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1、企業(yè)經(jīng)營發(fā)展供應商管理采購制度規(guī)范編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 供應商管理規(guī)定制度名稱供應商管理規(guī)定受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 目的本著以下3個目的，特制定本規(guī)定。1使對供應商的管理有章可循。2及時對供應商進行考核和評價，激勵供應商提高供應質量。3定期與供應商進行互訪，保持良好的供應關系，保證本公司采購的順利進行。第2條 適用范圍凡本公司有關供應商管理的相關事項，除另有規(guī)定外，均依照本規(guī)定進行處理。第3條 管理職責本公司供應商管理由采購部負責，生產部、質量部和財務部等相關部門應當予以2、配合。第2章 供應商管理原則和相關制度第4條 供應商開發(fā)原則1供應商開發(fā)程序包括供應商資訊收集、供應商基本資料表填寫、供應商接洽、供應商問卷調查、樣品鑒定、提出供應商調查申請。2供應商開發(fā)的基本準則是“QCDS”原則，也就是質量、成本、交付與服務并重的原則。第5條 供應商調查原則和管理制度1由采購部牽頭組成供應商調查小組，分別對供應商的價格、品質、技術、生產管理等作出審核，選出合格的供應商。2供應商調查必須秉承公平、公正的原則，以免本公司的利益受到侵害。第6條 供應商考核與監(jiān)督原則1與供應商簽訂合約之后，應當定期、不定期地對供應商進行考核。2供應商考核結果將用于對供應商的評級，根據(jù)等級實施不同3、的管理，以幫助落后供應商進行改進，激勵供應商提供更好的產品和服務。3定期或不定期地對供應商進行評價，及時解除與不合格供應商的供應合作協(xié)議，增加合格供應商的供應。第7條 供應商關系管理原則采購部必須與供應商保持一定頻率的互訪，以促進與供應商建立起戰(zhàn)略關系，保證其對本公司的戰(zhàn)略供應。第3章 供應商考核與監(jiān)督管理第8條 考核對象凡列入我公司“合格供應商名單”的所有供應商均為本公司供應商監(jiān)督與考核的對象。第9條 考核項目采購部應定期或不定期地對合格供應商就品質、交貨日期、價格、服務等項目作出評價。第10條 考核頻率1采購專員應負責對關鍵、重要材料的供應商每月進行一次考核，對普通材料的供應商每季度進行一4、次考核。2采購專員負責對所有供應商每半年進行一次總評，列出各個供應商的評價等級，依照規(guī)定進行獎懲。3采購主管負責每年對合格供應商進行一次復查，復查流程和供應商調查相同。4如果供應商出現(xiàn)品質、交貨日期、價格、服務等方面的重大問題時，可以隨時對其進行復查。第11條 考核標準采購部在進行供應商考核與評價時，應綜合考慮以下6個方面的標準，擇優(yōu)選取。1供應商是否具有合法的經(jīng)營許可證，是否具備必要的資金能力。2生產管理水平是否先進，能否進行彈性供貨。3是否具備足夠的生產能力，是否能夠滿足本公司的連續(xù)需求以及進一步擴大生產的需要。 4是否有具體的售后服務措施并且令人滿意。5之前供應的產品的質量是否符合我公司5、的要求。第12條 考核方法1主觀法主觀法根據(jù)個人印象和經(jīng)驗對供應商進行評價，評價的依據(jù)比較籠統(tǒng)，適合于采購人員在對供應商進行初評時使用。2客觀法客觀法依據(jù)事先制定的標準或準則對供應商進行量化考核、審定，具有包括調查表法、現(xiàn)場打分評比、供應商表現(xiàn)考評、供應商綜合審核以及總體成本法等。第13條 評分制度公司對供應商試行評分分級制度，對供應商的考核項目包括質量、交貨期、服務、價格水平等各方面的內容。第14條 考核結果處理1考核標準和考核結果應由采購專員以書面形式通知供應商，考核評分以及相應級別處理如下表所示。