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1、公司ERP系統運行數據保密管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總 則第一條為規范公司企業資源規劃（以下簡稱ERP）系統的管理，特制定本制度。第二條各部門的職責管理除公司規定外，與ERP系統相關的職責皆按本制度執行。第三條 公司ERP系統分為財務會計(總賬模塊、應收賬款、應付賬款、固定資產、賬表管理、出納管理)、管理會計（成本管理）、供應鏈（合同管理、銷售管理、采購管理、委外管理、質量管理、庫存管理、存貨核算、售后服務）、生產制造（物料清單、需求計劃、生產訂單、車間管理）、人力資源（人事管理、薪資管理）五2、大類二十一個模塊。根據系統職能的設置，各部門嚴格按照本部門ERP工作職責進行業務處理及ERP系統相關數據的提供。第四條ERP項目管理小組由各模塊部門數據輸入及審核人員、主管、ERP系統管理員及公司領導層組成，對整個ERP項目的管理負總責。其中項目領導小組由總經理任組長，各部門經理、主管組成項目領導小組，對項目的實施管理負領導責任，通過調配和協調各項資源為系統順利運行提供保障。ERP系統管理員負責系統日常運行的管理、監督、檢查工作，協調解決各模塊運作過程中遇到的各種問題，為項目的實施提供技術支持和保障。第五條各部門主管是本模塊的部門負責人，負責聯絡ERP系統管理員解決本模塊最終操作用戶提出的與系3、統有關的所有問題。第六條各部門主管必須結合本部門情況組織制定出部門內ERP業務操作文檔，以及操作注意事項和常見問題解答，用于各崗位操作參考書和培訓新進員工，并在使用過程中使系統不斷趨向完善。第七條操作員在操作過程中如遇到問題應先查詢操作手冊，如不能解決，再聯系部門主管和系統管理員解決，解決問題后將新的問題和解決方法加入操作手冊。第八條ERP系統是一項管理的系統工程，具有高度上下級的關聯性，ERP系統各崗位人員都同時是上層數據的使用者又是下層數據的提供者。對上層數據，如發現錯誤必須向相關人員報告并暫停與此有關的工作，并跟蹤問題解決情況，直至數據正確；同時做好自己這部分數據，為下層操作人員提供服務4、，解答下層數據使用者提出的質疑，確保數據正確。所有人員如發現錯誤不能知錯不報、將錯就錯，使錯誤擴散。如發現自身操作失誤應及時通知受影響部門，并采取相應措施及時糾正。第九條 ERP系統各崗位人員必須按照ERP系統的流程和要求及時、準確、全面地完成本部門ERP業務工作，提供相關部門ERP系統相關數據和報表第十條ERP系統各崗位人員應保管好自己的權限，如因帳號和密碼被人盜用造成數據錯誤的，所造成的后果由本人承當，由系統管理員處罰。第十一條ERP系統各級相關人員，均應嚴格遵守本規則各項規定。第二章 部門崗位職責第十二條 ERP系統管理員主要職責：1、 解決各部門在ERP業務操作當中遇到的問題，協調各部5、門保證ERP系統的正常運行，跟蹤和監督各部門ERP操作是否按照ERP業務規則執行。2、 參與規劃各部門ERP操作人員的權限設置并負責增加、修改、刪除ERP操作人員的權限。3、 負責日常維護BOM資料、工藝資料、物料編碼、模塊參數設置等。4、 保證CAXA-用友中間庫中的BOM和工藝數據正常導入ERP，如有異常及時聯系ERP供應商協助解決。5、 編寫各部門業務及審批流程，制作流程圖領導同意后并發放到部門各崗位執行。6、 負責新模塊上線的全程實施跟蹤，提出并解決新模塊的上線后的遇到的問題。7、 新模塊上線后負責培訓相關部門ERP的操作流程。8、 定期向領導匯報ERP系統的使用情況。第十三條 技術部6、（生產制造模塊BOM資料和工藝資料） 主要職責：1、 保證CAXA圖文檔、工藝資料的正確、完整，目的是使其能順利導入ERP，如發現錯誤相關責任人能夠及時修改。2、 生產反饋單能當天給予處理建議并通知ERP系統管理員修改ERP的生產訂單，保證生產業務正常運行。3、 保證技術通知單及時下發后通知ERP系統管理員更新BOM資料和工藝資料。