公司發文權限格式規范及書寫要求管理規定.doc
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上傳人:職z****i
編號:1116985
2024-09-07
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1、公司發文權限、格式規范及書寫要求管理規定編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 公司發文管理規定第一條:目 的為規范統一公司公文管理,提高發文質量,特制定以下管理規定。第二條:適用范圍本規定適用于公司對內、對外公文的管理。第三條:內容一、發文類型(一)制度/規定/辦法/準則/政策/措施:對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范、規章制度,適用于公司明確和規范各項具體工作。(二)請示(申請):用于下級向上級或政府部門請求批示、批準的事項。(三)報告:向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議,答復上級的詢問。(四)通知2、:適用于公司轉發上級政府部門公文,發布規章制度,傳達要求各部門執行的事項。(五)通報:適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。(六)決定:適用于對重要事項或重大行動做出的安排,對有關部門及人員的獎懲,組織變更或人事任免等。(七)決議:適用于公司會議議定的重要事項。(八)報告:適用于下級部門向上級匯報工作、反映情況、提出意見或者建議、答復上級部門的詢問等。(九)請示:適用于下級部門向上級請求指示、批準。(十)會議紀要:用于各類會議的記錄、整理與總結。二、發文權限(一)公司級公文:代表公司立場的各類公文由綜合管理部行文發布。其中涉及重大決策、機構調整、重要獎懲、傳達重要精神等文件,以紅頭文3、件形式發布。(二)部門重要公文:代表各部門立場的重要普發性決定、通知、通報、會議紀要等由各部門以普通文件形式行文,董事長審批發布。(三)部門普通公文:代表各部門立場的普通通知、請示、報告、函、會議紀要等由各部門自行行文發布。(四)人事任免等人事類公文由綜合管理部人事行文,董事長審核發布。(五)紅頭文件嚴格執行公文書寫格式,請注意區分上行文、下行文、平行文的抄報、抄送對象;同時,對標題、主題詞力求規范、恰當、完整。三、發文格式規范說明(一)公司級發文及部門發文:文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容并標明發文部門、事由和公文種類。(二)文件紅頭統一使用“安徽華盛新天地物業服務有限公司文件”。4、(三)需編制發文字號并注明簽發人,公司級發文一般由董事長簽發,部門發文經項目經理領導審批后由分管領導簽發。(四)各項目通知或公告:須注明張貼截止日期,并及時收回處理。四、各類會議紀要(一)各項目定期召開的工作例會,名稱為:安徽華盛新天地物業服務有限(此處填寫項目或部門名稱)工作例會紀要。需編制發文字號并注明簽發人。(二)臨時召開的專題會議或其它研討會,名稱為:(此處填寫項目或部門名稱)會議紀要,不需編制發文字號,僅注明簽發人即可。(三)簽發人一般為會議主持人。(四)公文主要送達的單位或部門;一般只寫一個主送部門,不得多頭主送。如需要,同時報送另一上級,可以用抄報的形式。抄報、抄送單位:屬上級的5、列入抄報,平行或下級列入抄送。(五)正式公文的主體:文字簡明扼要、條理清楚、實事求是。五、內部調令通知、工作安排通知(1)內部調令通知發:主管部門、調出單位、調入單位、綜管部、財務部、調動人員;(2)工作安排通知發:安排所在部門、綜管部、財務部、安排人員。注:綜管部負責公司人員的調動與工作安排。六、封面(一)文件材料10頁以內的一般不加封面,確需加封面的材料可以加上,如規劃、綱領性文件、規章制度、材料匯編等。封面可使用必要公司的統一VI形象(文字和徽標),但不宜用花邊和圖案。加封面的材料同時應加封底。七、書寫要求(一)標題使用2號宋體加黑,頂行。(二)副標題居中排列,使用3號宋、仿宋或楷體,但6、不與正文字體重復,破折號占2格。標題單獨成行時,均無需標點。(三)正文使用4號仿宋。每段文字前空兩格,第2行起均頂格。不提倡正文內標題使用加粗或藝術字體,如行書、隸書、魏書、細圓體、綜藝體、琥珀體、瘦金體等,以保持文面嚴肅、整潔。