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1、企業經營發展公務接待范圍及原則管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公務接待管理制度第一章 總則第一條 為進一步加強公司公務接待管理，本著既滿足合理需要又體現勤儉節約的原則，樹立周到細致、廉潔高效的良好風尚和公司形象制定本制度。第二條 公務接待指因工作需要，接待政府部門、社會各界重要人士和上級單位、兄弟單位、業務單位來賓的相關活動（因公赴外地舉辦會議、宴請、饋贈屬于公務接待管理范圍）。第二章 接待范圍第三條 代表與我司有業務關聯的上級單位來我司檢查指導工作的領導及工作人員。第四條 兄弟單位工作人員來我司聯系工作、2、洽談業務，根據來賓事由，接待部門或主管領導認為需要接待者，由接待部門提出申請，主管領導認可按本辦法規定報批，批準后方可安排接待。第五條 經營工作方面的甲方（或客戶）代表及項目聯系等有關人員。第三章 接待原則 第六條 因公接待原則。公司所有公務接待均要符合工作需要。非公務接待活動，包括出差期間的餐費及部門內部或部門之間的互相宴請、饋贈不屬于公務接待范圍。第七條 規格恰當原則。根據來賓情況安排合適的接待規格。第八條 對口接待原則。對因公來訪的來賓，實行分級負責，對口接待。第九條 申報審批原則。公務接待一般由對口部門編制接待方案，先申報批準后安排執行。節、假日等特殊情況不能及時編制審批的，經辦人經分3、管領導同意后按規定標準接待，隨后及時補辦。第四章 接待工作的組織及程序第十一條 承接任務。凡接到任務通知，必須準確記錄好客人的有關資料，詳細填寫接待審批標準及申請表，內容包括：姓名、性別、單位、職務、人數、有無配偶隨行；啟程地點、出發時間、乘搭何種交通工具、抵達或銜接地點等；生活上有無特殊要求；來我司的目的，在我司停留的時間；聯系人的姓名、電話號碼。第十二條 擬制方案。接待負責人根據客人的身份、來訪時間、目的、意愿和領導的要求等情況，圍繞以下內容按時間順序擬制接待方案：接待標準、食宿地點、活動安排、接陪領導、費用預算、是否需要記者采訪、錄像、用車安排等事宜。擬制好的接待方案，要及時征詢公司領導4、或對方聯系人意見，適當作出修改。第十三條 審定方案。接待方案的審定應遵循以下原則：重要客人（如市、區以上級別來訪客人、港澳知名人士、外賓或參觀學習團等）的接待方案，由總裁辦報請董事局主席審定；一般客人由部門負責人提出申請副總級別審定；普通客人由經理或一般員工報請部門負責人審定。方案審定后由提出申請人員及時送給有關領導和客人，并交行政辦公室協調落實。第十四條 實施方案。接待方案審定后，接待負責人應根據接待方案的有關要求，及時安排接待人員承辦。承辦人員接受任務后，應迅速組織實施方案。第十五條 提前做好準備工作一、預訂住房、會場、會客廳、宴會廳等；二、根據接待方案擬定的參觀、活動內容，提前與有關參觀5、點（辦公區域、關聯商鋪等）聯系，落實參觀、活動內容和匯報（介紹）情況人員、場地以及陪同參觀的領導、資料簡介等工作。三、準備好介紹公司業務的有關資料，如業務概況、行業前景和活動安排方案等，于客人到達后分送給客人，或提前擺放在客人入住的房間。四、總裁辦（或行政辦）根據來賓情況按計劃通知參加會晤的領導、陪同人員、落實會晤時間及場所。五、大型活動或重要客人來訪要編制好嘉賓須知、客人住房安排表、行程安排表和會議、宴席座位水牌，視情況準備互贈禮品。六、提前檢查接待客人的各項生活和活動場所設施，如用餐地點、膳食菜單、保安措施（有要求時）等情況，酌情安排酒水、香煙、水果等。如發現問題或客人提出合理要求要及時解6、決。七、因特殊會議需要辦公室須準備安排會場花卉、水果、煙茶、音響設備、投影設備、領導席位、橫幅、制作歡迎牌（電子屏）、指示牌、安排禮儀人員，并邀請新聞媒體和草擬新聞通稿，安排攝影攝像等。八、聯系落實出面接待的公司領導。接待人員應提前將客人來訪的時間、行程安排、來訪目的和生活安排等情況向主陪領導匯報，如需領導迎送的，應提前將客人預定到達（離開）時間報告有關領導，提請有關領導迎送客人。九、行政辦公室根據情況安排接待所需車輛，保證車輛整潔，安全性能良好，司機聽從辦公室主任和負責接待人員的協調安排，統一調度。十、根據需要行政辦陪同迎送客人的有關領導，并和領導一起迎送客人，根據審批結果提前購買車票或機票7、。第十六條 認真實施方案來訪客人到達后，接待人員須嚴格按照方案的要求，認真組織實施，熱情、禮貌、周到地接待好客人，使客人留下良好的印象。在實施方案過程中，應注意以下事項：一、加強請示匯報。