第十四條 采購部（合同管理模塊和采購管理模塊）主要職責：1、保證本部門相關的ERP業務能夠及時、準確、完整的運行，不影響下游部門的業務操作。2、負責維護ERP采購合同編號和供應商檔案。3、負責錄入及審核ERP外購合同、外協合同、委外合同的全部內容，保證與已簽訂紙質合7、同評審、價格評審、合同內容一致。4、假如與供應商簽訂的是代管合同必須保證已生效的紙質預庫存協議和與ERP一致，無預庫存協議的相關責任由其本部門來承擔。5、負責錄入及審核ERP采購訂單，保證下發給供應商的采購訂單與ERP一致。6、負責錄入ERP到貨單和審核ERP的退貨單，確保實際到貨或退貨數量、金額與ERP一致，如有差異及時溝通供應商協商解決并通知其相關部門。7、錄入代管館長負責錄入ERP采購發票，確保供應商所提供的發票內容和ERP一致。8、負責錄入付款申請單并且嚴格執行ERP付款申請單審批流。否則不予其付款。9、按照ERP安全庫存預警缺件明細及時補貨。10、每月末錄入和審核ERP代管掛賬確認單8、并負責與供應商進行預庫存對賬，定期上報領導ERP合同、訂單、到貨單、付款的截止執行情況，統計需關閉的合同、訂單、到貨單經領導同意后關閉。11、負責培訓本部門內系統操作員的采購業務流程及系統操作，并進行監督管理。第十五條 銷售部 （合同管理模塊、銷售管理模塊和CRM）主要職責：1、保證本部門相關的ERP業務能夠及時、準確、完整的運行，不影響下游部門的業務操作。2、負責維護ERP銷售合同編碼、客戶檔案。3、負責錄入及審核ERP銷售合同、銷售訂單的全部內容，保證與已簽訂紙質銷售合同內容一致。4、負責錄入和審核ERP發貨單，確保實際發貨與ERP一致。5、負責錄入ERP銷售發票，確保本公司所開發票信息與9、ERP一致。6、銷售合同條款約定的期限內沒有開票，ERP發出商品明細必須與客戶簽訂代儲協議保證已生效的紙質協議和與ERP一致，無代儲協議責任由其本部門來承擔。7、根據ERP銷售分析報表情況，督促業務員催收貨款。8、銷售人員錄入CRM工作日志、銷售階段、總結報告，部門領導監督核實CRM錄入的工作進展是否與實際一致。9、根據CRM匯總信息、部門領導提取有關決策信息并下達銷售人員執行。第十六條 質量部（質量管理模塊）主要職責：1、 保證本部門相關的ERP業務能夠及時、準確、完整的運行，不影響下游部門的業務操作。2、 負責審核ERP上游部門報檢的來料報檢單、產品報檢單等相關報檢單據。3、 負責錄入和審10、核來料檢驗單、產品檢驗單、在庫檢驗單等相關檢驗單據。4、 負責ERP檢驗單據的所填寫內容與實際檢驗過程一致。5、 負責出具ERP不良品處理單的處理方式報檢部門必須嚴格執行質量提出的處理方式。6、 負責ERP售后三包件鑒定的審批。第十七條 庫存管理（物流部）主要職責：1、 保證本部門相關的ERP業務能夠及時、準確、完整的運行，不影響下游部門的業務操作。2、 負責ERP到貨單、產成品入庫單、調撥單的審核。3、 負責錄入和審核采購入庫單、材料出庫單、形態轉換單、其他入庫單、其他出庫單、銷售出庫單等相關單據。4、 負責錄入并確保相關出入庫單據和特殊單據的收發類別正確，如發現自身操作失誤應及時通知受影響11、部門，并采取相應措施及時糾正。5、 嚴格禁止手工錄入相關出入庫單據，手工錄入需在備注欄說明原因經領導簽字同意后方可處理。6、 定期負責從ERP盤點業務輸出庫存賬面數明細然后進行實物盤點。7、如發現ERP有一物多碼或一碼多物的存貨時以及其他異常情況，要及時將信息反饋給ERP系統管理員。第十九條 生產管理模塊 （生產部）主要職責：1、 負責檢查計劃物料BOM、關鍵物料清單的完整性、準確性；2、 負責根據生產計劃，錄入整機生產計劃單，自制件生產、委外加工計劃單和試制整機零部件的生產計劃單；3、 負責整機上線、在制、入庫信息的時時統計，并根據生產能力調整生產訂單；4、 負責確定零部件的自制、外購、委外12、加工的屬性。5、 負責已下達的生產訂單BOM子件的更改。職責要求：1、 根據生產能力，分批、合理下達整機生產訂單，所有生產訂單必須帶有ERP系統中的訂單號下發到分廠、倉庫、成品庫等部門。2、 跟蹤生產訂單的完成情況，及時調整訂單或增加臨時生產訂單。