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1、乳業(yè)有限公司合同管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 流程文件xx乳業(yè)有限公司公司級(jí)合同管理制度文 件 號(hào)版 次1編 制審 核批 準(zhǔn)共 2 頁(yè)第 1 頁(yè)日 期日 期日 期生效日期更改記錄標(biāo)記處數(shù)更 改 單 號(hào)更 改 人更改日期更改記錄標(biāo) 記處 數(shù)更 改 單 號(hào)更 改 人更改日期1 目的及適用范圍1.1 為了規(guī)范xx乳業(yè)有限公司公司級(jí)合同管理，降低公司級(jí)合同風(fēng)險(xiǎn)，特制定本程序；1.2 本程序的適用范圍為xx乳業(yè)有限公司公司級(jí)中存貸款及結(jié)算合同、外部合作和合資/購(gòu)并三方面的合同1.3 本程序由xx乳業(yè)有限公司總經(jīng)理辦2、公室擬定，其解釋權(quán)及修改權(quán)歸xx乳業(yè)有限公司總經(jīng)理辦公室；1.4 本程序自20xx年 月 日起執(zhí)行。2 職責(zé)2.1 公司級(jí)合同管理的總責(zé)任人是總經(jīng)理辦公室主任，負(fù)責(zé)：制定和修改合同管理制度；檢查公司級(jí)合同工作是否遵守合同管理制度；保管公司合同章；在合同上蓋合同章并編定合同號(hào)碼；建立xx乳業(yè)有限公司的合同臺(tái)帳并記錄公司合同審批和執(zhí)行進(jìn)程；保存一份合同副本歸檔管理，并向集團(tuán)文秘中心傳遞合同原件和匯報(bào)合同管理狀況。2.2 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)根據(jù)預(yù)算審核該合同并保存合同正本；在合同執(zhí)行中負(fù)責(zé)根據(jù)合同規(guī)定核付/核收合同帳款；根據(jù)合同執(zhí)行情況更新合同管理臺(tái)帳并及時(shí)向文秘中心和總經(jīng)辦發(fā)送。2.3 法律顧問負(fù)責(zé)審核合3、同的合法性；2.4 公司部門經(jīng)理以上（含部門經(jīng)理）的人員負(fù)責(zé)在工作中按實(shí)際需要提出公司級(jí)合同申請(qǐng)，接洽合作者，談判和擬訂相關(guān)合同，合同簽定后保障合同的順利履行；2.5 總經(jīng)理和董事會(huì)負(fù)責(zé)全面審核合同并最后決定是否批準(zhǔn)合同；2.6 文秘中心負(fù)責(zé)接收并保存合同正本和合同管理臺(tái)帳。3 流程概要3.1 合同擬訂3.1.1 合同相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人根據(jù)年度工作計(jì)劃向上級(jí)主管（總經(jīng)理或董事會(huì)）提出申請(qǐng)；3.1.2 總經(jīng)理或董事長(zhǎng)責(zé)成合同相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人根據(jù)需要尋找并確定合作伙伴；3.1.3 相關(guān)人員組成項(xiàng)目談判團(tuán)隊(duì)與外部合作伙伴接觸，談判，最后共同擬訂合同草樣。3.2 合同審批3.2.1 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)出具談判意見，交財(cái)務(wù)總監(jiān)4、審核。3.2.2 財(cái)務(wù)總監(jiān)根據(jù)預(yù)算計(jì)劃審核該合同，出具審核意見后轉(zhuǎn)交法律顧問審核。3.2.3 法律顧問審核該合同的法律效力，出具審核意見后上報(bào)總經(jīng)理。3.2.3.1 總經(jīng)理在其權(quán)限范圍內(nèi)審批合同，審批通過(guò)的合同可以直接正式簽定。3.2.3.2 總經(jīng)理未通過(guò)的合同應(yīng)發(fā)還合同執(zhí)行部門，同時(shí)注明不予通過(guò)的原因。3.2.3.3 總經(jīng)理權(quán)限外的合同上報(bào)董事會(huì)審批。3.3 合同簽定3.3.1 總經(jīng)理或董事長(zhǎng)正式簽定審核通過(guò)的合同；3.3.2 總經(jīng)辦主任加蓋公司合同章。3.4 合同檔案管理3.4.1 總經(jīng)辦主任加蓋合同章后為合同定義編號(hào)。3.4.2 公司法人代表簽定合同后，合同執(zhí)行部門制作合同正本一式四份，5、其中一份交公司文秘中心保管，一份交總經(jīng)辦保管。另外兩份交合同的另一方保管。3.4.3 公司法人代表簽定合同后，總經(jīng)辦制作合同副本兩份，一份由財(cái)務(wù)部保管，一份交合同執(zhí)行部門或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)保管。3.4.4 總經(jīng)辦制作一式兩份合同管理臺(tái)帳，存檔保管一份，發(fā)送文秘中心一份。3.4.5 總經(jīng)辦將合同臺(tái)帳復(fù)印件發(fā)送到財(cái)務(wù)部和合同執(zhí)行部門各一份，存檔保管備查。3.4.6 財(cái)務(wù)部根據(jù)合同進(jìn)展填寫臺(tái)帳，定期發(fā)送至總經(jīng)辦。3.4.7 總經(jīng)辦更新合同管理臺(tái)帳。3.5 合同執(zhí)行3.5.1 公司級(jí)合同項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)定期向總經(jīng)理或董事會(huì)書面匯報(bào)合同進(jìn)展；3.5.2 公司財(cái)務(wù)和法律顧問從專業(yè)角度實(shí)時(shí)關(guān)注合同進(jìn)展，定期向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人提供書面專業(yè)意見；3.5.3 付款和發(fā)貨程序進(jìn)入部門級(jí)合同管理制度3.54 相關(guān)程序文件 部門級(jí)合同管理制度人事合同管理制度5 附錄 xx乳業(yè)有限公司合同管理工作關(guān)系表合同審批權(quán)限表合同管理臺(tái)帳合同審批表