一般情況下，如需對接待方案作出修改的，應逐級報原審定方案的領導或出面接待的領導同意后，方能修改方案；在接待過程中，遇到特殊情況臨時改變方案的，要及時報告辦公室領導并按領導要求予以解決。二、保證客人的人身安全。接待人員要在確保客人安全的前提下，安排好客人的工作和生活?？腿说诌_后，要主動了解，細心觀察客人的飲食、生活習慣、健康狀況等，并根據客人的實際情況，盡可能作出相應的安排。三、接待的公司領導如有特殊原因，無法8、親自出面接待客人的，接待人員在客人到達后，應立即將客人的具體名單、住地房號、活動安排等情況，及時報告有關領導，以便領導聯絡和拜訪客人或者經授權后請代替領導接待。第十七條 認真做好任務完成后的工作一、 接待用餐費原則上每次用餐完畢后即時結帳簽單，住房、會場、電話等費用也應在客人離開時立即結帳簽單。所有接待費用開支，接待人員在結帳簽單時要認真核對，防止費用超支浪費。二、 在接待任務完成后，接待人員須將在酒店消費記帳的底單送主要領導審簽后，交給財務人員報銷結帳。三、 收集整理資料。每次接待任務的接待資料，由經辦的接待人員編入接待賓客情況表，作為接待資料歸檔。重要客人的具體資料（含本章第十一條的全部內9、容和菜單、酒水、客人的身體狀況等），由接待部門指定專人編入重要賓客接待檔案。重要客人活動期間的照片、題詞、講話錄音、記錄等資料，由經辦的接待人員收集并歸入本部門接待檔案或送交行政中心存檔。第五章 接待分工第十八條 上級單位、地方政府、兄弟單位領導和社會各界重要人士接待。一、由總裁辦負責，行政和其他業務部門協助。二、總裁辦應及時掌握來賓有關情況，制定接待方案和費用預算，報總裁審批后實施。三、總裁辦負責通知行政及其他相關部門做好接待準備工作和配合工作，并做好落實和檢查。四、總裁辦責成行政中心負責安排來賓接送及現場參觀的公務用車。第十九條 專業團組接待一、來公司檢查和調研的專業團組，由業務對口部門負10、責資料準備和接待，總經辦（或行政辦）協助安排。二、事前由業務對口部門會同總裁辦共同制定出接待方案和費用預算，并按內控權限規定報公司領導批準后執行。三、若有變更,有關部門應及時與總裁辦溝通，并報告審批領導同意再另行安排。第二十條 來公司參觀、學習、交流的企事業單位和一般客戶接待。一、由行政辦根據公司領導指示，指定相關部門負責組織和安排，其他相關部門協助。二、指定部門負責制定接待方案和預算，報總裁審批后組織實施。三、參加對口學習、交流的各有關部門應按照總裁辦的通知做好準備，按時參加活動。第二十一條 會務接待一、來公司召開的一般會議（普通招商會），由主辦部門提出，行政辦公室依據慣例發出會議通知并做好11、會議準備工作。二、重要會議（大中型招商會）接待由招商中心主要負責，總裁辦及其他相關部門協助配合。三、規格較高、規模較大的會議，由總裁辦負責召集有關部門召開會前協調會，共同協商、組織、落實好各項會務準備及接待工作。第六章 接待標準第二十二條 用餐標準一、 工作簡餐：20元/人/餐（陪同人員也按此標準執行），一般業務往來單位或企業普通辦事人員確因工作需要就餐的，由接待責任人向部門負責人申請，報總裁批準方予以報銷。二、工作餐：50元/人/餐（陪同人員也按此標準執行），業務往來單位或企業較重要辦事人員確因工作需要就餐的，由相關部門向總裁辦提出用餐申請，總裁或分管副總簽字同意后安排就餐，原則上不安排煙酒12、和飲料。三、 宴請標準：重要人士或團組來公司，經負責接待部門向公司領導申請同意后，總裁辦或接待部門可根據來賓的重要性安排宴請。（一）在指定飯（酒）店用餐，一般人員不超過80元/人/餐；監管單位或政府部門科級干部、重大業務關聯企業副總以上（包括隨行工作人員，下同）不超過100元/人/餐；監管單位或政府部門處級及以上干部、重大業務關聯企業副總以上不超過200元/人/餐。（二）在指定飯（酒）店以外用餐，依照本款第一項各標準上調50元執行。（四）各項標準均包括煙、酒、飲料等用餐時的一切費用。（五）確需宴請的，填寫公務接待申請單按程序報批后由總裁辦或指定接待人員按標準安排。（六）隨行服務人員用餐標準，原13、則上自行用餐，確因工作需要離不開的，一般安排工作餐（50元/人/餐）。第二十三條 會務標準一、公司原則上不接待與公司生產經營、改革發展、管理等無關的會議。二、外單位在我公司召開的會議原則上按實收費。由主辦部門提前按規定申請上報獲得批準后由行政辦公室統一安排協調。三、一般招商會由主辦部門根據會議時間、地點、人數、內容提前通知行政辦公室按慣例協調落實。四、其他重要招商會議按照會議營銷管理程序（暫行）標準執行，但要提前通知相關部門及公司領導，需要請示的獲得批準后方可組織。