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1、公司內部防病毒及數據備份系統工作制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 內部系統工作手冊近期公司內部系統進行多方面的升級和改進工作，其中包括xx分公司提升上網速度使用xx專線上網、全國電子郵箱升級、電子審批系統、防病毒系統升級、建立內部網絡加強公司內部溝通等等。公司投入人力物力對內部系統進行升級最主要是為了能夠方便各位同事的工作，提高效率節省成本。 在這個升級的過程中，由于同事們對公司系統的了解不足夠而出現了一定問題。例如，郵箱升級后，有的同事一直收不到郵件卻沒有立即尋求協助解決問題；有的同事在電子審批系統的推出后，仍2、然延用原始的表格；未能及時重視病毒的問題，導致文件丟失影響工作等等。為了能夠避免這些問題，使各位同事能夠更能地利用公司系統開展工作，我們成立系統管理小組，訂立了系統管理工作手冊。公司系統是供所有同事使用的，系統是否完善對所有同事都有直接的影響。我們將工作手冊發至每位同事手中，除了讓各位同事進行一步了解公司系統情況和管理方法，遇到問題時能夠直接與有關人員聯系尋求之外，更希望每位同事都能夠了解系統管理員工作，盡力協助他們開展相關的工作。一、統一的電腦操作系統。為了確保公司內部文件資料能正常傳閱，早前公司已經要求全國的電腦統一使用英文版的操作系統。但是在這一次檢測病毒的過程中，發現有部份的電腦未能完3、全按要求使用統一的軟件。全公司電腦必須統一使用如下操作系統：可以使用xx作為輔作的防病毒軟件)。假如個別電腦需要使用其它操作系統必須書面申請。各地系統管理員必須有一份電腦設備清單，并確保實時更新。二、防病毒系統。7月3日起，各分公司由系統管理員負責為所有電腦設備安裝防病毒軟件。主要軟件使用xx為輔助軟件)。安裝完成后，按照附件一的時間安排，設定每周一次自動定時查毒和自動xx。xx分公司的升級工作由系統管理員按附件一的時間安排，定期為各位同事進行，并負責提醒深圳和廈門的同事檢測病毒和升級防病毒軟件。系統管理員將會在安裝軟件時向各位同事提供操作培訓，各位同事必須認真學習。有關軟件安裝及培訓工作必須4、在7月10日前全部完成。之后系統管理員會定期檢查每臺電腦有否自動進行查毒和升級。假如發現系統沒有自動殺毒和升級，系統管理員將為各位同事手動進行。系統管理員進行檢查后必須填寫附件二，并每周匯總一次給xx。當分公司發現病毒時，系統管理員必須立即通知xx，由xx負責統一通知全國同事。另外，xx將每月向各位同事發出病毒清單，以提高各位同事的警覺性。同時各地系統管理員必須負責收集全球最新的病毒情況和對付方法，并每二周交流所收集的資料，以保證各地系統管理員及時了解最新病毒情況，及早做好預防工作。目前最常見的病毒傳播方式是通過電子郵件或軟盤。當您在收郵件時發現郵件缺少發件人或者收件人，或者發件人是您不認識的5、，或者郵件的附件是一個*.exe的文件，最好立即將其從您的Outlook中徹底刪除。如果必須打開該郵件，必須先用防病毒軟件進行查毒，確保沒有病毒后才開啟。如果您需要從軟盤中將文件拷背到你的電腦中，最好在拷背前先用防病毒軟件對軟盤進行查毒，確認軟盤中的文件沒有病毒才進行拷背。三、數據備份系統。在數據備份工作方面，我們將分別對一般數據和重要數據進行備份。1)一般數據備份。各公司必須設立獨立的文件備份服務器(BJ，SH，GZ使用UNIX服務器，CD使用NT服務器)，文件備份服務器只能與公司內部的網絡相連，絕對不能連接到國際互聯網上。系統管理員必須在文件備份服務器上為分公司的每位同事開設一定的空間存放6、數據。請各分公司系統管理員按照附件一人員清單于7月9日前開設備份空間。每位用戶通過自己的密碼進入文件備份服務器，將重要的數據備份到文件備份服務器中。用戶必須每周至少備份一次。每次備份都應該覆蓋自己賬戶內已有的備份文件，以確保有充足的空間存放文件。系統管理員會在7月10日前培訓每位同事如何備份自己的文件。系統管理員負責定期檢查監督備份工作。假如發現個別同事沒有定期進行備份，系統管理員必須提醒監督其進行備份。系統管理員必須在附件二記錄用戶文件備件的日期，并每月提交到xxChan處。香港、深圳和廈門的同事統一使用光盤進行備份。每位同事最多留保2份最近的版本，過期版本立即銷毀。2)重要數據備份。重要數7、據是指經理和財務的文件備份。對于這些資料，統一使用光盤分別進行備份。備份光盤由經理和財務主管自行保管。最多保留四個最近版本。每一張備份光盤必須貼上標簽。標簽統一格式為某某經理(某某分公司財務部)某年某月某日備份資料。其它過時的備份版本在由經理和財務主管同意下，由系統管理員負責當面銷毀。系統管理員必須在7月10日前完成對經理和財務部主管的備份操作培訓。