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1、企業外貿部客戶跟進及平臺管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 企業外貿部管理條例1、組成人員：老板-盯目標望遠鏡-全面的看待市場和使命，要有前瞻性；外貿部經理-追過程 求結果-平面鏡-真實的看待自己，時刻檢查自己的工作外貿部業務員-強有力地正確執行顯微鏡-把事情做細，從小處入手，精細的做好每一件事情！共同的關鍵詞：開心、付出有回報（個人能力提升和經濟收入）阿里客戶專員：幫助監督過程、協調各部門、引導、激勵2、管理制度為了更好的發展公司外貿業務，提升外貿業績，同時幫助外貿人員更好的成長，特制定如下條例：一、 績效考2、核方法：標準：1、業績 2、阿里有效利用率 3、工作態度及方法（根據三點每季度綜合考核一次）第一季度：外貿部所有業務員在進公司后，工作期間的連續3個月內如果沒有出單子（以到款為準），將被辭退。如果沒有達到業績要求，根據第2、3點標準，若表現突出，公司可以考慮給第二次機會；有效利用阿里1-3個月要求如下： A：對阿里資源的充分利用與徹底了解。在這過程中（會抽查二次）。 B：你對自己產品的充分認識與對產品賣點的充分認識。把自己產品通過郵件達到最大價值化。 C：對自己阿里展臺的充分部置。讓買家第一時間能覺的你公司的實力與信認感。 D：不斷的要求自己與買家交流能充分認識的各地區的買家的采購行為。 E：3、促步讓自己成為電子商務交流的專家，建立更多的網上朋友。考核：三個月中有三十個聯系中msn或trade manager國外客商。工作態度及方法：勤奮、積極、熱忱第二季度：每月初預報自己的業績，根據完成率評估。有效利用阿里4-6個月要求如下（考證自己前三個月的成績） A：考查自己對各地區的買家行為是否了解透徹。 B：有沒有意向客戶產生。（即有多少個網上朋友） C：有多少個網上朋友向你要樣品（但必須出樣品費）。考核條件：三個月內有6個以上客戶要求寄樣。工作態度及方法：對客戶熱忱、專業，在公司內部積極分享，和各部門配合交流暢通第三季度：每月有客戶成交（不管金額大?。┯行Ю冒⒗?-9個月要求如下 A：4、在后臺訂單欄目里記錄每一筆訂單 B：給每個已經合作的客戶做服務 C：邀請高質量客戶來華參觀我們企業 D：保持經常與老客戶的聯系，挖掘客戶的新需求 E：請求過關系要好客戶給公司推薦買家 F：關注后臺報表欄目，及時掌握公司國際市場及調整公共產品工作態度及方法：熱忱、專業、創新第四季度：有至少2個反單客戶有效利用阿里10-12個月要求如下：考核自己是否把客戶有條理的服務與安排，這是成功的關鍵。把過去一年中與現在的國外客戶系統分類：1、 成交客戶按地區、產品等分類，做出個性化的服務計劃2、 未成交客戶按客戶優質等級分類，并能系統性跟進A類：寄過樣品，并一直保持跟進B類：對網上產品詢價比較仔細與認真C類5、：對網上產品比較統一詢價或讓你全面報價D類：不是對網上產品詢價只是對相關產品詢價3、把過去一年的客戶與現在的客戶按地區、產品分類，總結各地區或各類買家行為工作態度及方法：激情、創新、歸納總結二、外貿部銷售人員收入計算方法（具體資料公司情況不同）：基本工資1800元（每月發放）外貿業務提成（每季度或半年發放一次）+ 獎金（每年發放一次）提成根據外貿業績，每季度累計業務0-100萬人民幣（包括100萬）提成2%100萬-500萬（包括500萬）提成2.5%, 500萬以上提成4%和額不外獎金獎金根據每季度阿里有效利用率和工作態度及方法綜合而定,獎金額度不少于整年的工資。