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1、公司各種會議規范化管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 會議規范化管理制度第1章 總則第1條 目的1. 集思廣議，促進溝通，統一思想。2. 提高會議效率，減少會議，縮短會議時間，提高會議質量。第2條 本制度主要適用于下列會議的管理。1. 公司級會議：包括全公司員工大會、全公司部門經理大會、全公司職工代表大會等。公司級會議應經總經理批準，各相關部門負責組織召開，相關業務分管領導參加。2. 專業性會議：包括公司業務系統、行業系統、管理系統組織召開的會議。專業性會議應由公司領導批準，各業務主管部門負責組織召開，相關業務2、分管領導參加。3. 系統或部門工作會議：包括各種職能部門、各車間、科室召開的會議。系統或部門工作會議應由部門、車間、科室的領導批準，并報公司行政部備案，由單位領導負責組織，公司領導視情況派員參加。4. 公司、各部門、車間、班組會議：包括由基層單位領導根據工作、生活情況召開的會議，上一級領導也可派員參加。第2章 會議安排第3條 為避免會議過多或重復，全公司正常性會議一律納入例會制，原則上要按例行規定的時間（每星期、每月、半年、年度）、地址、內容、時長組織召開，一般不再另行通知。例行會議（簡稱“例會”）安排如下1. 行政例會安排如下表所示。 行政例會安排表行 政 例 會 名 稱會 議 內 容1.董3、事常務會 研究公司重大事項、決策、任免等2.董事代表會 部署、研討公司重大工作事項等3.董事辦公會 研究、布置董事會工作及任免事宜4.總經理辦公會 研究、布置公司行政工作重大問題，聽取工作匯報5.公司事務性會議月、半年、年工作例會主要領導要參加，由公司總經理等主要領導主持6.公司年度員工大會 總結工作、布置工作、表彰先進7.公司經營分析會 匯報經營計劃執行情況和經營活動成果，評價各項指標完成情況，指出主要問題，提出改進措施等8.質量分析會 匯報、總結上個月產品質量情況，討論、分析質量事故（問題），研究、決定質量改進措施9.安全工作（含治安、消防工作）會 匯報總結上一季度公司在安全生產、治安、預4、防方面的工作情況，分析處理事故，檢查、分析事故原因，研究、確定安全防范措施10.技術工作會（包括生產技術準備會 匯報、總結當月技術改造、新產品開發、科研、技術以及日常生產技術準備等技術工作計劃的完成情況，布置下月技術工作任務、研究確定解決有關技術問題的措施方案，以及對員工專業技術進行考核等11.生產調度會 調度、平衡生產進度，研究解決各車間、科室不能自行解決的重大問題12.車間辦公會檢查、總結、布置車間各項工作13.班組、科室班前會 檢查、總結班組、科室前一天的工作，布置當日工作任務和注意事項，指出存在的問題、好人好事等14.各部門、各級單位工作例會 檢討工作，總結布置工作，定時召開例會15.5、班組長以上管理人員大會 總結上季（半年、全年）工作情況、部署本季（半年、下年）工作任務，表彰、獎勵先進的集體和個人2. 論文、成果發布會，包括質量控制成果發布會、科技成果發布會、信息發布會、企管成果發布會等。3. 民主管理會議，包括職工代表大會、部門（車間）職工大會、工會代表大會（如黨團員代表大會、婦女代表大會）、生活福利委員會、生產管理委員會等。第4條 臨時性會議的安排、1. 臨時性會議主要是指涉及多部門、多單位參加的非例會性質的會議，行政部負責統籌安排、刪減合并。2. 該類會議的召開，均須于會議召開前 個工作日報行政部經理或分管領導批準，由行政部統一安排。3. 凡已列入計劃的會議如需改期，6、或臨時召開的會議，一般應提前兩個工作日報行政部調整會議計劃或審批。未經行政部批準，任何人不得隨意打亂正常會議計劃，以建立正常、有規律的會議秩序。4. 行政部應對將要召開的會議進行提前檢查，若發現會議準備不充分、重復、無多大作用，行政部有權拒絕安排。5. 對于參加人員相同、內容接近、時間相適的幾個會議，行政部有權安排合并召開。6. 每次會議，特別是專題會議，議題不宜太多，最好一事一議或2-3事一議，以保證問題研討解決的深度和效果。7. 各部門會期必須服從行政部的統一安排，各部門小會安排在全廠例會同期召開，與會人員不發生時間上的沖突除外，應堅持“小會服從大會、局部服從整體”的原則。 第3章 會議準7、備第5條 所有會議的主持人、召集單位、與會人員及與會領導都應做好準備工作。第6條 明確參加人員1. 對會議所要實現的目標負有主要或直接責任的人員。2. 具有會議中心議題專業知識及經驗的人員。3. 與會后行動直接相關人。4. 有能力或權利參與會議決議討論者。5. 議論問題的會議人數一般不超過20人。6. 無關人員不準許參加指定的會議。第7條 選擇開會地點1. 選擇大小適中、距離合適的地點召開會議。2. 會場內外須干凈衛生、安靜、通風，照明及室溫事宜，這有利于提高會議效率、達到會議效果。3. 座位空間事宜。4. 便于停車、進出、疏散。第8條 安排會議時間1. 