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1、企業行政部門營運規程管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 行政部組織架構和職能一、組織架構及職能描述1、行政部組織架構：宿舍飯堂清潔產品推廣文化宣傳總經理行政主管前臺總務/后勤保安業務推廣7S及安全人事2、行政部組織職能的權力：職責1根據公司總體戰略規劃，執行各項決議并對公司經營計劃有建議權職責3依照制度，按規定程序，實施對其他部門或員工處罰的建議權職責4依照制度，對公司員工違反行政制度的處罰建議權職責5依照制度，對公司行政資源（如：辦公設備等）合理調動和安排的權力職責6部門內部員工聘任、解聘的建議權職責2依照制2、度，對行政稽查中發現的問題實施處理的權力制定/日期審核/日期批準/日期文件名稱行政部部門營運規程文件編號FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0頁 次2/173、行政部主管職責：職責1制定并審查辦公、行政、總務、安全保衛、公關等行政管理相關關規章制度文件職責3根據公司階段性目標和年度計劃，制定所屬部門的年度目標、計劃和措施職責4組織行政部自查和職能檢查工作，及時發現問題、解決問題職責5負責企業各系統思想、文化建設和宣傳，籌劃增強員工凝聚力的宣傳和教育職責6配合總特助對外聯系、公關及法律事宜的組織、安排和實施（如：政府、村委等）職責7組織公司有關法律事務的處理工作，指導、監督檢查公司保密工作的3、執行情況職責8負責考核行政部各小組工作情況并向總經理匯報和建議相關情況職責9貫徹落實本部崗位責任制和工作標準，加強與有關部門協作配合職責2擬定審查核準辦公、行政、總務、安全保衛、公關等各小組工作計劃方案職責10負責公司突發事件的處理及總經理臨時交辦的其它工作4、前臺崗位職責職責1職責3熟練掌握公司概況，能夠回答客人提出的一般性問題，提供常規的非保密信息職責4負責電話、郵件、信函的收轉發工作，做好工作信息的記錄、整理、建檔職責5負責公司文件、通知的分發，做好分發記錄并保存，配合相關部門文件的打印、復印、文字處理等，做好外來信件和報紙的分發整理職責6職責7負責管理前臺辦公用品及辦公設備的清潔保養職4、責8維護前臺區域內的整潔，進行該區域內的報刊雜志、盆景植物的日常維護和保養對工作中出現的各種問題及時匯報，提出工作改進意見職責2負責訪客、來賓的登記、接待、引見，對無關人員應阻擋在外或協助保安處理完成上級交辦的其他或臨時工作制定/日期審核/日期批準/日期文件名稱行政部部門營運規程文件編號FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0頁 次3/175、人事崗位職責職責1職責3負責人員社會保險辦理，工傷事故處理等相關工作職責4負責行政人事的通知、通告及一般文件的擬定、發布職責5制定并實施年度人力崗位培訓計劃，統籌實施年度員工績效考評職責6職責7負責員工工資的統計核算，辦理考勤、獎懲、差假、調動等工作職5、責8公司文具、福利用品申請及管理配合管理者代表工作，負責公司文控文件的修改、更新、發行、作廢管控，公司受控印章管理職責2負責人員招聘、選拔、錄用、辭退及相關手續辦理、培訓安排、員工合同及檔案管理完成上級交辦的其他或臨時工作6、總務/后勤崗位職責職責1職責3負責公司清潔日常的人與事管理職責4負責公司員工宿舍的日常管理，設施調配，住宿安排等工作職責5負責公司一般基建，日常維修，廠務建設的跟進和處理職責6公司辦公設備、后勤設備的調配、維護和資產管理完成上級交辦的其他或臨時工作職責2負責公司飯堂日常的人、事管理及物資申請、查核制定/日期審核/日期批準/日期文件名稱行政部部門營運規程文件編號FZ/WI-6、ADM-006版本/版次A/0頁 