的投訴事件,根據部門聯系單或其他書面聯系資料查核,一經屬實,對未處理部門負責人處以100元/次的的獎金扣罰。 2.公司總經理7、主管集團副總經理每接到一次事務未處理的投訴,即對被投訴部門負責人處以100元/次的的獎金扣罰。 3.公司級會議上每收到一次事務未處理的,對被投訴部門負責人處以100元/次的的獎金扣罰。4.人事行政部負責對部門之間配合的每筆事項進行追蹤,根據部門聯系單提供的信息確認,一旦發現有事情未按時按質按量處理完畢的,不論是發出部門未做檢查,還是接收部門未做回饋,都對兩個部門的當事人處以50元/次的的獎金扣罰,同時對部門負責人處以100元/次的獎金扣罰。5.各部門負責人對公司的發展起著引領作用,對所有員工的一言一行都起著指導和帶領的責任,且有權責對公司員工的言行進行管理。若發現部門負責人對員工抱怨投訴的言8、行不作以制止或說理,對該負責人處以50元/次的獎金扣罰。 6.各部門在處理溝通協調工作中,能按時按質完成工作的,經年度匯總分析后,對完成各項符合按時按質要求的,且未受任何因事務未處理的投訴的,獎勵部門負責人500元。九,本管理制度自2013年2月1日起生效,試行三個月,試行期滿若無異議,繼續實施。之前相同權限下與之不相符的,以本管理辦法為準。部門間溝通處理流程提出部門填寫事務聯系函,按要求填寫聯系事項,工作事項要求及完成時間,提出部門通過OA傳閱方式,提交給相關協助部門負責人,人事行政部事務督導人、子公司總經理等相關人員接收部門在OA傳閱過程中,提出完成事處的處理意見及完成時間,如需追加協調處理部門的,可在OA中追加傳閱人員。追加傳閱部門在傳閱中加處理意見及完成時間提出部門對事處完成情況,在OA傳閱中反饋事處處理結果人事行政部對每項事務協調工作進行匯總,對未按規定完成的項目提醒相關人員,并給予處罰問題提出部門負責人簽名提出日期需協助部門聯絡事項級別一般(3-15天內解決,完成時間: ) 緊急(3天內解決,完成時間: )其他(規定時間內解決,完成時間: )需協助的工作內容與要求協助部門意見 協助部門負責人簽名: 日期協調工作中出現的情況 部門負責人簽名: 日期協調工作完成情況提出部門負責人簽名: 日期: 協助部門負責人簽名: 日期:部門事務聯系函