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1、公司辦公會議管理制度及安排流程編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 會議管理制度第一條根據(jù)公司規(guī)定和精細(xì)化管理要求，為進(jìn)一步規(guī)范會議內(nèi)容和程序，提高公司的辦公質(zhì)量和工作效率，建立健全決策機制，提升公司運營水平，特制訂本制度。第二條會議要求：一、會議應(yīng)根據(jù)實際工作需要召開，著眼于有效溝通、協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各方面關(guān)系、解決問題、安排部署工作。二、會議應(yīng)注重質(zhì)量，提高效率。會前應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，做到充分溝通，心中有數(shù)；對議而不決的事項提出解決的原則與方法；各類會議力求精干、高效，工作進(jìn)展和安排應(yīng)明確、具體、量化，杜絕空談和形式主義。2、三、講求實效。會議議定的事項、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施，與會人員要按照職責(zé)分工傳達(dá)、貫徹，落實，力求取得具體成果。四、嚴(yán)格會議紀(jì)律。會議主辦部門應(yīng)加強會議管理，做好會議安排；與會人員應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備、準(zhǔn)時參會，不得缺席或指定他人代表，確因個人緊急事務(wù)需要請假的，須向主管領(lǐng)導(dǎo)請假并向會議主辦部門備案，同時指定專人代為參會。第三條本制度適用于公司及各部門的工作會議和專題會議，如礦業(yè)公司以上會議、公司專項會議、部門例會及其他內(nèi)部會議等。第四條公司各類會議及其安排如下：一、礦業(yè)公司及以上會議（一）按照“分類、歸口、集中”的原則，由歸口部門根據(jù)礦業(yè)公司通知要求將會議時間、地點、形式、主題、參會人員等內(nèi)容3、及時通知參會領(lǐng)導(dǎo)及部門。（二）如有議題需提交礦業(yè)公司相關(guān)會議討論，提前一天將相關(guān)議題內(nèi)容（電子版）提交綜合辦公室和礦業(yè)公司相關(guān)部室。如需要匯報的，歸口單位應(yīng)提前確定匯報人并上報綜合辦公室。會議期間如需進(jìn)行材料展示等，需由提報單位將材料交至匯報人員并提前聯(lián)系綜合辦公室做好設(shè)備準(zhǔn)備（自備除外），需要使用輔流的會議，會前必須與礦業(yè)做好調(diào)試。會議需提報單位以外人員列席的，請?zhí)崆白龊寐?lián)系溝通，以提高會議效率。（三）會議如需形成會議紀(jì)要，歸口部門要與礦業(yè)對口部門密切溝通，及時跟進(jìn)。如有需要，提前與公司綜合辦公室溝通，通過綜合辦公室統(tǒng)一向礦業(yè)索取。（四）會議主要有：礦業(yè)公司黨代會、礦業(yè)公司職代表、礦業(yè)公司季4、度安委會、礦業(yè)公司季度設(shè)備視頻會、礦業(yè)公司人力資源部月度例會、礦業(yè)公司黨群視頻例會、礦業(yè)公司月度生產(chǎn)經(jīng)營例會、礦業(yè)公司月度成本指標(biāo)對標(biāo)和技經(jīng)指標(biāo)對標(biāo)會、礦業(yè)公司經(jīng)辦會（涉及到工作組織召開的）等及其他由礦業(yè)公司及以上組織的會議。二、分公司專項會議（一）公司專項會議是公司領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)公司工作部署和要求，按照工作分工或受董事長（總經(jīng)理）委托，就專項工作召開的辦公會議。專項會議由董事長（總經(jīng)理）或其他公司領(lǐng)導(dǎo)成員召集和主持，有關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。會議由專項工作主辦部門負(fù)責(zé)組織和記錄，記錄人應(yīng)在會后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示整理出會議紀(jì)要、決定、決議，如需參會領(lǐng)導(dǎo)簽字的要履行簽字程序。會議記錄、紀(jì)要、決定、決議要及時存檔備5、查。原則上公司級會議紀(jì)要不對外公開，確因工作需要對外公開的，必須經(jīng)過主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）會議主要有：公司班子例會、公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會、民主生活會等。（三）會議頻次安排：由綜合辦公室根據(jù)情況安排（經(jīng)請示主要領(lǐng)導(dǎo)確定開會時間，并及時通知其他領(lǐng)導(dǎo)）。三、公司月度例會（一）公司月度例會是指各業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要每月組織召開的例會。會議由主辦部門根據(jù)工作需要和公司領(lǐng)導(dǎo)指示，提前將開會時間、地點、參會人員等通知各相關(guān)單位和人員。例會上各相關(guān)單位匯報本單位工作完成情況及存在的問題、需要公司及業(yè)務(wù)部門協(xié)調(diào)解決的問題，公司領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門對相關(guān)工作進(jìn)行安排部署。（二）會議主要有：公司政工例會、月度安全擴大會議、月度6、設(shè)備例會、月度生產(chǎn)計劃會、公司成本指標(biāo)對標(biāo)和技經(jīng)指標(biāo)對標(biāo)會等。四、部門（科室、作業(yè)區(qū)、中心）例會（一）部門例會，由各部門自行安排，或由各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要決定，但必須服從公司統(tǒng)一安排，開會時間、參會人員等，不得與公司會議沖突。（二）部門例會由各部門負(fù)責(zé)人主持，部門全體員工參加，根據(jù)需要可安排其他相關(guān)人員參加。（三）部門例會的主要內(nèi)容是：部門負(fù)責(zé)人傳達(dá)公司會議精神，通報公司近期總體工作安排和面臨的問題；職工匯報工作情況，提出工作中遇到的困難和問題、解決建議和工作安排；與會人員討論有關(guān)事項；部門負(fù)責(zé)人提出部門下步工作要點、具體安排和有關(guān)要求。（四）會議主要有：各部門自行安排確定。四、公司生產(chǎn)調(diào)7、度早例會（一）公司早調(diào)度會議于每天上午7：30在辦公樓二樓視頻會議室召開。機關(guān)科室周一至周五主要領(lǐng)導(dǎo)參會；作業(yè)區(qū)、中心每周一、三、五主要領(lǐng)導(dǎo)參會，每周二主管安全領(lǐng)導(dǎo)參會，周四主管設(shè)備領(lǐng)導(dǎo)參會；周六、日和節(jié)假日單位值班領(lǐng)導(dǎo)參會。如確有合理緣由不能按照要求參會，應(yīng)向主管領(lǐng)導(dǎo)（或者主要領(lǐng)導(dǎo)）請假，并向生產(chǎn)技術(shù)科報備。