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1、公司二級、三級制度討論會簽規(guī)定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.0 目的 根據(jù)制度管理綱要的要求制定，為規(guī)范公司重要的流程/制度（以下簡稱二級制度）、工作指引類制度（以下簡稱三級制度）的全生命周期管理工作，保證受控下發(fā)各級制度的有效執(zhí)行，特制定本制度。2.0 范圍 公司需要受控下發(fā)的各級制度（適用于管理制度，質(zhì)量體系文件除外）。3.0 適用部門 全公司各部門。4.0 職責4.1 制度審批權限表編制人初審人審查人審核人批準人二級制度主管及以上部門負責人運營總監(jiān)分管領導董事長/總經(jīng)理三級制度員工、主管部門負責人運營總2、監(jiān)/分管領導4.2 編制人：制度解釋崗位，是流程/制度/工作指引涉及事項的主要擔當者或組織者。根據(jù)制度起草要求及模板編制要求編寫，使流程/制度/工作指引具操作性、合理性、科學性等。由編制部門負責人指定。4.3 初審人：制度編制部門負責人。決定流程/制度/工作指引是否可以發(fā)起會簽，對制度內(nèi)容的操作性、合理性、科學性負責。4.4 審查人：運營總監(jiān)。（董辦助理協(xié)助審查）判定制度等級，審查制度是否符合公司制度建設的要求，是否與其他制度沖突或重復。4.5 審核人：評估制度是否具備操作性、合理性和科學性等。4.6 批準人：對制度的方向性提出建議，不負責具體制度內(nèi)容的符合性。4.7 制度編制部門為制度責任部3、門。4.7.1 負責制度的起草、溝通、會簽，修改及報批全過程。4.7.2 主導制度的宣導工作，包括在月度會宣導、輔導相關部門對制度在部門內(nèi)部進行宣導，負責對相關部門就制度宣導情況的督促、檢查、通報。4.7.3 定期對制度執(zhí)行的有效性進行評價，并負責在制度不適用時的及時修訂、廢止等工作。4.8 董辦為公司流程/制度/工作指引的統(tǒng)籌管理部門。4.8.1 負責公司二級制度的識別、判定；4.8.2 負責公司所有受控的二級制度的執(zhí)行情況的定期/不定期檢查/抽查、通報及督促修訂；4.8.3 負責公司所有受控制度格式、編號等的審查、臺賬管理、受控原件存檔。4.8.4 負責公司所有受控制度在OA和公共盤中的及4、時更新，對制度的可獲取性負責。4.9 各部門負責人負責在部門內(nèi)宣導與本部門相關的受控制度，并組織簽收。5.0 內(nèi)容5.1 需求識別5.1.1 二級制度需求識別a)董辦根據(jù)公司管理和運作的需要，識別并確定需要建立的重要的流程/制度，并提請相關部門建立。b）相關部門負有自行識別并提報與本部門相關的重要的流程/制度建設需求的責任。5.1.2 三級制度需求識別a)各部門根據(jù)自己管理和運作的需要，識別并確定需要建立的工作指引類制度。確定對工作指引類制度的需求主要來自兩個方面：為支持某項重要的流程/制度的活動的有效運行，對某項具體支撐工作進行規(guī)范和要求；實際管理和運作的需要等。b)在確定對工作指引類制度的5、需要時，應考慮的原則如下：沒有此項制度，將會影響工作的效率和質(zhì)量時，應建立相應的工作指引類制度；按照“一事一文”或者某一具體崗位需要完成的某一事項的操作確定相應的工作指引類制度及其內(nèi)容范圍。5.2 制度編寫5.2.1 編號規(guī)則如下：SX- XX-2- XXXXX制度編號（按部門制度建設順序，自01、02順序編號）部門代號 2代表二級制度 3代表三級制度圣湘簡拼大寫部門代號規(guī)則如下：部門名稱部門代碼部門名稱部門代碼部門名稱部門代碼銷售部XS生產(chǎn)部SC法律事務部FW市場部SC（Y）質(zhì)管部ZG財務部CW技術支持部JS物料部WL人力資源部HR營銷管理部YX采購部CG綜合辦ZH國際貿(mào)易部GM生化產(chǎn)品部S6、H董辦DB研發(fā)部YF戰(zhàn)略發(fā)展部ZL 舉例：董辦制定的第1份二級制度，編號為SX-DB-2-015.2.2 制度的版本標識 制度的版本按V00、V01、V02次序換版，并在制度的右上角標注（詳見制度模版）。