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1、公司內部溝通管理制度（流程、反饋、職責等）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: （一）制定目的：建立公司內部正常、順暢的溝通管道并形成制度。（二）適用范圍：公司內部涉及到文件溝通、會議溝通及其他形式溝通時均適用。（三）管理權責3-1.管理部權責（1）總經理召開的會議、公司例會、臨時性會議的通知、召集，會議資料的準備會議記錄，會議決議追蹤及呈報；（2）總經理信箱（傳統信箱以及電子信箱）的管理，定期收、呈；（3）企業制度、正式文件的頒布、發行；（4）公司決議事項和總經理指令的通知、傳達；（5）有關事務的聯絡、協調、催辦。3-2、2.各部門主管權責（1）出席要求參加的會議、執行會議決議；（2）根據會議要求、上級指示或工作需要，向所屬部門、員工傳達會議決議及公司的政策、規章、要求等；（3）定期或不定期向總經理或分管領導作述職匯報，及相關業務狀況的呈報；（4）部門會議的通知、召集、會議資料的準備、會議決議追蹤及呈報；（5）有關跨部門事務的聯絡、協調、催辦以部屬之考核；二、工作內容（一）規定1.總則公司組織內部的正常溝通管道有如下三種形式：（1）正式的文件(含文書)溝通。（2）會議溝通(例行會議、臨時性會議)。（3）非正式場合、形式的溝通(電話、個別交談等)。2.文件(含文書)溝通1）規章、制度類文件A.規定各種規章制度及作3、業程序、作業規范、操作標準并經相關權責主管審核、批準的正式文件，有專一主題、格式化、適用期長，一般不針對具體個人、具體時間，并在相應范圍內必須遵循的基礎性制度；B.公司制定的制度規章，由（總）經理室頒布、發放。2）聯絡、通知類文書A.進行各種具體事務聯絡、通知、交辦、指令、呈報等文書。一般適用期較短，針對性較具體，適用期過后，多數無保存價值或存檔年限短。另外，有些臨時性或試行性制度也可采用此類形式。B.各部門之間、公司內部之間具體事務聯絡、協調、知會等事宜辦理都可用聯絡單形式體現、傳遞。C.上級主管、上級部門的事項通知、指令的傳達、發布,也都可用聯絡單形式體現。3）簽（呈）、報告、報表類文書A4、.下級呈報上級，下屬部門呈報直接主管部門、主管部門向公司或總經理的述職報告，專項工作匯報、簽呈及各項業務報表等，分為定期及不定期的呈遞；B.須定期呈報有：生產計劃報表、生產月報表、品質分析報表、毛利預算表、財務收支預算、采購資金計劃表等；業務部的業務報表、銷售及費用月計劃表及相關分析報告等；財務部的財務報表、財務分析報告、責任單位成本績效報告；下級主管對上級主管的述職報告、工作報告。C.不定期呈報專項工作報告；具體事項呈報核準。4）會議記錄類文書A.各類會議由主持人指定人員做會議記錄，（副）總經理主持召集的會議原則上由管理部負責會議記錄；B.對會議決議涉及具體工作安排，須確認追蹤結果，由會議記5、錄者形成決議事項追蹤表，經主持人指定專人進行追蹤、確認。（副）總經理主持會議的決議事項的追蹤、確認，除非總經理另行指定，原則上由管理部負責；C.對會議決議涉及一般事項的規定須傳達、通知、知會的，由會議記錄者形成聯絡單，經主持人簽名確認后，發放相關單位人員；D.重要會議的會議記錄，經主持人簽名確認后，由會議記錄者復印分發或傳閱與會人員或相關人員。5）文件溝通途徑說明A.審批、發布公司性制度由（總）經理室組織制定，經相關權責主管審核，總經理批準后，頒布、發放；各單位部門內部制度由部門在不與公司制度相抵觸的前提下提出或組織制定，經部門經（副）理審核，總經理批準后，頒布、發放；報批前須送（總）經理室會6、審，確認同公司相關制度無矛盾、抵觸。