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1、公司公文種類、格式及行文規則管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 為了實現集團公司公文處理工作的規范化、標準化和制度化，提高公文處理的質量和效率，保證公文的嚴肅性，根據國家行政機關公文處理辦法的原則，結合公司實際，特制定本制度。 第二條 公文處理必須做到及時、準確、安全、規范，必須嚴格執行有關保密法規，確保公司商業秘密的安全。第三條 公司各部門應當高度重視公文處理工作，遵守本制度并加強對公文處理工作的領導和檢查。經常深入實際、調查研究，養成實事求是和認真負責的工作作風，提高公文處理工作的效率和2、質量。建立收發文記錄，發文部門必須填寫發文簿，收文部門必須對收到資料進行收文登記。第四條 集團行政管理中心是公文處理的歸口管理部門，主管公司并指導各部門公文處理工作，負責公司公文的統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。第五條 凡以集團公司名義行文的一切書面文件（含電子文件），均適用本制度。第二章 公文種類第六條 公司常用公文種類主要包括：（一） 決定：用于對重要事項作出決策和安排。（二） 意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。（三） 通知：用于任免干部，傳達上級指示，轉發上級和不相隸屬有關單位的公文，發布要求各部門辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項。（四） 通報：用于表彰先進、3、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。（五） 報告：用于向上級匯報工作、反映情況、答復上級有關單位的詢問。（六） 請示：用于向上級或有關單位請求指示、批準。（七） 批復：用于公司回復有關單位的請示。（八） 制度（辦法）：用于發布公司的規范經營管理等行為的規章制度，用于對特定范圍內工作和事務制定具有約束力的行為規范。（九） 函：用于公司與其他不相隸屬的單位之間商洽工作、詢問和答復問題，向與公司無隸屬關系的有關業務主管部門請求批準相關事項等。（十） 會議紀要：用于記載和傳達公司內各有關重要會議主要精神和議定的事項。第七條 公文按照行文方向分為：上行文：指下級機關向所屬上級機關的發文，如請示、報告。4、平行文：指平行機關或不相隸屬的機關之間的發文，主要是函，也包括一些紀要。下行文：指上級機關對所屬下級機關的發文，如決定、通知、通報、批復等。第三章 公文格式第八條 公司公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發單位和印發日期等部分組成。（一） 涉及公司商業秘密的公文應當標明密級。其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。公文按機密程度可分為以下幾類：1絕密：指極為重要并且不得向無關人員泄露內容的公文。2機密：指次為重要并且所涉及內容不能向公司內外無關人員透露的公文。3秘密：指5、不宜向公司以外人員透露內容的公文。4普通：指非秘密公文。如附有其他調查問卷之類的重要東西，則另當別論。5傳閱：指在本公司內部傳閱或傳達的公文。（二） 緊急文件應根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。（三） 發文單位標識應當使用發文單位全稱或者規范化簡稱加“文件”二字，用套紅大字居中印在公文首頁上部。（四） 發文字號應包括公司代字、年份、序號組成。（五） 上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。（六） 公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題用2號方正小標6、宋簡體字居中排布。（七） 正文是公文的主體部分。用3號仿宋體字。（八） 主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。（九） 抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。（十） 公文如有附件，應當在正文之后，成文時間之前注明附件序號和名稱。應在正文下空一行左空2字的位置用3號仿宋體字標識。（十一） 成文日期，會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準；領導簽發的，以領導簽發的日期為準；一般信函、傳真，以發出日期為準。成文日期用漢字將年月日標全，“零”寫做“”。（十二） 內容不宜對外公開的，應當在文件首頁右上角適當位置注明“內部文件”。（十三7、） 公文除會議紀要以外，應當加蓋印章。（十四） 公文應當標注主題詞。上行文按照上級單位的要求標注主題詞。“主題詞”用3號黑體字，后標全角冒號，詞目用3號黑體字，詞目為三個能反應文章內容的詞組，詞目之間空1字。第九條 公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。第十條 公文中其他各組成部分的標識規則，按照國家行政機關公文格式國家標準執行。第四章 行文規則第十一條 行文應當確有必要，注重效用。第十二條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。第十三條 上報的公文，應當在首頁注明簽發人姓名。第十四條 公司內設部門機構原則8、上不得對外正式行文，只就一般事務性函行文。第十五條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。“報告”不得夾帶請示事項。第十六條 除集團公司領導直接交辦的事項外，不得以公司名義向上級單位領導個人報送“請示”、“意見”和“報告”。 第五章 文件編號第十七條 每份文件都必須設置編號，不得重復或遺漏。（一） 紅頭文件紅頭文件的編號按國家公文編號有關標準執行。