次4/177、保安崗位職責完成上級交辦的其他或臨時工作職責8職責1職責3負責公司日常物資、工具、設備、車輛、人員的進出廠檢查、登記工作職責4尊守國家法律法規，堅守原則的執行公司各項規章制度和要求職責5以身作則而不失靈活的處理好門禁管理中發現的任何問題，及時上報，絕不隱情職責6貫徹落實安全保衛工作和消防安全工作做好保安隊伍建設和日常訓練職責2全面負責公司財產的安全保衛工作職責7做好公司來訪人員進出登記及接待和引見工作8、業務推廣崗位職責負責公司企業文化宣傳工作（宣傳欄、廠報等平臺）職責9職責1職責3負責公司產品圖片的拍攝、收集、整理、處理職責4負責公司產品畫冊的7、日常發放、管理和版本更新職責5負責行業信息、招標信息、公開項目、政策與新聞等信息的收集職責6負責展會的計劃、籌備、安排、效果評估與調查、參展信息搜集等負責公司的網站建設、內容更新、日常維護職責2負責公司產品的市場業務推廣工作職責7負責公司計算機和辦公設備（電話、打印機、傳真、軟硬件）的日常管理與維護職責8負責產品廣告的計劃與實施（如：雜志、網站、行業協會等媒體）負責公司專利、商標事務、科技業務的申報與跟進職責10職責11完成上級交辦的其他或臨時工作制定/日期審核/日期批準/日期文件名稱行政部部門營運規程文件編號FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0頁 次5/179、7S及安全崗位職責職責18、職責3負責整廠消防安全的檢查及其管理工作職責4負責7S與安全設施、設備的管理與維護職責5負責7S與安全工作的教育培訓和宣傳工作職責6負責執行7S與安全工作的獎罰提報和申請負責7S與安全的制度建設和完善職責2負責整廠7S的計劃制定、日常檢查、成績評比等工作職責7完成上級交辦的其它事情規定、制度、要求及指引一、前臺工作1.日常要求1.1熱情、大方、活潑、自然，有問有答、待人禮貌、辦事靈活、效率高；1.2公司高層領導或其他重要客人經過前臺，應起立，熱情、主動致意；1.3熟悉公司組織結構、經營理念、主要業務內容及其內部電話聯系情況；1.4保持前臺工作區清潔，維持前臺區域秩序，不聊天，不吃零食，不大聲喧9、嘩；1.5著裝得體，精神面貌朗爽，訓練有素；1.6謝絕一切推銷。2.具體工作內容2.1前臺接待來訪有客人來訪需問清找誰、客人姓名、公司名稱、是否有約，并打電話通知有關人員到前臺迎候；公司副總級以上的客人經電話核實后通知秘書，然后引導到指定接待室，并給其倒水。如相關人員暫時不能接待時，需請客人稍等，并向客人說明情況。制定/日期審核/日期批準/日期文件名稱行政部部門營運規程文件編號FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0頁 次6/172.2接聽電話接聽電話要口齒清楚、語氣和藹、耐心細心解答對方提出的問題，如遇到不能解答的咨詢或業務問題，盡可能轉接相關部門有關人員接聽，切忌態度生硬、死板。在接聽找10、公司高層領導電話時應注意細心分辯，問清具體事由、來電公司名稱、人員姓名、職務等，如無法分辯則轉秘書或文員處，說向其說明情況。2.3國內、市內快遞的統一收、發工作 發件：公司員工在前臺領取并填寫國內或市內快遞單后，把要寄的文件資料、物品交至前臺（物資出廠須有申請單，經保安核實后再封裝郵寄），并注明交寄時間，收件人等及其他特別要求，由前臺統一寄出。寄件人所填寫的快遞單第一頁，留前臺存底已便查詢和結算。收件：前臺收件后須進行歸類、登記并及時發放，收件人領取時須在登記表上簽字。2.4接待用品的申請工作人員須不定時檢查備存接待用品情況（如：飲用水、紙巾等），發現不足時應立即申請和跟催到位（尤其是接到接待11、通知后，應將接待工作準備到位）。