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1、企業(yè)采供部管理制度（崗位設(shè)置、職責(zé)等）編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 采供部崗位設(shè)置圖庫管采供部經(jīng)理設(shè)備輔材采供原材料采供原材料輔材庫成品庫回收采供部職能、職責(zé)工作職能工作職責(zé)計(jì)劃管理收集生產(chǎn)部、實(shí)驗(yàn)室、分析室、辦公室等各部門采購和支出計(jì)劃、報(bào)批、報(bào)審；列出年度、月度及分項(xiàng)目的總計(jì)劃跟蹤執(zhí)行并與相關(guān)部門核對(duì)采購、指標(biāo)、規(guī)格等要求執(zhí)行過程中對(duì)變化的調(diào)整原輔材料市場信息的管理負(fù)責(zé)調(diào)研市場供應(yīng)動(dòng)態(tài)，對(duì)主要物資的價(jià)格走勢(shì)進(jìn)行預(yù)測(cè)；搜集價(jià)格變動(dòng)信息；負(fù)責(zé)價(jià)格信息的建立和更新根據(jù)價(jià)格執(zhí)行情況，配合生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部合理確定經(jīng)濟(jì)庫存2、量原輔材料的采購負(fù)責(zé)采購任務(wù)的落實(shí)；按規(guī)定進(jìn)行詢價(jià)；簽訂采購合同負(fù)責(zé)把采購作業(yè)信息錄入采購臺(tái)帳負(fù)責(zé)跟蹤、落實(shí)合同履行，直到材料到廠負(fù)責(zé)問題材料的處理設(shè)備采購配合生產(chǎn)部優(yōu)選供應(yīng)商，形成優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商檔案落實(shí)設(shè)備采購合同的簽訂和質(zhì)量追蹤貨款結(jié)算與管理負(fù)責(zé)貨款支付申請(qǐng)單的填寫、報(bào)批負(fù)責(zé)接收財(cái)務(wù)部的付款信息反饋；掌握實(shí)際付款情況，并協(xié)助財(cái)務(wù)部做好往來帳款、票據(jù)的核對(duì)供應(yīng)商的管理根據(jù)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)優(yōu)選合格供應(yīng)商負(fù)責(zé)建立合格供應(yīng)商檔案倉庫管理負(fù)責(zé)倉庫日常工作的檢查負(fù)責(zé)對(duì)倉儲(chǔ)費(fèi)用的控制管理廢舊物資的管理負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門對(duì)需處理廢舊物料的審核、認(rèn)定，入庫跟蹤管理廢舊物資的處理情況；完善審批、監(jiān)督程序；追3、討處理費(fèi)用內(nèi)部管理負(fù)責(zé)對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用的使用控制、管理負(fù)責(zé)組織本部門員工進(jìn)行思想溝通、教育及業(yè)務(wù)技能素質(zhì)培訓(xùn)，提高愛廠敬業(yè)思想我公司采供主要分為以下三個(gè)方面規(guī)范執(zhí)行：一、 采購計(jì)劃流程采購流程采購申請(qǐng)部門供應(yīng)部財(cái)務(wù)部 總經(jīng)理編制申購單倉庫 生產(chǎn)部 分析室實(shí)驗(yàn)室辦公室編制采購計(jì)劃、資金計(jì)劃及預(yù)付款申請(qǐng)采購執(zhí)行采購臺(tái)帳登錄跟蹤、到貨 審核、支付審 核流程說明及要求：1. 倉庫根據(jù)正常生產(chǎn)項(xiàng)目核定的經(jīng)濟(jì)庫存量，根據(jù)每日的庫存量確定須采購的材料；生產(chǎn)部根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃或新增項(xiàng)目生產(chǎn)計(jì)劃確定須采購的材料，分析室、實(shí)驗(yàn)室雷同；2. 