公司公文管理制度附格式發收文格式編號25頁.doc
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上傳人:職z****i
編號:1117991
2024-09-07
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1、公司公文管理制度附格式(發收文、格式、編號)編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 公文管理制度第一章 總則第一條 為了實現公司公文處理作的規范化、標準化和制度化,提高公文處理的質量和效率,保證公文的嚴肅性,根據國家行政機關公文處理辦法的原則,結合公司實際,特制定本制度。 第二條 公文處理必須做到及時、準確、安全、規范,必須嚴格執行有關保密法規,確保公司商業秘密的安全。第三條 公司各部門應當高度重視公文處理工作,遵守本制度并加強對公文處理工作的領導和檢查。養成實事求是和認真負責的工作作風,提高公文處理工作的效率和質量。第四2、條 公司綜合部是公文處理的歸口管理部門,主管公司并指導各部門公文處理工作,負責公司公文的統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。第五條 凡以公司名義行文的一切書面文件(含電子文件),均適用本制度。第二章 公文種類第六條 公司常用公文種類主要包括:(一) 決定:用于對重要事項作出決策和安排。(二) 意見:用于對重要問題提出見解和處理辦法。(三) 通知:用于任免干部,傳達上級指示,轉發上級和不相隸屬有關單位的公文,發布要求各部門辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項。(四) 通報:用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。(五) 報告:用于向上級領導匯報工作、反映情況、答復上級有3、關單位的詢問。(六) 請示:用于向上級領導或有關單位請求指示、批準。(七) 批復:用于公司回復有關單位的請示。(八) 制度(辦法):用于發布公司的規范經營管理等行為的規章制度,用于對特定范圍內工作和事務制定具有約束力的行為規范。(九) 函:用于公司與其他不相隸屬的單位之間商洽工作、詢問和答復問題,向與公司無隸屬關系的有關業務主管部門請求批準相關事項等。(十) 會議紀要:用于記載和傳達公司內各有關重要會議主要精神和議定的事項。第七條 公文按照行文方向分為:上行文:指下級機關向所屬上級機關的發文,如請示、報告。平行文:指平行機關或不相隸屬的機關之間的發文,主要是函,也包括一些紀要。下行文:指上級機4、關對所屬下級機關的發文,如決定、通知、通報、批復等。第三章 公文格式第八條 規范的公文一般由發文字號、標題、緩急程度、秘密等級、主送單位/部門、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送單位/部門、印發單位/部門等部分組成。(一) 涉及公司商業秘密的公文應當標明密級。其中,“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。公文按機密程度可分為以下幾類:1絕密:指極為重要并且不得向無關人員泄露內容的公文。2機密:指次為重要并且所涉及內容不能向公司內外無關人員透露的公文。3秘密:指不宜向公司以外人員透露內容的公文。4普通:指非秘密公文。如附有其他調查問卷之類的重要東西,則另當別論。5傳閱:指在本公司內部傳5、閱或傳達的公文。(二) 緊急文件應根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。(三) 發文單位標識應當使用發文單位全稱或者規范化簡稱加“文件”二字,用套紅大字居中印在公文首頁上部。(四) 發文字號應包括公司代字、年份、序號組成。(五) 上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。(六) 公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類,一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。標題用2號方正小標宋簡體字居中排布。(七) 正文是公文的主體部分。用3號仿宋體字。(八) 主送單位指公文的主要受理單位,應當使用全稱或規范化簡稱6、統稱。(九) 抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位,應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。(十) 公文如有附件,應當在正文之后,成文時間之前注明附件序號和名稱。應在正文下空一行左空2字的位置用3號仿宋體字標識。(十一) 成文日期,會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準;領導簽發的,以領導簽發的日期為準;一般信函、傳真,以發出日期為準。