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1、公司各部門合同簽訂規范管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 合同管理制度第一章總則第一條為加強公司合同管理，防范經營風險，根據國家有關法律、法規及公司有關規定，結合公司實際情況，制定本制度。第二條 本制度所稱“公司”是指XX公司。本制度所稱合同是指公司及公司授權的分支機構與平等主體的公民、法人和其他組織之間簽訂的、涉及公司經營活動的協議。勞動合同及因勞動合同產生的其他協議的管理按照公司的有關規定執行。第三條公司合同管理應當遵循以下原則：（一）遵守國家的法律、法規、規章以及公司規章制度，不得損害公司利益原則；（二）2、分級管理原則；（三）分工負責，協同管理原則。第四條本制度適用于公司各部門，各部門根據公司分級管理原則和各部門相關管理制度開展合同管理工作。各部門可根據本部門具體情況，對合同進行規范化管理，并報公司備案。第二章合同管理機構及其管理職責第五條公司行政部是公司合同歸口管理部門，承辦部門及其他相關部門按各自職責管理合同。第六條公司各部門應當按照本章規定明確本部門相應管理機構及其職責。第七條公司行政部履行以下合同管理職責：（一）制訂、完善公司合同管理制度；（二）監督公司合同管理制度的執行； （三）審查合同文本； （四）負責合同編號管理； （五）協助解決合同履行糾紛；（六）制作、保管授權文件；（七）其他必3、要的合同管理職責。第八條承辦部門履行以下合同管理職責： （一）組織合同項目談判； （二）起草合同文本； （三）負責合同文本審查會簽的流轉； （四）辦理授權申請； （五）監督、組織合同履行；（六）負責本部門合同統計； （七）保管合同當事人主體資格和資信證明文件；（八）指定合同承辦人；（九）負責粘貼合同印花稅憑證（如需要）；（十）合同文件收集整理并按公司檔案管理要求存檔；（十一）其他必要的合同管理職責。第九條財務部履行以下合同管理職責：（一）審查合同中的財務收支事項是否符合國家財經法規和公司財務管理制度；（二）合同預算及支付管理；（三）合同履行經濟性評價；（四）其他必要的合同管理職責。第十條行政部4、管理人員履行以下合同管理職責：（一）依照國家法律、法規和公司規章制度，對合同的訂立、履行、變更、解除等事項實施監察；（二）對合同管理中出現的違法、違規、違紀情況進行調查處理，提出監察建議或監察決定；（三）其他必要的合同管理職責。第十一條其他相關部門在其職責范圍內或業務領域范圍內對合同進行管理。第三章合同訂立第一節當事人主體資格審查第十二條承辦人應當對合同當事人主體資格和資信狀況進行審查，包括：（一）合同主體應具有經年檢有效的法人營業執照或其他權利能力文件，其核載的內容與實際相符；（二）合同標的應符合當事人經營范圍，涉及專營許可的，應具備相應的許可文件；涉及資質要求的，應具備相應的資質（等級）證5、書； （三）由代理人承辦、簽署合同的，應出具真實、有效的法定代表人身份證明書、授權文件、代理人身份證明； （四）當事人具有相應的履約能力：具有支付能力或生產能力或運輸能力等, 必要時應要求其出具資產負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關文件； （五）具有履約信用：過去三年重合同、守信用，無嚴重違約事實；在簽訂本合同時，未涉及可能影響本合同履行的重大經濟糾紛或重大經濟犯罪案件； （六）在簽訂合同時，不存在任何司法機關、仲裁機構或行政機關作出的任何對履行本合同產生重大不利影響的判決、裁定、裁決或具體行政行為或其他法律程序； （七）其他與合同簽訂、履行相關的事項。第十三條對不符合前條規定的6、當事人，不得與其簽訂合同；必須簽訂合同時，承辦部門應在合同審查流轉時明確說明，并應當要求對方當事人提供合法、真實、有效、切實可行的擔保。其中，以保證形式作出的擔保，其保證人必須是具有代償能力的獨立經濟實體，并應對保證人適用本制度進行審查。第十四條本制度第十三條所述文件應列入合同檔案；其文本為復印件時，須加注“與原件核對無誤”字樣，并由承辦人簽字。