各部門編制好申請(qǐng)單并報(bào)請(qǐng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后送交采供部；3. 采供部根據(jù)完善的申購單，啟4、動(dòng)采購程序，編制采購計(jì)劃及資金需求計(jì)劃，及采購部分材料預(yù)付款申請(qǐng)的審核，提交總經(jīng)理審批；4. 總經(jīng)理確定采購計(jì)劃及審批；5. 完善的審批手續(xù)交財(cái)務(wù)室備案及執(zhí)行；6. 采購執(zhí)行，落實(shí)合同約定事項(xiàng)、確認(rèn)質(zhì)量、指標(biāo)、規(guī)格等各項(xiàng)要求；7. 登記采購臺(tái)帳；8. 跟蹤原料物流及時(shí)掌握情況，直到貨到。入庫流程辦公室門衛(wèi)查驗(yàn)審 核結(jié) 束采供部審單、報(bào)檢質(zhì) 檢處 理收 貨退 貨后處理倉庫質(zhì)檢部 合格 降格使用經(jīng)理室流程說明：1. 門衛(wèi)看到有送貨車輛來廠，審查清楚目的、來源地等，通知采供部（時(shí)間不得5分鐘）。2. 采供部審核，單位、貨品、數(shù)量及約定事項(xiàng)，如代號(hào)，進(jìn)公司紀(jì)律要求等（時(shí)間10分鐘內(nèi)處理完畢）。3. 倉5、庫接到通知后按采供部的要求，審查送貨單及質(zhì)檢報(bào)告等能知質(zhì)檢部，并填好請(qǐng)驗(yàn)單交質(zhì)檢部（時(shí)間10分鐘內(nèi)完成）。4. 質(zhì)檢部根據(jù)請(qǐng)驗(yàn)單取樣分析，如材料合格出具檢測(cè)報(bào)告單送關(guān)倉庫收貨，如不合格出具檢測(cè)報(bào)告單通知分管領(lǐng)導(dǎo)和采供部（時(shí)間不超過半小時(shí)，完成取樣、分析、出具報(bào)告）。5. 分管經(jīng)理作出對(duì)不合格產(chǎn)品處理意見反饋給相關(guān)部門，一是如能降格使用的確定降格使用要求；二是不能使用的反饋采供部處理。6. 倉庫根據(jù)完善的手續(xù)卸貨，清點(diǎn)入庫，并登記原料入庫臺(tái)帳，出具收貨單。7. 合格產(chǎn)品采購入庫結(jié)束。8. 退貨原料，及時(shí)與供應(yīng)商取得聯(lián)系，處理退貨。9. 處理未完事項(xiàng)，如已付預(yù)付款或余額給付貨款的追討等事項(xiàng)。領(lǐng)料流6、程相關(guān)部門 生產(chǎn)部 采供部實(shí)驗(yàn)室生產(chǎn)部領(lǐng)取交貨質(zhì)檢部入帳辦公室相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、審批倉庫質(zhì)檢消耗及庫存量經(jīng)理室流程說明：1. 須申請(qǐng)材料的各部門人員填寫完整清楚的領(lǐng)料單；2. 分管負(fù)責(zé)人審核領(lǐng)料申請(qǐng)單并作批示；3. 倉庫根據(jù)完善的領(lǐng)料單，核對(duì)品名及數(shù)量交給領(lǐng)料人；4. 及時(shí)登記原材料臺(tái)帳；5. 每日把材料消耗表報(bào)一份給生產(chǎn)部，一份給采供部。采購管理制度一、 計(jì)劃內(nèi)采購按照采購計(jì)劃執(zhí)行，計(jì)劃外采購按照申購單執(zhí)行。1、 采購計(jì)劃和物品采購申請(qǐng)單各欄要填寫清楚，必須有審批人，審批人簽字。2、 緊急采購申請(qǐng)優(yōu)先辦理。3、 接到撤銷通知的采購申請(qǐng)，應(yīng)先處理，并在采購計(jì)劃中或?qū)⑸曩弳稳∠?。二?詢價(jià)及洽談：7、1、 充分了解所購材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求及其他特別要求。2、 向供應(yīng)商詳細(xì)說明采購材料的要求、數(shù)量、交貨地點(diǎn)、付款方式等事項(xiàng)。