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1、公司印章使用管理制度及職責(zé)明細(xì)表編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 印章使用管理制度第一章 總則為規(guī)范公司印鑒的管理，在安全、嚴(yán)謹(jǐn)和高效的基礎(chǔ)上，依據(jù)公司規(guī)范運(yùn)營(yíng)、防范風(fēng)險(xiǎn)的管理規(guī)定，有效地維護(hù)公司利益，特制定本制度。適用范圍：本制度所指印章包括集團(tuán)正式印章、部門印章和其他印章的管理流程、內(nèi)容及相關(guān)使用權(quán)限。第二章 職責(zé)明細(xì)表印章管理職責(zé)明細(xì)表部門名稱職責(zé)明細(xì)綜合部1、負(fù)責(zé)制定印章管理制度2、負(fù)責(zé)審核各類印章的刻章需求3、負(fù)責(zé)公司公章的管理及用印監(jiān)督4、負(fù)責(zé)公司印鑒的備案和注銷財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)管理類印鑒的管理工作及監(jiān)2、督黨群部負(fù)責(zé)公司黨委章、工會(huì)章的管理使用，并監(jiān)督用印情況各部門按印章管理制度保管本部門使用的印章，并監(jiān)督用印情況第三章 印鑒的種類1.正式印章是指經(jīng)公安局備案的機(jī)構(gòu)刻制，可代表公司具有法律效力的印章如：公司公章、法人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等。2.部門印章是部門因工作需求所刻，可用于部門印發(fā)內(nèi)部通知、文件蓋章。3.其他印章指公司以個(gè)人名義刻制的用于公務(wù)活動(dòng)的簽名章以及用于公文校對(duì)、普通文件收發(fā)等文件控制的印章。第四章 印鑒的適用范圍1.正式印章的使用范圍（1）發(fā)送正式公文、電函、傳真件等。（2）報(bào)送或下達(dá)各類業(yè)務(wù)計(jì)劃、業(yè)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（3）簽定重要合同、協(xié)議等文件。（4）頒發(fā)3、各類榮譽(yù)證書或獎(jiǎng)狀等。（5）領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)加蓋公司印章的各類具有法律效應(yīng)的文件。2.專用印章的使用范圍（1）各部門在其職權(quán)范圍內(nèi)，與公司內(nèi)部對(duì)口業(yè)務(wù)部門的電文、通知、函件等工作聯(lián)系。（2）公司用于對(duì)外工作事項(xiàng)文書和授權(quán)范圍內(nèi)的工作函件等。（3）部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)加蓋專用印章的各類文件。第五章 印鑒的刻制1、各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出印章使用申請(qǐng)，填寫“印章刻制申請(qǐng)表”。2、凡刻制帶有公司名稱的各類公章、財(cái)務(wù)專用章等代表公司具有法律效應(yīng)的印鑒刻制，需經(jīng)綜合部的審核，報(bào)董事長(zhǎng)審批。第五章 印章的保管1.具體分管：（1）公章、合同專用章由綜合部落實(shí)專人負(fù)責(zé)保管，并安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督用印。（2）財(cái)務(wù)專用章、法人章由財(cái)務(wù)4、部落實(shí)專人負(fù)責(zé)保管，并安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督用印。（3）黨委章由黨委書記落實(shí)專人負(fù)責(zé)保管，并安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督用印。（4）工會(huì)章由工會(huì)主席落實(shí)專人負(fù)責(zé)保管，并安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督用印。（5）部門章由各部門負(fù)責(zé)人落實(shí)專人負(fù)責(zé)保管，并安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督用印。2.保管人員必須嚴(yán)格遵守印鑒管理制度，保證印鑒保管使用的制度化和規(guī)范化。3.鑒于保管印鑒的特殊性，保管人員必須做到認(rèn)真仔細(xì)，作風(fēng)正派，堅(jiān)持原則，敢于負(fù)責(zé)。服從印鑒管理制度和使用監(jiān)督，做到防患于未然。承擔(dān)起印章保管的全部責(zé)任。4.保管人員應(yīng)接受監(jiān)督人員定期或不定期的印鑒審計(jì)，審計(jì)中的一切問題，保管人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，印鑒保管人員因擅自離職而使印鑒丟失，應(yīng)承擔(dān)由5、此造成的全部經(jīng)濟(jì)損失和追究法律責(zé)任。5.保管人對(duì)印章的使用負(fù)責(zé)，并如實(shí)登記備案。因違規(guī)用章造成的損失或造成不良影響，公司將追究保管人責(zé)任，并承擔(dān)全部損失。第六章 印鑒的啟用和使用1.印章的啟用（1）印章刻制完畢，由綜合部統(tǒng)一留存印鑒樣式備案。（2）申請(qǐng)使用部門印章保管責(zé)任人在登記后可領(lǐng)取印章，生效啟用。