3、 分機型匯總整機自制件的加工清單，提供給相關部門，并及時更新。4、 區分不同生產訂單的成品歸集中心，按照ERP業務流程要求填寫相關單據。第二十條 車間管理（分廠） 主要職責：1、 制定分廠內部的車間生產、領料、現場及人員的管理制度，組織人員領料、用料的手續、流程的培訓；2、 合理組織生產部下達的生產、整改任務，各工位按照生產訂單號在倉儲部領料，有13、關成品車、半成品車的相關變動（出庫、入庫）要及時通知成品庫庫管員。3、 生產工位配合倉庫發料，并對在本工位存放的物料進行管理，定期與倉庫核對庫外的零部件的使用情況。4、 在生產過程中遇到的部件不合理、工序裝配問題等情況應及時與相關部門協調解決。5、 嚴格按照ERP系統制定的整機及自制件流程進行生產。第二十一條 服務配件管理（服務部、配件公司） 主要職責：1、 提前做好服務備件的準備工作，并根據各備件庫的要貨情況合理發放備件；2、 負責所管配件庫房的日常管理、盤點對賬；3、 負責服務舊件的回收、管理，組織相關部門進行處理；4、 負責配件在ERP系統調撥、銷售的業務處理；第二十二條 財務管理模塊 14、（財務部）（一）總賬管理員主要職責：1、 負責總賬模塊的科目維護更新，分帳設置管理；2、 檢查每日事務處理，并將集成事務處理過帳到財務模塊核對科目總賬；3、 結算會計期間，打印資產負債表、損益表等財務報表；4、 指導其他崗位的日常操作，檢查錯誤日志，和IT相關人員解決問題；5、 提出財務管理報表規劃；6、 針對實施過程中出現的問題，結合的特點，提出合適的財務解決方案，并能促進該方案的順利執行；7、 就生產、采購、銷售過程中的問題提出意見，與相關部門保持有效溝通以達到解決問題的目的；（三）成本管理員主要職責：1、 制定公司成本核算管理制度；2、 維護成本核算要素，如系統價格，生產成本，費用歸集方15、案；3、 及時過帳生產事務處理并檢查集成結果；4、 及時就生產結果中出現的異常情況提出意見并跟進解決過程；5、 指導公司報廢物料過程及在系統中的數據歸集。（四）應付賬款管理員主要職責：1、 負責審核采購訂單的價格，并維護系統物料采購單價；2、 及時跟進采購員和倉儲部處理已收貨的記錄；3、 月結時跟進采購員和倉儲部出具已處理的入庫單、未處理但已收貨的收貨單報告；4、 及時檢查收貨記錄處理后數據集成的正確性，及時錄入已處理的收貨記錄對應的進項稅暫估；5、 檢查對各供應商應付賬余額，確保能反映真實的往來。（五）應收賬款管理員主要職責：1、 負責審核結算單的單價、扣點、金額等，發現錯誤及時通知銷售發票16、處理員，并指導糾正；2、 及時打印銷售發票，間隔期不超過1天；3、 過賬集成銷售數據至財務子系統；4、 及時處理應收賬款：根據客戶匯款，輸入客戶回款，并及時分配回款至各銷售發票；發票管理，銷售更正處理，保證客戶余額的準確性；5、 每日對帳并存檔，發現問題及時解決、糾正；6、 如發現財務基礎數據不正確或有疑問，應及時通知財務數據管理員。（六）固定資產管理員 主要職責：1、 做好固定資產的帳目、調用、檢查、核對、督促維修等工作；2、 嚴格按照固定資產管理程序執行，必須做好固定資產數量和質量的驗收，并對固定資產入庫前編號，建立固定資產管理卡片，定期與資產的帳目核對，做到帳、卡、物相符，保證帳帳相符、17、帳物相符(時間、名稱、單價、數量、金額、保管人等)。3、 做好固定資產調動和部門保管員移交手續，人員調動時，應辦理移交手續，并列出資產移交清冊，交接雙方和監交人簽字，固定資產落實專人負責，定人定位保管。4、 認真協助各部門或個人建立固定資產保管分帳，并經常督促檢查帳目情況，發現問題及時協同解決。5、 做好每年的固定資產增、減和固定資產結存表。本單位增、減變動時，必須按照一定的程序進行，手續不全的不得隨意增、減變動部門資產。 6、 凡報廢、報損的財產，一律按規定程序辦理有關手續，任何部門不得擅自處理。7、 固定資產檢查中法相的問題及時解決，保證固定資產損壞能及時維修，讓其充分發揮使用效益；8、完18、成固定資產布置的其他工作（含突發性、監時性工作）。