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1、會計師事務所檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 會計師事務所檔案管理制度第一章 總 則一、 為了規范本所業務資料的分類、整理、立卷、歸檔工作，實現檔案管理科學化、制度化，根據安徽省會計師事務所業務檔案管理辦法（試行）的有關規定，結合本所的實際情況，制定本制度。二、 本所的業務資料，主要指執業人員，在執行各項咨詢業務中形成的工作底稿和出具的報告書。辦理培訓形成的資料，也列入業務資料范圍。 本所的一般文件和會計核算資料（包括會計憑證、帳簿、報表），不屬于業務資料范圍，應分別按文書檔案和會計檔案管理的有關規定進行2、管理。 三、 業務檔案管理的基本內容是，按照規范化、科學化的要求，對業務資料進行分類、歸集、整理、立卷、編目、保管、利用、鑒定與銷毀，并形成制度。四、 業務檔案由本所統一管理，并接受各有關部門和檔案業務管理部門的業務指導和監督。第二章 業務資料的分類五、 本所辦理各項業務形成的工作底稿，應分別業務性質，劃分為綜合類、業務類、備查類三類，并結合實際，制定分類工作底稿的具體目錄和索引系統，便于整理、利用。六、 本所的培訓業務，包括受托和自辦的各種培訓班。辦理前述培訓形成的資料，主要包括委托培訓的協議、教學大綱、自編教材、試題、參考答案，評分辦法、學員名冊、成績單和培訓工作總結等，應分別不同培訓項目3、和期次進行歸類。第三章 業務檔案的形成七、 執業人員在完成一項咨詢業務后的兩個月內，應由主辦人員（或由承辦部門指定人員）對業務資料進行分類、歸集、整理，并按一個委托單位一項業務立一個案卷的要求立卷，不得將多個委托單位同一項業務合立成一個案卷。八、 立卷人員對咨詢業務資料進行分類、歸集、整理、立卷時，應按下列順序排列：綜合類工作底稿，業務類工作底稿，備查類工作底稿。業務類工作底稿，凡編有序號的，按序號排列，沒有編序號的按形成報告的內容的順序排列。對培訓形成的資料，按協議、教學大綱、自編教材、各科試題、參考答案、評分辦法、學員名冊、成績單、培訓工作總結等順序排列。九、 為便于對業務檔案調閱、鑒定和4、銷毀，案卷可采用袋裝式。立卷人員在對業務資料進行分類、歸集、整理、立卷后，可分類進行簡易裝訂，并在每頁右上角順序編上頁號，再外套檔案袋。檔案袋上必須填寫下列項目（代案卷目錄）：1. 委托單位名稱：一律填寫全稱；2. 委托單位經濟性質：企業單位按國有、集體、私營、股份制、外商投資等分別填寫，行政事業單位按行政、事業分別填寫；3. 業務項目：按驗資、會計報表審計、專項審計、投資評估、資產評估、工程造價、項目可行性研究等分別填寫。其中：驗資須填明設立驗資、變更驗資或年檢驗資；專項審計須填明具體項目，如承包經營終結審計、廠長（經理）離任審計、工程造價審核、經濟案件證據鑒定、財務大檢查、小金庫檢查、破產5、清算、企業合并、分立事宜中的審計業務等；4. 報告書發文時間和編號；5. 承辦部門和主辦人員；6. 收費金額；7. 目錄及起止頁號：綜合類工作底稿中需長期保存的底稿和備查類工作底稿，須逐個填明項目和起止頁號，業務類工作底稿和綜合類工作底稿中的其他部分，只須填明總的起止頁號，不需逐項填寫。業務檔案也可采用訂本式、盒裝，一個檔案盒可裝幾本案卷。但立卷必須嚴格按第八條的規定辦理，以便分別調閱。十、 立卷人員對不同培訓項目和期次的培訓資料，應按第九條第二款的排列順序進行整理立卷，并在每項右上角順序編上頁號，再外套檔案袋，并填寫有關項目，其中目錄及起止頁號須逐項填寫。十一、 立卷人員在對業務資料進行整理6、立卷時，對不屬于歸檔范圍的資料（如臨時記錄和草稿等）以及重復的資料，應予以刪除；對紙張不規格、破損、卷角或皺折的資料，應進行技術加工處理：1 紙張超出規格的，在不影響資料完整和字跡的前提下，可酌情剪裁，不能剪裁的，可加以折疊；2 破損、卷角、折皺、裝訂線過窄和紙張小于規格的，要用白紙予以裱襯。第四章 業務檔案的保管和利用十二、 本所應確定專人管理業務檔案。檔案管理人員因工作需要發生變動時，應向接辦的人員辦理交接手續。十三、 承辦部門在對業務資料整理立卷形成檔案后，應及時送交檔案管理人員保管，如因故需短期存放時，最長不得超過一個月。十四、 業務檔案必須設專櫥存放，并進行科學管理，做到分類明確，排7、列有序，便于查找和利用。要加強對檔案管理人員的安全教育，并采取必要的措施（包括備有必要的設施），確保業務檔案的安全和完整，防止蟲蛀、潮濕、損壞和散失。十五、 要建立業務檔案保密制度，對工作底稿中涉及的商業秘密保密。要設置借閱檔案登記簿，本所注冊會計師和其他執業人員需要借閱時，要辦理登記手續，按期歸還。司法機關、國家有部門和其他會計師事務所依照法律和其他有關規定需要查閱業務檔案的，必須持有正式介紹信，經所領導批準后方可查閱，但一律不得借出。十六、 查閱業務檔案，查閱人不得對案卷涂改、圈劃、抽取、撤換，原則上不得復印和復制，確需復印復制的，應經所領導批準。十七、 業務檔案為永久性檔案和當期檔案。18、 永久性檔案是指記錄內容相對穩定、具有長期使用價值的檔案。包括備查類工作底稿和報告書（含附件）、未審會計報表以及綜合工作底稿中的業務約定書等。2 當期檔案是指記錄內容經常變化、只供近期使用的檔案。包括業務類工作底稿和綜合類工作底稿中的其他部分，以及會計培訓檔案。十八、 業務檔案保管年限如下：1 當期檔案自報告書簽發之日起保存十年，其中培訓檔案自培訓結業之日起保存五年；2 永久性檔案長期保存；3 委托單位撤銷和不再由本所執業的單位，其永久性檔案的保管年限與最近一年當期檔案的保管年限相同。4 資產評估業務檔案的保管期限，按資產評估操作規范意見（試行）第132條的規定辦理。第五章 業務檔案的鑒定和銷毀十九、 業務檔案保管期滿需要銷毀時，應由本所檔案管理人員提出銷毀意見，編造檔案銷毀清冊，經原承辦部門會同鑒定。參加鑒定人員認真進行鑒定后應在檔案銷毀清冊上簽名蓋章，然后報本所領導批準銷毀。二十、 本所按規定銷毀業務檔案時，應報請主管部門派員監銷。監銷人員在對檔案銷毀清冊認真審查核對后，應在清冊上簽名蓋章。檔案銷毀清冊應存入檔案長期保存。第六章 附 則二十二、本制度自公布之日起執行。