供應商考核結果處理表級別分值獎懲情況表A級90分及以上酌情增加采購，優(yōu)先采購，特殊情況下可辦6、理免檢，貨款優(yōu)先支付B級8089分要求其對不足的部分進行整改，并將整改結果以書面形式提交，對其采購策略維持不變C級7079分減少對其的采購量，并要求其對不足部分進行整改、將整改結果以書面形式提交，采購部對其糾正措施和結果進行確認后決定是否繼續(xù)正常采購D級69分及以下從“合格供應商名單”中刪除，終止與其的采購供應關系2對評價考核為B級和C級的供應商進行必要的輔導，D級供應商如果想重新向本公司供貨，應重新按照新供應商選擇的流程對其作調查評核或令其參加本公司招標。第15條 交期監(jiān)督采購專員應對合格的供應商進行交貨期監(jiān)督，要求其準時交貨，同時記錄由供應商原因引起的各種超額運輸費用。第16條 質量監(jiān)督17、采購部應對合格的供應商進行質量監(jiān)督，由質量部和采購部對合格供應商的供貨質量作記錄，出現(xiàn)不合格產品時應對供應商提出警告，連續(xù)兩批產品均不合格時，應暫停向其采購。2責令不合格供應商查明原因并提高產品質量，如果有所改進，再另行決定是否繼續(xù)采購。如果供應商不能在限期內提高產品質量，則由采購部經(jīng)理報總經(jīng)辦批準之后，終止與其合作。3.由于供應商產品存在隱性質量問題，造成客戶投訴及索賠，由供應商進行賠付。第4章 供應商互訪與維護第17條 互訪制度采購專員應對其負責的供應商進行維護，經(jīng)常與供應商進行互訪和檢查，以便增強彼此間的交流合作、掌握最新的市場信息和產品發(fā)展趨勢。第18條 互訪頻率采購專員對銷售規(guī)模較大8、的A、B級供應商必須保證1次/季度的互訪，對C級供應商保證1次/半年的互訪。互訪中應當溝通雙方的合作狀況、對出現(xiàn)的問題提出解決方案、交流各自企業(yè)的信息并提出下一步的合作計劃。第19條 互訪形式以及要求1電話互訪，限于日常性事務溝通。2上門拜訪，限于專項任務及重點問題。3大型商務會晤，限于整體策略性、方向性、規(guī)模性的洽談。第20條 互訪標準采購專員與供應商進行互訪時應遵循以下7條標準。1采購專員外出拜訪供應商必須經(jīng)采購部經(jīng)理以上人員同意。2采購部經(jīng)理、采購主管需要指導采購專員拜訪供應商，并定期參加商務會談。3確保與供應商間的信息溝通，包括產品信息、市場信息、銷售信息等。4遵守公司的各項規(guī)定，堅持9、原則，做好保密工作。5注意外出拜訪時的個人著裝。6高級客人來訪時，采購部門人員應做好接待工作，注意維護公司形象，做好桌牌、資料的展示、檢查幻燈片及禮品等是否布置到位。7采購人員與供應商進行正式商務談判時必須填寫備忘錄并建立檔案。第21條 其他形式的供應商維護1公司采購、質保、，可對供應商進行業(yè)務指導和培訓，但應注意公司產品核心或關鍵技術不擴散、不泄密。第5章 供應商檔案管理第22條 建立供應商檔案為了便于管理，必須對所有供應商建立資料檔案，由采購部設專人管理供應商的檔案資料。供應商的檔案資料主要包括下圖所列的9項內容。1供應商調查表2供應商產品價格登記表3供應商企業(yè)資料4供應商采購合同5供應商10、洽談登記表6供應商顧客投訴登記表7供應商顧客服務登記表8供應商銷售業(yè)績分析表9優(yōu)秀供應商綜合評估表供應商檔案資料應包含的內容第23條 收集供應商資料1公司簽訂采購合同后，一般應在3個月內，由采購專員將該供應商的材料進行收集、整理。2因故不能按期整理的，應由責任人作出書面說明，由采購主管定期催辦。3整理的檔案應包括涉及該供應商的全部文件材料和記錄。采購現(xiàn)場監(jiān)控系統(tǒng)錄制的音像資料，也應作為輔助檔案資料保存。4公司采購檔案不符合要求的，責任采購專員應盡快補齊相應材料，保證檔案的完整、真實、有效。第24條 變更供應商檔案若供應商發(fā)生經(jīng)營狀況重大變化以及重要擔保、重大合同糾紛或訴訟、信用等級和資質變化等11、可能影響履約能力的重大事項，責任采購專員應及時要求其向采購部提供書面報告，并及時更新供應商檔案資料。第25條 查閱供應商檔案相關人員在調閱供應商檔案時，應先向總經(jīng)理提出申請，申請批準后，方可進行查閱，查閱完之后應當及時歸還。