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1、企業經營經濟合同基礎管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 經濟合同管理辦法第一章 總則第一條 為保護公司合法權益，維護公司合法經濟秩序，保證公司經濟合同（以下簡稱合同）符合國家政策法規，特制訂本辦法。第二條 本辦法所指的合同，是指本公司依法同其他法人或自然人之間，為實現一定的經濟目的，明確相互權利義務關系的協議。公司的主要合同分類有：規劃、勘測、設計合同、工程承包合同、采購合同、委托中介代理合同、委托代收代付合同、貸款、保險合同、房地產銷售合同、物業租賃合同等。有關合同的分類及編號詳見附表二合同分類編號表（附表一2、為經濟合同控制流程圖）。勞動人事合同、責任合同和其它合同，也按本辦法規范管理。第三條 合同一般應具備以下主要條款：1、當事人的名稱或者姓名和住所；2、標的（工程項目、材料、設備、服務內容等）；3、數量、質量和金額；4、履行的期限、地點和方式；5、雙方當事人的權利和義務；6、違約責任；7、解決爭議的方法。第四條 本公司一切經濟活動協議，除即時結清的外都必須采取書面形式，原則上應使用政府統一的合同文本或公司統一印制的規范文本。如要使用對方的合同文本，應按照本辦法嚴格評審合同內容，認真填寫我公司認為必要的附加條款，由合同審算部加編公司統一編號。與合同各方當事人協商同意的有關認購書、擬訂或修改合同的文3、書、電（傳）件、函件、圖表，公司合同報批件、附表等應與合同原件一并存檔。簽訂合同前，原則上不對外作書面委托和承諾。特殊情況下，由承辦部門承辦、合同審算部審核，公司分管領導審批同意，由業務部門填制委托（承諾）書一式三份，蓋業務部門章，一份自存、一份送交受委托方，一份送合同審算部備案。委托（承諾）書不作財務付款的依據，發出后必須在五個工作日內按本辦法規定程序簽訂正式合同。第五條 訂立、履行合同，須按本辦法明確的管理機構、職責和程序進行操作，應認真謹慎，充分考慮風險，遵守國家的政策法規，符合公司整體利益，任何單位和個人不得利用合同進行違法活動，牟取私利。經濟合同的控制流程詳見附表。第二章 管理機構和4、職責第六條 公司對合同實行集中統一管理，分部門實施履行的管理體制。即統一審批，統一規范文本，統一檔案管理與跨部門談判、分析、評審，分部門實施履行相結合。第七條總經理或委托代理人掌握各類合同的最終審批權，負責各類合同的簽署，具體審批權限及程序詳見附表三經濟合同審批程序及權限一覽表。第八條 合同審算部負責合同初稿的審核，根據總經理授權，由分管領導組織提請承辦業務部門負責人、合同審算部負責人、財務管理部等有關人員進行談判。根據談判結果，由合同審算部對合同初稿進行修訂與完善，并規范處理為符合第四條要求的正式合同文本。第九條 分管領導、提請承辦的業務部門負責人、合同審算部負責人及相關部門有關人員組成合同5、評審小組，分管領導兼任組長。合同評審小組負責按本辦法評審，并填寫附表四合同評審報告。 合同審算部負責合同報批事項，負責將合同、合同評審報告與合同會簽表（附表五）及合同附表呈送有關領導會簽，經審核全部合同資料無誤后送交總經理審批。 合同審算部將工程合同檔案根據合同分類編號表、將合同要素表（附表六）錄入電腦，并全面掌握工程合同的簽訂、履行、終止情況，定期向公司領導報送正在執行的合同統計資料情況。第十條 由財務管理部負責對總經理簽署的合同文本及其附表進行審核，審核無誤后加蓋公司合同專用章（責任合同、勞動人事合同及其他有關合同加蓋公司公章）；根據合同分類編號表、合同要素表逐一錄入電腦管理系統，并記錄合6、同文本的去向。其中，工程合同由合同審算部錄入管理。由財務管理部全面掌握合同（工程合同除外）的簽訂、履行、終止情況，并定期向公司領導報送公司全部的合同統計資料。