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1、 管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 某公司公文管理規定第一條 目的為了使公司公文處理工作規范化、制度化，結合公司的實際情況，特制定本規定。第二條 定義是指公司內部以及和其它組織之間為處理組織內外事務而形成的各種來往和記錄的文本。 第三條 使用公文的種類公司使用公文的種類有：決定、決議、公告、通知、通報、章程、制度、規定、條例、報告、請示、批復、函、會議紀要、工作志、工作簡報、大事記、通啟。第四條 公文格式從格式上將公司目前的公文分為4類，即紅頭文件、內部通啟、會議紀要、工作報告，各公文格式家具體見附件。1、紅2、頭文件適用范圍：主要用于印發制度、規定，重要工作計劃、機構和人事異動等公司或公司一級部門的重要文件。公司一級部門所有的紅頭文件須抄報公司領導及抄送公司行政人事部，公司二級及以下部門不得印發紅頭文件。2、內部通啟適用范圍：主要用于內部日常事務性工作或內部工作聯絡的公司或部門一般性文件。3、會議紀要適用范圍：主要用于記錄公司或部門經營與重要工作會議主要內容與決議的文本。4、工作報告適用范圍：主要用于下級機構向上級機構定期匯報工作情況和工作計劃，提出工作建議的文件。公司工作報告分工作周報、工作月報、年度工作報告3種。第五條 處理公文的表格公司處理公文的表格為某公司公文審批表（見附件），適用于處理各種3、公文。第六條 公文密級公司公文的密級分為“普通”、“機密”、“絕密”三級，具體密級和保密期限由擬辦部門根據公司有關規定提出。第七條 公文處理時限除有專門規定外，公文的處理時限一般為2個工作日，公文每個分流環節的時限為0.5小時，每個審核、審批環節的時限為1個工作日，緊急公文需即時處理。第八條 公文處理程序公文的處理程序一般分為公文簽發、公文分送、公文閱處、公文反饋與跟蹤、公文清理存檔銷毀等五個階段。1、公文簽發（1）簽發權限：公司總經理、副總經理/總經理助理在權限范圍內可以簽發以公司名義發出的紅頭文件、內部通啟等公文；各部門相關負責人在規定權限內可以簽發以本部門名義發出的公文。（2）簽發方式：4、以公司名義行文的公文，經審簽后，蓋本公司公章發出，但在公司內部行文也可采用簽發人簽名的方式發出。2、公文分送（1）公司主要采用簽收、傳真、電報、郵遞、電子郵件等公文分送方式。一般情況下，分送公文應采取簽收方式（對公司機密及以上級公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送）。采用其它方式分送公文，分送人應做好跟蹤、記錄工作。（2）收件工作人員應對公文進行信封、文件、文號、秘字等的核定。如其中一項不對口，應立即通知發文機構，并登記出錯文件。對封口被撕的公文應拒絕簽收。（3）各部門公文經行政人事部審核發現在格式或內容上存在較大錯誤的，退回原部門重新擬文。（4）相關人員在工作中，應積極、準確、快捷5、地處理公文事務，并嚴格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。3、公文閱處 公司領導收到公文后，在公文上作出處理意見（簽發或批復等）。 4、公文反饋與跟蹤行政人事部接到公司領導批示后，應盡快將批示件和原件反饋給擬辦部門（同時保存批示件的復印件）。5、公文清理、存檔和銷毀各部門文員或相關工作人員應對收發的公文每周進行一次整理，對有存檔價值的公文應按公司檔案管理制度的規定向檔案管理部門移交。第九條 附則1、本制度自頒布之日起執行，由行政人事部負責解釋和修改。2、附件：紅頭文件模板、內部通啟模板、會議紀要模板、工作報告模板、公文審批表模板。