五、會議或檢查由主辦部門與總裁辦、行政辦公室根據各自分工，明確責任，通力合作，共同做好接待和會務工作。六、 所有會務和活動安排均必14、須提前確定，接待期間及會議召開時間不可隨意更改。第二十四條 住宿標準一、由我司承擔住宿費用的來賓，原則上安排指定賓館。一般業務往來單位或企業普通辦事人員和科級及以下的來賓安排標準間；監管單位或政府部門處級及以上領導、重大業務關聯企業副總以上安排單間或套間。住宿費自理的來賓，由其自行決定。二、來公司參觀、學習、交流、開會的人員，住宿費原則上自理。第二十五條 交通標準來我司人員的交通費原則上自理，特邀而需我公司承擔交通費的來賓，參照公司同級別差旅政策執行。第二十六條 禮品標準贈送禮品須從嚴控制，確實需要贈送禮品的必須經過總裁批準后執行。禮品應突出企業形象宣傳、突出紀念意義，同時要兼顧我國的傳統文化15、和民族習慣，盡可能節省費用。禮品單價、數量根據總裁辦指示確定，由負責接待的部門根據公務接待申請單審批同意的品種和數量填寫采購單或領料單，行政辦審核發放。原則上饋贈禮品從公司已有的物品中選擇。第二十七條 外出參觀標準一、外出參觀統一由總裁辦負責安排。二、來公司檢查、調研、學習交流的上級領導、重大客戶，由總裁辦安排，對口單位陪同隨行。三、 參觀范圍原則上不超出公司內部辦公區域，確實需要到本市或其他范圍（商戶、合作單位）參觀的由總裁辦報總裁批準后確定落實。第七章 接待等級第二十八條 一級接待標準：一、陪同人員：主席、總裁、副總裁其中一人并相關部門負責人或辦公室主任。二、迎接：一名公司領導、相關部門負16、責人或辦公室主任在高速路口、機場、車站或公司門口等處迎接，注意把握迎候時間，提前等候于迎接地點，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。三、參觀：主席、總裁、副總裁其中一人并相關部門負責人或辦公室主任陪同，視具體情況由公司領導、相關部門負責人或辦公室主任介紹公司基本情況以及業務特點、成績、發展前景等相關信息。四、座談：公司人員確保公司環境、室內、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。根據需要制作領導席簽、橫幅、歡迎牌（電子屏）、指示牌，調試好音響設備、投影設備、攝影攝像設備。五、用餐標準、車輛標準、住宿標準均依照本制度執行。 六、總裁辦根據情況17、需要請示后確定是否購買禮節性禮品或贈送公司紀念品。第二十九條 二級標準：一、陪同人員：副總、相關部門經理、辦公室主任。二、迎接：由相關部門經理到公司門口迎接，引導來賓。三、參觀：副總、相關部門經理、辦公室主任陪同，由相關部門經理或辦公室主任介紹公司基本情況以及業務特點、成績、發展前景等相關信息。四、座談：公司人員確保公司環境、室內、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關資料、茶水、擺放于接待室。五、一般不需要用餐、車輛、住宿。 第三十條 三級標準：一、陪同人員：相關對口的部門經理及其他人員。二、迎接：前臺引導、相關對口部門送離辦公區域或指定范圍。三、參觀：不安排參觀，只允許在指定范圍18、內活動。四、座談：公司人員確保公司環境、室內、洗手間清潔，將公司簡介或相關資料、茶水杯擺放于接待室或指定區域內。第八章 審批程序第三十一條 審批程序只包含一級標準和特殊需要接待的二級標準。第三十二條 總裁辦負責接待的，由總裁辦制定接待方案、預算報總裁審批執行。第三十三條 相關部門負責的接待，由部門制定接待方案，按權限報分管副總、總裁審批。其中涉及招待費、禮品事項需經總裁辦備案。第三十四條 相關部門為主、總裁辦協助的接待，應由相關部門提出申請，報總裁辦審核，并按審批權限報總裁審批。第三十五條 所有的活動必須先做方案和預算，批準后嚴格按照方案和預算執行，超出審批范圍的一律重新書面審批。第九章 費用19、管理第三十六條 接待費主要用于重要的來賓接待及業務往來活動。會議費主要用于公司重大招商會議或外出召開的各類工作會議。公司總裁辦（或行政辦）是公司接待費和會議費的歸口管理部門。第三十七條 總裁辦（或行政辦）每年根據公司經營計劃及各部門年度預算，編制公司接待費用預算草案，報董事局批準執行?？偛棉k（或行政辦）依據批準的招待費指標，分解下達各部門年度控制指標，由其按月安排使用。超出預算的費用一律由有關部門提出申請，分管副總簽署意見后報總裁審批、財務部門追加費用指標后方可安排。第三十八條 招待費、會務費、按內控權限審批報支，其中招待費、會務費需由總裁辦審核、行政辦備案，財務部依據批示核銷并備案。第三十九20、條 公務接待費包括交通、住宿、用餐、煙酒、飲料、茶葉(含工作茶)、禮品等。