第十一條 提請承辦合同的業務部門負責就合同的重要技術條款擬定合同初稿，填寫初步的合同要素表，按本文第十三條的重要程度分類，將合同初稿與合同要素表提交有關部門審核，合同生效以后，負責履行；并指定專人管理本部門的業務合同，定期檢查履行情況，向合同審算部、財務管理部及分管領導報告合同履行情況。合同審算部和財務管理部也要指定責任人負責經辦合同的履行與跟蹤，對不能按規定條款履行的合同進行分析，提出處理意見或改進措施；了解履行進度，為公司財務付款提供7、參考資料。第十二條 合同存檔管理的部門及職責：合同審算部負責規劃、勘測、設計合同、工程承包合同、采購合同、委托中介代理合同資料的收集、跟蹤、歸檔與管理。工程項目竣工結算，且尾款付清一年后，合同審算部負責將該項目的合同檔案完整移交總辦檔案室統一存檔管理。其中，采購合同、委托中介代理合同在籌建期間由合同審算部承辦與檔案管理；經營期間，采購合同、委托中介代理合同由相關承辦部門辦理，其合同資料的整理歸檔由財務管理部負責。財務管理部負責公司除工程項目、勞動人事外各類經濟合同的核準、收集、跟蹤與歸檔管理。在合同尾款支付完畢一年后，移交總辦綜合檔案室統一存檔管理。合同審算部、財務管理部為領導和相關部門按手續8、查閱合同提供服務，合同查閱應填寫附表七合同查閱復印報告單。總辦負責公司勞動人事合同的承辦、存檔與管理。各有關部門每年清理合同一次，對履行完畢，保管期滿一年的合同文本及有關資料，可移交總辦檔案室存檔。合同資料屬公司商業機密，相關涉及人員注意保守公司機密，防止合同資料外泄。第三章 管理程序和權限第十三條 公司的合同除按業務分類外，還按其重要程度分為一般（業務）合同和小額（業務）合同兩類。對一般（業務）合同，采取一般的審批程序；對小額（業務）合同，采取簡化手續的審批辦法。小額（業務）合同是指：1、合同金額10萬元以下的建筑安裝工程合同（無明確預算定額的，必須由公司有關辦公例會核定預算定額）；2、合同9、金額1萬元以下的采購或其它業務合同；3、合同總額100萬元以下的在建工程續簽合同和20萬以下的采購續簽合同且續簽金額在原合同總額5%以內，其他條款不變的合同；一般合同是指，除小額合同以外的合同。第十四條 一般合同的審批程序1、提請承辦的業務部門根據公司開發經營計劃和本部門業務需要確定合同意向，協同有關部門按照公平、公開、公正以及貨比三家原則，優選承包單位（或供貨商），并經分管領導同意進行初步接觸、洽談；2、提請承辦的業務部門草議合同初稿，填制合同（初稿）要素表，報分管領導同意；3、總經理授權分管領導、業務部門負責人和合同審算部負責人與對方進行合同談判，由合同審算部根據雙方同意的條件確定合同初稿10、文本，公司各相關部門進行流轉會審。合同談判原則上在辦公場所（辦公室、會議室、洽談室等）進行，我方必須有兩或三人以上參加。合同談判應有談判記錄備查。4、分管領導召集業務部門負責人、合同審算部負責人、財務管理部負責人及相關業務部門有關人員組成合同評審小組。合同評審小組對合同文本進行評審，并編寫合同評審報告。合同審算部根據合同評審報告進一步修改、完善合同，形成正式合同文本。5、合同審算部填制合同會簽表，將合同文本、合同評審報告與其他合同附表一起，按合同審批權限及程序要求呈送有關部門和有關領導審批后，報總經理審批。6、財務管理部根據合同會簽表對合同文本及其附表進行復核，復核無誤后加蓋公司合同專用章。合11、同原件及附表留財務管理部、合同審算部存檔，并交業務部門和對方單位履行。第十五條 一般合同審批注意事項一般合同的審批根據情況，可征詢法律、財會等專業人士的意見，并呈報總經理審批；對涉及外方的規劃、設計和設備采購的合同，需請專業公司對外方公司的專業背景、資信狀況、信用等級等進行調查，再按上述程序辦理。重大工程發包或設備、材料采購要按政府主管部門有關規定實行公開招標，原則上要按政府主管部門規定的招標范圍、招標規模、招標程序和招標辦法進行。工程項目，設備、材料招標，由提請承辦的業務部門協助合同審算部承辦；一般采購合同由采購小組協助合同審算部承辦。