(十二) 內容不宜對外公開的,應當在文件首頁右上角適當位置注明“內部文件”。(十三) 公文除會議紀要以外,應當加蓋印章。(十四) 公文應當標注主題詞。上行文按照上級單位的要求標注主題詞。“主題詞”用3號黑體字,后標全角冒號,詞目用3號黑體字,詞目為三個7、能反應文章內容的詞組,詞目之間空1字。第八條 公文用紙一般采用國際標準A4型(210mm297mm),左側裝訂。張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定。第四章 行文規則第九條 行文應當確有必要,注重效用。第十條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。第十一條 上報的公文,應當在首頁注明簽發人姓名。第十二條 公司內設部門機構原則上不得對外正式行文,只就一般事務性函行文。第十三條 “請示”應當一文一事;一般只寫一個主送單位,如需同時送其他單位的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級單位。“報告”不得夾帶請示事項。第五章 文件編號第十四條 每份文件都必須設置編號,不得重復或遺漏。(一8、) 紅頭文件紅頭文件的編號按國家公文編號有關標準執行。(例:xx20171號,表示為“河南xx建筑安裝工程有限公司2017年第1號紅頭文件”)(二) 會議紀要按年度順序編“xx字20號”。(三) 其他類型的文件公司其他文件,根據業務發展和管理的需要,另行確定。第六章 發文辦理第十五條 發文辦理包括擬稿、核稿、簽發、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。 第十六條 擬稿:公文由相關部門負責擬稿,初稿形成后,經相關部門會簽;擬稿部門針對會簽意見修訂,形成正式文稿。草擬公文應當做到: (一) 符合國家的法律、法規及其他有關規定。(二) 情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述9、不曲,字詞規范,標點正確,篇幅力求簡短。 (三) 結構層次序數,第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”第四層為“(1)”。(四) 引用公文應當先引標題,后引發文字號。(五) 文內使用非規范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。(六) 公文中的數字,除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。第十七條 核稿:正式文稿經部門負責人審核,交辦公室主任復核。核稿把關的重點是:(一) 是否需要行文;(二) 是否符合國家的法律法規和方針政策及有關規定;(三) 涉及多個部門的文件是否已會簽;(四) 提出的要求和措施是10、否明確具體、切實可行;(五) 文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本適度的有關規定。第十八條 印制。對文件打印清樣進行全面校對無誤后方可印制;印件要格式正確、整潔、美觀、份數準確。綜合部負責紅頭文件的印制和裝訂。第七章 收文管理第十九條 綜合部負責公司外來文件以及各部門報送公司領導的文件的處理。各部門負責本部門外來文件以及公司下發文件的處理。第二十條 收文辦理一般包括簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、督辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。第二十一條 簽收:收到文件應以簽字或蓋章的方式給發文單位以憑據。第二十二條 登記:對收文的特征和辦理要求進行記載,如標題、發文單位、緩急度等。第二十三條 擬辦:各11、部門收到的外來文件,對指名或親啟件原則上直接送收件人;不能明確收件人或重要來件應先匯總至公司綜合部,由綜合部拆開后據情填寫收文處理簽提出辦理意見,送上級領導批閱。第二十四條 分發:綜合部根據領導批示,對來文進行跟進辦理,對需要公告的事項,通過會議、公告欄等方式負責傳達;對需要傳閱的文件送達給相關責任人,并做傳閱登記。第二十五條 承辦:各責任部門(責任人)對需要辦理的事項應及時進行辦理。凡屬承辦部門職權范圍內可以答復的事項,承辦部門應當直接答復呈文單位;凡涉及其他部門業務范圍的事項,承辦部門應當主動與有關部門協商辦理;凡須報請上級領導審批的事項,承辦部門應當提出處理意見并代擬文稿,一并送請上級領12、導審批。承辦情況與部門或個人績效考核結合。第二十六條 督辦:綜合部有權對承辦情況進行督促檢查。督辦貫穿于簽批事項處理的各個環節,根據事項的緊急程度隨時或者定期向領導反饋辦理情況。第二十七條 時間控制:各事項在擬辦、承辦、督辦等每一階段,均要求辦理的時效性;其中,普通件辦理控制在48小時內,急件辦理控制在24小時內,特急件應立即辦理。