三、 外貿部作息時間：考慮到6、國外買家的工作時間跟國內工作時間的時差問題，特調整公司外貿部作息時間如下：上午：9:3011:30工作中午：11:3013:30休息下午：13:3017:30工作晚上：17:3019:00休息晚上：19:0021:00工作周日休息如果有特殊情況，需向公司老總請假說明.四、 外貿部的學習培訓：為了形成公司內部學習和交流的良好氛圍，達到互助提高的效果，公司鼓勵交流，學習和互相幫助，比如：XX公司提供的業務培訓要求必須到場，而且做好學習筆記，XX后臺外貿服務部要充分利用，加強和XX外貿服務人員的溝通和學習，好的意見要充分利用，幫助自己提升業務能力和業績；五、 客戶跟進管理方法：要求每個業務人員，把自7、己聯系中的客戶進行軟件管理，把每個客戶每次跟進的情況，在用戶管理平臺進行管理和記錄，老板會定期查看；也方便自己有效管理客戶。一周內的新客戶必須在當周至少聯系一次，對于客戶必須進行等級管理，較高級別以上的客戶每月至少聯系5次（任何形式）。六、 工作報告的提交：要求外貿部人員，每周寫工作報告，打印出來提交給老板或外貿部經理，同時要求自己建立報告檔案，報告要求如下：1. 本周工作回顧；2. 本周重點開發的客戶以及重點跟進客戶（要求說明，客戶公司名稱，地址，主要聯系人，電話，E-mail，客戶跟進情況詳細描述）；3. 工作總結：本周工作中發現的問題，包括公司內部的問題，自身存在的問題，改進方法，公司如8、何給予支持；自己業務員心態的變化及感受。公司制定的外貿部管理條例，每位應員工認真執行，有意見可以及時向老板提出，在以后的實施過程中，可以及時補充目的是為了更好的提升個人和公司業績，建立良好的工作氛圍。若暫無其它意見，公司管理層和外貿部人員可以簽訂制度共同遵守執行。電子商務部門規章制度公司決定從2005年12月正式電子商務部門，直屬董事長領導，為了更好地管理電子商務部門及激勵操作電子商務人員，特制訂以下規章制度：管理制度一、考慮到外貿工作的特殊性(有時晚上要與國外客人溝通)，故早上上班時間可以適當延遲，但最遲不得超過上午10點，如有特殊情況必須向董事長申請；同時考慮到時差問題，外貿人員應自覺在晚9、飯后再處理一些國外客人的詢盤事宜，但公司不提倡外貿人員超過10點以后持續工作。二、請假必須提前半天向董事長提出書面申請，并填寫請假條說明事由，經董事長批準后方可離崗；特殊情況應電話請假，事后需補寫請假條一份，不請假或董事長不準假而擅自不到崗的視為缺勤，一律作曠工處理，扣除當天工資，連續3天或當月累計臨時工5天的員工自動離職處理。三、為了確保公司對外通訊聯系的暢通及以免公司電話費用的浪費，公司員工上班時應盡是避免撥、接私人電話，嚴禁打電話聊天；公司員工應避免、減少使用各類無關緊要的查詢、聲訊電話；嚴禁私自拆、裝公司內的各類通訊設備。四、上班時不翻閱與工作無關的書刊、雜志、報紙、網頁，不準上網聊天10、玩游戲、看電影，不準會客。對工作態度惡劣，不服從管理，無理取鬧或消極怠工的員工，公司將予以辭退，且必須在24小時之內移交完所有公司物品。五、外貿人員離職必須提前一個月向董事長提出，在董事長同意后離職申請單，若員工與公司簽定合同的，則有關離、退職依照合同或有關法律規定進行。六、原則上公司按排每周日休息，若有特殊情況處理，外貿人員也應該放棄休息。