費用的使用必須先申請批復后方可執行，特殊情況必須向總裁請示后獲得批準的才給予安排接待。第四十條 費用結算必須依據批示標準執行，超出部分一律由接待直接責任人承擔。第四十一條 費用統計方式，公司宴請、有關部門參加的，接待費用記入總裁辦名下；部門宴請，包括邀請公司領導參加的，接待費用記入主辦部門名下。禮品費用記入主辦部門名下。第四十二條 為便于各部門掌握接待費的發生情況，合理控制使用接待費用，總裁辦或行政辦于每月15日前將上月發生的費用通報給各部門和公司領導。第四十三條 公司組織活動邀請嘉賓出席的費用計入活動預算不另行申請。第21、十章 接待禮儀：第四十四條 儀表：面容清潔，衣著得體。第四十五條 舉止：穩重端莊，從容大方。第四十六條 言語：語氣溫和、禮貌文雅。第四十七條 態度：誠懇熱情，不卑不亢。第四十八條 迎接來賓時，要注意把握迎候時間，提前等候于公司門口或車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。遵守介紹時的先后次序。正規的做法，是要先介紹身份較低的一方，然后再介紹身份較高的一方。即先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務低者，后介紹職務高者；先介紹男士、后介紹女士；先介紹晚輩、后介紹長輩；先介紹個人，后介紹集體。在接待國外來訪者時，若賓主雙方皆不止一個，則為其雙方進行介紹時，要先介紹主人一方，后介紹來賓一方。不過在介22、紹各方人士時，通常應當由尊而卑，按照其職務的高低，依次而行。來訪時主人先伸手表示歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時，時間一般控制在3秒內。介紹時就把身份、地位低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。第四十九條 接受名片時：要以恭敬的態度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。第五十條 經過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側回身，配合客人腳步，轉彎處伸右手示意，并說“這邊請”。第五十一條 進入電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。第五十二條 座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領導，后同事。第五十三條 送客時：根據23、身份確定規格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開。第五十四條 注意事項：接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內外有別，嚴守本公司商業機密，對不宜攝影攝像的場合，應向參觀人員說明。第五十五條 信息反饋：接待人員應及時撰寫重要來訪信息，將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價值的信息交行政辦匯總存檔。第五十六條 商務接待中的座次安排一、主席臺必須排座次、放名簽，以便領導同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。 二、主席臺座次排列，領導為單數時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在1號領導右手位置；領導為偶數24、時，1、2號領導同時居中，2號領導依然在1號領導左手位置，3號領導依然在1號領導右手位置。三、幾個領導同時上主席臺，通常按公司隸屬關系排列次序。可靈活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當往前排，而對一些較年輕的領導同志，可適當往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職務高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務略低于主人一方領導的，可安排在主席臺適當位置就座。這樣，既體現出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。四、對上主席臺的領導同志能否屆時出席會議，在開會前務必逐一落實。