(四)章節的排序為第一層“一”,第二層“(一)”,第三層“1、”,第四層“(1)”,第五層“1)”。(五)正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的,可隨文就位,與正文同寬。表內字體同正文,字號可略小。(六)數字除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。(七)“簽發人”用3號仿宋體字,簽7、發人后標全角冒號,冒號后有3號楷體字標識簽發人姓名。(八)公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。在正文下空一行左空兩字用三號仿宋字體標識“附件”,后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如:“附件:”);附件名稱后不加標點符號,附件應與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第一行頂格標識“附件”,有序號時標識序號;附件的序號和名稱前后標識應一致。(九)成文日期以負責人簽發的日期為準,聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。成文日期使用漢字將年、月、日標全;“零”寫為“”。(十)“主題詞”是三號黑體字,居左頂格標識,后標全角冒號;詞目用三號仿宋體字;詞目之間空一字,不用標點符號。(十一)公8、文如有抄送機關,在主題詞下一行;左右各空一字,用三號仿宋字標識“抄送”,后標全角冒號;抄送機關間隔用逗號隔開,回行時與冒號后的抄送機關對齊;在最后一個抄送機關后標句號。八、落款、蓋印在正文后空兩行,單位名稱按印章全稱。蓋印,可不寫單位名稱。成文日期中“”用插入符號里的幾何圖形,不能用阿拉伯數“0”。最后一個字離右邊沿四格。蓋印跨年月日,上2/3,下1/3,左右居中,端正清晰。九、頁面設置(一)正文的行距為固定值28磅,當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時,應采取調整行距的措施加以解決,務使印章與正文同處一面,不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。(二)上3.7cm,下3.5cm,左2.8c9、m,右2.6cm。頁腳1.0 cm,行距28磅, 或每面排22行,每行排28個字。為避免最后一頁只是幾行占一頁的現象,可適當收縮行距,使文件成為幾張整頁, 但收縮行距不宜小于20磅;雙面印刷頁碼居外側,單面印刷頁碼居右側。(三)頁腳格式均為“第X頁,共X頁”,頁眉、頁腳均使用宋體小五號字,不加粗,帶格式線。十、裝訂公文應左側裝訂,不掉頁;兩頁頁碼之間誤差不超過4mm;騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處,允許誤差4mm;平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm5mm;無壞釘、漏釘、重釘,釘腳平伏牢固。十一、公文編號(一)對公司有重大影響的決議(定)、制度、辦法、通知等文,由綜管部以公司10、紅頭文統一編號下發,具體文件編號:XXXX年份序號。(二)公司一般性的文件下發,以文件類別劃分,如:人事、通知、通報、決定等,全部由綜管部統一編文號,如XXXX(通知)年份序號、XXXX(通報)年份序號。(三)項目如需對內下發文件的,全部到綜管部編號存檔,其余部門無發文權限。如其他部門確需下發通知等文,全部以項目部或與綜管部聯合下發。(四)簡易(單)的通知、要求等文,無需編號,可以直接下發。十二、文件的簽署與蓋章(一)各部門均無對外發文權限,對外發文只能以公司名義。(二)以公司紅頭發布的文件應由公司董事長進行簽署;收文部門必須簽字,以便存檔。(三)以公司名義發布的文件應蓋公司公章;以部門名義發出的文件應蓋本部門印章。若因特殊情況需蓋公司公章,應經分管領導同意。(四)公司綜管部負責對以公司名義發布的文件進行編號及管理。文件正式發布前應與分管領導取得一致意見,并由董事長批準。十三、文件的發放與歸檔和銷毀(一)未經相應權限負責人審核同意的文件,一律不準發放;所有發放文件,應存檔保留。(二)以公司名義發放文件由綜管部登記和歸檔,各部門發文由發文部門指定人員進行登記和歸檔。歸檔部門應存有所發文件的電子版本和蓋有印章的紙質版。(三)沒有歸檔和存查價值的公文,經過分管領導部門負責人批準,可以定期銷毀。十四、執行日期本制度自下發之日起開始執行