七、每周六上午十點，最遲不得遲于下午四點統一向董事長匯報一周以來電子商務部門的詢盤情況及客戶跟進情況，以便給予指導及相應的支持。業務提成制度一、除來自公司參加展會，促銷活動和其它戶外廣告行為，公司領導開發的客源及其它業務員非關聯中介所獲得的客戶下單外，業11、務員在電子商務平臺上接來的訂單或通過其它管道自費開發的訂單一律按實際銷售回款進行提成。二、報價，統一由董事長制訂報價單，若有新款沒有報價單時，應先報董事長核定價格之后再報，若確實有特殊事情，則外貿人員應在報完價后匯報董事長。三、提成比例采取浮動制，銷售合同款10萬人民幣以下(含)，按1%提；10萬-30萬，按1.2%提；30萬-50萬，按1.3%提；50萬-80萬，按1.4%提；80萬以上按1.5%提，公司另行額外獎勵。提成發放以貨款回收后一個月內予以兌付。四、公司集體戰略性開發的重要客戶、公司參加展會，促銷活動和其它戶外廣告行為、公司領導開發的客源及其它其它業務員非關聯中介所獲得的客戶下單，12、交由業務員跟單時，業務員享有比例提成，提成比例為0.2%五、訂單/合同在執行中，非業務員因素造成的損失，業務員不承擔任何比例賠償責任，因業務員操作失誤和工作不到位造成的損失，依失誤大小和關聯程度進行賠償，原則上不高于業務員年度提成累計總額的80%。六、如果客戶要求寄樣品，原則上必須讓客戶預先匯進樣品費和快遞費，若有特殊情況，可以在向董事長申請后不要客戶付樣品費，但快遞費還是要由客戶出。七、工資發放條例：公司對新業務員前兩個月試用期，每月發800-1000元工資，從第三個月起工資1000-1200元保底基數。每個業務員的考核基數是6萬人民幣/季，三個月內銷售額不能達到6萬人民幣的，公司考慮將其換13、崗位。工資發放時間定于每月8號，公司不得無故拖延時間。八、貨款回收條例：資金流轉是公司的命脈，貨款回收關系公司職工的切身利益和企業的正常運轉，業務員應該負起對所做訂單的銷售回款的催收責任，國際業務訂單的付款方式必須嚴格按照30%的預付款，余款在拿到提單傳真給客戶后付清。需特殊處理的客戶，必須由董事長批準。以上制度僅供參考！具體細節根據各企業自身實際情況調整。電子商務部門外貿人員工作內容1、 每天兩次（上午和下午4點之前）發布產品的供應信息，每過一段時間要更新信息，不能機械性的重發。一個星期檢查一下公司各個產品關鍵詞在XX上的排名及產品展示情況，向總經理匯報。2、 必須在客戶發出郵件的12個小時14、內給予回復，有特殊情況必須提前向經理說明。3、 在給客戶回復郵件之前要先用google，或者客戶的郵箱查詢一下客戶的情況，了解客戶背景，做有效的跟進回復。4、 所有聯系的客戶數據必須輸入crm客戶管理系統，每天跟進客戶的情況（包括郵件、MSN、trademanager、電話及傳真）必須在下班之前以中文的方式錄入系統。5、 每天必須和30家以上的客戶溝通并將聯系記錄輸入系統，尤其是報價和寄樣的情況必須詳細輸入系統，便于后期跟進。6、 在熟悉產品的基礎上及時更新XX公共頁面上的產品信息，并且豐富私人產品庫，創建私人展廳，定期向重點客戶推介新產品7、 每周周五下班前要向所有聯系的客戶群發郵件，祝周末15、快樂。國外的節日期間和客戶的生日也要向客戶發送祝賀郵件8、 每周六下班前以書面的形式將一周的工作情況匯報經理，包括一周跟進的客戶，重點客戶情況等等（具體的表格會提供大家）9、 有問題要及時向經理匯報，操作方面的問題可以及時聯系XX客戶專員以及XX貿易服務部，電話057188158000。