各責任人應在相應時間范圍內向公司領導、綜合部反饋辦理情況。公文辦理時效納入部門或個人績效考核。第八章 附則第二十八條 本制度由公司行政部負責解釋,并修訂完善。本制度自公布之日起施行 附件:公文模板目錄一、A4型公文紙頁邊及版心尺寸二、紅頭文件紙 四、請示五、報告六、13、部門間工作聯系單七、決定八、通知九、批復十、通告十一、會議紀要十二、傳閱單十三、文件簽收單37mm1mm 天頭28mm1mm 訂口17mm156mm210mm225mm297mmA4型公文紙頁邊及版心尺寸xx公司文件字20號(仿宋三號居中)(紅色反線距此4mm)標題(宋體小二號居中)主送單位(仿宋三號左側頂格):自然段(左空2字)。附件:1.(仿宋三號左空2字) 2. (蓋章生效) 二 年 月 日(右空4字) 主題詞(黑體三號居左頂格):詞目(宋體小三號) 抄送(仿宋三號左空1字):、 印發機關(仿宋三號左空1字) 201 年 月 日印發 xx內部請示 秘密請字 號 特急總經理或總經理授權人批14、示:主管副總經理意見:標題:內容摘要: 附件:1. 2.簽報人:年月日呈文部門:經辦人:聯系電話:注:辦公室負責審核格式以及模板的正確使用;會簽頁及正文附后。會 簽 頁文件名及字號:會簽單位會 簽 內 容會簽意見(需根據呈文部門所申請審核內容明確會簽意見):負責人簽字: 簽字時間: 年 月 日會簽意見(需根據呈文部門所申請審核內容明確會簽意見):負責人簽字: 簽字時間: 年 月 日會簽意見(需根據呈文部門所申請審核內容明確會簽意見):負責人簽字: 簽字時間: 年 月 日會簽意見(需根據呈文部門所申請審核內容明確會簽意見):負責人簽字: 簽字時間: 年 月 日原件存檔部門復印件存檔部門關于X X15、 X問題的請示(標題二號宋體字加粗居中)X X X: (主送機關和正文:仿宋3號)X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X16、 X X X X X X X X X X X X X X。附件:1. X X X X X X X X X X X X X X X X 2. X X X X X X X X X X X X X X X X (呈文單位) 二一 年 月 日xx內部報告 秘密報字號 特急總經理或總經理授權人批示:主管副總經理意見:標題:內容摘要:附件:1. 2.簽報人:年月日呈文部門:經辦人:聯系電話:原件存檔部門復印件存檔部門注:辦公室負責審核格式以及模板的正確使用;會簽頁及正文附后。關于X X X問題的報告(標題二號宋體字加粗居中)X X X: (主送機關和正文:仿宋3號)X X X X X X X X X X 17、X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。附件:1. X X X X X X X X X X X X X 18、X X X 2. X X X X X X X X X X X X X X X X (呈文單位) 二 年 月 日工作聯系單日 期: 編 號:題 目收件部門收 件 人具體內容發文部門部門負責人辦理期限對方簽收備 注關于XXX的決定(標題二號宋體字加粗居中)XX決字 號正文 (仿宋3號) 為此,特決定如下:一、二、三、 發文單位/部門(蓋章) 二八年X月X日主題詞:(黑體小三) XX XX 決定(宋體小三) 主送: XXX部 抄送: XXX部 份數:共印X份 存X份 發X份 發文單位/部門 20XX年X月X日印關于XXX的通知(標題二號宋體字加粗居中) 主送單位:(主送機關和正文:仿宋3號)為了XX19、XXXXXX,經XXXXXXXX研究決定:一、XXXX;二、XXXX;三、XXXX。特此通知。 發文單位/部門(蓋章) 二八年X月X日主題詞:(黑體小三) XX XX 通知(宋體小三) 主送: XXX部 抄送: XXX部 份數:共印X份 存X份 發X份 發文單位/部門 20XX年X月X日印 關于XXX請示的批復(標題二號宋體字加粗居中) XX批字 號單位/部門:(主送機關和正文:仿宋3號)你公司字20171號文收悉,經研究,同意你公司,特此批復。 發文單位/部門(蓋章) 二XX年X月X日主題詞:(黑體小三) XX XX 批復(宋體小三) 主送: XXX部 抄送: XXX部 份數:共印X份 存X20、份 發X份 發文單位/部門 20XX年X月X日印發關于的通告(標題二號宋體字加粗居中) XX通字 號正文(主送機關和正文:仿宋3號)特通告如下:一、二、三、 此告 發文單位/部門(蓋章) 二XX年X月X日X X X會會 議 紀 要(二號宋體字加粗居中)X X會字 號 簽發人:時 間:(仿宋四號)地 點:主 持 人:出席人員:列席人員:缺席人員:記 錄:議 題:(仿宋四號,加粗)(正文,仿宋四號)主送: X X X抄送:X X X (共印 份)傳 閱 單傳閱內容傳閱要求序 號傳閱部門批示內容主辦部門: 聯系人: 簽批人: 20XX年 X月X日文 件 簽 收 單文件名稱序號簽收部門簽收日期簽收人返回日期備注12345678主辦部門: 聯系人: 簽批人: 20XX年 X月 X日