領導同志到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后25、所坐方位。如主席臺人數很多，還應準備座位圖。如有臨時變化，應及時調整座次、名簽，防止主席臺上出現名簽差錯或領導空缺。還要注意認真填寫名簽，謹防錯別字出現。第十一章 附則第五十七條 本規定適用于公司各部門，由行政中心負責修訂和發布。第五十八條 本規定自印發之日起試行。附件：1、接待審批標準及申請表2、商務接待中的座次安排（圖） 二一一年二月十四日附件1、接待審批標準及申請表接待審批標準及申請表 明細等級來訪姓名：電話：職務：政府部門局級、總經理、重大客戶以上級別人員單位：監管、重大業務關聯企業、其他總裁認為有必要接待的相關單位目的：參觀、檢查、調研、業務洽談 一級接待姓名：電話：職務：主席、總裁26、副總裁部門：董事局、大客戶中心、總裁辦、招商、拓展地點：1、2號貴賓室、主席辦公室陪同：副總一人、經理一人、其他相關人員接待室（或會議室）配置標準：上等茶水、飲料、點心、糖果、香煙、公司簡介、宣傳資料、書報刊、業務介紹、服務人員、紀念品或禮品（禮金）等。前臺及采購依據審批結果準備。來訪人數：陪同人員：接待車輛：駕 駛 員：聯系電話：接送級別：全天陪同歡迎字幕（編排及內容）：企劃部、接待部門草擬，行政中心網管設置參觀范圍：辦公區域、分公司等是否住宿：住宿標準： 元/人/間/天是否宴請：宴請標準： 元/人/餐返回方式：飛機、軟臥是否訂票：責任人： 票價標準： 元/人申請事 由 申請人： 年 月 27、日審批總裁批示： 年 月 日接待審批標準及申請表明細等級來訪姓名：電話：職務：政府部門科級、副總、重要客戶以上級別人員單位：監管、業務關聯企業、其他總裁認為有必要接待的相關單位目的：參觀、檢查、調研、業務洽談、了解業務情況 二級接待姓名：電話：職務：副總、經理部門：董事局、大客戶中心、總裁辦、各分公司、各職能中心地點：3、4號貴賓室、小會議室、辦公室陪同：經理一人、其他相關人員接待室（或會議室）配置標準：茶水、公司簡介、宣傳資料、業務介紹、服務人員。前臺及采購依據審批結果準備。來訪人數：陪同人員：接待車輛：駕 駛 員：聯系電話：接送級別：自行往返或短距離接送歡迎字幕（編排及內容）：企劃部、接待28、部門草擬，行政中心網管設置參觀范圍：辦公區域內是否住宿：一般不需要住宿標準： 否/是 元/人/間/天是否宴請：一般不需要宴請標準： 否/是 元/人/餐返回方式： 是否訂票：責任人： 票價標準： 元/人申請事 由 申請人： 年 月 日審批總裁批示： 年 月 日接待審批標準及申請表明細等級來訪姓名：電話：職務：一般客戶、來賓、求職面試人員單位：人力資源部、用人部門、相關業務部門目的：業務洽談、了解業務情況、面試、走訪、 三級接待姓名：電話：職務：經理、主管、員工部門：總裁辦、各分公司、各職能中心地點：3、4號貴賓室、小會議室陪同：視情況確定，一般不需要陪同接待室（或會議室）配置標準：茶水、公司簡介29、。前臺或受訪部門準備。來訪人數：陪同人員：無接待車輛：無駕 駛 員：聯系電話：接送級別：自行往返歡迎字幕（編排及內容）：無參觀范圍：辦公室指定區域內、受訪部門負責送至門口，前臺負責引導離開，避免閑雜人員隨意走動。是否住宿：否住宿標準： 元/人/間/天是否宴請：否宴請標準： 元/人/餐返回方式： 是否訂票：責任人： 票價標準： 元/人申請事 由 申請人： 年 月 日審批總裁批示：否 年 月 日附件2、商務接待中的座次安排（圖）主席臺人數為奇數時主席臺人數為偶數時 （二）、關于宴席座次的安排 宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客30、人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應視情而定。中餐桌西餐桌（三）、儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數一般對等，按主客左右排列。（四）、關于乘車的座次安排 小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊。（如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間）。中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。 乘車座次安排（五）、合影座次安排與主席臺安排相同。附：會議座位安排長條桌注：A為上級領導，B為主方席 沙發室 與外賓會談 注：A為主方，B為客方 與上級領導座談 注：A為上級領導，B為主方領導