第6章 附則第26條 本規(guī)定的制、修、止 本規(guī)定由采購部制定，經(jīng)公司常務會議討論后，呈請總經(jīng)辦批準后生效，修訂和廢止亦同。第27條 生效日期本規(guī)定自 年 月 日起生效。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期采購計劃管理制度制度名稱采購計劃管理制度受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 目的為加強采購計劃的管理，保證公司各部門的采購需求按時按質完成12、，確保公司生產經(jīng)營活動順利有序地進行，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于采購部負責的所有物資采購計劃制訂和預算管理工作。第3條 職責在采購部經(jīng)理的指導下，采購主管負責組織編制年度、季度、月度和臨時采購計劃和預算，而計劃和預算的具體工作內容由各采購專員負責。第4條 采購計劃的分類采購計劃主要包括年度采購計劃、季度采購計劃、月采購計劃和臨時采購計劃4種，具體如下圖所示。季度采購計劃情況、生產情況、庫存情況以及市場行情制訂的當季或者下一季度的采購計劃月采購計劃臨時采購計劃在對季度采購計劃進行分解的基礎上，依據(jù)各個部門每月經(jīng)營所需物資的匯總情況審核制訂的采購計劃在特殊情況下，為了滿足各個部門的13、緊急采購需求而制訂的短期采購計劃采購計劃采購計劃分類說明第2章 采購計劃編制與變更管理第5條 采購計劃的編制依據(jù)制訂采購計劃時應考慮經(jīng)營計劃、需求部門的采購申請、庫存狀況、公司現(xiàn)金流狀況等相關因素。第6條 采購計劃的編制步驟1明確公司的經(jīng)營計劃（1）根據(jù)公司客戶訂單意向，明確材料采購目標。（2）掌握市場部根據(jù)經(jīng)營目標、客戶訂單意向、市場預測等資料所作的市場銷售預測情況。2明確公司生產計劃和庫存狀況（1）采購部應及時掌握生產部根據(jù)業(yè)務部訂單制訂的生產計劃。（2）采購部應及時掌握技術部工程單的物料需求和庫存物料需求狀況。（3）采購部應及時掌握各部門根據(jù)年度目標、經(jīng)營計劃和生產計劃等預估的各種消耗物14、資的需求量。3制訂采購計劃采購部匯總工程單上的物料清單對各種物料、物資的需求和請購單據(jù)，并據(jù)此編制采購計劃。第7條 編制采購計劃應注意的事項1采購計劃應避免過于樂觀或者保守。2生產計劃的可行性和預見性。3物料需求計劃與工程單上的物料清單、庫存狀況的確定性。4物料標準成本的影響。 5保障生產與降低庫存的平衡。6物料采購價格和市場供需的可能變化。第8條 采購計劃的編制原則1采購專員應審查各部門的申購物資是否能由現(xiàn)有庫存滿足、是否有可替代的物資，只有現(xiàn)有庫存不能滿足的采購申請才能夠被列入采購計劃之中。2如果請購單中所列的物資為公司內部其他部門生產的物資，在性能、質量、交期、價格等滿足的情況下，必須采15、用內購。第9條 采購計劃的審核審批1采購計劃由采購部根據(jù)審批后的采購單制定，采購計劃由總經(jīng)理經(jīng)理批準執(zhí)行。2采購計劃應同時報送財務部門審核，以利于公司各項資金計劃工作的完成。第10條 采購計劃變更管理對于已經(jīng)申請的采購物資，請購部門如果需要變更規(guī)格、數(shù)量或撤銷請購申請，必須立即用聯(lián)絡單或郵件及時通知采購部，以便采購部及時根據(jù)實際情況更改采購計劃。第3章 采購預算管理第11條 采購預算的分類按照編制期間，采購預算可以分為以下3類。1季度預算；2月度預算；3短期緊急預算。第12條 采購預算編制目標1采購部憑采購預算進行采購，控制采購費用的支出。2財務部門根據(jù)預算籌措、安排采購所需資金，保證資金支付16、的準確性與及時性。第13條 采購預算編制依據(jù)1生產經(jīng)營所需的物資數(shù)量。2預計的物資期末庫存量。3本期計劃末結轉庫存量。