公司各部門崗位人員內部溝通管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1117982
2024-09-07
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1、公司各部門崗位人員內部溝通管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 內部溝通制度1目的1.1為促進XXXXX公司(以下簡稱“公司”)各部門及各崗位人員的信息交流,增進了解,相互促進,提高工作效率和準確度,同時建立良好的問題反映及解決渠道,特制定本制度。2溝通機制2.1部門內部輪值主席會議;2.2專家團隊內部輪值主席會議;2.3國際技術合作部(以下簡稱“國際部”)與專家團隊信息溝通與反饋制度;2.4公文閱辦信息反饋制度;2.5跨部門溝通;2.6員工建議制度;3內容3.1部門內部輪值主席會議會議時間:原則上每周一上午8:2、15準時召開,如遇特殊情況,由辦公室另行通知;3.1.2參會人員:公司領導班子成員、各部門負責人、及其他需要參會的人員;3.1.3會議主持人:會議由上述參會人員輪流主持,辦公室每周一征集隔一周例會選題,例會主持人在例會前一周(周四)將會議選題發送給辦公室,辦公室在例會前一周(周五)發送會議資料給各參會人員。3.1.4會議形式:主持人主題演講,與會人員互動討論;會議主題:會議主題由主持人自行擬定,經批準后方可宣講,也可由領導指定主題進行演講;會議組織:部門內部輪值主席會議由辦公室負責組織召開。3.1.7會議紀要:會議紀要由辦公室整理,經批準后,發送給與會人員,并歸檔;3.2專家團隊內部輪值主席會3、議3.2.1會議時間:每月至少一次,要求團隊所有成員在一年內每人至少主持一次會議;3.2.2參會人員:專家團隊所有人員、有必要的列席人員,公司領導班子成員不定期參加;3.2.3會議組織:會議時間由各專家團隊自行確定,確定后需報辦公室備案;專家團隊內部輪值主席會議由專家團隊自行組織召開;3.2.4會議內容:3.2.4.1檢查、總結上月工作情況,布置下月工作重點;選定主題,做好內部技術交流;外聘講師,做好培訓和交流,必要時可以邀請公司相關技術人員參加;3.2.4.4項目進度檢查、協調會,必要時請項目管理部派員列席;會議紀要:會議紀要由專家團隊指定專人整理,經確認后,報辦公室存檔;3.3國際部與專家4、團隊信息溝通與反饋制度 職責3.3.1.1專家團隊職責:負責根據公司產業和專業發展規劃提出技術需求,并對信息及時進行反饋,原則上專家團隊自收到資料后最遲5個工作日內提出反饋意見;國際部職責:負責根據專家團隊提出的技術需求搜集項目資料;負責跟進專家反饋意見,對信息反饋的時效性負責;負責根據專家反饋意見,調整信息搜集方向,開始下一輪資料搜集工作;信息收集及反饋流程:專家團隊提出技術合作需求 國際部根據需求搜集資料 資料匯總,經國際部負責人確認后報送專家團隊 專家團隊提出反饋意見 國際部根據專家反饋意見調整資料搜集方向,開始下一輪資料搜集工作;流轉記錄:信息流轉跟蹤表(見附件)3.4公文閱辦信息反饋5、制度3.4.1職責:通知職責:辦公室對公文流轉的及時性負責;對于緊急公文,辦公室秘書必須電話或短信通知相關人員盡早處理;出差人員,辦公室有義務將重要或緊急公文以電話或短信方式通知出差人員閱辦;閱辦職責:通過OA和企業郵箱流轉的所有公文(含點對點文件),所有員工必須及時處理,以免對工作造成延誤或對個人造成不便;3.5跨部門溝通工作需要得到其他部門的支持與配合時,可通過工作協調會議等方式與相關部門的負責人及執行人進行跨部門溝通;3.5.2跨部門溝通實行:“總負責人責任制”,總負責人由承辦部門確定或由領導指定,總負責人負責對跨部門工作進度進行協調、督辦;3.5.2工作承辦部門及協作部門需明確各自責任6、,在限定時間內完成各自工作,加強信息交流,避免出現工作重疊或脫節;在加強跨部門橫向溝通的同時,提倡上行溝通、下行溝通與斜向溝通并重。3.6員工建議制度3.6.1每一位員工都可以為改善公司經營與管理而出謀劃策,公司鼓勵員工為部門提出合理化建議與意見,被采納的建議將在部門實施與推廣;公司任何一級員工,其向上逐級提出的可行性建議經公司采納后,產生了顯著效果的,可向公司申請建議獎。4溝通反饋4.1在各個溝通環節中,須做好溝通記錄,凡須有回復的意見或問題,溝通雙方必須明確反饋的時限。擔負反饋責任的一方,必須在規定時限內給予回復。4.2內部溝通制度的執行情況直接與績效考核掛鉤,望各部門、各專家團隊充分重視7、,加強協作,保證信息的順暢溝通和制度的有效執行。 信息流轉跟蹤表編號:信息名稱附件承辦部門承辦專員對應專家承辦部門批轉意見部門負責人: 日期:第一次送閱記錄送閱人員送閱時間送閱方式反饋時間反饋方式反饋意見承辦專員擬辦意見承辦專員: 日期:承辦部門調整意見部門負責人/具體部室負責人: 日期:第二次送閱記錄送閱人員送閱時間送閱方式反饋時間反饋方式反饋意見承辦專員擬辦意見承辦專員: 日期:承辦部門調整意見部門負責人/具體部室負責人: 日期:注: 信息流轉情況由承辦專員填寫,承辦部門批轉意見由承辦部門負責人填寫,承辦部門調整意見由承辦部門負責人或承辦部門具體科室負責人填寫,信息流轉次數較多,不夠時可加頁。