（二）會議內(nèi)容：1、生產(chǎn)調(diào)度匯報前日生產(chǎn)情況及當(dāng)日生產(chǎn)安排，并對生產(chǎn)異常情況進(jìn)行通報。2、各科室、作業(yè)區(qū)、中心匯報生產(chǎn)經(jīng)營、安全環(huán)保等相關(guān)工作。3、公司領(lǐng)導(dǎo)安排布置工作。（三）考核各單位嚴(yán)禁以任何理由曠會，否則考核責(zé)任單位領(lǐng)導(dǎo)200元/次；主要領(lǐng)導(dǎo)未按指定日期要求參會，且未履行請假手續(xù)，8、考核100元/次；會中手機響鈴考核50元/次。五、公司及部門其它臨時性會議，另行安排確定。第五條會議計劃與統(tǒng)籌會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：礦業(yè)公司及以上會議、民主生活會、董事長（總經(jīng)理）辦公會、公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會、公司月度例會、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受本規(guī)定限制。第六條會議準(zhǔn)備一、會議通知遵照以下規(guī)定1、由會議主辦部門按計劃直接通知參會人員。2、會議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會人和會務(wù)服務(wù)提供部門（綜合辦公室）。3、會議一般以電話、微信工作群、即時消息系統(tǒng)（）的形式通知。若需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會9、務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以會議通知單進(jìn)行書面通知。二、會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定1、會議主辦部門應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）；落實并布置會場，準(zhǔn)備好會議所需的各種設(shè)施、用品等。2、原則上組織召開礦業(yè)公司及以上級別的會議，會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口綜合辦公室負(fù)責(zé)，確因?qū)I(yè)對口限制，需要由歸口單位負(fù)責(zé)的，歸口單位應(yīng)向綜合辦公室報備。3、各部門召開會議需用公司會議室的，應(yīng)向綜合辦公室（收發(fā)室）提前申請，由綜合辦公室（收發(fā)室）統(tǒng)籌安排。第七條會議組織一、會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則二、會議主持人須遵守以下規(guī)定1、主持人應(yīng)不遲于10、會前5分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準(zhǔn)備。2、主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明。3、會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實際情況，對議程進(jìn)行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。5、主持人應(yīng)將會議議決事項付諸實施的程序、實施部門、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和完成時限等會后跟進(jìn)安排向與會人員明確。三、參會人員須11、遵守以下規(guī)定1、應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在會議簽到表上簽到；2、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題；3、遵循會議主持人對議程控制的要求；4、屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言；5、遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機調(diào)到振動或?qū)⑹謾C呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場；6、做好本人的會議紀(jì)錄。四、會議記錄（一）公司各類會議均應(yīng)進(jìn)行會議記錄。（二）會議記錄應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、做好會議考勤記錄，整理會議紀(jì)要。2、會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。3、會議紀(jì)要最遲不遲于會議次日呈報會議主持人審核。4、負(fù)責(zé)會議考勤記錄，并報會議主持人核準(zhǔn)。5、做好會議記錄的日12、常歸檔、保管工作。五、會議紀(jì)要和會議記錄的發(fā)放、傳閱、歸檔1、公司級會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由會議主持人確定，并由綜合辦公室存檔備查。2、各部門的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管。3、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第八條會議跟進(jìn)一、會議決議、決策事項需要會后跟進(jìn)落實的，按照部門職責(zé)分工由主辦部門（即歸口負(fù)責(zé)制）跟進(jìn)落實，公司領(lǐng)導(dǎo)和會議主持人另有指定的，遵從公司領(lǐng)導(dǎo)和主持人指定。二、會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議決議、紀(jì)要及會議原始記錄為準(zhǔn)。三、會議跟進(jìn)部門應(yīng)定期檢查會議決議、紀(jì)要及會議記錄及落實情況，并將督辦和13、催辦情況報告會議主持人和相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)，并將作為考核當(dāng)事人工作的依據(jù)。四、部門會議的跟進(jìn)落實、督促檢查工作由各部門自行安排。第九條公司級會議的保密一、與會人員要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得將會議內(nèi)容、討論的有關(guān)情況向外泄露。二、會議議決事項，應(yīng)嚴(yán)格保密，除按規(guī)定履行職責(zé)需要外，與會人員不得外傳會議討論和議決情況。三、故意泄漏、傳播會議有關(guān)情況的，視負(fù)面影響的大小作出相應(yīng)處罰。第十條管理權(quán)責(zé)一、綜合辦公室（其中生產(chǎn)技術(shù)科負(fù)責(zé)專項會議監(jiān)督，如早調(diào)會）負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。二、會議主辦部門負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。凡未按照要求執(zhí)行的，由會議主持部門提出考核意見，考核標(biāo)準(zhǔn)為：視情況考核50元及以上。