結轉庫存量由倉儲部和采購部根據(jù)各種物資的安全庫存量和提前采購期進行確認。4物資計劃價格。物資計劃價格由采購部根據(jù)當前物資價格，結合可能影響物資價格變化的因素進行確定。第14條 影響采購預算的因素。1采購環(huán)境；2公司銷售計劃；3物資使用清單；4存量管制卡；5物資標準成本。第15條 選擇采購預算方法采購部需根據(jù)采購的具體內容選擇合適的采購預算方法，如固定預算、彈性預算、滾動預算、增量預算、零基預算和定期預算等。第16條 確定預算數(shù)，編制預算草案采購部采用目標數(shù)據(jù)與歷史數(shù)據(jù)相結合的方17、法確定預算數(shù)，并據(jù)此編制采購預算草案，報財務部審核。第17條 綜合平衡預算草案財務部應與采購部進行協(xié)商，在充分考慮公司的現(xiàn)實狀況、市場狀況和整體預算的基礎上，綜合平衡采購預算草案。第18條 編制正式的采購預算1采購部應根據(jù)平衡過的采購預算草案編制正式的采購預算，經(jīng)財務部審核無誤后，報主管副總審批。2在編制采購預算的過程中，采購部必須對預算留有適當?shù)挠嗔浚詰犊赡艹霈F(xiàn)的緊急采購狀況。第19條 采購預算執(zhí)行管理1經(jīng)核定的分期采購預算，當期未動用的，不得進行保留；如確有需要，下期補辦相關手續(xù)后方可重新使用。2對于未列入預算的緊急采購，由采購部執(zhí)行采購后，再補辦相關的手續(xù)。3采購部門需嚴格執(zhí)行采購預18、算，財務部對其進行監(jiān)督和檢查。第20條 采購預算的調整采購預算的變更由采購部或者財務部發(fā)起，經(jīng)主管副總批準后方可實行變更。遇到以下5種情況時，可申請采購預算的變更。1公司經(jīng)營方向和策略發(fā)生重大變更。2受重大自然災害的影響。3公司內部重大政策調整。4宏觀調控政策、稅制、中小企業(yè)優(yōu)惠政策等公司經(jīng)營環(huán)境發(fā)生變化。5市場經(jīng)濟形勢發(fā)生重大變化。第4章 總則第21條 本制度的制、修、止本制度由采購部制定，經(jīng)公司常務會議決議后通過，修訂、廢止時亦同。第22條 生效日期本制度自頒布之日起生效。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期商業(yè)賄賂處理辦法制度名稱商業(yè)賄賂處理辦法受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門19、考證部門第1章 總則第1條 目的為了保證采購工作公平、公正、公開，嚴厲打擊和制止商業(yè)賄賂行為，維護本公司和供應商的權益，根據(jù)中華人民共和國刑法、中華人民共和國反不正當競爭法和關于禁止商業(yè)賄賂行為的暫行規(guī)定等法規(guī)中的相關條款，特制定本辦法。第2條 規(guī)范范圍凡本公司采購過程中出現(xiàn)的商業(yè)賄賂行為，均依照本辦法進行處理。第3條 名詞解釋1本辦法中所指的商業(yè)賄賂，是指供應商為銷售商品而采用財物或者其他手段賄賂本公司工作人員，以及本公司工作人員為了收受或者索取賄賂而購買供應商商品的行為。2本辦法所稱折扣即商品購銷中的讓利，是指供應商在銷售商品時，以明示并如實入賬的方式給予我公司的價格優(yōu)惠，包括支付價款時對20、價款總額按一定比例即時予以扣除和支付價款總額后再按一定比例予以退還兩種形式。3本辦法所稱明示和如實入賬，是指根據(jù)合同約定的金額和支付方式，在依法設立的反映生產經(jīng)營活動或者行政事業(yè)經(jīng)費收支的財務賬上按照財務會計制度規(guī)定明確如實記載。第2章 商業(yè)賄賂的界定第4條 財物賄賂1供應商為銷售商品，假借促銷費、宣傳費、贊助費、科研費、勞務費、咨詢費、傭金等名義，或者以報銷各種費用等方式，給付本公司單位或者個人現(xiàn)金和實物的行為，屬于財物賄賂。2按照商業(yè)禮儀贈送小額廣告禮品的行為不屬于商業(yè)賄賂。第5條 其他手段賄賂供應商對本公司采購人員提供國內外各種名義的旅游、考察等給付財物以外的其他利益的行為，屬于其他手段21、賄賂。