會議調查，保證在與會人員能集中精力開會8、的時間段召開。2. 與會最關鍵人員的最佳開會時間。3. 力求會議時間段，會議效果達到最后。4. 把握開會實際。（1） 若會議議題需要大家充分醞釀和研討，要提前通知，留出足夠的時間讓大家準備。（2） 時間性強的會議要提前召開，留出與會人員執行、落實會議精神的時間。第9條 安排會議議程會議議程一般由主辦單位擬定，包括會議內容、討論事項、達到目的、參加人員、時間、地點、大約時長、需要發言的人員、內容和要求等。安排議程時，需要注意以下六個事項。1. 注意引導、歸納、提升會議議題。2. 重點及重要議題要安排在會議前一時間段討論。3. 明確或控制會議中各議題的市場，不要失控或自流。4. 控制議題的數量，保9、證議而有決，有效地解決問題。5. 連續23小小時以上的會議應安排10分鐘左右的休息時間。6. 需印發的資料應提高發放，以便與會人員提前明確會議內容，提出自己的看法，從而收到良好的會議效果，減少開會宣讀、月度、演講時間。第10條 布置會場會場布置工作主要包括會場空間、座位、條幅標語以及音響、投影、照明等設施設備的安排等。布置會場時，應注意以下四個事項。1. 會場空間安排應便于進出、流動。2. 座位的安排要有利于主要與會人員聽清、看清、相互交流，便于記錄、閱讀。3. 會議必須的設備應有質量保證，并經過事前檢查與演示。4. 會場應設“禁止抽煙”、“請勿大聲喧嘩”、“請關閉通信工具”等警示牌。第11條10、 擬定并發布會議通知書1. 會議通知書的內容主要包括參加人員名單、會期、開始時間、地點、需要準備的事項及要求等。2. 擬定會議通知書時，文字要明白、清楚，無歧義、無漏項。用電話或其他形式通知也要寫出通知底稿。3. 無記名參加的人員，對范圍、對象、職務要通知清楚。4. 對于重要會議，為保證與會人員精力集中，既要預先通知也要正式通知。5. 書面通知要注明經辦聯系人、電話號碼、職務以及通知開會的部門（或單位）并蓋章，其中包括需準備發言或提供資料的具體要求。6. 應提前發布通知，給與會人員留出充分的準備時間。對于重要的會議，通知發布后，一定要跟蹤會議準備情況，保證開會時各方面均準備到位。7. 對會議關11、鍵或決定性人員，要面對面或反復核實其準備情況，征求其對會議準備和開展的意見。第4章 會中服務與進程管理、第12條 與會人員簽到1. 行政部會務人員應事先準備好簽到表格、牌、卡或簽到花名冊等物品。2. 簽到完畢后，工作人員應盡快統計出應到、實到人數以及未到人員名單，交大會主持人。第13條 會場服務1. 引導座位：工作人員按事前安排好的座位引導與會人員盡快就坐，特別要注意主要領導人員和主席臺就坐人員的座次位置。2. 分發會議文件、材料：重要文件要發到個人或主要負責人手里，可事先認領簽收，也可會場提前認領簽收。3. 內外聯系、傳遞信息：要做好內外聯系及信息傳遞工作，包括大會進行中領導對外要辦的事項、12、外來人員電話接聽、重要日程安排布置、外來記者接待陪同等事項。4. 維護會場秩序：保證會場內外安靜，注意周圍警戒和保衛，嚴防各種事故發生。5. 處理會中臨時事項：承辦主要領導或重要與會人員交辦的是事情。6. 其他服務，主要包括：（1） 對會中一般需要物品應有余量準備，以備不時之需；（2） 保持會場通風、采光和地面干凈；（3） 若會議時間長，應準備茶水。7. 需提供食宿的，應有專人負責管理。第14條 會議進程管理1. 會議主持人應熟悉會議議程、主要文件精神、會議主要議程、會議目的。2. 會議主持人和主講人應按時到位，與會人員應在開會前10分鐘進入會場，由主持人慶典人數，并按時開會。3. 會議主持人13、要注意基層與會人員的想法、看法。4. 會議主持人不要輕易發表意見，要學會傾聽大家意見、集中大家意見，更不要和與會人員發生爭吵，以修改中心議題。5. 會議開始前，要明確應該討論的問題，及時糾偏，不要挫傷與會人員的積極性，要善于引導。6. 會議效果取決于會議準備，主持人應把握會議進程及組織領導技巧，聲音要洪亮、舉止要得體，由感染力，要克服不良習慣和動作。7. 會務人員要及時引導并提醒會議進行中出現的各種情況。8. 科學安排議程，注意把握中間休息的時間和會議節奏。9. 要避免中途腿細，特別是主要與會人員退席。10. 不得詭異改變議程安排。11. 當議論已達到預期目的，應及時小結并引導轉換議題。12.14、 注意會議記錄質量，由專人負責作會議紀要，保證通過審核。13. 引導與會人員圍繞會議中心議題暢所欲言，不得相互批判、人身攻擊，不要帶情緒發言。14. 對會上各抒己見的發言不得會后追究。第15條 會議紀要1. 會議紀要的內容主要包括以下幾點。（1） 會議組織情況。（2） 會議名稱、時間、地點、出席人員情況、主持人等。（3） 會議議題，討論發言情況，形成的決議、紀要、決定等。2. 會議記錄是形成會議結論性文件的基礎，應是有綜合分析、判斷、提升的特點，這樣才能形成高質量的會議結論文件。3. 會議記錄應用專業那個的記錄本。4. 會議記錄應有具有一定素質的人員負責，即對本會議內容熟悉、筆錄能力、速度、歸納分析，總結能力較強的人員。