2.5靈活機動的處理前臺各項臨時事務及其他行政工作。3.基本要求和技能3.1普通話標準、流利，能說、聽廣東話；3.2形象氣質佳，為人熱情大方，性格開朗；3.3辦公軟件應用熟練，做事心細、主動，有好學上進心；3.4經過公司禮儀及相關培訓二、人事工作1.日常要求1.1辦事靈活、效率高，熱情、細心、工作能動性強；1.2熟悉公司組織結構、經營理念及其國家、地方相關法律法規；1.3工作業務素質好，領悟能力和機動能力強，能快速接受新事物；1.4心理素質好，能承受工作壓力；2.具體工作內容制定/日期審核/日期批準/日期文件名稱行政部部門營運規程文件編號FZ/WI-ADM-0012、6版本/版次A/0頁 次7/17 2.1人員招聘根據公司發展規劃及部門人力需求，利用一切渠道招攬人才（如：人才網、現場、社會廣告、內部員工介紹、內部提升等等），及時填補崗位，滿足部門需要。相關工作指引參考附件一人員招聘與錄用作業指導書2.2工傷及社保辦理社會保險繳費工資申報程序參保單位在每年5月至6月，根據本單位職工上年度月平均工資收入，向經辦的社保部門申報下一年度的繳費工資，繳費工資經社保部門核定后原則上一年不變。繳費工資申報的方式有如下幾種：（一）磁盤報送：申報單位自備U盤或3.5磁盤到社保部門下載以單位編號命名的*年度繳費工資申報表；單位填寫*年度繳費工資申報表后，用A4紙打印出申報表（13、一式兩份，需蓋單位公章），與磁盤一并交回至社保部門。（二）網上申報：已申請網上申報服務的參保單位通過網上申報系統申報繳費工資。（具體操作請上查詢。）（三）紙質申報：填報社保部門打印的*年度繳費工資申報表（一式兩份，需蓋單位公章）。退保程序參保人是非本市農村戶籍，離開XX時無法辦理轉移手續，可申請辦理退保。單位為參保人辦理停保手續（個人參保狀態為“停止繳費”），并繳清了社保費。（如當月停保的，必須繳清當月費用才可以辦理退保手續）參保人本人攜帶以下資料到最后參保地的社保機構辦理： （1）養老保險退保一次性失業保險生活補助申報表（蓋單位公章）； （2）本人身份證原件及復印件一張。（委托他人辦理的，還14、需提供受委托人身份證原件、復印件一張和公證機關出具的委托書原件）社保機構核發養老失業保險待遇領款單。參保人憑本人身份證和養老失業保險待遇領款單在辦理當天內到指定銀行領款。退保不需要社保卡。制定/日期審核/日期批準/日期文件名稱行政部部門營運規程文件編號FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0頁 次8/172.2.3職員工參保/退保手續辦理流程參保流程：進入單位網上申報系統進入XX社保網進入綜合申報系統輸入公司密碼和指令進入新增參保人員輸入新增人員資料提交進入草稿箱待審核記錄兩次確認制定/日期審核/日期批準/日期文件名稱行政部部門營運規程文件編號FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0頁 次15、9/17進入XX社保網辦入需停繳人員資料進入已參保人員變更處理進入已參保人員變更處理進入綜合申報系統輸入公司密碼和指令進入單位網上申報系統單位退保流程:提交進入草稿箱待審核記錄再次確認填寫標準格式退保單給退保人員說明：A.每月最后一個工作日，社保局停止受理任何網上申報業務；B.每月5日之前，社保局從公司賬戶扣除當月社保費用（在此期間本月新退保人員不可退社保）；C.每月10日之前進入單位綜合申報草稿箱（審核已通過）打印上月社保月報表加蓋公章后提交給社保（一式兩份，社保局蓋章后，公司留存一份）。