第6條 行賄行為的界定供應商不得采用財物或者其他手段進行賄賂以達銷售商品的目的。在賬外暗中給予本公司采購部門或者個人回扣的，以行賄論處。第7條 受賄行為的界定本公司采購部門或者個人在賬外暗中收受回扣的，以受賄論處。第8條 折扣入賬供應商銷售商品可以以明示方式給本公司折扣，本公司接受折扣必須由財務部如實入賬。若折扣未進行實時入賬，該行為構成商業(yè)賄賂。第9條 串通投標本公司采購人員為了收受回扣與投標單位串通投標、抬高標價或者壓低標價，以排擠競爭對手競爭的行為構成商業(yè)賄賂。第3章 商業(yè)賄賂的處理第10條 對供應商行賄的處理若發(fā)現(xiàn)供應商以行賄手段銷售商品的，應當停止向其采購，并進行相關調查。情節(jié)22、嚴重者，三年內不能夠參加本公司的招標活動或者成為本公司的供應商。構成犯罪的，本公司有權向司法機關舉報，依法追究刑事責任。第11條 對投標單位串通投標的處理投標單位和采購人員相互勾結以排擠競爭對手的，其中標無效，并停止其投標權利，規(guī)定其三年以內不能參加本公司的招標活動或者成為本公司的供應商。情節(jié)嚴重的，應列入供應商黑名單，永不對其采購，并向司法機關舉報。第12條 對采購人員受賄的處理1本公司的采購人員利用職務上的便利向供應商索取財物或者非法收受供應商財物，同時為供應商謀取利益的，應令其將非法所得上交工商管理機構，并予以解雇，對其永不錄用。2采購人員非法收受賄賂致使本公司遭受損失的，除上述各種處罰23、外，還應對公司損失進行賠償。3受賄數(shù)額較大或者巨大的，本公司有權移交司法機關，根據(jù)相關的法律法規(guī)進行處理。第13條 對采購人員收受回扣的處理本公司采購人員在采購活動中，違反國家和本公司的相關規(guī)定，收受各種名義的回扣、手續(xù)費歸個人所有的，處罰方法同第12條。第14條 對知情不報的處理本公司采購人員在工作中非法收受他人賄賂，其同事或者主管知情不報的，公司給予罰款，并進行通報批評的處罰。第15條 本公司采購人員在工作中非法收受他人賄賂，其同事或者主管主動舉報的，公司給予獎勵10000元。第16條 對主動坦白的處理采購人員在被追訴前主動交代行賄行為的，公司對其予以通報批評的處理，并呈報司法機關實情，以24、便減輕處罰或免除處罰。第17條 采購稽核小組違規(guī)處理1采購稽核小組負責檢察采購人員的不正當行為，如采購稽核小組成員濫用職權、玩忽職守，本公司有權予以解雇，并永不錄用。如采購稽核小組成員行為構成犯罪的，則將其移交司法機關，依法追究其刑事責任。2采購稽核小組成員對違反本法規(guī)定構成犯罪的供應商和采購人員故意包庇、使其免受追訴的，本公司有權予以解雇并處以罰金，情節(jié)嚴重構成犯罪的，本公司有權移交司法機關，依法追究其刑事責任。第4章 附則第17條 本辦法的制、修、止本辦法由綜合管理部制定，總經(jīng)理批準生效。綜合管理部對本辦法有解釋、修訂的權利。第18條 生效日期本辦法自審核通過之日起生效并執(zhí)行。編制日期審核25、日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期采購管理流程部門步驟總經(jīng)理采購部采購計劃與預算控制供應商其他部門分析匯總采購單提交采購需求制訂采購計劃協(xié)助選擇審核編制采購預算開發(fā)供應商調查供應商選擇供應商供應商供貨采購檔案管理開始評估、選擇供應商協(xié)助選擇采購談判簽訂合同簽訂合同供應物資驗收物資審核物資入庫結算、支付監(jiān)督協(xié)助工作總結與供應商評價資料分類管理結束提供報價等資料供應商選擇流程 部門步驟總經(jīng)理采購部供應商開發(fā)其他部門供應商競爭市場分析收集供應商信息初步篩選匯總分析結果組織現(xiàn)場評審協(xié)助供應商調查詢價和報價分析確定供應商名單開始發(fā)放供應商調查表提供信息資料匯總和分析協(xié)助是發(fā)出詢價文件提供報價否報價分析綜合評價審批簽訂合同談判協(xié)助結束是否現(xiàn)場評審協(xié)助確定供應商名單