第二節 合同談判第十五條辦理下列合同，承辦部門應當考慮組織公司法律顧問或專員、行政部、財務部、其他相關部門的人員參與談判。（一）涉及重大資產轉讓、使用、出售、抵押；（二）重大工程建設項目的設計、施工、監理等； （三）國際、國內設備、物資、軟件大宗采購等7、； （四）復雜技術咨詢及技術服務。 （五）其他合同的談判，承辦人可以根據需要組織相關部門參加。第十六條前條涉及的談判，應召開準備會議，確定談判方案及主談人員，統一談判意見。 會議由承辦部門召集、主持，其他參與談判的人員參加。第十七條承辦人負責制作談判會議紀要，并經全體參會人員確認，列入合同檔案。 會議紀要應記載如下內容： （一）會議日期； （二）參會人員； （三）參會人員達成一致的意見； （四）參會人員聲明保留的意見； （五）法律意見； （六）需要報承辦部門負責人、主管副總經理、總經理審批的意見； （七）其他需要記載的事項。第十八條參加談判的人員應恪守談判紀律，不得泄露公司的商業秘密。第十九條8、承辦人對談判中我方臨時遇到的重大問題應及時進行協調，并向本部門主管領導匯報，必要時須向公司主管副總經理或總經理請示。第三節合同起草第二十條公司除即時結清、權利義務關系簡單的小額合同外，必須以書面形式訂立合同。國家、行業或公司有標準或示范文本的，應當優先適用。當事人協商一致的修改、補充合同的文書、傳真、備忘等是合同的組成部分。第二十一條合同承辦人負責合同的起草、修訂，必要時請公司法律顧問或法務專員、公司行政部管理人員予以協助。合同起草、修訂后應報承辦部門負責人審核。第二十二條合同應當包括以下內容：（一）合同各方當事人的法定名稱、地址、郵政編碼、電話、法定代表人姓名、職務、代理人姓名、職務、聯系方9、式；（二）簽約的目的和依據；（三）合同標的（數量和質量，包括檢測驗收標準和方式方法）；（四）價款或酬金，包括支付方式；（五）合同履行的地點、期限和方式；（六）爭議解決方式；（七）違約責任； （八）變更或解除條件； （九）根據法律或合同性質必須具備的條款或各方當事人共同認為應該明確的條款； （十）合同正副本份數、存放地點； （十一）合同生效的時間或條件； （十二）約定的聯系方式； （十三）附件名稱（有需要時）； （十四）簽約的地點、日期；（十五）簽約各方開戶銀行和賬號（如涉及支付）；（十六）法定代表人或其代理人簽字并加蓋部門公章。（如當事人為個人可以僅簽字）。第二十三條公司經常使用的合同應由業務10、歸口管理部門會同公司法律顧問或法務專員、行政部管理人員、財務會計部及其他相關部門逐步制作標準文本或示范條款。第二十四條合同標準文本或示范條款由業務歸口管理部門起草、會簽與業務相關的其他部門及行政部管理人員，報總經理辦公會討論通過。第二十五條合同標準文本或示范條款于公司發文下發之日起施行。合同標準文本或示范條款適用于公司各部門。第二十六條業務歸口管理部門依據國家法律、法規、規章和公司制度變更及業務需求的變化及時會同行政部管理人員及其他部門對標準文本或示范條款進行修訂。第二十七條合同標準文本，也必須經第三章第四節的審查流轉程序，由合同承辦部門自行按編號規則進行編號。第二十八條公司各部門不得對合同標11、準文本進行隨意修改，如確實需要對合同標準文本進行實質性修改，按本條規定程序辦理。按照客戶要求需要對合同標準文本進行實質性修改以適用于普遍客戶的，由業務歸口管理部門會同行政部管理人員以及其他部門出具修改意見后，報公司總經理辦公會討論通過。對合同標準文本做出實質性修改的僅涉及個別單一客戶的，業務歸口管理部門會同相關部門提出審查意見后，報公司主管領導批準。第二十九條涉外合同的條款依相關法律、行政法規訂立。第四節合同審查第三十條本節所稱合同審查是指公司有關部門僅對合同條款的審查。第三十一條承辦人應將經本部門負責人審核同意后的合同草案附合同審查審批表（見附件）送財務部、行政部、公司法律顧問或法務專員順序12、審查。如需要，應在送財務部之前，送相關部門審查。負責審查的部門應按本節規定的合同審查職責簽署意見。 未按本條規定經行政部審查的合同，公司領導不予簽署，財務會計部不予支付合同款項。