制定/日期審核/日期批準/日期文件名稱行政部部門營運規程文件編號FZ/WI-ADM-006版本/版次A/16、0頁 次10/17工傷事故處理流程（1）接到部門工傷報告后，安排在第一時間將傷員送到就近的指定醫療機構就診、搶救。（2）部門在12小時內提交工傷事故報告交行政部，行政部在24小時內提交報告給社保局。（3）由行政寫好工傷事故處理報告，交總經理批閱。（4）康復出院后申請工務鑒定。認定工傷及申請傷殘鑒定所需資料：申請傷亡人員與企業存在勞動關系的證明材料（勞動合同或廠證）醫療診斷證明或者職業病診斷證明書（病歷卡）傷亡人員本人身份證明材料（身份證）傷亡人員或用人單位法人代表委托他人申請的，需提交委托書及被委托人的身份證明（委托書）企業營業執照或機關事業單位法人證書等傷者受傷當天考勤記錄3.人事資料管理參17、考附件二人事資料管理工作指引4.考勤核算4.1收集考勤資料，統計考勤結果。對于考勤異常者進行調查，并按員工手冊之考勤管理執行。4.2依照考勤卡、加班申請單、員工請假單、外勤考勤記錄等記錄，做初步審核、計算、統計。4.3.核算流程：收集考勤資料核算考勤統計結果員工確認核查考勤記錄落實獎罰財務計算薪資總經理批準部門審核發放工資5.文控文件管理參照文件控制程序執行制定/日期審核/日期批準/日期文件名稱行政部部門營運規程文件編號FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0頁 次11/17三、總務/后勤工作1.日常廠務維修堅持原則：影響他人工作、易造成浪費或存在安全隱患的需在問題發生后的第一時間內安排工作18、人員進行維修處理。當問題不能立即解決時需做好預防控制措施。人員素質：善于尋找問題、精于解決問題、勤于協作問題。2.飯堂開餐時間：早餐7:20-7:50；中餐12:00-12:30；晚餐17:30-18:00；工作原則：講究衛生（個人、廚房、地面、餐具等），不斷改善每日餐飲樣式，不斷提升服務水平及業務素質，善于聽取和綜合員工意見，在工作中改進。把握開餐時間，及時提升餐飲。對不合就餐要求的，予以管制（保安、清潔、司機等特別崗位人員除外）。工作內容：一日三餐供應、飯堂區域衛生、餐具清潔、飯堂用品申購等。3.清潔工作原則：保持廠區公共區域的衛生清潔，認真、細心、積極、主動、負責的做好本職工作。工作內容19、：見附件三清潔日工作記錄表、附件四清潔日常工作指引4.宿舍4.1員工入職后住廠宿舍由行政部統一安排。4.2員工不私自隨意更換分配房間和床位，如有需要必須經行政部批準后方調整。4.3宿舍嚴禁攜帶易燃易爆物品進入，嚴禁使用大功率用電器，個人貴重物品進廠須在保安室進行登記并自行保管，遺失后果自負；所有帶出廠物品須有放行條。4.4各宿舍人員每周自行安排人員值日清掃衛生，由行政部統一監督檢查并作評比、獎罰。4.5作息時間：中午12:40-13:20；晚上23:00-7:00。4.6不定期對宿舍進行全面查檢查。4.7管理制度：按照員工手冊之后勤管理和環境衛生執行制定/日期審核/日期批準/日期文件名稱行政部20、部門營運規程文件編號FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0頁 次12/17四、保安工作1.保安人員應具備的職業道德忠于職守、勇于奉獻 保安屬服務職業，這就要求保安人員在任何時候、任何情況下都必須忠于職守，嚴守工作紀律，對工作極度負責，認真履行保安人員的義務，在工作中要以公司利益為使命、服務公司的利益為重，關鍵時刻能夠挺身而出，制止一切擾亂公司正常秩序行為。熱愛本職工作，精益求精高尚的職業道德和良好的職業修養既來自保安人員對自身職業的深刻理解和執著熱愛，也來自于對專業知識的認真鉆研和刻苦學習，它要求保安人員在工作發揚敬業精神，認真學習和鉆研業務，對工作精益求精。