發出的“聯絡單”須經發出部門（單位）主管簽章確認并抄送（復印）上二級主管，須回復者須經受文部門（單位）主管簽章確認，并抄送（復印）其上二級主管；對會議記錄類的文書按本制度4.2.4.條款執行；對須張榜公布的公告、任命、通知等文書發布前，由（總）經理室負責審稿，必要時，上呈總經理審閱(核)方可；所有簽（呈）報告、報表均需層呈至上二級主管。B.發放記錄對傳閱的文件、文書，由發放部門要求傳閱對象在傳閱記錄表簽章記錄；對正式發放文件，由發放部門要求收件者在文件分發記錄表上簽收登錄；對聯絡單、決議事項追蹤表等的文書，必要時，發出部門可要求收文者在文件分發記錄表簽收登錄7、，收文者不得拒簽，拒簽者予以記過處分。C.傳遞規定文件傳遞采用專門的文件夾傳遞，文件夾外除有“部門專用”字樣外，用不同顏色色標區分文件性質；“急件”使用紅色色標，“密件”使用白色色標，一般性呈閱文件使用黃色色標，部門間傳遞文件或部門內傳閱文件采用綠色色標；收文者在接收來文后需在規定的時間內著手處理文件中的相關事宜，其中“急件”時限為1小時，其他文件為4小時；D文件存檔由（總）經理室負責，所有頒布、發放的文件必須存檔一份。3.會議溝通（1）會議類別A）例行性會議；B）臨時性會議。（2）例行性會議（3）臨時性會議由總經理或相關權責主管依需要時動議召集（4）會議管理A.例行性會議如有變更原則上應提前8、半個工作日通知，如無變更則不另行通知；B.臨時性會議原則上應至少提前1小時通知參加人員；C.會議參加者必須準時出席并簽到，因故無法到會者,事先須向主持人請假并取得許可，或派代理人出席(代理人應向主持人報備)，遲到、早退者須向主持人報備,取得諒解及同意；D.會議應事先明確主題，與會人員應依據本職工作做好各種準備(包括資料、數據)；E.主持人應控制會議時程，盡量在規定的時間內結束會議；F.會議決議的落實實施情況，應作為下次會議議題之一。4.非正規場合、形式的溝通（1）由（總）經理室設置總經理信箱，并負責定期的收集、呈遞總經理；（2）除工作接觸外，各級主管應定期或不定期與下屬進行交談溝通，以增進彼此9、了解，掌握各層次人員的動態信 息，幫助決策層把握方向，適當準確地制定相關政策，原則上：A.總經理、部門經（副）理等直接部屬每個月應有一次交談溝通，總經理同下二級部屬，每季度應有一次交談溝通；B.經（副）理同直接部屬每周應有一次交談、溝通，同其他部屬每月應有一次交談、溝通。四、越級溝通：對于正常的工作，各部門員工要養成逐級上報的習慣。但當工作中出現如下情況時，可以進行越級溝通：1、下級對上級匯報的工作內容，提出的意見和建議，多次得不到答復時；2、下級對上級的管理方式產生意見，需要投訴時；3、下級發現上級的違規行為時。五、溝通反饋：在各個溝通環節中，凡須有需回復的意見或問題時，溝通雙方必須明確反饋10、的時限。擔負反饋的一方，必須在規定時限內給予回復。若在指定時間內未收到回復的，可直接在聯絡單中向行政部提出投訴，投訴將影響崗位績效。六、相關責任：1、部門主管有責任通過各種渠道以最佳方式解決員工所遇到的問題。2、各部門主管對信息聯絡單的處理方式及處理結果將與其績效掛勾。3、如果當事人未使用書面溝通方式而耽誤工作進展的，當事人負主要責任。企業內部書面溝通制度為促進公司各部門及員工之間的交流，避免出現因內部各環節溝通不及時或不順暢導致的工作脫節、推諉現象，同時建立良好的反映問題、解決問題的渠道，特制定本制度。一、本制度核心內容：采用書面溝通方式，即使用信息聯絡單解決問題。二、以下情形需使用書面溝通11、方式：1、公司員工遇到自己無法解決的問題需上級領導協助解決時；2、公司員工遇到重要問題需得到上級領導批示時；3、對行政會議決定的事項及問題進行跟蹤督導；4、所需解決的問題在短時間內無法答復時；5、所需解決的問題需有書面記錄時；6、工作中需要得到其他部門的支持與配合時；7、對公司具有代表性問題的建議，對公司改革及發展的建議和意見。