第十六條 小額（業務）合同的審批小額工程合同的會簽原則上12、由提請承辦的業務部門擬訂合同方案，填報合同要素表按合同會簽表程序直接報合同審算部、財務總監、公司分管領導、總經理授權分管領導審批（總經理后審）；小額采購合同的會簽原則上由提請承辦的業務部門擬訂合同方案，填報合同要素表按合同會簽表程序直接報合同審算部、財務總監、公司分管領導、總經理授權分管領導審批（總經理后審）；小額合同原件份數最少一式六份，提請承辦的業務部門一份、合同審算部二份、財務管理部一份；對方合同份數為一至三份。第十七條 分類合同的制訂和審批 1、規劃、勘測、設計合同由業務部門草擬合同條款初稿，按招標要求初步選定幾家規劃設計單位；分管領導負責組織合同談判；合同評審小組負責組織合同評審；合13、同審算部負責承辦合同規范、招標、合同報批及合同簽定事宜。此類合同使用國家或公司統一印制的合同文本，審批程序按本文要求進行；合同文本一式八份，業務部門一份、合同審算部三份、財務管理部一份，對方單位三份。2、工程承包合同由業務部門草擬合同條款初稿，按招標要求初步選定幾家承包工程隊伍。合同審算部根據工程設備部審定的施工圖設計資料及工期要求，確定工程規模、工程量、質量標準和工程造價，并負責將工程承包合同的規范、合同報批及合同簽定等事宜。 工程承包合同的預付款、進度款憑分管領導簽字認可的工程進度報告核付。工程承包合同除前述經濟合同的主要條款外，還必須包括下列內容：工程發包方式（明確規定未經我方同意不得分14、包）；甲方對工程主要用料的具體要求；材料檢驗事項；分部分項工程，特別是隱蔽工程的驗收；對工期、質量的獎罰辦法；竣工資料交接事項和決算資料的報送期限等。工程承包合同使用國家統一印制的標準合同文本。合同份數一式八份，業務部門一份、合同審算部二份、財務管理部一份、監理公司一份，承包單位三份。3、采購合同由設計開發部提出年度項目規劃方案，工程設備部提出年度設備采購需求，其他有關部門提出年度固定資產采購需求；由合同審算部統一編制年度工程投資計劃、財務管理部統一編制年度固定資產投資計劃；提出采購需求的有關部門就設備或固定資產的數量、規格、價位等關鍵性指標擬出合同初稿；合同審算部負責承辦采購合同規范、招標、15、合同報批及合同簽定事宜；公司采購小組負責擬定相應的采購計劃，包括設備、固定資產的購置（包括廠家聯系、加工要求、運輸、報關）與運輸事宜。實施計劃時，按實際需要分批填報采購的合同會簽表；采購合同除包括第一章第三條所述主要內容外，還應考慮：結算幣種和匯率、商品的包裝質量、檢驗商品質量的資料（包括廠家及產品來源證明等）和實樣、提前交貨或逾期交貨價格變動的處理辦法、付款方式規定通過銀行轉帳結算（付現金必須按有關制度報批）等。采購合同使用國家或公司統一印制的標準合同文本，附市場調查和同類產品比價等資料。合同份數一式八份，業務部門一份、合同審算部二份、財務管理部一份、采購小組一份，對方單位三份。4、委托中介16、代理合同提請承辦部門根據委托代理業務的需要選擇代理商（法人或自然人）、初步測定代理費，初步擬訂合同文本。由合同審算部負責承辦委托中介、代理合同規范、招標、合同報批及合同簽定事宜（其中，樓盤委托中介銷售代理合同除外），審批程序同上。委托中介、代理合同應盡量使用行業規范合同或公司統一印制的標準合同文本，合同文本一式六份，提請承辦部門一份，合同審算部二份、財務管理部一份，中介、代理方一份。5、委托代收代付合同、貸款合同由財務管理部根據公司年度工程投資計劃，擬訂年度融資計劃，由公司總經理審批，具體合同辦理由財務管理部承辦、財務總監核、公司總經理審批。 6、房地產銷售合同經銷部負責合同的承辦與報批工作17、，提交房產銷售合同，填寫合同要素表，銷售合同主要內容包括：價格、交樓日期、優惠條款、付款辦法、折扣率及我方約定事項等；由財務管理部、市場部等部門組成合同評審小組對合同主要條款進行評審，通常對整個樓盤的銷售計劃、銷售合同統一審定，并編寫合同評審報告。