某有限公司文件碧家200801號緊急程度密 級保密期限保密范6、圍 關于下發紅頭文件格式的通知各部門：紅頭文件格式基本規定：公司紅頭文件由文件頭、發文字號、標題、秘密等級、緊急程度、主送機構、正文、附則、印章、發文時間、主題詞、抄送抄報機構、附件等部分組成。1、文件頭：適用于公司或一級部門重要文件，全稱為“某公司文件”，紅色字體，黑體加粗，小初字號。2、發文字號，包括機構代字、年號、順序：宋體，四號字；“碧家”適用公司文件，代表“某公司”，“碧家財、行、人、生等”分別代表一級部門文件；200801號代表2008年1號文件；公司文件編號由行政人事部統一編號。3、標題：黑體加粗，小三。應當準確、簡要地概括文件的主要內容，一般應標明公文種類，除印發規章制度和批轉7、文件外，一般不加書名號，如“關于下發紅頭文件格式的通知”。4、秘密等級、緊急程度：秘密等級分“普通、機密、絕密”，緊急程度分“緊急、急、普通”，如為“普通文件”則不需加標注框。5、主送機構：宋體加粗，四號字體。6、正文：宋體，四號字體。 7、附件：文件如有附件，應在正文之后注明附件名稱和順序。8、印章：公司文件落公司全稱并蓋章，部門文件落部門全稱并蓋章。9、主題詞：文件主題詞一般包括三到四個詞語或詞組，最多不超過七個。第一個詞語是按工作性質作分類概括，一般用“管理、行政、人事、財務、企劃、內控、質量”等。中間的詞語一般是概括該文件的主要內容，大都從標題中抽取。結尾詞語是說明該文件所屬公文種類。8、10、抄報抄送：抄報為發文的上級機構、抄送為發文的平行機構。 有限公司 2008年6月15日主題詞：抄 報：抄 送：擬 稿： 聯系電話： 校對： 內部通啟 公司致： 編號： 通啟200801號由： 日期：頁數： 簽發：主題： 內部通啟格式說明內部通啟格式基本規定：公司內部通啟由主 送機構、通啟編號、發文單位、發文日期、頁數、簽發人、主題、正文、附則、抄送抄報機構、附件等部分組成。1、主送機構：在通啟里用“致”表示。2、通啟編號：包括機構代字、年號、順序，如碧家通啟200801號，“碧家”代表“碧桂園現代家居公司”，“2008”代表年號，“01號”代表1號通啟。部門通啟機構代字則在“碧家”后加部9、門代字，如碧家財通啟200801號中的“碧家財”代表“碧桂園現代家居公司財務部”，公司內部通啟編號由行政人事部統一編號，各部門通啟編號由本部門統一編號。3、發文單位：在通啟里用“由”表示。4、簽發：根據公司授權確定簽發人，公司內部通啟由公司總經理、副總經理、總經理助理簽發，部門內部通啟由部門負責人簽發。5、主題：與正式公文標題格式一致，一般為“關于+事由+公文種類”，如“關于召開年度總結表彰大會的通知”，其中“召開年度總結表彰大會”表示事由，“通知”指公文種類屬性。6、正文：宋體、小四號字體。 7、抄報：通啟需知會的上級機構，如不需知會則不需抄報。 8、抄送：通啟需知會的平行機構，如不需知會則10、不需抄送。抄報：抄送： 會議紀要編號：碧家會紀200801號會議時間：會議地點： 與會人員： 會議主持： 會議主題：會議紀要整理： 與會人員簽名: 某有限公司工作周（月）報 編號：碧家周（月）報2008 號工作時間周期報告部門報告提交人職 位 本周（月）工作重點回顧工作完成情況摘要需要解決的問題下周（月）工作計劃工作建議說明： 1、周報為每周一次，時間從上周五至本周五，周六下午提交電子文檔給辦公室行政專員；月報為每月一次，時間從每月1號至31號，每月第2個工作日提交電子文檔給辦公室行政專員。2、公室行政專員匯總各部門周報于周六上午12：00前，月報每月第4個工作日上午12：00前上報公司領導。某公司公文審批表 收文時間： 年 月 日 時 分 收文人員： 編號：審 號公文名稱密級擬辦部門經辦人填報時間擬辦部門負責人意見： 簽名： 年 月 日副總經理/總經理助理審核/審批：簽名： 年 月 日總經理審批：簽名： 年 月 日集團領導審批： 簽名： 年 月 日備 注