三、溝通流程：員工：1、各部門員工需采用書面形式解決問題時，必須先填寫信息聯絡單；2、將填好的信息聯絡單遞交本部門主管；3、部門主管接到信息聯絡單時必須在約定時間內向員工反饋問題解決情況；部門：1、部門間有需采用書面形式解決問題時，由部門經理相互遞交信息聯絡單，；2、將12、填好的信息聯絡單遞交對方部門主管；3、接受方應在約定時間內向遞交方反饋問題解決情況；行政會議監督執行：行政會議中未具體商議的問題，會后商議需填寫行政會議督導信息聯絡單：1A部門提出A部門解決督導人處；2A部門提出B部門解決或需B部門協調的，A部門B部門督導人處；接收部門必須在兩個工作日內進行回復，回復中必須有“實施方案、負責人、完成時間”三項內容。督導人負責監督問題解決的全過程，特別是對已有的解決方案按時實施進行壓迫式督導，直到問題得以解決，解決的標準是以后再遇到同類問題有章可循。四、越級溝通：對于正常的工作，各部門員工要養成逐級上報的習慣。但當工作中出現如下情況時，可以進行越級溝通：1、下級13、對上級匯報的工作內容，提出的意見和建議，多次得不到答復時；2、下級對上級的管理方式產生意見，需要投訴時；3、下級發現上級的違規行為時。五、溝通反饋：在各個溝通環節中，凡須有需回復的意見或問題時，溝通雙方必須明確反饋的時限。擔負反饋的一方，必須在規定時限內給予回復。若在指定時間內未收到回復的，可直接在聯絡單中向行政部提出投訴，投訴將影響崗位績效。六、相關責任：1、部門主管有責任通過各種渠道以最佳方式解決員工所遇到的問題。2、各部門主管對信息聯絡單的處理方式及處理結果將與其績效掛勾。3、如果當事人未使用書面溝通方式而耽誤工作進展的，當事人負主要責任。一、制定本制度的目的為促進公司各部門及工作人員之14、間的交流，培養一種正確的溝通心態，把積極的溝通變成一種習慣，使每一個崗位對上對下的溝通都變成一種需求，在溝通中提高工作效率和準確度，減少誤解和矛盾，融洽工作關系，增進同事及上下級感情，建立和諧的工作關系，同時建立良好、健康的問題反映及解決渠道，特制定本制度。二、溝通前的心態改變良好溝通首先要從改變心態開始。1、健康的心態。我們在整個團隊中倡導坦率、真誠、相互信任、相互幫助的溝通氛圍，倡導全員樹立端正的溝通心態！要使溝通基于工作本身，讓溝通幫助整個團隊提高工作準確度及效率：在工作中要保持積極暢通的溝通交流，發現問題時通過正確的渠道反映，而不是背后議論與傳播；在談工作中的問題時，要就問題談問題，不15、要包含太多個人情感傾向；在他人向自己反映工作中存在的問題時，要樂于接受，積極改善。2、需求的心態。每一個人都要把溝通變成一種需求：對上級來說，下級工作的優秀表現或是不足，下級思想與生活的動態，都要變成自己的溝通需求，積極與下級去溝通；對下級來說，本部門工作中的各種問題，上級管理工作中出現的問題，也都要變成自己的溝通需求，積極與上級去溝通；對于同事以及各部門之間，積極的溝通也要成為一種需求，以促進工作效率與效果；每一名員工對公司的溝通也成為一種需求，對公司具有代表性問題的提出與建議，對公司改革、發展的建議和意見，都可以通過各種方式進行溝通。3、實事求是的心態。溝通基于事實！公司各級管理干部要養成16、傾聽來自一線聲音的習慣，無論是逐級的工作上報，還是員工通過正確的溝通方式進行的越級上報，只要是基于事實的、有益于推進企業工作的溝通內容，一律要引起重視，與員工進行坦誠的溝通，并積極改進。三、溝通方式1、面談：主要指一對一的面對面談話。2、會議：包括晨會、問題討論會議、工作協調會議、員工座談會、全體員工大會等方式。3、書面溝通：包括工作報告、文件、任務單、內部刊物等方式。4、網絡溝通：包括電話、電子郵件與網絡即時聯絡工具等方式。