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1、公司前臺文員崗位職責及工作流程管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 前臺文員的職責內容、崗位素質要求和基本工作流程一、前臺文員的職責內容(一)、輔助公司作好日常管理并切實做好員工服務工作；1、 準時按考評標準給每個員工的評分項打分；2、 每月按時將員工的各項考評記錄匯總核對，在指定的時間送交各部指定接受人。3、 訂餐、訂純凈水、文字錄入，在任務較緊的時候幫助其他同事解決一些臨時出外復印、取資料等小問題。4、及時完成各部門領導安排的臨時任務，有情況立即匯報。(二)、其它管理工作1、 負責管理公司的圖書資料和會議室：2、主要是新書入庫、編號登記、平時的借閱管理及清查工作。（詳細流程見另外的圖書管理辦法）2、 負責管理庫房：辦理所有辦公物品出入庫登記；每月底清查上報，并列出采購清單，交行政辦公室統一采購。(另見庫房、財產管理辦法)(三)、及時打印日常管理工作所需的文案及資料(1)保證每月有足夠的考勤卡、外出辦事記錄單、請假記錄單、加班記錄單、訂餐單、考評表格等單據。(2)主動考慮其它部門相關文件資料的打印復印掃描要求。(3)輔助設計部收集資料，及進出圖紙文件管理。(四)、負責公司的接待工作二、前臺文員應具備的崗位素質(一)形象要求：(在“員工行為準則二”的基礎上要求更高一些)1、頭發：干凈整齊，發型發色不可夸張3、；2、服裝：簡單、整潔、大方；著職業套裝，拒絕休閑裝。3、妝容：保持干凈，建議上淡妝，保持素雅的風格。4、舉止：端莊、穩重、優雅。(建議多聽聽身邊同事的評價)(二)工作禮儀：(在“員工行為準則二”的基礎上要求更高一些)1、上下班時，以身做則，主動問候同事。2、進上司的辦公室先敲門，離開時將自己坐過的椅子搬回原位。3、接電話的禮儀：(1)接電話：將心比心；以客為尊；注意判斷與應變。(2)電話的禁忌：A、讓對方久候B、問話重復C、言談不得要領D、時間不對：剛上班、午休、臨近下班時段；異地時差E、無法正確轉接或多次轉接F、聲音不夠親切，語調冷漠或沒有禮貌G、冒然猜測對方姓名、職稱或答話H、辦公室打私4、人電話I、掛電話機過重 (3)接聽電話時應注意：A、在電話響三聲之內接聽B、談話內容切合主題C、手邊隨時備有紙筆，立即摘記電話內容D、表達清晰、簡潔，保持電話暢通E、使用禮貌語言，隨口不忘“請”、“謝謝”、“對不起”(4)打電話應注意： A、打電話之前確定對方的電話、部門、姓名、頭銜 B、電話接通，確認是所找的人之后，首先寒暄問候 C、接著自我介紹(公司、部門、姓名順序介紹) D、說明去電主旨 E、傾聽、溝通、協議。 F、重復要點，再確認。 G、結束時寒暄(例：打擾了!不好意思!謝謝協助!) H、通話結束后，讓對方先掛斷再輕放話筒。(5)接待禮儀：A、接待訪客：立即起身，親切招呼；口氣平和，一5、視同仁；盡快確定對方姓名、頭銜、來意；動作精確而從容。B、如是公司的重要客戶和其它重要工作往來客人，在了解情況后，應請對方到接待區就座，到水，并請對方稍等，然后立即通報。C、客人辦完事離開時，主動跟客人道“再見”。立即清理接待區，拿走垃圾，將椅子、雜志歸位。三、前臺文員的基本工作流程(一)、每日基本工作流程1、 早上上班之后，首先開公共區域需打開的燈具和飲水設備、打開所有的窗戶通風；打開會議室的門、放圖書的柜子等；然后做自己負責區內的衛生；2、 9：00開始檢查頭天辦公區的衛生和收尾工作，并給每個人的清潔衛生情況打分；3、 中午11：00核對人數填訂餐單，訂午餐；4、 下午4：30提醒要加班的6、人填加班記錄，并送領導簽字；要請假的人填請假記錄，送領導簽字；要求大家在下班前交到前臺。5、 5：10左右開始做收尾工作。檢查一下上級交待的臨時任務是否完成，是否及時做了匯報；沒完成的抓緊時間完成；完成后或是當日無法完成的及時匯報。最后檢查一下大家該交的各種單據是否收上來了。與各部因工作來往的手續是否清了。6、 5：30巡查各個辦公區，看到不用的設備開著關一下，并收拾擺放整齊。沒有問題后，要跟沒走的員工交待關燈、關設備、關窗等問題，確定他們有大門的鑰匙，并找得到大門的鎖。此時，一天的工作才算宣告結束，可以放心回家了。一定不能不打招呼就自己離開。(二)、每月基本工作流程1、 前臺每月的30日或37、1日(即每月的最后一天)下班前要把新的考勤卡放在前臺的桌上；2、 每月的1日統計每位員工當月的考勤卡記錄。把每個人的遲到、早退、曠工情況；請假、加班、外出辦事情況匯總，在匯總表格中把分打出來。然后打印出來在2日前上交財務人員，財務人員據此結算工資。3、 每月25日清查庫房物品存，列出清單；同時，收集各部門的實際物品需求，開出采購清單，30日前交行政部。由行政部統一審查采購。每月底交一份物品清點使用總結，匯報如遺失、損壞等情況。(三)前臺文員的崗位監督管理辦法1、 前臺文員上崗后，先學習相關的規章制度。按公司的規章制度辦事，嚴格遵守工作流程。在此過程中，不斷向領導和身邊的同事學習，進一步提高自己接人待物的素養以及處事的能力。2、 前臺人員姑息員工的不實考勤行為，一經發現，扣除當月工資總額的60%； 前臺人員在員工的考勤記錄和考評匯總中造假，一經發現，即被開除。3、前臺文員應按工作流程辦事，以便配合其它部門工作。4、總助對前臺工作負直接監督指導責任，并對前臺人員的工作進行考評。前臺人員須全力配合其它同事展開工作。