熱心服務，禮貌待人全心全意為公21、司服務，立場堅定，是保安人員工作的中心，也是保安人員在工作中贏得他人信任保證。清正廉潔，奉公守法保安人員應具有較強的遵紀守法意識和清正廉潔的高尚品質，要求別人遵守的規章制度首先自身要嚴格遵守，不屬于自己職權范圍內的事情，絕不越權去做，監守自盜，以權謀私、徇私舞弊、貪污受賄等行為是國家法律、公司規章所不允許的。遵守社會公德保安人員作為社會的一個群體，無論在工作崗位上，還是在日常社會活動中，都應該模范地遵守社會公德。2.保安人員應具備的素質高度的警惕性警惕性主要要求保安人員具備高度的責任感，隨時警惕和制止一定不安份行為，及時揭露和打擊他人的種種違規行為。高超的策略性策略性指保安人員在對不法行為爭中22、能揚長避短，避實就虛特別是防身時要充分發揮自己一方的長處和優勢，靈活制勝。制定/日期審核/日期批準/日期文件名稱行政部部門營運規程文件編號FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0頁 次13/173.保安公司人員應具備的禮儀保安人員作為公司的“代言人”，他的禮儀舉止要得體，以下從三個方面來闡述：3.1敬禮1）保安敬禮須著裝整潔，佩戴齊全。2）敬禮只針對公司股東及外來客戶、政府重要來訪人員。3.2儀容1）發型：男保安蓄發不得露出帽外，不準留大包頭，不準留長鬢角，不準留胡須，帽墻以下頭發不得超過1.5毫米，女保安發辮不得過肩，不得燙發。2）服飾：保安不隨意著裝和妝扮，如戴耳環、項鏈、戒指等。3）佩23、戴：保安著制服時，須佩戴公司廠證，獎章，佩戴時統一定戴在上衣的左上方。4）著裝：A 規范。保安不能私自改制服裝，值班期間也不能在制服外面套穿自購的風衣，皮茄克，羽絨服等便服。B 配套。按季節可分為冬、夏和春秋服裝，按照規定，帽子、上衣、褲子必須配套穿著，不得將在不同季節，不同場合穿的制服隨意混穿，更不允許與便服混穿。C 整潔。穿開領式服裝時必須內穿白色襯衣，系制式領帶；穿關領式衣服時，內衣領和襯領高出制服領不能超過2毫米，領鉤、衣扣要扣好，內衣下擺不得外露，不得挽袖、卷褲腿、披衣、敞懷，帽子得套在帽墻上，通常穿制式鞋子，衣帽鞋帽要經常換洗，保持干凈。3.3舉止1）坐如鐘。保安席地而坐的姿勢是：24、左小腿在右小腿后交叉，迅速坐下、兩手自然放在兩膝上，上體保持正直，坐在椅凳上的姿勢是兩腿自然并攏，頭、頸、胸、腰順其自然而伸直，那種架著二郎腿，或歪頭趴坐都是絕不允許的，軍人的姿態應有莊重挺拔，穩如泰山的美感。2）站如松。保安站立時，要精神振奮，態度嚴肅、姿勢端正。三挺、兩收、兩平，動作要領、三挺即腿胸頸。兩收即小腹微收、下頜微收，兩平即肩平、兩眼向前平視，這樣站立的姿勢才能如頸松，氣宇軒昂、英姿勃勃。3）行如風。齊步、正步、距步。齊步最常用，要求走直線，精神飽滿，身體穩當，步伐雄健有力，動作有明顯的節奏。制定/日期審核/日期批準/日期文件名稱行政部部門營運規程文件編號FZ/WI-ADM-0025、6版本/版次A/0頁 次14/17五、業務推廣工作1.產品推廣1.1目的配合公司業務發展需要，對產品進行有效的宣傳及推介，從而提升公司知名度。1.2定義 推廣資料：指整個推廣活動前后相關聯的所有數據資料，包括：文件性數據資料、圖片、影片、VCD、客戶評價、產品畫冊、產品樣板等。 推廣活動相關部門：指參與推廣活動的各部門，包括研發部、生產部、營業部、客服部、品質部、行政部等。 1.2.3主要媒體介紹：服務項目/平臺/性質/媒介參考價(元)預估效果備注網絡/網站B2B阿里巴巴誠信通2800元/年優貿易通不確定良好擴展海外市場慧聰網買賣通2580元/年一般C2Cgoogel海外投放不確定良好有區域限26、定雅虎海外投放不確定一般有區域限定百度國內投放不確定一般無地域限定搜索排名關鍵字不確定一般行業網站圖標FLASH鏈接廣告不確定一般展覽會國際真空展不確定一般國際表面處理展不確定一般雜志廣告涂裝技術及應用4000元/年/4期一般行業雜志/其它雜志不確定一般展會會刊（同期雜志）不確定一般1.3推廣工作流程 見下頁1.4.