2.印章的使用（1）使用正式印章應(yīng)嚴(yán)格按照審批手續(xù)執(zhí)行，由用章使用人填寫公司印章使用審批單并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、董事長(zhǎng)依次審批、簽字后方可使用，管理正式印章應(yīng)遵守不審批不蓋章的原則，遵循“申請(qǐng)審批登記使用”的流程。為便于集團(tuán)工作開展，如特殊情況，需電話請(qǐng)示董事長(zhǎng)，登記后方可使用（原則上遵循無簽不蓋）。印6、鑒使用審批權(quán)限印鑒名稱使用部門審批人公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章各有需求用章的部門董事長(zhǎng)黨委章各有需求用章的部門黨委書記工會(huì)章各有需求用章的部門工會(huì)主席（2）正式印章的管理人必須將用印時(shí)間、文件標(biāo)題、蓋章次數(shù)、用章經(jīng)辦人、審批人等事項(xiàng)留底，印章使用人填寫印鑒使用登記簿。（3）使用印章必須字跡清楚，位置恰當(dāng)，一般要騎年蓋月，需代章時(shí)必須注明“代”字。加蓋法人公章時(shí)對(duì)加蓋文件頁數(shù)在一頁以上的，必須加蓋騎縫章。（4）各分管領(lǐng)導(dǎo)如出差等原因,可短信委托相應(yīng)責(zé)任人員行使日常事務(wù)使用印章的簽字和資料的審核把關(guān)權(quán)力。（5）正式印章管理人員對(duì)工作應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)。加蓋正式印章前要仔細(xì)核對(duì)內(nèi)容，確實(shí)簽批事7、由相符和后才能使用。凡未按規(guī)定辦理使用手續(xù)的，正式印章管理人員應(yīng)拒絕用印人使用或請(qǐng)用印人按規(guī)定補(bǔ)辦手續(xù)后，再蓋章。凡與簽批事項(xiàng)不符的或存在錯(cuò)誤的材料，需由用印人整改后再使用。印章管理人員要嚴(yán)格保管好印章，不得隨便放置，未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得轉(zhuǎn)交他人保管、使用。印章管理人員不得徇私違紀(jì)，為不正當(dāng)活動(dòng)開證明、蓋正式印章，不得在空白便紙上隨意加蓋正式印章。（6）在實(shí)際工作中，因辦事機(jī)關(guān)工作規(guī)定或受時(shí)效限制，須出借公司正式印章的，需填寫公司印章借用申請(qǐng)表，經(jīng)董事長(zhǎng)審批，正式印章外借必須有董事長(zhǎng)審批簽字后方可帶走。借出正式印章辦理業(yè)務(wù)時(shí)間超過下班時(shí)間，如有特殊情況，應(yīng)報(bào)綜合部經(jīng)理后按情況來定，否則正式印章8、外借應(yīng)遵循當(dāng)天借、當(dāng)天還的原則。（7）公司印章使用審批單、印鑒使用登記簿、公司印章借用申請(qǐng)表作為公司檔案永久保存，按序號(hào)由綜合部存檔。（8）部門印章及其他印章由部門主管安排專人負(fù)責(zé)，部門主管有直接審批權(quán)。第七章 印章的變更、遺失及注銷1.印章的變更各部門需要變更印章時(shí)，須在原印章注銷后按本制度刻制的相關(guān)要求申請(qǐng)新印章。2.印章的遺失（1）各部門印章保管人有責(zé)任確保印章的安全，若出現(xiàn)遺失或保管不當(dāng)導(dǎo)致印章非正常使用，按工作失誤處罰規(guī)定追究當(dāng)事人的責(zé)任。（2）各部門印章保管人或使用人在保管或使用期間，因意外原因造成印章丟失、毀損的，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并書面報(bào)告詳細(xì)經(jīng)過。（3）對(duì)于丟失的印章，屬9、于對(duì)外用章的應(yīng)首先向發(fā)生地公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并做好筆錄。在公安機(jī)關(guān)取得筆錄后，應(yīng)起草聲明并在當(dāng)?shù)赜杏绊懙膱?bào)刊上發(fā)布丟失的印章作廢，以盡可能地減少將來的糾紛。3. 印章的注銷（1）印章注銷的原因包括公司組織架構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)方向調(diào)整、印章失效或磨損。（2）已注銷的印章應(yīng)由保管責(zé)任人上交綜合部。（3）在公安部門備案的印章注銷后，由綜合部登記并按國(guó)家相關(guān)規(guī)定辦理注銷手續(xù)。（4）因印章磨損嚴(yán)重需要重新刻制的，按本制度印章刻制程序辦理。第八章 責(zé)任追究1.印章管理和使用發(fā)生責(zé)任事故時(shí)的責(zé)任追究：（1）使用印章的部門、員工不按本制度規(guī)定程序辦理的，印章保管人不得予以用印，否則，每發(fā)現(xiàn)一次，對(duì)使用人和保管人通報(bào)批評(píng)。（2）各印章保管人出現(xiàn)私自留存（包括應(yīng)予銷毀、工作交接等情況）、私自使用、私自外借等違規(guī)現(xiàn)象，對(duì)上述行為造成損失的，視其嚴(yán)重性，對(duì)各印章保管人嚴(yán)肅處理。（3）印章保管人對(duì)印章保管不善，造成印章丟失、毀損的。如給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，還將對(duì)直接責(zé)任人追究經(jīng)濟(jì)損失。（4）對(duì)擅自使用、盜用或私刻印章等違法行為，公司給予當(dāng)事人辭退處理并報(bào)司法機(jī)關(guān)予以懲處。