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1、公司參展標準及操作流程管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 展會管理規定一、總則明確公司參展標準和操作流程，掌握國內外的大型專業展會的行情，持續改進和完善公司展會的組織、開展和管理工作。二、適用范圍本制度適用于展會的組織、信息收集和參展的程序管理。綜合辦行政管理員為展會統一負責人，原展會負責人趙業水與劉建開應與綜合辦行政管理員進行工作交接，并負責給綜合辦行政管理員提供之前參加過的展會相關資料。三、展會操作規程（一）國內展會參展操作規程第一步：收集資料。收集與本公司業務相關的專業展會信息，并與展會組委會取得聯系，向2、其索要參展指南以及參展注意事項；第二步：確展。經公司研究后確認參展及參展人員，籌備參展計劃及人員分工；第三步：簽訂合同。與展會組委會聯系、洽談合同簽訂事宜，合同簽訂后，催促對方盡快確認展位；第四步：簽訂廣告合同。與展會組委會聯系，確定本次會議的廣告代理商，如需廣告宣傳，經公司領導批準同意后，與其聯系并簽訂合同，辦理相關事宜；第五步：辦理參展商證、參觀證。攤位確認后，向組委會詢問參展商證和參觀證辦理的有關事項，確定參觀人數后，酌情辦理參觀人員的證件；第六步：預訂房間。展位確認后，盡快預訂房間，房間盡量訂在展區附近或交通便利、價格適中的酒店，做到既節省費用又方便與客戶洽談；第七步：展會籌備。在展前3、的籌備時間內，參展人員按展會方案分工實施完成；第八步：展前動員。展前要求召開參展會議，以確保參展過程中萬無一失；第九步：參展總結。將各人匯報附在材料后歸檔，并將所有帶回的客戶名單輸入公司客戶名單，所有影像資料，在電腦中存檔；第十步：存檔。將所有展會的資料匯總裝訂成冊，經董事長審批后存檔，要求在電腦和檔案櫥中各保存一份；第十一步：落實政策補貼。根據國家、省、市相關規定辦理相關手續，積極申報各項扶持政策。（二）國外展會參展操作規程第一步：收集資料。通過因特網和各類信息刊物收集與本公司相關的專業展覽會，特別是國際專業展覽會；與展會的組委會或中國承辦方聯系，向其索要參展指南及注意事項；第二步：確展。經4、公司研究后確認參展及參展人員，籌備參展計劃及人員分工；第三步：簽訂合同。與展會主辦單位或組展方聯系洽談簽訂合同事宜，合同簽訂后，催促主辦單位或組展方盡快確認展位；第四步：簽訂廣告合同。與展會組委會聯系，確定本次會議的廣告代理商，如需廣告宣傳，經公司領導批準同意后，與其聯系并簽訂合同，辦理相關事宜；第五步：展會籌備。在展前的籌備時間內，各人按展會方案的分工實施完成；特別注意如參展形式為特裝展的，應做好展臺的設計、搭建工作；第六步：簽證辦理。攤位確認后，向主辦機構詢問簽證的有關事項，督促參展人員辦理護照，要求對方寄發邀請函，隨后安排辦理簽證；該項事宜由組展方統一辦理的，應積極配合提供相關證件；第八5、步：預訂房間及往返機票。展位確認后，應盡快預訂往返機票及房間，房間應盡量訂在展區附近或交通便利、價格適中的酒店，做到既節省費用又方便與客戶洽談；第九步：展前動員。展前召開參展要求會議，以確保參展過程中萬無一失；第十步：參展總結。將各人匯報附在材料后歸檔，并將所有帶回的客戶名單輸入公司客戶名單，所有影像資料，在電腦中存檔；第十一步：存檔。