相關推廣記錄 一般性信息數據保存一年。 推廣活動始末需要之原始數據、登記數據及總結報告保存至少三年。 1.4.3產品數據/記錄保存至少三年。制定/日期審核/日期批準/日期文件名稱行政部部門營運規程文件編號FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0頁 次15/17推廣工作流程圖 營業27、部 總經理 推廣組/相關協作部門1.收集整理資料信息2.制定推廣計劃3.審批 推廣計劃4.是否可行 否 5.制定推廣方案6.審批是 7.是否可行 否否 8.與合作單位簽約(合同/協議)是是 9-A.跟進9-B.相關統籌會議10-B.準備11-B.推廣活動10.效果評估12.資料跟進11.資料整理結束 總結報告制定/日期審核/日期批準/日期文件名稱行政部部門營運規程文件編號FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0頁 次16/17推廣工作流程之相關環節說明：1.推廣組通過各種渠道，收集整理相關信息/資料，主要包括：行業雜志報刊信息、圖(像)片、影帶、VCD、各類展覽會啟事、客戶意見、各類媒體數據28、等。 2.推廣組根據公司業務發展導向，結合有關信息，制定產品推廣計劃，并呈批。5.推廣組根據上層批示，詳細擬出推廣方案，并呈批。展覽會的，要定出參展行業、地點、時間、規模、產品等。其它媒體廣告(雜志、燈箱、公司簡介、單張、VCD)的，要確認內容、刊登時間版位等要項。8.協作單位指展覽會主辦單位或媒體機關等。9-B.推廣組負責組織召集研發、生產、品質、營業、行政、財務等職能部門研討確定推廣活動中各自工作任務：-推廣組總體統籌活動所需資料及物品(含禮品準備)；-研發部提供場地布置圖/產品圖紙數據；-生產/品質/客服提供展覽產品制造、調試、檢驗及設備動力服務；-營業全力協助推廣活動之組織及現場推廣工29、作；-行政部必要時，提供后勤支持(人力，物力)；-財務部提供一切合理、必要之推廣經費。 10-B.推廣組負責活動總體籌備，相關部負責出展覽樣機。 11-B.推廣組負責活動現場安排、管理及客戶接待登記工作，營業部協助分發宣傳資料問卷及接待客戶、現場業務交流與談判。 9-A.若為廣告業務，推廣組負責跟進廣告刊出的內容和時間要符合約定要求。 10.根據客戶反饋意見及廣告發布效果，對當次推廣活動做以效果評價，評價內容包括現場客戶訪問頻次，發出問卷響應情況及促成接單成功狀況等。 11.整個活動全過程之數據按文件與數據管理程序進行分類、分項保管，并定期檢查，防止遺失、損壞。推廣組將客戶登記資料和問卷抄傳于30、營業部并進一步跟進。2.文化宣傳 2.1主要工作內容：公司政策、通告、7S、ISO等宣導、行業信息搜集、廠報制作發布等。制定/日期審核/日期批準/日期文件名稱行政部部門營運規程文件編號FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0頁 次17/172.2目的通過有力、有效的各種宣傳手段，傳達公司政策信息及導向，使全體員工方向明確、思路清淅，從而達到統一思想，提升凝聚力等良好效果。2.3適應人群公司內部及外協人員2.4宣傳方式一般通知、通告、宣傳欄、早會等，按照公司發展隨時更新，必要時可利用廠報平臺加重宣傳、重復宣傳。附件五：廠報實施方案六、7S及安全參照：附件六7S活動管理規范、附件七安全管理制度七、相關管理參照文件：員工手冊制定/日期審核/日期批準/日期