經銷部根據合同評審報告，對樓盤銷售計劃、銷售合同進行修改、完善，附上合同會簽表送交公司分管領導、財務總監、總經理審批。樓盤委托中介代理銷售合同按此程序辦理與審批。房產銷售合同使用江蘇常州市政府統一印制的標準合同文本，合同份數、合同存放以政府規定為準。公司經銷部一份、財務管理部一份、業主一份、產權處和公證處各一份。經銷部的合同正本，在合同生效后即交財務18、管理部保存。在簽訂房產銷售合同之前簽訂的認購書，應作為合同附表隨同合同正本存檔。7、物業租賃合同此類合同的評審內容主要是：租戶資格、租賃價格、保證金、租金收繳辦法和期限、公司要求約定的關于物業安全防火責任等條款。合同評審程序按本條六款辦理，通常一年評審一次。必要時可根據市場情況通過評審程序進行調整（在經正常程序審定的租賃價格上下限范圍內的調整，由分管領導審批）。合同使用公司統一規范的文本，正本一式三份，物業管理部（目前暫由總辦代理）一份，財務管理部一份，租戶一份。8、保險與其它小額經濟合同保險合同由提請承辦部門擬定合同初稿、選定保險公司并具體承辦，由財務管理部審核，報公司總經理審批。保險合同文19、本份數：提請承辦的業務部門一份，財務管理部二份。其他小額合同，如低值易耗品的印刷、設備維護修理、辦公樓內綠化和清潔衛生管理合同等，由公司總辦選擇相應專業公司，擬訂合同初稿，審批程序按第三章第十三條至第十五條的的合同分類、合同審批程序辦理。合同正本一式三份，總辦一份，財務管理部一份，對方一份。9、勞動人事合同勞動人事合同使用政府主管部門的規范文本；此類合同由總經理或經授權的分管領導審批簽署，蓋公司公章后生效，合同文本由人力資源部登記、編號、保管。 第四章 合同的修改、補充第十八條 工程承包合同的修改、補充，主要是因重大的工程設計變更引起的，對于重大的工程設計變更，應由工程設備部填制工程設計變更通20、知書，合同審算部根據變更通知書和相應圖紙計算變更工程量和工程造價，若100萬以下工程累計變更增加投資未超過5%時，報預算總監、公司分管領導、總經理（或授權分管領導）批準后實施；若100萬以下工程累計變更增加達5%以上20%時，由合同審算部報預算總監、公司分管領導、財務總監、總經理批準后實施；若100萬以上工程累計變更增加投資達到40萬以上時，由合同審算部對工程合同作出修改、補充，報預算總監、公司分管領導、財務總監、總經理審批后實施。修改補充的合同編號用原合同編號+“副號”（A、B、C等）以示區別。第十九條 一般（業務）合同的一般條款在履行過程中，經雙方協商同意修改、補充的，由承辦部門填寫附表八21、合同修改補充會簽表，經合同審算部審核，并由合同審算部報總經理或經授權的分管領導審批，批準后憑合同修改、補充會簽表到合同審算部、財務管理部復核蓋章、備案。重要條款的修改、補充，除按第十九條辦理外，還需按本文第十五條規定的程序審批。第五章 履行合同的管理和監督第二十條 根據中華人民共和國合同法，本公司各類經濟合同接受常州市工商行政管理部門的監督、檢查、指導。第二十一條 合同生效后，由各業務部門負責履行，并指定專人負責有關合同文本的管理，建立本部門的合同臺帳和統計制度。第二十二條 合同審算部、財務管理部、總辦負責公司各類合同原件的復核和管理，建立各類合同檔案、臺帳和統計，配合各部門監督合同履行情況。22、合同審算部、財務管理部在有關合同尾款支付完畢一年后，將有關合同的全部檔案資料移交檔案室統一保管。第二十三條 本公司內部有關人員查閱、復印合同原件必須填寫合同查閱、復印報告單并經合同審算部經理批準；合同原件原則上不得外借，特殊情況須經公司總經理批準。第二十四條 合同管理人員調離工作崗位，必須辦理移交手續，由部門總監監交并在移交清單上簽字后方可離開崗位。第六章 罰則第二十五條 對違反有關規定在合同簽定或管理過程中因主觀原因失誤，造成公司損失或影響的，經公司辦公會議討論，可給予適當處分，必要時報請上級監察部門處理。