（例：XX集20101號，表示為“XX科技（集團）有限公司2010年第1號紅頭文件”）（二） 會議紀要按年度順序編“XX會紀2號”。（三） 其他類型的文件公司其他文件，根據業務發展和管9、理的需要，另行確定。第六章 發文辦理第十八條 發文辦理包括擬稿、核稿、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。 第十九條 擬稿：公文由相關部門負責擬稿，初稿形成后，經相關部門會簽；擬稿部門針對會簽意見修訂，形成正式文稿。草擬公文應當做到： （一） 符合國家的法律、法規及其他有關規定。（二） 情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。 （三） 結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”第四層為“（1）”。（四） 引用公文應當先引標題，后引發文字號。應當使用國家法定計量單位。（五） 文內使用非規范化簡10、稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。（六） 公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。第二十條 核稿:正式文稿經部門負責人審核，交行政管理中心主任復核。核稿把關的重點是：（一） 是否需要行文；（二） 是否符合國家的法律法規和方針政策及有關規定；（三） 涉及多個部門的文件是否已會簽；（四） 提出的要求和措施是否明確具體、切實可行；（五） 文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本適度的有關規定。第二十一條 簽發：經行政管理中心主任復核后，11、擬稿部門須規范填寫公司行政管理中心統一印制的發文稿紙，按權責劃分細則規定的授權，報集團領導簽發。第二十二條 對不符合本制度規定的文稿，各級領導和把關部門應當退回重擬。第二十三條 公文正式印制前，應當重點復核以下內容：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。復核后需要對文稿進行實質性修改的，應按本制度規定程序復審。第二十四條 印制。對文件打印清樣進行全面校對無誤后方可印制；印件要格式正確、整潔、美觀、份數準確。行政管理中心負責紅頭文件的印制和裝訂。第二十五條 用印。（一）監印人須按規定用印，用印前應當對公文進行全面審核，手續完備方可用印。（二）印章要蓋得清楚端正，印章的位12、置在成文時間處，整個印模應當壓年壓月；法人名章在成文時間上方；不得在文件的空白頁上蓋章。第二十六條 分發與登記，發文部門按文件簽批意見分發文件，并作好發文登記。第七章 收文管理第二十七條 行政管理中心負責公司外來文件以及各部門報送公司領導的文件的處理。各部門負責本部門外來文件以及公司下發文件的處理。第二十八條 收文辦理一般包括簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、督辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。第二十九條 簽收：收到文件應以簽字或蓋章的方式給發文單位以憑據。第三十條 登記：對收文的特征和辦理要求進行記載，如標題、發文單位、緩急度等。第三十一條 擬辦：各部門收到的外來文件，對指名或親啟件原則上直接送13、收件人；不能明確收件人或重要來件應先匯總至公司行政管理中心，由行政管理中心拆開后據情填寫收文處理簽提出辦理意見，送上級領導批閱。第三十二條 分發：行政管理中心根據領導批示，對來文進行跟進辦理，對需要公告的事項，通過會議、公告欄等方式負責傳達；對需要傳閱的文件送達給相關責任人，并做傳閱登記。對于需要集團領導傳閱、批閱的文件，應先送第一應閱人，第一應閱人退回后，再送第二應閱人，由送閱人采取一送一退的辦法交領導依次傳閱。對于閱知性文件一般按領導的排列順序從前往后傳閱；對于閱批性文件，則按領導排列順序從后往前傳閱。第三十三條 承辦：各責任部門（責任人）對需要辦理的事項應及時進行辦理。凡屬承辦部門職權范14、圍內可以答復的事項，承辦部門應當直接答復呈文單位；凡涉及其他部門業務范圍的事項，承辦部門應當主動與有關部門協商辦理；凡須報請上級領導審批的事項，承辦部門應當提出處理意見并代擬文稿，一并送請上級領導審批。承辦情況與部門或個人績效考核結合。第三十四條 督辦：行政管理中心有權對承辦情況進行督促檢查。督辦貫穿于簽批事項處理的各個環節，根據事項的緊急程度隨時或者定期向領導反饋辦理情況。第三十五條 時間控制：各事項在擬辦、承辦、督辦等每一階段，均要求辦理的時效性；其中，普通件辦理控制在48小時內，急件辦理控制在24小時內，特急件應立即辦理。各責任人應在相應時間范圍內向公司領導、行政管理中心反饋辦理情況。公15、文辦理時效納入部門或個人績效考核。第八章 公文立卷、歸檔和銷毀第三十六條 公文辦理完畢，承辦人或者主管人員應當根據公文立卷、歸檔的有關規定，將定稿、正本和有關材料整理立卷。第三十七條 公文立卷，應當以文件的自然形成規律和保持文件之間的歷史聯系為原則。靈活運用問題、名稱、通訊者、時間、作者、地區六個特征和保存價值，進行立卷，使案卷正確地反映公司的主要工作情況，便于保管、查找和利用。第三十八條 公文復制件作為正式文件使用時，應當加蓋復制單位證明章，視同正式文件妥善保管存檔。案卷要寫標題，填寫卷內目錄、備考表，確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。第三十九條 沒有存檔價值和存查必要的公文，可按照公司檔案管理制度有關規定，經過鑒別和主管領導人批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由公司有關部門人員監銷，保證不丟失、不漏銷。第九章 罰則第四十條 集團各部門在公文辦理過程中，均應嚴格遵守本制度，凡違反本制度的，給予20-200元處罰。第四十一條 集團各部門在執行本制度過程中出現差錯，則給予責任人50元/次的處罰；若造成嚴重后果，除賠償經濟損失以外，并處罰款200元/次，通報批評直到降職降薪處理。第十章 附則第四十二條 本制度由公司行政管理中心負責解釋，并修訂完善。本制度自公布之日起施行