系統管理員按照附件一的時間每周協助經理和財務主管一同進行備份工作，經理和財務主管負責整理好需要備份的文件，系統管理員負責將數據備份到光盤中，完成后光盤分別交由經理和財務主管自行保管。四、電子郵箱系統電子郵箱是重要的通訊工具。所有同事必須重視自己的電8、子郵箱能否正常使用。當分公司有新員工加入時，統一由分公司人事部同事電子郵件通知本地工程部主管、系統管理員和xxChan為新同事開設新郵箱。在電子郵件中必須清楚寫明：新同事的中英名、所屬部門、職位、個人行政表格的審批流程。在郵箱開通后，xxChan用電子郵件通知全國同事增加新郵件地址。然后系統管理員應立即為新同事在電腦上設立賬號，檢查發收郵件是否正常。xxChan將每月匯總一次全公司的郵件地址，然后將最新的清單和地址薄發給全部同事。各位同事必須確保自己的Outlook中的地址正確。假如在任何時候發現郵箱不能正常使用，應該立即聯系當地系統管理員或xxChan，盡快解決問題，以免影響日常工作。五、電9、子審批系統日前，電子審批系統(EDS)已經開通使用。有不少的同事在親身使用過程中提出了寶貴意見和建議。但是也有些同事到現在還不知道系統所在的網址，甚至還沒有搞清楚自己的用戶名和密碼。所有同事應該立即登陸上網修改其個人密碼。負責審批有關表格的經理和主管應該每天定時到系統中檢查是否有申請需要審批。假如申請人所提交的表格太長時間收不到回復，應該主動向經理和主管詢問原因，避免擔誤工作。當新同事加入時，xxChan將會根據各分公司要求開設新郵箱的郵件中的資料為新同事增設用戶。并通過電子郵件通知新同事其用戶名和密碼。EDS賬戶將會與郵箱同時開通。系統管理員負責培訓新同事使該系統。在使用的過程中遇到有任何問10、題，請聯系xx分公司BrunoLu,xxChan。假如對系統有任何建設和意見，請隨時與他們聯系。六、公司網站更新和維護公司網站將分為對外和對內兩大部分。對外部分主要起向外宣傳公司的作用。對內部分只供全國員工內部使用。公司網站的內容由市場部提供，由RainLao，xxChan負責制作和維護。市場部經理根據實際情況，實時發出的內容更新通知。內容更新通知中必須清楚地列明新內容屬于外部網站還是內部網站，替換原來哪一部份的內容。網站維護人員必須收到通知后在二個工作天內按照市場部要求完成更新工作。假如各位同事對公司網站有任何建議，可以與市場部的同事聯系或者與網站維護員聯系。報銷規定 為加強公司財務制度，全11、面統一管理，現對員工費用報銷作如下規定：一.報銷時間員工報銷日期為每月1日、15日二次，交際應酬費每月15日報銷。如遇節、假日提前。(如有特殊情況，另行通知)二.報銷單據所有報銷單據必須是原始憑證。（包括機票）三.報銷要求和標準1.出差報銷報銷時需提交的表格及單據：出差申請表出差報銷表交通支出表工程部：提供服務報告銷售部：提供交際應酬費申請表標準：出差費用按公司規定標準；員工必須據實填寫報銷表格；工作超過8小時方能申請出差補助，工程部工作時間以服務報告為準；外出工作應優先使用公共交通工具；當地交通費用支出填寫交通支出表作為明細。2.本地交通支出報銷報銷時需提交的表格及單據：交通支出報銷表工程部12、每項服務應列出該服務的TicketNo.標準：費用按公司規定標準員工必須據實填寫報銷表格；外出工作應優先使用公共交通工具，工程部：員工遇到緊急情況或攜帶大件部件外出工作必須乘坐出租車時，應在報銷時注明。如遇特殊情況致使交通費用金額高于平時時，須作出相應的;解釋。銷售部：按限額標準。3.交際應酬報銷(銷售人員適用)報銷時需提交的表格及單據：交際應酬申請表標準：所有交際應酬必須預先申請；銷售人員必須據實填寫報銷表格；費用報銷標準以公司規定為準。4.內部采購報銷(如購買檢測部件所需的清潔帶、清潔劑、磁帶或需外出復印大量培訓資料)報銷時需提交的表格及單據：內部采購申請供應商報價單簽收/點收及產品質量完13、好證明標準：所有內部采購必須預先申請；費用實銷實報；員工必須據實填寫報銷表格；費用報銷標準以公司規定為準。5.其他費用報銷(如手機費，呼機費用或因特殊原因支出的郵費)報銷時需提交的表格及單據：費用報銷表工程部：如報銷手機費必須提供電話公司出具的話費清單原件或復印件，員工報銷時必須剔除非公事電話費用。標準：費用按公司規定標準；員工必須據實填寫報銷表格；工程部：費用實報實銷。如因特殊原因而超出了公司規定限額的報銷，必須另外提交書面申請，經批準后，方可報銷。銷售部：手機費報銷按限額報銷。6.外籍員工報銷xx及xx的費用入到北京，即使是發生在分公司的費用，（如差旅費）也要計入同北京公司的往來帳。其他外籍員工的費用均在所在分公司入帳。注：如員工報銷時超過規定限額，需由xx特批。備注：如遇費用不知如何報銷，請向財務人員了解。本規定，即日起執行！