將所有展會的資料匯總裝訂成冊，經董事長審批后存檔，要求在電腦和檔案櫥中各保存一份；第十二步：落實政策補貼。根據國家、省、市相關規定辦理相關手續，積極申報各項扶持政策。四、展會管理實施細則（一）參展目的企業形象和品牌推廣、產品展示、市場宣傳和信息收集。（二）參展原6、則1）參加展會應本著嚴謹、經濟、實效、符合市場戰略的原則，避免盲目、沖動及鋪張浪費的參展行為；2）參展前應認真了解展會信息，仔細閱讀參展商手冊，并做好真實性調查等風險防范工作；3）參加展會應做詳細周密的策劃，包括展位的選擇、展臺的布置方案、廣告的發布、目標客戶的邀請等；4）除布展工作外，應強調參展人員的作用，做好明確的職責分工和展前培訓，展示公司團結、專業的良好形象，把握商機；5）展會應與市場拓展緊密集合，國外展會是我公司拓展市場區域接觸客戶的主要途徑之一，展會后應及時、積極跟進，做好后續宣傳和客戶開發工作；6）展會結束后應做效果分析并提交總結報告，積累參展活動經驗。（三）年度展會計劃組織展會7、負責人應在每年12月份對下一年度展會的信息進行收集，并整理為展會信息報告，發給國際項目部，國外展會具體市場調研由國際項目部負責，國際項目部對收集后的展會信息應做初步的評價，對其相關性、影響力、往期信譽和效果進行分析，選定目標展會；綜合辦行政管理員負責在每年1月份根據各項目部意見，整理、確定本年度展會信息及參展提案報公司領導研究確定，企劃法務室趙業水與采購履約部劉建開負責協助綜合辦整理展會信息機參提案。1）信息調研綜合辦行政管理員應對目標展會做詳盡的信息調查，包括：主辦方、承辦單位、舉辦時間、展館位置、承租信息、展位信息、展會影響力、往期影響和反饋、參展單位、參觀者范圍等。國際項目部經理應配合外8、聯員做好該項工作，通過咨詢展會所在國代理商考究展會的真實情況；如赴國外參展，還應了解當地語言、政治環境、文化風俗、交通和食宿信息等。（企劃法務室與采購履約部劉建開負責協助綜合辦處理相關事宜）2）價格及優惠政策落實綜合辦行政管理員在參展前應與主辦方或組展單位咨詢價格，爭取國家、省、市方面的各項優惠政策。對我公司擬長期參展的展會，應與主辦方或組展單位建立良好關系，以獲得優惠的參展價格，好的展位和相關待遇。3）參展財務預算在提交參展計劃提案時應做好財務預算，包括：參展費用、特裝展示布置費用、展品運輸保管費用、廣告費用、宣傳贈品費用、人員差旅費用等其他可預見費用；參展的投資規模應參考展會對市場戰略的支9、持作用、對區域市場銷售的現實作用、品牌宣傳和企業宣傳的影響力。（四）參展籌備工作1）定立合同決定參展后應與主辦方或組展單位訂立合同；如有條件，事先核實后，請法律顧問出具意見和確認。2）展會策劃綜合辦行政管理員針對每一展會制定詳細的參展方案并負責落實。展位選擇展位應選擇有利位置，主要考慮：出口、入口、中廳、休息區、餐飲區、洗手間附近等人流密集地段。避免選擇死角、長排中段、有墻柱障礙等展位；展位的大小可根據具體需要選用標準展位、雙展位、特裝展位以適合品牌形象策略；選擇展位前，應了解附近展位的廠商信息和展示方式，并作出必要的設計調整。展臺布置和展品陳列展臺布置的基本原則：遠觀效果醒目、有沖擊力，近觀10、效果舒適、明快，整體效果協調；展位結構和圖片序列應考慮人流密度和流向；無論標準展位還是特裝展示，都必須增加照明燈光；展品和圖片的展示高度應符合人體身高和視角；展區微觀細節構造應考慮：展臺、展架、展示墻、標牌、標識、洽談區，圖片設計、說明性文字、動態屏幕演示系統、布展使用材料材質（一次性/重復性）。