5、其他：包括宣傳欄、董事長信箱等方式。四、各處的溝通職責（一）人事部門1、人事部門要積極促進各部門間的溝通，并給予中層管理以上人員相關溝通技能的培訓。2、定期進行員工滿17、意度調查問卷，了解員工的目前工作的狀態和需求。（二）每一位有下屬的管理人員1、在新員工入職時，要與其進行入職談話，介紹公司及工作的簡要情況，并表達對其在公司發展的期望與祝愿。2、在員工試工期滿轉正時，要與其進行轉正面談，對其試用期的表現做出評價，表揚優點、指出不足，并提出對其今后的工作期望。3、在員工工作績效不佳時，要通過面談，幫助員工尋找與工作目標之間的差距，與公司要求的差距，提出改進意見，表達對員工的期望，以提高員工工作績效。4、在員工心態出現問題時，要立即與其談話，幫助其分析原因并改變心態。5、當員工表現優異時，要表達出對員工的贊賞，并提出對員工更高的工作期望。6、當得知員工家庭出現重要18、事件時，要對事件情況表達關注。7、須時常了解員工對自己管理風格、管理方式的意見和建議，并積極改進。8、對于未發生以上情況的員工，也須保持最少每個月一次的深入溝通。（三）每一名工作人員1、當工作中出現需要與上、下級或同級同事溝通的事項，要立即溝通，以促進工作成效。2、不同單位從事相同或類似工作的人員（如訂貨主管），彼此之間要加強溝通，促進業務技能的提升與信息的傳遞。3、對于本部門的工作有任何意見或建議時，可與上級進行溝通，促進改進。4、對于公司的發展與變革有任何意見或建議時，可通過上級逐級上報或越級上報，以促進企業發展。（四）公司及各部門：1、在各項與員工相關的管理制度下發之前，要充分溝通，了解19、員工對制度的意見或建議。2、在各項與工作相關的制度和流程下發之前，要和相關崗位的員工充分溝通，聽取他們的分析，了解他們的意見和建議，提高制度與流程的準確性與可執行性。3、公司下發的文件，各部門要通過晨會、公告欄等方式及時、準確地全體員工傳達。4、工作中需要得到其他部門的支持與配合時，可通過工作協調會議、任務單等各種方式與相關部門的負責人及執行人進行溝通，保障工作配合時不會出現因溝通不暢而產生的問題。（五）其他：1、公司各職能與經營中心負責人與本中心各個部門的負責人（以及關鍵崗位員工）之間，每月必須進行一次深入的交流，內容包括：工作目標完成情況的分析、研究與探討，提高工作進度、改進工作方式的方法20、，達成改進工作的一致意見；管理思路的交流與溝通，管理工作中的問題的提出、解決辦法的探討；進一步工作目標的研究、討論與確定，以及所轄員工各類問題的處理意見的交流確定。2、總裁與各職能與經營中心負責人每月進行一次深入交流和溝通，每季度與各職能與經營中心的部門負責人（以及關鍵崗位員工）進行一次非正式形式的交流，內容包括：公司各方面工作進展狀況的了解；公司政策改進的探討；工作目標差距、問題指導，提出要求，督促進展，達成改進工作的一致意見；收集各類建議或意見。五、越級溝通對于正常的工作，各級工作人員要養成一種逐級上報的習慣。但當工作中出現如下情況時，可以進行越級溝通：1、下級對上級匯報的工作內容，提出的意見和建議，多次得不到答復。2、下級對上級的管理方式產生意見，需要投訴時。3、下級發現上級的違規行為時。4、個人對公司的改革、發展有建議或意見時。六、溝通反饋在各個溝通環節中，凡須有回復的意見或問題，溝通雙方必須明確反饋的時限。擔負反饋責任的一方，必須在規定時限內給予回復。七、可行性建議獎勵公司任何一級員工，其向上逐級提出的可行性建議經公司采納后，產生了顯著效果的，可以由其直接上級逐級向上提出申請由總裁頒發總裁獎勵基金。其越級提出的可行性建議經公司采納后，產生了顯著效果的，可由總裁提名直接頒發總裁獎勵基金。八、附則本制度由人事管理中心制定，呈總裁批準后下發，修訂時亦同。