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1、企業銷售部表單填寫工作管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 銷售部表單填寫標準及操作流程1 散客預訂房通知單使用范圍：少于5間房（不含5間），使用散客訂房通知單使用規范u 銷售經理接到預訂，先向客房預訂詢問酒店房態，然后根據表單要求，填寫訂房公司、訂房人姓名、聯系電話、入住賓客姓名等重要信息，并清晰注明客人抵離店日期，所需房間類型、房間價格、所屬房價代碼，如果是會員，請注明會員等級，以助于前臺人員的操作。u 在“付款方式”中選擇客人的付款方式，如屬協議掛賬單位，還需注明掛賬號，如屬“其他”掛賬方式，請在備注中說明2、結賬的方式，以便于前臺人員的正確操作。u 如果客人對房間布置有要求，請在“客房布置”一欄中正確填寫，比如所需客房的朝向，樓層等。u 如客人對于房間還有其它特殊要求，比如撤小酒吧、關長途電話、房價保密等，請在“特殊要求”一欄中注明。u 酒店非保證性預訂的一般保留時間是18:00，如果客人有需求要保留至超過18:00，銷售經理必須根據酒店房態，給予適當答復，并在18：00后，向客人進一步確認，以保證酒店客房預訂的準確性，從而提高酒店客房的出租率。u 如果銷售經理超出房價權限范圍，請依規定按級審批，經審批完整后方可送單至客房預訂。u 如果賓客在前臺入住而未向前臺說明為協議單位，后經銷售經理確認后為協3、議單位，過夜審之后銷售經理不得補單給予折扣。u 銷售人員新接預訂，必須在填單時勾選“新的預訂”；如果取消預訂，必須勾選“取消”，并將取消內容按格式填寫；如果是更改預訂，必須勾選“更改”；如果是增加所需客房數量或類型，必須勾選“侯補”。走單流程u 銷售經理完整填單后，送至三樓商務中心（即客房預訂），預訂處人員簽字確認后將第一聯“留存”聯取回，至銷售部文員處歸檔，以考核銷售經理業績。u 第二聯“客房預訂處”存放于客房預訂，以備查。u 第三聯“財務聯”由客房預訂交至總臺，總臺在客人離店后，與賬單一起交至財務日審進行審核，并作為月底與銷售部核對考核的依據。附件：散客訂房通知單 2 團隊訂房通知單使用范4、圍：5間房以上（含5間房），使用團隊訂房通知單使用規范u 銷售經理接到預訂，先向客房預訂詢問酒店房態，然后根據表單要求，填寫訂房公司、訂房人姓名、聯系電話、團隊名稱等重要信息，并清晰注明團隊人數、抵店日期、離店日期，所需房間類型、房間價格、所屬房價代碼，以助于前臺人員的操作。u 如果有免費房，特別是旅行社團隊，則必須注明免費房間數，如超出銷售經理權限，則需按級審批。u 在“付款方式”中選擇客人的付款方式，如有酒店其它消費項目需簽單掛總臺，必須注明簽單人姓名，以便于前臺人員的正確操作。u 如果客人對房間布置有要求，請在“客房布置”一欄中正確填寫，比如所需客房的朝向，樓層等。u 如客人對于房間還有5、其它特殊要求，比如撤小酒吧、關長途電話、房價保密等，請在“特殊要求”一欄中注明。u 酒店非保證性預訂的一般保留時間是18:00，如果客人有需求要保留至超過18:00，銷售經理必須根據酒店房價，給予適當答復，并在18：00后，各客人進一步確認，以保證酒店客房預訂的準確性，從而提高酒店客房的出租率。大中型團隊一般與賓客簽有團隊合同，確保最低取房數；小型團隊在實際取房不足而成散客預訂時，按散客房價執行。u 如果銷售經理超出房價權限范圍，請依規定按級審批，經審批完整后方可送單至客房預訂。u 銷售人員新接預訂，必須在填單時勾選“新的預訂”；如果取消預訂，必須勾選“取消”，并將取消內容按格式填寫；如果是更6、改預訂，必須勾選“更改”；如果是增加所需客房數量或類型，必須勾選“侯補”。u 團隊如需叫醒服務，銷售人員須在“叫醒服務”項中填寫叫醒時間。走單流程u 銷售經理完整填單后，送至三樓商務中心（即客房預訂），預訂處人員簽字確認后將第一聯“留存”聯取回，至銷售部文員處歸檔，以考核銷售經理業績。u 第二聯“客房預訂處”聯存放于客房預訂，以備查。u 第三聯“財務聯”由客房預訂交至總臺，總臺在客人離店后，與賬單一起交至財務日審進行審核，并作為月底與銷售部核對考核的依據。