第二十六條 在合同簽訂過程中，有以下行為，造成公司損失的，視情節和造成損失程度給予：警23、告、扣發獎金、撤銷職務甚至辭退的處分；情節和損失特別嚴重的，送監察或司法部門處理。1、未經批準或超越權限擅自用公司的名義對外作出承諾或擔保，造成損失和影響的；2、無視談判紀律，收受對方好處，放棄公司利益，造成損失和影響的；第二十七條 在合同履行和管理工作中玩忽職守，丟失合同、資料，泄漏公司機密或對對方履約監管不力，造成損失和影響的，可視情節，給予警告、扣發獎金、調離崗位，以至辭退的處分。第七章 附則第二十八條 各部門可根據實際情況制訂相應的補充規定，補充規定必須符合本辦法的精神。合同管理制度執行情況是公司年度考核部門工作成績的內容之一。第二十九條 本辦法自印發之日起試行。附表一 經濟合同控制流24、程根據公司計劃目標和部門需要提出合同意向，選擇初選意向單位。（業務部門）與對方單位初步洽談，擬訂合同初稿，填制合同要素表。（業務部門）重大合同公司辦公會議評審總經理授權，業務部門、合同審算部進行合同談判，初稿公司各部門流轉會審根據談判結果修改、完善，并規范合同文本，附合同會簽表報批。（合同審算部） NO退合同審算部履行完畢、合同歸檔。（合同審算部檔案室）合同評審（分管領導、業務部門及合同審算部、財務管理部負責人）YES小額合同確定合同文本，填制合同會簽表，報批。（合同審算部、分管領導）跟蹤監督、信息反饋授權分管領導審批（總經理后審）總經理審批修改補充合同（業務部、合同審算部）復核、蓋合同章、錄25、入電腦。（合同審算部、財務管理部）合同分類、編碼存檔。（合同審算部）履行合同（業務部門、合同審算部）累計變更10萬以下累計變更40萬以上累計變更10萬以上設計變更、工程變更附表二： 經濟合同分類及編號按合同類別分按項目分其他建材采購設計設備采購安裝工程土建工程勘測設計土方挖運、擋土墻等勘測、設計按施工單位分按細項分分按工程分F其它經濟合同D設備維護維修C:ISO9000認證木門基礎主體鋁合金工程水電消防電信其它氣D其它B住宅D其它C其它有關合同C其它采購B廣告、營銷策劃B住宅B低值易耗品采購B設備采購A建材采購B房地產銷售按揭擔保協議A向銀行或其他金融機否貸款合同A宿舍租賃合同C商鋪A廠房A市26、場調查A廠房C商鋪C企業形象策劃B房地產(按總20000)A景區(按總10000)04 貸款、擔保05 銷售合同09 責任合同08 勞動人事合同07 其它經濟合同06 物業租賃03 商品采購01工程合同ABCD商品房福利房福利房商品房微利房所 有 合 同02 中介代理D其它微利房E清潔衛生合同附表三：經濟合同審批程序及權限一覽表事項標準主辦部門合同審算總監財務總監公司分管領導授權副總總經理備注合同審批與鑒定小額合同報核核核批后審一般合同報核核核核批附表四：合同評審報告 NO:合同名稱：類別：編號：承辦部門： 報批時間： 年 月 日對方單位：評審意見：審小組（簽名）：年 月 日附表五：合同會簽表27、合同名稱： 合同締約他方單位送審人合同標的送審時間業務部門意見合同預算部合同審算總監意見法律顧問財務總監意見分管副總意見總經理審批附表六：合同要素表業務部門： 送審時間：合同名稱送審人合 同 締 約 他 方 單 位類 別合同標的編 號合同要素（內容）：一、 標的：二、 數量（工程量）：三、 型號（規格）及質量：四、 金額：五、 履約方式：六、 履約期限：七、 履約地點：八、 其他條款：附表七：合同查閱、復印報告單 NO:合同名稱：類別：編號：承辦部門：合同對方單位：申請單位（部門）： 申請人：申請理由（及證明）： 年 月 日合同審算部（財務管理部）總監意見：年 月 日 附表八：合同修改補充會簽表 NO:合同名稱：類別：編號：承辦部門： 報批時間： 年 月 日對方單位：原訂條款修改補充條款原因領導審批承辦部門負責人：年月日合同審算部總監：年月日財務總監：年月日分管副總經理：年月日總經理：年月日