廣告信息的發布根據需要可考慮在會刊發布廣告，可以封面和頁內文章形式發表。可根據需要選擇條幅、彩球等展會外設廣告；在參加展會前三個月，可以考慮在有影響力的網站、刊物上發布報道，以擴大知曉度。目標客戶的邀請參展前應邀請潛在客戶、原有客戶、目標客戶前來參加。展品及模型的運輸和保管各種資料及展品及模型應在展前11、3個月列出明細清單并制定運輸方案，綜合辦專人負責，展后應對展品進行核對，對損壞、丟失等情況進行匯報。（五）參展人員根據展會的規模，應配備相應的參展人員，并做明確的職責分配和展前培訓。人員主要包括：展會項目經理、項目助理、專業技術人員，參展前2個月由國際項目部提報并報公司領導批準。1）參展人員的職責展會項目經理：了解市場和廣告需求；監督展位的制作和設計方案；保證布展時模型和文件的及時到場；保證展期提供充足的材料和宣傳品，確保公司形象反映在展會上；負責資料和宣傳品的分發管理并解答提問；負責展品的清點和匯總；負責信息的收集、匯總和整理；負責參展人員的管理；撰寫展會總結報告。專業技術人員：必須是經驗豐12、富的技術人員，對產品和技術細節非常了解，在參觀客戶的要求下進行產品演示，或預先安排演示；對客戶提出的技術問題進行回答；撰寫信息收集和產品反饋報告。項目助理：主動問訊駐足的參觀者，并對公司和產品的概況進行介紹；將參觀者引導給項目經理或專業技術人員；分發宣傳品和紀念品；指導客人填寫信息和聯絡表格；恭送問詢者離開，負責展會客商來訪登記表的填寫、整理及展會客戶信息匯總表的匯總；會后負責撰寫展會總結。2）人員規范和培訓全體參展人員要求統一著裝；佩戴名卡；態度親切主動，舉止合乎禮儀；談吐規范，富有熱情；對參展的必要事項、信息和規范應該做事前培訓，由負責展會所在國的市場部負責。3）參展人員培訓內容參展意義、13、目的和理念，展覽必要常識（當地風俗禮節、展會性質、目標客戶鎖定等）；行為、規范和禮儀；職責分配和合作溝通；活動時間表；產品知識及常規問題的統一回答；信息的收集。（六）展會的總結展會結束后應該對參展的效果進行總結和評價。必須指出，展覽的效果，尤其是潛在影響力不易測定，因此，對展覽的實效分析不宜作不切實際的要求。1）效果分析包括參觀流量、有效客戶數量、展覽對銷售的促進效果、客戶對該次展覽的印象等等。2）信息收集信息收集應作為展會活動的一項重要內容。信息內容包括：行業信息、產品發展動態、新技術、競爭對手信息、客戶信息、客戶質詢和建議、展示設計趨勢和改進等等；可考慮安排專門的信息收集人員，不參與展臺展14、示活動以起到身份隱蔽作用，主要負責收集其他競爭對手信息。3）總結報告展會總結報告應在參展后10個工作日內由展會項目經理提交綜合辦主任，內容涵蓋信息收集概要、效果分析、展會評價、改進建議等；展會結束10個工作日內，展會項目經理負責按財務規定報銷完畢所有展會財務支出。4）資料存檔所有參展人員于展會結束10個工作日內，遞交展會總結，同時將所有整理的客戶名單，所有影像資料整理轉交綜合辦存檔；綜合辦行政管理員將所有展會的資料匯總裝訂成冊，經總經理、董事長審批后存檔，在電腦和檔案櫥中各保存一份。5）落實政策補貼綜合辦行政管理員根據國家、省、市相關規定辦理相關手續，積極申報各項扶持政策。五、記錄存檔（一）保存地點：綜合辦（二）保存時間：五年（三）保存要求：裝訂成冊