附件：團隊客房預訂通知單3餐飲預訂通知單使用范圍：餐飲散客及宴會預訂使用規范u 銷售經理接到預訂，根據客人要求，向宴會預訂詢問用餐場地情況，7、經確認后，開具訂餐通知單。u 銷售經理必須在訂餐通知單中注明訂餐單位/人名稱、手機號、用餐日期、餐別、確切的人數、標準等，并將向宴會預訂確認后的用餐地點填寫在單中。在標準一項中，如果是客人自己點菜，則只需填寫“零點”；如果已經向客人確定標準，并確認菜單，則需在訂餐單后附上已經客人確認的菜單。在團隊洽談中，團隊餐最低標準為800元/桌，自助餐98元/位（團隊自助餐保底50人），團隊自助餐在人數允許的條件下，也可在一樓圣但尼自助餐廳，價格為自助餐價格的8折。u 銷售經理應根據客人的需求，在“口味”、“餐位愛好”中盡可能提供賓客特殊需求，以使餐廳能提供更好的服務。u 如客人有指定菜肴或酒水，銷售經理8、應在“指定菜”、“酒水飲料”中認真填寫。u 銷售經理在“結算方式”中注明現付還是掛賬，如果是協議公司掛賬，必須填上掛賬號；如果為團隊掛總臺賬，必須填寫總臺掛賬號及簽單人姓名。u 酒店餐廳酒水除婚宴等酒店規定的優惠條件外，一般不能自帶，如遇特殊情況，應按級審批，并在備注中注明，以便于餐廳操作。u 除協議單位及會員外，酒店餐飲一般不給予優惠折扣，如遇特殊情況，應按級審批，并在備注中注明，以便于餐廳操作。u 銷售人員新接預訂，必須在填單時勾選“新的預訂”；如果取消預訂，必須勾選“取消”，并將取消內容按格式填寫；如果是更改預訂，必須勾選“更改”；如果是增加，必須勾選“侯補”。走單流程u 銷售經理完整填9、單后，送至二樓宴會預訂，預訂處人員簽字確認后將第一聯“留存”聯取回，至銷售部文員處歸檔，以考核銷售經理業績。u 第二聯“宴會預訂”聯存放于宴會預訂，以備查。u 第三聯“財務聯”由餐飲收銀與賬單一起交至財務日審進行審核，并作為月底與銷售部核對考核的依據。附件：訂餐通知單3 會議、宴會場地訂單使用范圍：會議廳場地租用使用規范u 銷售經理接到預訂，根據客人要求，向宴會預訂詢問會議場地出租情況，經確認后，開具場地預訂通知單。u 銷售經理必須在場地預訂通知單中仔細填寫使用單位名稱或會議名稱、使用日期及時間、租用場地名稱、人數，及聯系人姓名和聯系電話。u 在“布置要求”中銷售經理應該注明如會議臺型、茶水、10、話簡、綠色植物及鮮花、是否放主席臺或講臺、是否需要網絡支持、投影儀、幕布、茶歇等需求。酒店茶歇分為30元、40元、50元三檔。u 銷售經理應在“會標”中填寫會標名稱及制作方式，橫幅或噴繪，以便于宴會廳人員及時布置會場并核對會標名稱正確性。u 銷售經理應在“價格”一欄中標注會場價格及其它收費項目標準，以確保宴會廳服務人員收取費用。u 銷售經理在“結算方式”中注明現付還是掛賬，如果是協議公司掛賬，必須填上掛賬號；如果為團隊掛總臺賬，必須填寫總臺掛賬號及簽單人姓名。u 會場優惠價格超出銷售經理權限，應按級審批。u 銷售人員新接預訂，必須在填單時勾選“新的預訂”；如果取消預訂，必須勾選“取消”，并將取11、消內容按格式填寫；如果是更改預訂，必須勾選“更改”；如果是增加，必須勾選“侯補”。走單流程u 銷售經理完整填單后，送至二樓宴會預訂，預訂處人員簽字確認后將第一聯“留存”聯取回，至銷售部文員處歸檔，以考核銷售經理業績。u 第二聯“宴會預訂”存放于宴會預訂，以備查。u 第三聯“財務聯”由餐飲收銀與賬單一起交至財務日審進行審核，并作為月底與銷售部核對考核的依據。附件：場地預訂通知單 4 康娛預訂通知單使用范圍：酒店康娛設施或場地預訂使用規范u 銷售經理接到預訂，根據客人要求，向宴會預訂詢問康娛場地租用情況，經確認后，開具康娛預訂通知單。u 銷售經理必須在預訂單中仔細填寫賓客姓名、預訂時間、預訂項目、12、人數、要求、價格、預訂人姓名和聯系電話等項目。u 銷售經理在“結算方式”中注明現付還是掛賬，如果是協議公司掛賬，必須填上掛賬號；如果為團隊掛總臺賬，必須填寫總臺掛賬號及簽單人姓名。u 除協議單位及會員外，酒店康娛一般不給予優惠折扣，如遇特殊情況，應按級審批，并在備注中注明，以便于康娛部門操作。u 銷售人員新接預訂，必須在填單時勾選“新的預訂”；如果取消預訂，必須勾選“取消”，并將取消內容按格式填寫；如果是更改預訂，必須勾選“更改”；如果是增加，必須勾選“侯補”。