5.2.3制度出現(xiàn)以下情況，為“變更制度”，應換版：a） 制度內(nèi)容有40%以上修改過；b）有重大或較多修改，制度審查者認為需要時；5.2.4制度附件表單升級、或制度非關鍵點修改且內(nèi)容不超過40%，為“優(yōu)化調(diào)整制度”，不換版。5.2.5 制度模板見支撐記錄XX管理制度模板5.3 制度會簽、評審要點5.3.1 制度是否必要和可行，以及具備可操作性；5.3.2 是否符合公司相關制度、規(guī)定等，是否與公7、司其他制度、規(guī)定相沖突；5.3.3 是否符合內(nèi)控要求和“GMP”相關規(guī)定；是否符合審批程序和權限；5.3.4 制度內(nèi)容是否規(guī)范、科學、準確、恰當?shù)取?.4 制度討論會簽5.4.1 制度會簽人員：適用部門負責人及其主管領導、質(zhì)管部負責人、制度審查人員。5.4.2 制度編制部門在OA上發(fā)起制度討論會簽表（OA上有兩個模板：制度需各部門會簽的會簽表，及制度只需相關部門會簽的會簽表，依需要選擇），詳細填寫“新增/變更/廢止原因”和“新增/變更內(nèi)容”，并按以下制度類型執(zhí)行：a) 制度新增：上傳制度，并簡要說明。b) 制度優(yōu)化、調(diào)整：上傳制度，用不同顏色標識出優(yōu)化及調(diào)整條款。c) 制度變更：列出變更前及變8、更后的對比說明，并旁注變更原因。d) 制度作廢：重點講述作廢原因（或以哪份制度代替）。5.4.3 會簽人員需認真細讀制度內(nèi)容，并將意見或建議詳細填寫在OA制度討論會簽表內(nèi)；討論會簽需在2個工作日內(nèi)完成。5.4.4 長期駐外人員及出差人員通過電子郵件等形式會簽意見。2個工作日內(nèi)無回復則視同認可該制度，在制度執(zhí)行時不得有任何異議。5.4.5 制度編制人收集整理各會簽人提出的意見或建議，并與提出人溝通討論，在討論會簽OA流程結束后2個工作日內(nèi)對制度進行合理調(diào)整。5.4.6 修改到位后，連同制度討論會簽表交至董辦審查。5.5 現(xiàn)場評審（適用于二級制度，視情況由審查部門與編制部門共同確定）5.5.1 范9、圍：公司關鍵業(yè)務相關的制度、與員工權益和公司利益相關的制度，召開制度評審會，制度會簽人員、制度審查人員、質(zhì)管部負責人必須參加。5.5.2 由制度編制部門負責人負責組織及主持制度評審會，形成現(xiàn)場評審會簽意見。5.5.3 評審現(xiàn)場各會簽人員有序發(fā)言，對制度內(nèi)容展開充分討論，編制部門負責回復或講解。5.5.4 評審會紀律a) 所有與會人員無特殊情況（如出差、病假、會議相沖突等）一律不得請假；b) 請代理人參會的，代理人全權行使其被代理人職責，提出意見或建議一律視同有效；c) 未參會也未授權代理人參會的，一律按“缺席”處理，視同對制度內(nèi)容認可或無異議。5.5.5 無特殊情況缺席者，按公司的會議管理制度10、執(zhí)行。5.6 制度審查、修改5.6.1 制度會簽/評審會現(xiàn)場達成一致的制度，編制部門需在會簽/評審結束后1個工作日內(nèi)及時將制度、制度討論會簽表和相關附件提交給董辦做最終審查。5.6.2 制度會簽/評審會現(xiàn)場未達成一致的制度，編制部門需在會簽/評審結束后1個工作日內(nèi)將制度、制度討論會簽表及雙方主要分歧點提交董辦做最終審查。董辦無法判定時，提交董事長/總經(jīng)理裁決。5.6.3 編制部門根據(jù)審查/批示意見修改制度，并在2個工作日內(nèi)（根據(jù)制度修改難易程度由編制部門與董辦共同確認完成時限）再次提交董辦進行制度審查，確認是否按要求修改到位。5.6.4 審查通過，提交批準人審批。審查未通過，需在1個工作日內(nèi)修11、改到位。5.7 制度批準5.7.1審批未通過：回退給制度編制部門，對制度方向性、職能等進行了大調(diào)整，則從本制度5.3開始重新確認，反之極少數(shù)條款的調(diào)整或細化職責，則從本制度5.6.3開始重新確認。5.7.2 審批通過：直接批準，由董辦在2個工作日內(nèi)完成受控下發(fā)、OA更新。5.8 制度培訓5.8.1 制度編制部門主導制度的培訓宣導工作，包括輔導、督促、檢查、通報相關部門對制度的學習培訓工作。