第三十二條合同審查部門負責人簽署的合同審查審批表應包括：合同名稱、承辦部門、承辦人、送審日期、審查意見內容、審查人、復核人、審查時間、是否建議簽署合同等。第三十三條 承辦部門負責審查合同下列內容： （一）當事人的主體資格和資質是否符合要求； （二）合同項目是否符合法律、法規、政策及有關政府部門的批準文件； （三）合同技術條款是否符合國家標準、行業標準、企業標準及規程、規范； （四）合同項目是否列入年度投資、預算計劃； 13、（五）合同條款是否是締約人真實意思的表示； （六）合同價款是否合理，價款的確定是否符合公司有關程序； （七）合同條款是否切實可行； （八）承辦部門認為應當審查的其他內容。第三十四條財務部負責審查合同下列內容： （一）合同條款是否符合國家財經法規和公司財務規定； （二）合同約定事項是否符合經濟效益原則； （三）合同標的是否列入公司預算； （四）合同價款是否合理； （五）合同放款或支付條款是否合理、可行； （六）財務部認為應當審查的其他內容。第三十五條行政部負責審查合同下列內容： （一）合同內容、形式是否合法； （二）合同條款是否完備、嚴密、準確； （三）擔保方式是否合法、適當； （四）相關程序是14、否符合本規定；（五）行政部認為應當審查的其他內容。第三十六條相關部門負責審查合同中與本部門業務相關的下列內容： （一）合同中與本部門業務相關的內容是否符合國家法律、法規、政策及國家有關政府部門的批準文件； （二）合同中相關技術條款是否符合國家標準、行業標準、企業標準及規程、規范； （三）合同約定的相關事項是否符合與本部門業務相關的行業規范； （四）相關部門認為應當審查的其他內容。第三十七條各部門對每一合同審查時間不得超過3個工作日。對按照本規定第二十八條規定制定的標準文本或示范條款合同補充內容的審核時間不超過1個工作日。第五節合同編號第三十八條除本制度另有規定，公司法律顧問或法務專員確認合同完15、成審查會簽程序后，按照本制度規定對合同實行統一編號。 第三十九條合同的編號按順序由以下部分組成：（一）公司中文名稱縮寫(大寫)；（二）合同承辦部門（部門）代碼：董事長、總經理直接簽署的為O;XX部為A；XX部為B；XX部為C；XX部為D；XX部為E。（三）合同種類代碼；（四）年份：合同進行編號時所在年份；（五）流水號：由阿拉伯數字組成。具體合同編號規則如下：序號合同類型代碼序號合同類型代碼1租賃016保險062買賣027工程建設(含設計、施工、監理）073合作038裝卸084股份、股權、財產購買、出讓049信息咨詢、服務、維保095抵押、擔保0510其他10第四十條合同附件以“FJ”后加阿拉伯16、數字表示。附件的序號前應當加上該合同的編號。第六節合同簽署第四十一條承辦人負責對已完成審查會簽、統一編號的合同進行校核、修改、印刷、裝訂后，送法定代表人或其授權代理人簽署，并按照公司印章管理辦法規定加蓋公章。 由公司總經理之外的人簽署合同的，應當嚴格按照公司授權管理制度辦理書面授權文件，并在授權范圍內簽署合同。承辦人應當對合同逐頁小簽或加蓋騎頁章。第四十二條以公司名義簽訂的合同，必須在公司書面授權范圍內按本節規定的程序簽署并加蓋公章。第四十三條訂立合同使用電子簽名的，承辦部門應嚴格依照國家的法律、法規及規章使用電子簽名，并按有關規定和約定妥善管理電子身份證明、密匙等電子數據文件及其載體。 使用17、電子簽名合同，應單獨征求信息技術管理人員意見。第四十四條公司合同的簽署，一般不得使用傳真方式，確因情況緊急，需要使用傳真方式簽訂的，在合同履行前，應要求對方當事人將原件寄交我方。采用郵寄方式簽訂合同的，應先由對方當事人簽署，然后寄送給我方簽署。第四十五條合同自雙方簽訂之日起成立，自生效條件成就之日起生效。第四章 合同履行第四十六條承辦人負責組織合同的履行，監督合同履行的全過程，并督促當事人按照約定全面、實際履行合同。第四十七條承辦人在申請放款或支付合同價款時，應當將合同正本或副本一份與其他資金支付憑證一并交財務部辦理付款手續，合同正本需粘貼印花稅票（如需要）。第四十八條承辦人負責履行合同約定的18、通知義務，包括提示有關部門按合同約定的日期、期間履行合同義務或主張權利。