走單流程u 銷售經理完整填單后，送至三樓客房預訂，預訂處人員簽字確認后將第一聯“留存”聯取回，至銷售部文員處歸檔，以考核銷售經理業績。13、u 第二聯“康娛預訂”聯存放于客房預訂，以備查。u 第三聯“財務聯”由康樂收銀與賬單一起交至財務日審進行審核，并作為月底與銷售部核對考核的依據。附件：康樂預訂通知單5 團隊預留單使用范圍：獲得團隊信息，但團隊并未完全確認時，銷售經理應使用團隊預留單按照客人需求預留團隊客房、餐飲、會議及其它相關設施。使用規范u 銷售經理獲得會議團隊信息，應詢問團隊起始時間、會議人數、所需客房類型、宴會廳及會議廳使用時間和要求，并分別向客房預訂和宴會預訂詢問客房和會議宴會設施租用情況，如無人預訂，可直接請預訂處人員預留；如遇已經有人預訂，可向部門經理或營銷總監請求協調，經協調后，進行場地的預留。在兩個或以上會議團14、隊均未確認的情況下，對于場地的預留，可出現排對等候狀態，哪一方先確認并簽訂會議合同，則場地歸哪一方租用。u 銷售經理根據客人要求開具團隊預留單，應注明團隊起始時間、人數、所需房型及房間數量，房價和房價代碼可先不注明；在用餐安排及會議廳使用欄中，應注明預留的會議廳或宴會廳名稱、宴會或會議人數、使用時間等重要內容；在投影儀、門廳橫幅等有限設備處也應注明，以助于預訂處的安排。u “付款方式”一欄中可先不作注明。走單流程u 銷售經理完整填單后，送至三樓客房預訂，預訂處人員簽字確認后將第一聯“留存”聯取回，至銷售部文員處歸檔，以考核銷售經理業績。u 第二聯“客房預訂”聯存放于客房預訂，以備查。u 第三聯15、“宴會預訂”聯存放于宴會預訂，以備查。附件：團隊預留單6 內部工作聯系單使用范圍：除指定單據之外，部門之間需要委托辦理事項，使用內部工作聯系單，比如委托人資部指派禮儀小姐、委托房務部布置鮮花綠色植物等。使用規定u 銷售經理使用內部工作聯系單，必須指明受委托部門、委托事項和具體要求。u 內部工作聯系單一式二聯，銷售經理填單后送至受委托部門，經簽定確認后帶回“委托部門”聯帶回，另一聯留存“受委托部門”。u 如在使用過程中，同一事件需要通知多個相關部門，銷售經理可在“受委托部門”一欄中注明多個受委托部門，并做到相關部門每部門一聯。u 在會議接待過程中，出現需要增加橫幅、歡迎牌或噴繪等服務內容，均應填16、寫“內部工作聯系單”，美工、宴會服務、負責懸掛橫幅的工程部都應送單。如果委托的項目需要收費，應在“價格”一欄中注明價格，如超出銷售經理權限，應按級審批后送單。在會議接待過程中，如遇緊急，可事后補單。u 如遇會議接待，在EO單已經發送至各部門之后需要更改會議相關內容，用“內部工作聯系單”通知相關部門。走單流程u 銷售經理填單后送至相關部門，經簽字確認后取回“委托部門”聯留檔。附件：內部工作聯系單7 款待申請單使用范圍：銷售經理宴請客戶，使用款待申請單使用規范u 銷售經理如需款待客戶，應先填寫款待申請單。u 費用如劃銷售經理簽單費，則只需銷售經理簽字確認；如遇需酒店款待客戶，應按級審批。u 款待單17、應仔細填寫招待賓客姓名、理由等內容。u 銷售經理款待用房優惠價為300元/間夜。u 銷售經理工作餐最低標準50元/人。走單流程u 銷售經理完整填單后，送至預訂中心，預訂處人員簽字確認后將第一聯“留存”聯取回，留檔。u 第二聯“預訂處”聯存放于預訂，以備查。u 第三聯“財務”聯交財務，以作為開支憑證。附件：款待申請單8 EO（event order）單使用范圍：凡涉及三個（含三個）以上部門工作的接待，應使用EO單。使用規定u 銷售經理在會議發生前2天必須完成EO單的制作。u 銷售經理根據會議宴會洽談內容，按EO單格式分部門填寫各部門工作內容，明確完成工作的時間節點、數量等相關內容。u 如EO單所有內容，在銷售經理權限范圍內，則經部門經理審閱后交銷售部文員統一通過BQQ發送至相關部門。u 如EO單中所涉及內容，超出銷售經理權限，應根據事先口頭申請內容填寫后，按級審批后交銷售部文員統一通過BQQ發送至相關部門。u 凡制做EO單的團隊，則最終以EO單為準，在會議進行過程中更改內容，以內部工作聯系單通知相關部門。u 在EO單的制定中，美工部分必須注明橫幅、歡迎牌或噴繪的擺放時間、撤回時間，如需制作電子顯示屏也需要明確注明，以免美工漏做。走單流程u 銷售部通過BQQ發送至部門，各部門負責通知相關班組。