5.8.2 與本部門相關的制度受控下發(fā)5個工作日內(nèi)，由部門負責人將制度相關條款有針對性地培訓本部門相關人員，生產(chǎn)部在一個月內(nèi)向一線員工宣導到位。5.8.3 各部門的制度受控后，需利用最近的公司月度/周例會進行12、要點宣導說明。5.9 制度執(zhí)行、評價及改進5.9.1 各部門應通過指導、檢查、激勵等方法促進本部門制度在公司范圍內(nèi)的有效實施。5.9.2 編制部門根據(jù)制度執(zhí)行情況，對制度的執(zhí)行符合性、執(zhí)行效果進行定期評估、并修訂改進，發(fā)起相關部門會簽。5.9.3 修訂改進后的制度若為“變更制度”，提交批準人審批，若為“優(yōu)化調(diào)整制度”審查后即可受控下發(fā)。5.9.3 董辦定期/不定期對二級制度執(zhí)行情況進行檢查/抽查，有權根據(jù)制度執(zhí)行情況（是否適宜、是否有效、是否有效率），提醒、督促、跟進制度編制部門對不適用制度進行修訂改進。5.9.4 各部門負責人于每年5月份組織一次本部門制度的適用性、可操作性和有效性的評審，確13、定改善的需求，形成部門制度評審報告并適時完成修訂。5.10 制度廢止5.10.1 對原制度進行修訂受控后，原制度廢止。5.10.2 對不能適應現(xiàn)實狀況要求的制度進行廢止，按如下流程進行：制度編制部門（制度責任部門）提出制度廢止書面申請，董辦審查后廢止，重要制度的廢止提交公司會議審定后，決定是否廢止。5.10.3 董辦負責制度廢止申請的存檔，并及時從OA/公共盤上撤除。5.11 受控制度臺賬及存檔管理5.11.1 董辦行政秘書負責在制度受控下發(fā)的兩天內(nèi)，將OA/公共盤中的制度及制度臺賬更新到位，確保OA/公共盤中的制度齊全、版本正確、查找便捷。5.11.2 董辦行政秘書負責將所有受控制度及制度討14、論會簽表原件分部門存檔。5.12 制度績效考核5.12.1 各部門自管的二級制度的執(zhí)行效果，及對相關部門二級制度的配合情況，作為部門績效考核公共指標項（管理類指標），納入各部門績效目標責任書，分值配置由人資部與董辦共同商討確定。6.0 關鍵控制點6.1 各部門負責人于每年5月份組織一次本部門制度的適用性、可操作性和有效性的評審，確定改善的需求，形成部門制度評審報告并適時完成修訂。7.0 支撐制度7.1 會議管理制度 7.2 制度管理綱要8.0 支撐記錄8.1 制度討論會簽表（OA中模板）8.2 制度現(xiàn)場評審會簽意見（格式同制度討論會簽表）8.3 部門制度評審報告8.4 XX管理制度模板9.0 15、流程圖支撐記錄： 部門制度評審報告部門評價時間評價結果序號制度名稱評價結果改進安排/要求說明評價的結論（如：可操作、有效性、需改進的內(nèi)容等）對需改進的制度，明確改進責任者、時限和要求等。 支撐記錄： XX管理制度模板 制度名稱XX管理制度編號版本編制審查審核批準生效日期批準人填寫狀態(tài)下發(fā)時填，受控或作廢說明制定該流程/制度/指引的目的。1.0 目的需編制內(nèi)容：字體：宋體 字號：小四行間距：1.5倍頁邊距：默認值2.0 適用范圍說明該流程/制度/指引適用的領域或工作事項。3.0適用部門 列出該流程/制度/指引所涉及到的部門。4.0職責：列出該流程/制度/指引所規(guī)定的工作的涉及崗位的具體職責。條款號編制標準：5.0 （空兩格編寫）5.1 （空兩格編寫） (空一格編寫）.a)b).lll5.0內(nèi)容文件正文：建議按流程流轉(zhuǎn)順序開展制度的編寫，將流程浮現(xiàn)出來。規(guī)定由誰做？在什么時間、什么條件下做？如何做？需要什么資源？達到什么要求？保留什么記錄等？ 關鍵控制點主要提煉制度內(nèi)容不可缺失的、重要的條款；6.0關鍵控制點列入支撐制度名稱7.0支撐制度列入支撐記錄名稱，作為附件體現(xiàn)。 8.0支撐記錄9.0流程圖建議按矩陣式畫法，一般建議為橫向體現(xiàn)部門，縱向體現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)節(jié)點。若涉及部門很多，可橫向體現(xiàn)流轉(zhuǎn)節(jié)點，縱向體現(xiàn)部門。