3、 充分考慮市場價(jià)格因素，確保價(jià)格穩(wěn)定，堅(jiān)持“五適”原則，即以最適當(dāng)?shù)膬r(jià)格在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、從最適合的地點(diǎn)、購進(jìn)適當(dāng)品質(zhì)及適當(dāng)數(shù)量的材料。4、 不斷尋找其他更適合的替代品。5、 確定采購目標(biāo)價(jià)。6、 對(duì)照合格供應(yīng)商，同規(guī)格產(chǎn)品的供應(yīng)商至少對(duì)比三家。7、 如遇緊急采購，可參照以往類似的價(jià)格。8、 調(diào)研市場材料，要注明與供應(yīng)商議定的條件。三、 訂購：1、 需預(yù)付定金或有附加條件的采購應(yīng)簽訂采購合同。2、 分批交貨的或分批付款的要在合同中注明。3、 供應(yīng)商無法按8、約定時(shí)間交貨的，要在跟蹤的過程中一經(jīng)發(fā)現(xiàn)就應(yīng)及時(shí)通知申購部門。四、 采購要求：1、 采購人員應(yīng)與供應(yīng)商提供的材料詳細(xì)核對(duì)，確認(rèn)與申購內(nèi)容一致。2、 采購的各種大宗原料和設(shè)備必須有相關(guān)質(zhì)檢報(bào)告或合格證。3、 采購材料到達(dá)公司后，必須及時(shí)通知倉庫、質(zhì)檢部等部門驗(yàn)收。五、 收貨：1、 原料進(jìn)入公司后，倉庫人員應(yīng)立即填寫原料請(qǐng)驗(yàn)單報(bào)質(zhì)檢部，供應(yīng)部接到合格通知應(yīng)協(xié)助倉庫辦理入庫。2、 其他物資需入庫的，必須有相關(guān)驗(yàn)收人員出具驗(yàn)收合格手續(xù)后入庫。3、 采購部必須負(fù)責(zé)憑有效發(fā)票辦理付款或銷賬手續(xù)。4、 對(duì)材料品種、質(zhì)量、數(shù)量與合同不符的，采供部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系并就退貨、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償、賠償和處罰等事宜進(jìn)行談判。9、結(jié)算與付款制度一、 物資采購付款結(jié)算，必須堅(jiān)持“先審核，后結(jié)算”的程序，財(cái)務(wù)部在收到供應(yīng)部付款申請(qǐng)時(shí)必須審核供貨發(fā)票、倉庫收料單、材料申購單等手續(xù)，在手續(xù)完備后方可辦理結(jié)算付款；二、 對(duì)預(yù)付款申請(qǐng)必須在總經(jīng)理審批后方可給于辦理，但財(cái)務(wù)部責(zé)成必須供應(yīng)部完善所有手續(xù)；三、 對(duì)按規(guī)定程序采購的材料，但尚未收到供貨發(fā)票的，倉庫應(yīng)按驗(yàn)收數(shù)量和送貨單的價(jià)格等登記入帳，財(cái)務(wù)部于月底辦理估價(jià)或參考送貨單價(jià)格入帳；四、 財(cái)務(wù)部對(duì)所有票據(jù)的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、合法性及合規(guī)性審核入帳負(fù)責(zé)。不符合要求的可拒絕辦理；五、 采購資金的結(jié)算支付，執(zhí)行用款申請(qǐng)制度，付款時(shí)可要根據(jù)公司已確認(rèn)的采購計(jì)劃辦理，如在計(jì)劃外的付款或無計(jì)劃的付款必須有采供部出具“用款申請(qǐng)”，并報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理審批后，方可辦理。緊急付款事宜執(zhí)行急事急辦原則；六、 采供部應(yīng)配合財(cái)務(wù)部加強(qiáng)對(duì)應(yīng)付賬款和應(yīng)收票據(jù)的管理，定期與供應(yīng)商核對(duì)往來款項(xiàng)，如有不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。