第二十三條 系統管理（ERP管理員）主要職責：1、 負責系統權限分配；2、 負責系統日常管理、維護和備份；3、 負責解答其它用戶按程序提交的技術性問題4、 協助其它部門主管制定各種方案、制度；5、 負責協調公司內部資源，配合各部門主管推進系統實施；第三章 操作管理制度第二十四條 嚴格執行ERP系統管理員設置權限，所有操作員的操作權限必須經由主管領導和副總會計師特批后授予權限；第二十五條 所有部門必須嚴格遵守公司編碼規則制度，嚴禁私自創建、改變編碼；第二十六條 除軟件供應商實施人員外其他操作人員一律不允許不準修改數據庫結構或登錄數據庫操作；第二十19、七條只有ERP操作人員才能上機使用，其他人員一律不能上機。上機人員必須經過業務培訓合格后方可上機。第四章 系統維護制度第二十八條 系統管理員負責系統的管理維護。第二十九條 建立維護監督機制，系統維護工作嚴禁單人操作。在確定系統管理員的同時，必須制定維護監督人，以保證系統安全。第三十條 實行維護記錄制度。為積累經驗和明確責任，維護人員應對每次維護內容進行詳細記錄。內容包括：維護目的、措施、時間維護人和監督人簽字。第三十一條 重大項目的維護（如：設備更新、擴充及系統升級）由系統管理員提出書面報告和實施方案，主管領導批準后實施。實施前需做好系統數據的備份。第三十二條 實行聯網的部門要采購各種措施保障20、上網數據的安全性。嚴密控制好數據庫及服務器的口令。第三十三條 具有版權的信息系統的源程序及設計文檔有系統管理員保管。第三十四條 操作人員應每天保持設備及環境的清潔整齊，每周對設備進行保養；第三十五條 任何人員不得擅自對系統文件進行刪除或修改，定期對系統進行病毒檢查；第三十六條 ERP系統所涉及到的相關部門對于業務流程中的不知道如何處理的突發事件，與其他部門業務銜接、溝通問題時，應及時反應給系統管理員；第三十七條 系統管理員要經常到ERP系統的各個部門，檢查系統運行情況以及出現的問題等；第三十八條 建立故障報告制度，系統運行或軟件操作中發生故障，如屬簡單故障由系統管理員現場解決，現場無法解決的，21、由系統管理員進行故障登記，聯系軟件供應商解決。第五章 危機預防及應急處理辦法第三十九條 數據備份：IT主管必須定期進行相關數據備份，每天做一次增量備份、每星期做一次完整備份、每月一次歸檔備份并驗證備份數據的正確性；完全備份和歸檔備份資料必須和系統分開存放。第四十條 IT主管定期檢查服務器等關鍵設備運行情況，做好運行日志記錄，發現問題要及時處理；同時通過對關鍵部件采用冗余技術，保證系統穩定運行及數據安全；第四十一條 在發生系統故障或突發事件發生時，ERP系統管理員必須在第一時間把相關情況向上級匯報并通知各有關部門采取措施降低由此造成的影響和損失；ERP系統管理員必須根據當時具體情況制定計劃盡快恢22、復系統運行。第四十二條 各相關職能部門在收到ERP系統管理員故障或突發事件通知后，必須組織本部門相關人員就有關事項做出安排，手工解決與系統有關單據處理，待系統恢復正常運行后將手工單據重新輸入到系統；第四十三條 涉及其他如操作流程調整、業務流程重組等情況，必須首先保證內部各環節的正常運轉,然后由系統管理員組織各相關部門會議討論決定相關解決辦法并實施。第六章 數據保密制度 由于ERP軟件是一個集成的系統，各部門的數據是共享的，為了避免公司的內部信息遭到泄露或破壞，特制定此保密制度，各部門必須提高保密意識，嚴格執行。第四十四條 對自己的ERP系統操作密碼必須保密，不能向任何人透露，每個操作員都有一定的權限，如因密碼泄露被他人盜用，造成的后果難以預料，而該責任由原密碼持有者負責；第四十五條 每個操作員在使用完電腦、下班或暫時離開工作崗位時要習慣性的退出ERP系統，避免他人繼續應用你的賬號操作。否則所有因此造成的經濟損失由該操作員承擔；第四十六條 各部門的電腦要絕對禁止外來人員或本部門的無關人員使用，否則由該計算機的使用人及本部門負責；第四十七條 未經許可禁止將公司的數據拷貝出公司，若有蓄意刪除、破壞公司數據者，一經發現，處以重罰。 第七章 附則第四十八條 本制度由ERP管理小組負責解釋。第四十九條 本制度報公司批準之日起施行，修改時亦同。