XX客戶跟進一覽表 年 月第 周詢盤客戶的數量本周目標詢盤數實際詢盤數可以跟進數實際跟進數大體情況寄樣品的客戶數量國家聯系方式樣品名稱數量收費情況需要跟進的客戶情況國家聯系情況預計何時成交存在問題及如何跟進成交情況國家聯系方式產品名稱數量及價格反單率及原因注：星期天晚上8：30以前上報，星期一上午共同探討相關事16、宜日報：2011，一家人！學習力、執行力！一 今日工作內容：二、今日總結分享1 收獲，心情（包括潛在客戶跟進進展，學習成長等）：2 是否遇到困難，希望得到的支持和幫助：3 重點客戶跟進的策略：三 明日工作安排上午：下午：周報：上周（2011年 月 日2011年 月 日）計劃要做的10個最重要的事情序號事項內容執行日期完成情況12345678910上周工作總結及心得下周（2011年 月 日2011年 月 日）計劃要做的10個最重要的事情序號事項內容執行日期完成情況12345678910你對管理層和團隊的期望/意見/建議本 周 總 結 年 月第 周賣家銷售方式（通過XX平臺/老客戶回訪等等）買家采17、購方式（XX詢盤/電話/公司企業網站）產品分析市場行情公司的優劣勢及如何揚長避短本周內最大成功點和最遺憾的事離目標多遠注：星期天晚上8：30以前上報，星期一上午共同探討相關事宜XX網絡貿易平臺操作年度總結 （一）自 年 月份我司與XX公司簽約， 到 年 月， 現將此一年以來的操作情況，簡單的做如下總結：1總信息量和月份信息量分析（共收到 條求購信息）1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月2求購信息的國家和地區分布北美非洲印度香港中東南美其它地區%3求購產品信息分析產品A產品B產品C產品D產品E產品F產品G%4郵寄樣品月份分布1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月18、次次次次次次次次次次次次（二）客戶拜訪情況1姓名 ,來自 國家客戶， 年 月份開始與我司有聯系， 年 月份來我司拜訪，已經簽下將近 萬美金的定單。該客戶將成為我司長期合作的客戶之一。2姓名 ,來自 國家客戶， 年 月份開始聯系， 年月份來我司拜訪，與 年 月份開始與我司開始定單，因為價格原因，現在為止沒有續單。3姓名 ,來自 國家客戶， 年 月份已經有聯系，年 月份來我司拜訪，對我司的工廠比較滿意，后來因為該客戶的每樣式的數量太低，成本浪費比較大，所以沒有接該客戶的定單。4姓名 ,來自 國家客戶， 年 月份和我司做完一次試銷單， 年 月 來我司拜訪， 月 日開始續單，可以建立長期合作的目標。519、姓名 ,來自 國家客戶， 年 月份開始聯系， 月日專門來我司拜訪，對我司的 產品比較感興趣，已經將部分樣品帶回國測試。如果工藝上沒有問題，將進一步洽談貿易合作其余省略（三）年，本人經過XX培訓會7-8次后，已經熟練的操作后臺，堅持每天一次發布供求信息，堅持5分鐘內及時，準確的回復客戶詢盤，郵寄樣品做到及時跟蹤，年的成交量已經有了明顯的提高，統計數字為USD （ 年 月 到 年 月 日），已經和 個客戶建立了貿易合作關系，具體的成交情況如下：1 區域，客戶名稱 定單的數量和月份如下：1） 年 月 日成交USD 2) 年 月 日成交USD 3) 年 月 日成交USD 4) 年 月 日成交USD 2 區域，客戶名稱 定單的數量和月份如下：1） 年 月 日成交USD 2) 年 月 日成交USD 省略其余（四）分析，總結（省略） 有限公司 外貿操作員： 年 月 日