第四十九條承辦人負責匯報、請示、協調、解決合同履行中出現的問題、爭議。第五十條合同履行中若有異常情況出現，合同承辦部門應及時與行政部管理人員、公司法律顧問或法務專員及其他有關部門溝通情況，以便采取更有利于保護公司合法權益的對策。承辦人若發現對方當事人不履行或不適當履行合同時，合同承辦部門應在法定或約定期限內及時以法定或約定方式向對方提出異議，同時，應采取應急措施，防止損失擴大。異議文件應經公司法律顧問或法務專員審核。收到對方當事人履行異議時，合同承辦部門在法定或約定期限內，以法定或約定方式予以答復。財務部在審查、核實有關事19、項后，對是否停止支付做出決定。第五十一條履行過程中出現爭議事項，經合同當事人協商不成的，由承辦部門和行政部管理人員共同請示公司法律顧問或法務專員后，采取包括但不限于仲裁、訴訟的方式依法維護公司利益。第五章合同變更與解除第五十二條合同變更和解除文件的訂立、履行適用本制度。第五十三條合同的變更和解除一般由原合同承辦部門、承辦人承辦，并應采用書面形式。第五十四條合同變更和解除的，承辦人應當制作變更和解除說明文件，提交承辦部門負責人審核。第五十五條公司法律顧問或法務專員對合同變更和解除可能導致的法律風險進行評估，出具法律意見；財務部及其他有關部門依合同管理職責對合同變更和解除出具書面意見。第五十六條承20、辦人將上述文件、意見一并提交簽署人審批并簽署。第六章合同監督第五十七條行政部管理人員負責對合同訂立、履行、變更、解除等全過程的合法性、真實性進行監督檢查，并可根據需要進行專項效能監察。第五十八條行政部管理人員在接到涉及合同訂立、履行過程中存在違法、違規、違紀行為的舉報或投訴后，應會同相關部門及時進行調查，并及時上報公司主管副總經理和總經理。第五十九條相關部門及人員在行政部管理人員、公司有關部門實施稽核審計、監察職責時應當給予配合，并提供有關資料。第六十條違反本規定程序訂立、履行合同，但尚未造成經濟損失或其他嚴重后果的，由行政部管理人員、公司法律顧問或法務專員會同有關部門提出書面意見，要求責任人21、及其本部門主管負責人予以糾正。第六十一條違反本制度訂立、履行合同，造成重大經濟損失或其他嚴重后果的，由行政部、審計部門、監察部門按照有關規定進行查處，并追究責任人的責任。涉嫌構成犯罪的，移交司法機關處理。第七章合同檔案第六十二條合同簽訂完畢，承辦人負責整理合同檔案，并按公司檔案管理要求的時間及方式歸檔。第六十三條合同檔案包括以下內容：（一）合同背景材料；（二）當事人資信、資質等證明文件；（三）各部門審查意見書；（四）合同及其附件；（五）授權委托書；（六）履行、爭議解決情況的說明（有需要時）；（七）合同變更、解除的相關文件（有需要時）；（八）其他需要歸檔的文件。第六十四條合同文件中應當以正本優先22、存檔，歸檔的合同正本必須為原件。第八章附則第六十五條如本制度與其他規定相抵觸的，具體適用問題應提交總經理辦公會議討論決定。第六十六條公司各部門應分別于每年7月15日前將當年上半年合同、每年1月20日前將上一年度合同的簽訂、審查、履行情況，報送公司備案。第六十七條合同涉及招標投標的，適用法律、行政法規及公司有關招標投標的規定。第六十八條本制度涉及的數字、期限均包含本數。第六十九條本制度由公司行政部負責解釋。第七十條 本制度自發布之日起施行。附表： 合同審查審批表呈批部門： 呈批時間： 合同名稱合同類型合同編號合同使用目的甲方名稱乙方單位名稱合同金額通訊地址履約期限聯系電話經辦人對方聯系人經辦部門意見 年 月 日法律顧問意見 年 月 日財務部門意見 年 月 日總經理意見 年 月 日注：1一般合同由業務歸口職能管理部門、財務部門（限經濟類合同）、監察部門進行審查。2重大合同除按一般合同審查外，須經公司的法律顧問審查把關，并附法律顧問書面意見。3審查部門的審核意見應明確、具體，禁止使用“原則同意”、“擬同意”、“基本可行”等模糊性語言或只簽名字。4各審查單位應在5個工作日內完成會簽。5總經理或總經理委托的相關負責人作為合同簽訂人，對全面審查后的合同，簽署是否用印的意見。6本表作為長期檔案保存，要求用藍墨水鋼筆或碳素墨水筆填寫清楚，字跡工整。